Er was eens een tijd dat inkooporders (POs) handmatig werden geschreven of getypt op carbonpapier, waardoor drie kopieën werden gemaakt-één voor de verkoper, één voor de crediteurenafdeling en één om afdelingsdossier bij te houden. Zodra de inkooporder door de verkoper was uitgevoerd, zouden zij hun factuur ter betaling opsturen. Deze factuur zou dan moeten worden getrouwd met de aangesloten PO en goedgekeurd voor betaling.

Het was niet ongebruikelijk dat het facturatieproces weken in beslag nam, en dat is alleen als het proces werkte zoals het zou moeten. Verloren of onleesbare po-kopieën kunnen leiden tot enorme vertragingen in leveranciers krijgen betaald en problematische papieren paden die problemen voor de financiële teams en auditors zou veroorzaken.

dit waren donkere tijden voor financiële afdelingen.

In de huidige snelle verbonden wereld kan een traag of archaïsch inkooporderproces uw bedrijf verlammen, externe zakelijke relaties beschadigen en uw vooruitgang belemmeren. In dit artikel bekijken we het volledige end-to-end proces van inkooporder tot factuur en laten we u zien hoe u het proces zo soepel en efficiënt mogelijk kunt maken.

Waarom zijn inkooporders belangrijk?

of u nu goederen bestelt bij een leverancier of hun diensten aanschaft, het inkooporderproces zorgt ervoor dat de koper en de leverancier begrijpen wat is overeengekomen. Voor zowel koper als leverancier, de inkooporder details precies wat is besteld, de kosten, levering verwachtingen, en betalingsvoorwaarden. De reis van de PO vanaf het moment van oprichting omvat goedkeuring, verzending, levering van goederen of diensten, facturering, matching en sluiting.

eenmaal goedgekeurd door het bedrijf en aanvaard door de verkoper, wordt de PO een juridisch bindend document. POs bieden duidelijke instructies aan de leverancier en helpen kopers om de controle over budgetten en een nauwkeurig papierspoor te behouden. Zonder Po ‘ s zou de overeenkomst tussen koper en leverancier aanleiding kunnen geven tot geschillen en tot verkeerde interpretaties.

Aankoopordercreatie

het aanmaken van een aankooporder moet bestaan uit verschillende goedkeurings-en nalevingscontrolepunten langs de weg. Voor de meeste Po ‘ s gelden de volgende stappen:

creatie van de PO

een inkooporder wordt opgesteld waarin de aard van de bestelde goederen of diensten wordt beschreven. De inkooporder kan gegevens bevatten die door de verkoper zijn verstrekt, zoals een offertenummer.

Inkooporderbeoordeling

na begrotingsaanpassing en goedkeuring wordt de inkooporder goedgekeurd of afgewezen. Aanvullende documentatie of informatie kan vereist zijn voordat de goedkeuring wordt verleend.

Po Dispatch

na goedkeuring zal de PO via e-mail, per post of via een extern PO-systeem dat door de verkoper en de koper wordt gebruikt, naar de verkoper worden verzonden.

Po aanvaarding

de verkoper erkent en aanvaardt de PO en de PO wordt een juridisch bindend contract.

levering van de goederen of diensten

de volgende fase in het proces is de levering van goederen of diensten door de verkoper. Afhankelijk van de bestaande mechanismen moet u mogelijk aantonen dat goederen of diensten op bevredigende wijze en in overeenstemming met de PO zijn geleverd. Bijvoorbeeld, goederen moeten worden ondertekend voor of u kan nodig zijn om een klanttevredenheidsdocument te ondertekenen na voltooiing van de werken. Zodra het bewijs van ondertekening of ontvangst door de verkoper is ontvangen, zullen zij hun factuur indienen. Dit kan elektronisch of via de post worden ingediend.

het facturatie-en Driewegvergelijkingsproces

zodra de factuur door de verkoper is ontvangen, moet deze het zogenaamde driewegvergelijkingsproces ondergaan.

