dette er en gjest artikkel av forfatteren edoardo binda zane. Vi starter med 5 trinn for hvordan å sette et forslag budsjett sammen Og deretter edoardo deler en jobbet (fiktive) eksempel for å vise deg hva budsjettet vil se ut når den er fullført.

et forslagsbudsjett ligner på et prosjektbudsjett, men med et helt annet mål.

et prosjektbudsjett er ment å veilede deg steg for steg gjennom prosjektfasene, og er ment å endres og tilpasses (innenfor rammer, selvfølgelig) til hva som skjer i selve prosjektet.Et forslag budsjett i stedet tar sikte på å overbevise evaluator som leser forslaget at du har en solid forståelse av planen og at du er verdig til å være klarert med finansiering.Gitt, Hvis budsjettet du bygger i forslagsfasen er nøye satt sammen og alt går etter planen, vil du ende opp med å bruke det direkte som prosjektbudsjettet ditt, men i forbindelse med denne artikkelen, la oss bare holde oss til forslagsfasen.

(for mer om hvordan du oppretter et prosjektbudsjett, har denne artikkelen all informasjonen du trenger.)

Så, hvordan overbeviser du en evaluator om at ideen din vil fungere?

Først må du forklare prosjektet ditt og behandle godt i fortellingen av forslaget ditt. Dette er nøkkelen til å gjøre en presentasjon til ledelsen.

For Det Andre må du gi solid begrunnelse for kostnadene du vil pådra deg i hver fase. Ikke bare en solid begrunnelse, faktisk, men også en syntetisk.

i et nøtteskall: evaluatoren må kunne lese et en-til-to-siders dokument og føle seg trygg nok til å gi deg den £600k du trenger. I denne artikkelen vil jeg vise deg nøyaktig hvordan du gjør det.

Trinn 1: Bygg Et Gantt-Diagram

Gantt-diagrammer er elsket og hatet. Det er unektelig, derimot, at de er den klareste oversikten du kan få av et prosjekt i sin helhet.

hvis du prøver å overbevise evaluatoren, plotter du hver arbeidspakke og oppgave På Et Gantt-diagram og gir ham eller henne et klart bilde av hva som vil skje når. Dette vil også fortelle dem at du har tenkt at en del ut nøye.

Gantt-diagrammet er et av dokumentene hvert prosjekt trenger — men for nå, på dette punktet i arbeidet, trenger du ikke å fullføre hver enkelt av dem i detalj.

Trinn 2: Legg Til Persondager per Selskap

Dette er et kjernepunkt. For å estimere kostnadene godt, må du først anslå hvor mye arbeid du må sette inn i hver aktivitet du har planlagt.

Ikke bare det: du må estimere hvem som skal gjøre arbeidet. Jeg mener ikke hvem personlig (navn og etternavn), jeg mener hvilken type person eller rolle som skal fungere på hver oppgave.

er det utviklere? Er det markedsførere? Er det forskere? Hver har en annen timepris og et annet tempo i arbeidet.

Planlegg dine persondager tilsvarende. Hvis du er en del av et konsortium, husk å skille disse estimatene per selskap, da du også må presentere budsjettet fordelt på per selskap. I eksemplet nedenfor har Almira blitt tildelt 656 persondager for arbeidspakke 1.

Trinn 3: Estimat Arbeidskostnader

når du har varighet og person-dager eller timer for hver prosjektoppgave, er det på tide å skrive ned hvor mye arbeidet vil koste.

For å gjøre dette trenger du bare å multiplisere hver time eller daglig rate for hver kategori av personell i hvert selskap med antall dager / timer de skal jobbe.

hvis du vil, kan du også jobbe med et vektet gjennomsnitt, samtalen din. Som for den daglige prisen, hvis du ikke er kjent på hvordan å beregne det, ta en titt på slutten av artikkelen som jeg har tatt en kort how – to for deg.

I eksemplet nedenfor Har Almiras 656 persondager blitt delt inn i fire personalkategorier med fire dagspriser.

Multiplikasjon av dagspriser etter persondager per kategori og summering av de fire totalene gir budsjettallokering For Almira FOR WP1 (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

Trinn 4: Legg Til Underleveranser og Reisekostnader

Underleveranser og reisekostnader er de to andre kostnadskategoriene du må ta vare på. Du kan legge til en tredje kategori «annet» å bruke for hva kostnadene er fortsatt utelatt(f. eks kjøpe bestemt utstyr).

for Reisekostnader multipliserer du antall reisende med kostnaden for en returbillett til reisemålet. Litt overestimering av kostnadene er en god ide. Etter at du har det, legg til en dagpenning for hver reisende.

hvis du ikke har anslag for dagpenger kan du referere til de offisielle som brukes FOR OECD ansatte (tilgjengelig her). Husk å merke deg hvilken arbeidspakke hver reise er gruppert under.

for underleverandører trenger du bare å angi hvem du vil ansette, i hvilken arbeidspakke og for hva.

Trinn 5: Bring It All Together

som nevnt i begynnelsen, presentere alt på en klar og enkel måte er nummer ett krav til et godt budsjett.

du kombinerer ressursforvaltning, tidsplan ledelse og prosjekt økonomistyring (viktige prosjektledelse Kunnskapsområder) for å forberede en pakke for forslaget at ingen vil være i stand til å motstå!

