Dit is een gastartikel van auteur Edoardo Binda Zane. We beginnen met 5 stappen om een voorstel budget samen te stellen en vervolgens deelt Edoardo een uitgewerkt (fictief) voorbeeld om u te laten zien hoe het budget eruit zou zien als het eenmaal is voltooid.

een voorstel budget is vergelijkbaar met een project budget, maar met een heel ander doel.

een projectbudget is bedoeld om u stap voor stap door de projectfasen te begeleiden, en is bedoeld om te worden gewijzigd en aangepast (binnen grenzen natuurlijk) aan wat er tijdens het project zelf gebeurt.

een voorstel budget in plaats daarvan is bedoeld om de beoordelaar die uw voorstel leest ervan te overtuigen dat u een solide greep op uw plan en dat u het waard bent om te worden vertrouwd met de financiering.

toegegeven, als het budget dat je opbouwt in de projectfase zorgvuldig is samengesteld en alles volgens plan verloopt, zal je dat direct als projectbudget gebruiken, maar laten we voor de doeleinden van dit artikel gewoon vasthouden aan de projectfase.

(voor meer informatie over het maken van een projectbudget, bevat dit artikel alle informatie die u nodig hebt.)

dus, hoe overtuigt u een beoordelaar dat uw idee zal werken?

eerst moet u uw project uitleggen en goed verwerken in het verhaal van uw voorstel. Dit is de sleutel tot het doen van een presentatie aan het management.

ten tweede moet u een solide rechtvaardiging geven voor de kosten die u in elke fase zult maken. Niet alleen een solide rechtvaardiging, eigenlijk, maar ook een synthetische.

in een notendop: de beoordelaar moet een document van één tot twee pagina ‘ s kunnen lezen en zich gerustgesteld genoeg voelen om u de £600k te geven die u nodig hebt. In dit artikel zal ik u precies laten zien hoe u dat kunt doen.

Stap 1: Bouw een Gantt-Diagram

Gantt-diagrammen zijn geliefd en gehaat. Het valt echter niet te ontkennen dat ze het duidelijkste overzicht bieden van een project in zijn geheel.

Als u de evaluator probeert te overtuigen, plot dan elk werkpakket en elke taak op een Gantt-grafiek en geef hem of haar een duidelijk beeld van wat er zal gebeuren wanneer. Dit zal hen ook vertellen dat je dat deel zorgvuldig hebt uitgedacht.

het Gantt-diagram is een van de documenten die elk project nodig heeft — maar voor nu, op dit punt in het werk, hoeft u niet elk van deze documenten in detail te voltooien.

Stap 2: Personendagen per bedrijf toevoegen

Dit is een kernpunt. Om de kosten goed te kunnen inschatten, moet u eerst een schatting maken van de hoeveelheid werk die u in elke geplande activiteit moet steken.

niet alleen dat: je moet schatten wie het werk zal doen. Ik bedoel niet wie persoonlijk (naam en achternaam), ik bedoel wat voor soort persoon of rol zal werken aan elke taak.

zijn het ontwikkelaars? Zijn het marketeers? Zijn het onderzoekers? Elk heeft een ander uurtarief en een ander werktempo.

Plan uw persoonsdagen overeenkomstig. Als u deel uitmaakt van een consortium, vergeet dan niet om deze schattingen per bedrijf te scheiden, omdat u ook het budget per bedrijf moet presenteren. In het onderstaande voorbeeld heeft Almira 656 persoonsdagen toegewezen gekregen voor werkpakket 1.

Stap 3: schatting arbeidskosten

zodra u de duur en de persoon-dagen of uren voor elk project taak, is het tijd om op te schrijven hoeveel hun werk zou kosten.

hiervoor moet u het uur-of dagtarief van elke personeelscategorie in elk bedrijf vermenigvuldigen met het aantal dagen/uren dat zij zullen werken.

Als u wilt, kunt u ook werken met een gewogen gemiddelde, uw oproep. Wat betreft het dagtarief, als je niet bekend bent over hoe het te berekenen, neem een kijkje op het einde van het artikel zoals Ik heb opgenomen een korte how-to voor u.

in het onderstaande voorbeeld zijn de 656 dagen van Almira onderverdeeld in vier personeelscategorieën met vier dagtarieven.

door de dagtarieven te vermenigvuldigen met persoonsdagen per categorie en de vier totalen bij elkaar op te tellen, wordt de begrotingstoewijzing voor Almira voor WP1 berekend.(540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

Stap 4: Voeg onderaanbesteding en reiskosten toe

onderaanbesteding en reiskosten zijn de twee andere kostencategorieën die u moet behandelen. U kunt een derde categorie “Andere” toevoegen om te gebruiken voor de kosten die nog worden weggelaten (bijvoorbeeld de aankoop van specifieke apparatuur).

voor reiskosten, vermenigvuldig het aantal reizigers met de kosten van een retourticket naar hun bestemming. Een lichte overschatting van de kosten is een goed idee. Nadat je dat hebt, voeg een dagelijkse vergoeding voor elke reiziger.

indien u geen ramingen van de dagvergoedingen hebt, kunt u verwijzen naar de officiële ramingen die voor het personeel van de OESO worden gebruikt (hier beschikbaar). Vergeet niet om op te merken onder welk werkpakket elke reis is gegroepeerd.

voor uitbesteding hoeft u alleen maar aan te geven wie u zult aannemen, in welk werkpakket en waarvoor.