deze procedure garandeert dat de betaling nauwkeurig en volledig is en dat eventuele discrepanties vóór de betaling worden ontdekt. Dit kan helpen om overbesteding te voorkomen of te betalen voor items die niet zijn ontvangen of voor diensten die niet naar tevredenheid zijn geleverd.

drie documenten zijn de sleutel tot het driewegvergelijkingsproces. Deze omvatten:

• inkooporders
• orderontvangsten en/of pakbonnen
• facturen

orderontvangsten en pakbonnen zijn het bewijs van betaling en levering. Een orderbevestiging wordt door de verkoper geleverd tijdens de levering en bewijst dat de goederen aan de koper zijn geleverd.

voordat een factuur kan worden betaald, moet deze een reeks controles ondergaan bij de crediteurenafdeling. Dit omvat een herziening van de hoeveelheden, prijzen en voorwaarden om ervoor te zorgen dat de verkoper aan zijn contractuele verplichting heeft voldaan volgens de details van de inkooporder. Voor kleine en terugkerende aankopen is dit proces mogelijk niet nodig.

als er discrepanties worden ontdekt, zoals onjuiste prijzen, onnauwkeurige hoeveelheden of beschadigde goederen, zal de betaling niet worden verwerkt totdat deze problemen zijn verholpen. Zodra de factuur het Drieweg matchingproces heeft doorlopen, wordt de betaling verzonden volgens de betalingsvoorwaarden van de verkoper.

het Drieweg-matchingproces bespaart bedrijven geld door gegevens te verifiëren en problemen voor betaling te markeren, optimaliseert leveranciersrelaties en kan u helpen om het zegel van goedkeuring te krijgen tijdens de audit.

maar wat gebeurt er als ik dringend goederen of diensten nodig heb?

natuurlijk kunnen er momenten zijn waarop u niet kunt wachten op goedkeuring van meerdere partijen en het PO-proces moet omzeilen. In deze gevallen zou u in plaats daarvan een niet-inkooporderproces gebruiken. Een niet-inkooporder is een order voor goederen of diensten die niet door het standaard aankooporderverificatie-en goedkeuringsproces is gegaan. Bijvoorbeeld, als je de diensten van een IT-aannemer dringend nodig hebt, je zou kunnen krijgen schriftelijke of mondelinge goedkeuring snel van hoger in de keten en gebruik maken van deze overeenkomst om een niet-inkooporder te verhogen.

natuurlijk kunnen er problemen ontstaan met niet-inkooporders, niet in de laatste plaats vanwege het gebrek aan zichtbaarheid en controle bij het betalen van facturen. Een niet-PO-factuur kan moeilijker te beheren zijn omdat er geen audit trail is.

hoe een handmatig bestel-en facturatieproces uw bedrijf kan schaden

het handmatig verwerken van inkooporders en facturen kan een aantal belangrijke pijnpunten voor uw bedrijf opleveren, waaronder hogere kosten, inefficiënties en slechte budgetcontrole.

(U zult waarschijnlijk geen uitnodiging voor Zweinstein vinden te midden van een stortvloed aan financiële gegevens.)

de nadelen van handmatige inkooporderprocessen omvatten:

• Pieken in de uitgaven
• Gebrek aan zichtbaarheid
• leiden tot vertragingen in de verwerking van de PO-cyclus
• Vertrouwen op menselijke tussenkomst en kunnen gevoelig zijn voor fouten
• Kunt maken compliance-kwesties en knelpunten
• Kan gedacht worden aan een eindeloze lus van mensen en de communicatie over en weer

tot slot

Als het gaat om de aanschaf van goederen en diensten van externe leveranciers, u moet over de juiste processen en procedures beschikken. Standaardiseren, onderhouden en beoordelen van deze processen kan oneindig beter worden gemaakt door het gebruik van purchase order management software die vele processen automatiseert en u volledige transparantie en zichtbaarheid biedt.

mailinglijst

Meld u aan om nieuwe inhoud rechtstreeks in uw postvak in te laten bezorgen.