Eksempel På Forslagsbudsjett

her er et eksempel på et forslagsbudsjett.

Vårt Konsortium foreslår en total pris på € 2,223,471,26 (19% EKSKLUDERT MOMS) for dette prosjektet, fordelt på følger:

• Personalkostnader: € 897.231,26
• Underleverandører: € 260,00
• Reisekostnader: € 980,00
• Andre kostnader: € 000,00

tabellene nedenfor gir En Ytterligere Oversikt over budsjettet. (WP står for ‘arbeidspakke’ i tabellene nedenfor.)

Oversikt

tabellen nedenfor viser oversikten. Dette er hva du vil sette i begynnelsen av prosjektforslaget dokumentet for å vise de totale kostnadene på et øyeblikk.

Personalkostnader

her er den arbeidede eksempeltabellen for personalkostnadene. For hver arbeidspakke (som vil være detaljert andre steder i forslagsdokumentasjonen), har vi sagt hvilken person og selskap som vil pådra seg hvilken kostnad.

deretter summeres personalkostnadene per arbeidspakke over linjen, og deretter summeres totalen per arbeidspakke nederst.

Husk at denne tabellen bare er personalkostnader, ikke den totale kostnaden for arbeidspakken.

Underleverandører

vi må også inkludere detaljer om underleverandørkostnader, hvis forslaget ditt er avhengig av andre parter for å fullføre arbeidet. I eksemplet nedenfor viser tabellen partneren, arbeidspakken de skal være involvert i, den totale kostnaden for elementet og deretter hva kostnaden er for.Underleverandørkostnader inkluderer ting som eksterne konsulentavgifter, undersøkelsesbyråbetalinger, eventuelle avgifter knyttet til entreprenører som bruker spesielle materialer, et kreativt team og så videre.

Reisebudsjett

alle partnere unntatt Lerei vil sende 2 personer til hvert møte. Det er planlagt 9 møter, totalt 18 reisende per partner (9 For Lerei).

vi kan vise reisebudsjettet i en annen tabell. Eksempel reisebudsjett for dette prosjektet er vist i tabellen nedenfor. Det angir partneren, arbeidspakken hvor reisekostnadene vil påløpe, kostnaden per reisende og antall personer som skal reise på det tidspunktet. Det er også den totale kostnaden og beskrivelsen.

Reisekostnader er vanligvis folk som går til møter. Jo mer du kan demonstrere din kompetanse i å kjøre et virtuelt team, desto lavere kan du gjøre disse kostnadene (selv om de kan kompenseres av litt ekstra teknologi eller lisenser som kreves for ekstern arbeidsprogramvare).

Andre Kostnader

den oppførte kostnaden for €25 000 er for kjøp av en spesifikk regnskapsprogramvarepakke FOR WP1.

pass på at du registrerer andre kostnader som ikke passer pent inn i kategoriene ovenfor. Alle disse tabellene kommer til å være på baksiden av forslaget dokumentasjon som et vedlegg, så det bør være god plass for deg å inkludere alt du trenger. Dette er også viktig for åpenhet.

Timing

bildet nedenfor skisserer tidspunktet for prosjektet gjennom de 41 planlagte ukene, samt leveransene gjennom hele prosjektet.

Dette er et bearbeidet Eksempel På Et Gantt-diagram for dette eksempelprosjektet. Timings er åpenbart kommer til å være annerledes, men du kan se at oppgavene er oppført per arbeidspakke med et antall ukers varighet tydelig merket.

Gantt-diagrammet er relativt høyt nivå og for kommunikasjon i stedet for prosjektsporing og overvåking.

Jobbet Eksempel: Beregning Av Timepris

timepris må være relatert til den faktiske arbeidstiden du har i et år (dette er basert På Europakommisjonens Horizon 2020-Metodikk). Følg trinnene i bildet nedenfor for å komme i gang.

oppsummert utarbeider du arbeidsdager per år, deretter tar du av årlige helligdager, helligdager og et estimat for sykefravær og andre dager ute av kontoret, for eksempel trening.

som gir deg antall arbeidsdager per år ressursen din vil være tilgjengelig. Deretter utarbeider arbeidstiden per dag. Vanligvis er dette 8 timer per dag.

med antall timer per dag (8) og antall arbeidsdager (rundt 210) kan du beregne arbeidstimer per år.

timeberegning

når det er tatt vare på, er det på tide å estimere timeprisen. For å gjøre dette må du ha følgende informasjon for hver person:

• Ansattes lønn
• Arbeidsgiveravgift per år per ansatt
• Andre Direkte kostnader per ansatt (Lunsjbilletter, bil, telefon…)
• Overhead (hvis noen)

Sum de ovennevnte kostnadene Og del summen av arbeidstimer per år for å oppnå timeprisen.Om forfatteren: Edoardo Binda Zane er en innovasjonstrener og kreativitetskonsulent. Han er forfatter Av Effektiv Beslutningstaking Og Skriveforslag: En Håndbok for Hva Som Gjør Prosjektet Ditt Riktig for Finansiering.

Pin for senere lesing: