Du leser Entreprenør India, en internasjonal franchise Av Entreprenør Media.

E-Post Er det mest brukte verktøyet for forretningskommunikasjon på arbeidsplassen. Vi leser og skriver minst 50-60 e-poster om dagen i gjennomsnitt. Dårlig skrevet, uklar, misvisende eller ineffektiv e-post ikke bare føre til tap av tid og produktivitet, men kan også skade ens omdømme ved å forlate et dårlig inntrykk på leseren.

det blir derfor viktig at vi gjør best mulig bruk av e-post for å kommunisere effektivt på arbeidsplassen. For å gjøre dette må du huske på noen grunnleggende e-postetikett for å utarbeide den perfekte offisielle e-posten.

Relevans

E-Post Som kommunikasjonsmiddel kan bare være effektiv når den er relevant. E-post kan være praktisk, men betyr ikke nødvendigvis at det er det beste kommunikasjonsmiddelet i alle situasjoner på arbeidsplassen. Før du begynner å skrive, spør deg selv om det virkelig er nødvendig, og du må sende e-post i det hele tatt; vil en telefonsamtale eller en ansikt til ansikt diskusjon ikke være nok.

Emnelinje

legg Alltid til en emnelinje i e-postene dine. E-post uten emnelinje blir oversett som spam, oftere enn ikke. Emnelinjen, som navnet antyder, må være spesifikk for innholdet i e-posten din. Behandle en e-post emnelinje som du ville en avisoverskrift-bruk den til å fange leserens oppmerksomhet mens du oppsummerer hovedideen til e-posten i en kortfattet setning.

Eksempel: «Månedlig planleggingsrapport-januar 2015» i stedet for en tvetydig «Rapport» i emnelinjen angir hvilken rapport e-posten refererer til.

Innhold

det er alltid en god ide å tenke på hva du vil skrive før du faktisk gjør det. Det hjelper i å legge klarhet i meldingen. Organiser tankene dine i en logisk rekkefølge før du skriver dem ned. Avstå fra å sende upassende meldinger.

Hold meldingene dine klare og korte. Setningene dine bør være korte og rett på sak. Lange og dårlig strukturerte setninger forvirrer leseren. Lengden på e-posten din er også viktig for å bestemme hvor effektiv meldingen din skal være. Forskning har vist at folk ikke har tid eller tilbøyelighet til å gå gjennom lange, kjedelige e-poster. Det er ideelt å holde e-post så kort som mulig uten å eliminere nødvendig informasjon.

Unngå misforståelser ved å holde innholdet klart, organisert og kontekstuelt. Begynn din e-post med en formell hilsen, oppgi formålet med å skrive og gi en kontekst til hvorfor du skriver. Bruk avsnitt-danner et avsnitt med relaterte punkter og endre avsnitt for å presentere separate ideer.

Lukk e-posten ved å angi utfallet du forventer av meldingen din og logg av med en høflig hilsen og navnet ditt.

Tone

e-postene du sender er en refleksjon av profesjonaliteten din. E-post på arbeidsplassen må ha en formell tone til dem. Det er alltid en høyere sjanse for misforståelser over e-post fordi dine ord ikke er ledsaget av gester, kroppsspråk og ansiktsuttrykk, og leseren kan lett misforstå dine ord. Vær høflig, velg ordene dine klokt, bruk riktig tegnsetting og unngå å utnytte alle ordene dine.

for eksempel er det flere sjanser for at du mottar den nevnte rapporten med en «Vennligst send meg rapporten «over» Send meg rapporten!»ELLER» SEND MEG RAPPORTEN». En høflig melding utløser alltid en mer gunstig respons over en strengt formulert en. Utropstegn er ikke sett på som formell og bør unngås i offisielle e-poster. Hele ord (ikke akronymer) og setninger når de er skrevet i store bokstaver, anses å være ekstremt uhøflig og uprofesjonell.

Språk

en e-post kan bare være effektiv når språket som brukes er grammatisk lyd og er stavet riktig. Hvis leseren ikke kan forstå hva du har skrevet, er det neppe noen sjanse for dem å ta noen handling på det, og dermed gjengi meldingen ineffektiv. En e-post florerer med stavefeil også gjør at du ser inkompetent. Gjennomgå meldingene dine før du sender dem. Gjør det til en vane å korrekturlese e-postene dine to ganger og bruk stavekontroll. Din e-post må alltid gi et inntrykk av å være godt gjennomtenkt.

Responstid

God e-etikette hevder at du gjør ditt beste for å svare på forretningskommunikasjon så snart som mulig. Når du ikke svarer raskt, du kommer over som uorganisert og likegyldig. Selv om du ikke er i stand til å delta på en e-post med en gang, skrive en linje tilbake i erkjennelse av at du har mottatt den og vil delta på det snart, viser profesjonalitet.

Skriv ikke en e-post som du ikke ønsker å være en mottaker av-holde denne gylne regelen i tankene når du sender e-post på arbeidsplassen.