Stap 5: Breng alles samen

zoals in het begin vermeld, is het presenteren van alles op een duidelijke en eenvoudige manier de eerste vereiste van een goed budget.

u combineert resource management, schedule management en project financial management (belangrijke kennisgebieden voor projectmanagement) om een pakket voor uw voorstel voor te bereiden dat niemand zal kunnen weerstaan!

voorbeeld van een voorstel begroting

Hier is een voorbeeld van een voorstel begroting.

ons Consortium stelt voor dit project een totale prijs voor van € 2.223.471,26 (exclusief 19% btw), als volgt verdeeld:

• personeelskosten: € 897.231, 26
• subcontracten: € 260,00
• reiskosten: € 980,00
• overige kosten: € 000,00

de onderstaande tabellen geven een verdere uitsplitsing van het budget. (WP staat voor’ work package ‘ in de onderstaande tabellen.)

overzicht

de tabel hieronder toont het overzicht. Dit is wat u aan het begin van uw projectvoorstel document zou zetten om de totale kosten in een oogopslag te tonen.

personeelskosten

Hier is de tabel met het werkvoorbeeld van de personeelskosten. Voor elk werkpakket (dat elders in de documentatie over het voorstel wordt beschreven) hebben we aangegeven welke persoon en welk bedrijf welke kosten zouden moeten dragen.

vervolgens worden de personeelskosten per werkpakket over de lijn opgeteld en wordt het totaal per werkpakket onderaan opgeteld.

onthoud dat deze tabel alleen personeelskosten zijn, niet de totale kosten van het werkpakket.

onderaanneming

We moeten ook details van onderaannemingskosten opnemen, als uw voorstel afhankelijk is van andere partijen om het werk te voltooien. In het onderstaande voorbeeld toont de tabel de partner, het werkpakket waarin zij betrokken zullen zijn, de totale kosten voor dat element en dan waar de kosten voor zijn.

Onderaannemingskosten omvatten zaken als externe consultancykosten, betalingen van enquêtebureaus, eventuele vergoedingen in verband met aannemers die speciale materialen gebruiken, een creatief team, enzovoort.

reisbudget

alle partners behalve Lerei zullen 2 personen naar elke vergadering sturen. Er zijn 9 vergaderingen gepland, in totaal 18 reizigers per partner (9 Voor Lerei).

We kunnen het reisbudget in een andere tabel weergeven. Het voorbeeld reisbudget voor dit project is weergegeven in onderstaande tabel. Het beschrijft de partner, het werkpakket waar de reiskosten zullen worden gemaakt, de kosten per reiziger en het aantal personen dat op dat moment zal reizen. Er is ook de totale kosten en de beschrijving.

reiskosten zijn over het algemeen mensen die naar vergaderingen gaan. Hoe meer u uw expertise in het runnen van een virtueel team kunt aantonen, hoe lager u deze kosten kunt maken (hoewel ze kunnen worden gecompenseerd door wat extra technologie of licenties die nodig zijn voor remote working software).

overige kosten

De vermelde kosten van €25.000 zijn voor de aankoop van een specifiek boekhoudpakket voor WP1.

zorg ervoor dat u alle andere kosten noteert die niet netjes in de bovenstaande categorieën passen. Al deze tabellen zullen in de achterkant van uw voorstel documentatie als bijlage, dus er moet genoeg ruimte voor u om alles wat je nodig hebt op te nemen. Dit is ook belangrijk voor de transparantie.

Timing

onderstaande afbeelding geeft een overzicht van de timing van het project gedurende de 41 geplande weken en van de resultaten gedurende het project.

Dit is een bewerkt voorbeeld van een Gantt-grafiek voor dit voorbeeldproject. Uw timings zullen natuurlijk anders zijn, maar u kunt zien dat de taken per werkpakket worden weergegeven met een aantal weken duur duidelijk gemarkeerd.

het Gantt-diagram is relatief hoog en is bedoeld voor communicatie in plaats van voor het volgen en monitoren van projecten.

gewerkt voorbeeld: berekening uurtarief

uw uurtarief moet gerelateerd zijn aan de werkelijke werkuren die u in een jaar hebt (dit is gebaseerd op de Horizon 2020-methodologie van de Europese Commissie). Volg de stappen in de afbeelding hieronder om te beginnen.

kortom, U stelt de werkdagen per jaar op, neemt dan de jaarlijkse vakantie, officiële feestdagen en een schatting voor ziekteverzuim en andere dagen buiten het kantoor, zoals opleiding.

Dat geeft u het aantal werkdagen per jaar dat uw bron beschikbaar zal zijn. Werk dan de werkuren per dag uit. Meestal is dit 8 uur per dag.

met het aantal uren per dag (8) en het aantal werkdagen (ongeveer 210) kunt u de gewerkte uren per jaar berekenen.

berekening van het uurtarief

Zodra dat is afgehandeld, is het tijd om het uurtarief te schatten. Hiervoor moet u voor elke persoon de volgende informatie hebben:

• salaris van de werknemer
• sociale lasten van de werkgever per jaar per werknemer
• Overige directe kosten per werknemer (Lunchkaartjes, auto, telefoon…)
• Overhead (indien van toepassing)

som de bovenstaande kosten op en deel het totaal door de per jaar gewerkte uren om het uurtarief te verkrijgen.over de auteur: Edoardo Binda Zane is een innovation trainer en creativity consultant. Hij is de auteur van effectieve besluitvorming en het schrijven van voorstellen: een handboek van wat maakt uw Project recht voor financiering.

Pin voor later lezen: