Septiembre3, 20154 min de lectura

meningen van ondernemers die bijdragen zijn hun eigen mening.u leest Entrepreneur India, een internationale franchise van Entrepreneur Media.

E-Mail is het meest gebruikte hulpmiddel voor zakelijke communicatie op de werkplek. We lezen en componeren ten minste 50-60 e-mails per dag gemiddeld. Slecht geschreven, onduidelijke, misleidende of ineffectieve e-mails veroorzaken niet alleen een verlies van tijd en productiviteit, maar kunnen ook iemands reputatie schaden door een slechte indruk achter te laten op de lezer.

daarom is het noodzakelijk dat we zo goed mogelijk gebruik maken van e-mails om effectief te communiceren op de werkplek. Om dit te doen, moet u in gedachten houden een aantal fundamentele e-mail etiquette om de perfecte officiële e-mail op te stellen.

relevantie

e-mail als communicatiemiddel kan alleen effectief zijn als het relevant is. E-mail kan handig zijn, maar betekent niet noodzakelijkerwijs dat het de beste manier van communicatie in elke situatie op de werkplek. Voordat u begint met schrijven, vraag jezelf af of het echt nodig is en je nodig hebt om e-mail op alle; zal een telefoontje of een face-to-face discussie niet voldoende.

onderwerpregel

voeg altijd een onderwerpregel toe aan uw e-mails. E-mails zonder onderwerp worden vaak als spam over het hoofd gezien. De onderwerpregel, zoals de naam al doet vermoeden, moet specifiek zijn voor de inhoud van uw e-mail. Behandel een e – mail onderwerp als je zou een krantenkop-gebruik het om de aandacht van de lezer te grijpen, terwijl het samenvatten van de belangrijkste idee van de e-mail in een beknopte zin.

voorbeeld: “Monthly planning report-January 2015 “in plaats van een dubbelzinnig” Report ” in de onderwerpregel geeft aan naar welk rapport de e-mail verwijst.

Content

Het is altijd een goed idee om na te denken over wat je wilt schrijven voordat je dit daadwerkelijk doet. Het helpt bij het toevoegen van duidelijkheid aan uw bericht. Organiseer je gedachten in een logische volgorde voordat je ze noteert. Zich onthouden van het verzenden van ongepaste berichten.

Houd uw berichten duidelijk en kort. Je zinnen moeten kort en bondig zijn. Lange en slecht gestructureerde zinnen verwarren de lezer. De lengte van uw e-mail is ook belangrijk om te bepalen hoe effectief uw bericht zal zijn. Onderzoek heeft aangetoond dat mensen niet de tijd of de neiging hebben om door lange, vervelende e-mails te gaan. Het is ideaal om uw e-mails zo kort mogelijk te houden zonder het elimineren van de nodige informatie.

vermijd miscommunicatie door de inhoud duidelijk, georganiseerd en contextueel te houden. Begin uw e-mail met een formele begroeting, vermeld het doel van het schrijven en geef een context aan waarom u schrijft. Gebruik alinea ‘s-vorm een alinea met gerelateerde punten en verander alinea’ s om afzonderlijke ideeën te presenteren.

sluit de e-mail door het resultaat te vermelden dat u van uw bericht verwacht en teken af met een beleefde begroeting en uw naam.

Tone

de e-mails die u verzendt zijn een weerspiegeling van uw professionaliteit. E-mails op de werkplek moeten een formele toon aan hen hebben. Er is altijd een hogere kans op miscommunicatie over e-mails omdat uw woorden niet gepaard gaan met gebaren, lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, en uw lezer kan gemakkelijk uw woorden verkeerd begrijpen. Wees beleefd, kies uw woorden verstandig, gebruik de juiste interpunctie en vermijd het kapitaliseren van al uw woorden.

bijvoorbeeld, er zijn meer kansen op het ontvangen van het genoemde rapport met een” stuur me het rapport “over” Stuur me het rapport!”of” stuur me het rapport”. Een beleefde boodschap roept altijd een gunstiger reactie op dan een hard geformuleerde. Uitroeptekens worden niet gezien als formeel en moeten worden vermeden in officiële e-mails. Hele woorden (geen acroniemen) en zinnen wanneer geschreven in hoofdletters worden beschouwd als uiterst onbeleefd en onprofessioneel.

taal

een e-mail kan alleen effectief zijn als de gebruikte taal grammaticaal correct is en correct is gespeld. Als de lezer niet kan begrijpen wat u hebt geschreven, is er nauwelijks kans dat ze er iets aan doen, waardoor uw boodschap ineffectief wordt. Een e-mail vol met spelfouten maakt je ook incompetent kijken. Bekijk uw berichten voordat u ze verzendt. Maak er een gewoonte van om uw e-mails twee keer te proeflezen en gebruik spellingcontrole. Uw e-mails moeten altijd de indruk geven dat ze goed doordacht zijn.

responstijd

goede e-mailetiquette houdt in dat u uw best doet om zo snel mogelijk te reageren op zakelijke communicatie. Als je niet snel reageert, kom je over als ongeorganiseerd en onbezorgd. Zelfs als je niet in staat om te wonen aan een e-mail meteen, het schrijven van een regel terug in de erkenning dat je het hebt ontvangen en zal binnenkort bijwonen, toont professionaliteit.

schrijf geen e – mail waarvan u geen ontvanger zou willen zijn-houd deze gouden regel in gedachten tijdens het verzenden van e-mails op de werkplek.