det var en gang innkjøpsordrer (POs) ble manuelt skrevet eller skrevet på karbonpapir, og opprettet tre kopier-en for leverandøren, en for leverandøravdelingen og en for å holde på avdelingsfilen. Når innkjøpsordren var oppfylt av leverandøren, ville de sende inn fakturaen for betaling. Denne fakturaen må da være gift med den tilhørende PO og godkjent for betaling.

det var ikke uvanlig at innkjøpsordren til fakturaprosessen tok uker, og det er bare hvis prosessen fungerte som den skulle. Tapte eller uleselige PO-kopier kan føre til store forsinkelser i at leverandører får betalt og problematiske papirspor som vil føre til problemer for økonomiteam og revisorer.

dette var mørke tider for finansielle avdelinger.

i dagens hektisk tilkoblet verden, en langsom eller arkaisk innkjøpsordreprosess kan være ødeleggende for din bedrift, skade eksterne forretningsforbindelser og hemme din fremgang. I denne artikkelen tar vi en titt på den komplette ende-til-ende-prosessen fra innkjøpsordre til faktura og viser deg hvordan du gjør prosessen så jevn og effektiv som mulig.

Hvorfor Er Innkjøpsordrer Viktig?

enten du bestiller varer fra en leverandør eller anskaffer deres tjenester, vil innkjøpsordreprosessen sikre at kjøper og leverandør forstår hva som er avtalt. For både kjøper og leverandør detaljer innkjøpsordren nøyaktig hva som er bestilt, kostnaden, leveringsforventninger og betalingsbetingelser. Reisen TIL PO fra det øyeblikket den er opprettet innebærer godkjenning, forsendelse, levering av varer eller tjenester, fakturering, matching og nedleggelse.

når godkjent av virksomheten og akseptert av leverandøren, BLIR PO et juridisk bindende dokument. POs gi klare instruksjoner til leverandøren og hjelpe kjøpere å opprettholde kontroll over budsjetter og en nøyaktig papirspor. Uten POs på plass, kan avtalen mellom kjøper og leverandør bli gjenstand for tvist og åpen for feiltolkning.

Opprettelse av Innkjøpsordre

opprettelsen av en innkjøpsordre bør bestå av flere godkjennings-og samsvarskontrollpunkter underveis. De Fleste POs vil være underlagt følgende trinn:

Opprettelse av PO

en innkjøpsordre er hevet detaljering arten av de bestilte varer eller tjenester. Bestillingen kan inneholde detaljer levert av leverandøren, for eksempel et tilbudsnummer.

Gjennomgang Av Bestilling

etter budsjettjustering og godkjenning godkjennes eller avvises bestillingen. Ytterligere dokumentasjon eller informasjon kan være nødvendig før godkjenning gis.

Po Dispatch

når godkjent, VIL PO bli sendt til leverandøren via e-post, per post eller gjennom et TREDJEPARTS PO-system som brukes av leverandør og kjøper.

Po Aksept

leverandøren anerkjenner OG aksepterer po og PO blir en juridisk bindende kontrakt.

Levering Av Varer eller Tjenester

neste trinn i prosessen er levering av varer eller tjenester av leverandøren. Avhengig av mekanismene på plass, må du kanskje bevise at varer eller tjenester er levert tilfredsstillende og i samsvar med PO. For eksempel må varer kanskje signeres for, eller du må kanskje signere et kundetilfredshetsdokument ved ferdigstillelse av arbeid. Når bevis på signatur eller kvittering er mottatt av leverandøren, sender de fakturaen. Dette kan sendes elektronisk eller via postsystemet.

Fakturering og Treveis Matching Prosess

når fakturaen er mottatt av leverandøren, må den gjennomgå det som kalles treveis matching prosess.

denne prosedyren sikrer at betalingen er nøyaktig og fullstendig og sikrer at eventuelle avvik oppdages før betaling. Dette kan bidra til å unngå overforbruk eller betaling for varer som ikke ble mottatt eller for tjenester som ikke ble levert tilfredsstillende.

Tre dokumenter er nøkkelen til treveis matching prosessen. Disse inkluderer:

bestillingskvitteringer og følgesedler er bevis på betaling og levering. En ordrekvittering vil bli levert av leverandøren under levering og bevise at varene er levert til kjøperen.

før en faktura kan betales, må den gå gjennom en rekke kontroller med leverandøravdelingen. Dette vil inkludere en gjennomgang av mengder, priser og vilkår for å sikre at leverandøren har oppfylt sin kontraktsforpliktelse i henhold til detaljene i innkjøpsordren. For små og gjentatte kjøp, kan denne prosessen ikke være nødvendig.

hvis det oppdages uoverensstemmelser, for eksempel feil prising, unøyaktige mengder eller skadede varer, vil betalingen ikke bli behandlet før disse problemene er utbedret. Når fakturaen har bestått tre-veis matching prosessen, vil betalingen bli sendt i henhold til leverandørens betalingsbetingelser.

den treveis matching prosessen sparer bedrifter penger ved å verifisere data og fremheve problemer før betaling, optimaliserer leverandørrelasjoner, og kan hjelpe deg med å få godkjenningsstemplet ved revisjonstid.

Men Hva Skjer Hvis Jeg Trenger Varer Eller Tjenester Raskt?

selvfølgelig kan det være tider når du ikke har råd til å vente på godkjenning fra flere parter og må omgå PO-prosessen. I disse tilfellene vil du bruke en ikke-innkjøpsordre prosess i stedet. En ikke-innkjøpsordre er en ordre for varer eller tjenester som ikke har vært gjennom standard innkjøpsordre verifisering og godkjenningsprosessen. For eksempel, hvis du trenger TJENESTENE TIL EN IT-entreprenør raskt, kan du få skriftlig eller muntlig godkjenning raskt fra høyere opp i kjeden og bruke denne avtalen til å heve en ikke-innkjøpsordre.

selvfølgelig kan det oppstå problemer med ikke-innkjøpsordrer, ikke minst på grunn av manglende synlighet og verifisering når det gjelder fakturabetaling. En ikke-PO faktura kan være vanskeligere å administrere som det er ingen revisjonsspor.

Hvordan En Manuell Innkjøpsordre Og Fakturaprosess Kan Skade Virksomheten din

Behandling av innkjøpsordrer og fakturaer manuelt kan introdusere noen store smertepunkter for virksomheten din, inkludert høyere kostnader, ineffektivitet og dårlig budsjettkontroll.

(du vil neppe finne en invitasjon til Galtvort midt i en forfjamset av finansielle poster.)

ulempene ved manuelle innkjøpsordreprosesser inkluderer:

avsluttende tanker

når det gjelder anskaffelse av varer og tjenester fra eksterne leverandører, du må ha de riktige prosessene og prosedyrene på plass. Standardisering, vedlikehold og gjennomgang av disse prosessene kan gjøres uendelig bedre ved å bruke innkjøpsordre programvare som automatiserer mange prosesser og gir deg full åpenhet og synlighet.

Postliste

Abonner for å få nytt innhold levert direkte til innboksen din.