goede planning is het geheim achter elk goed bedrijf. U moet weten welke richting u wilt uw bedrijf in te nemen, wat uw doelen zijn en hebben een plan om het allemaal te laten gebeuren. Dit betekent dat u een plan hebt voor alle aspecten van uw bedrijf, inclusief een plan voor de toekomst van uw personeel. Dat plan kan ertoe leiden dat u uw human resource processen bijwerkt of workforce management software implementeert om u te helpen met uw planning. Dus, wat is workforce planning en waarom moet u implementeren in uw bedrijfspraktijken?

Bekijk het zo: stel dat je een schaakspel speelt. In het algemeen, er zijn twee verschillende manieren waarop je zou kunnen spelen. U kunt uw bewegingen strategisch plannen; elk speciaal gemaakt om verschillende doelstellingen te bereiken om het spel te winnen. Of je kunt het gewoon laten gaan. Je kunt gewoon je best doen om bij de koning van je tegenstander te komen terwijl je reactionaire bewegingen maakt om je stukken te beschermen.

welke methode geeft je de beste kans om te winnen? Natuurlijk, de eerste. Of je nu schaakt of je bent een Chief Human Resources Officer, vooruitdenken is een must om te slagen. Er zijn verschillende cruciale lange termijn initiatieven die elk bedrijf implementeert — of zou moeten implementeren, hoe dan ook — maar een van de belangrijkste is wat bekend staat als workforce planning.

ontvang ons template voor vereisten voor Workforce Management Software

Wat is Workforce Planning?

personeelsplanning wordt gedefinieerd als het proces van planning voor huidige en toekomstige werkgelegenheidsbehoeften. Het belangrijkste doel van workforce planning is ervoor te zorgen dat het bedrijf altijd het menselijk kapitaal heeft dat het nodig heeft om efficiënt en effectief te kunnen functioneren, zowel nu als in de toekomst. Het ontwikkelen van een kosteneffectieve talent acquisitie strategie die eventuele talentkloof dichten is ook een belangrijk onderdeel.

daarnaast omvat effectieve personeelsplanning een regelmatige analyse van hoe productief de werknemers van het bedrijf zijn, zowel als geheel als individueel. Als het personeel in welke hoedanigheid dan ook ondermaats presteert, kunnen veranderingen zoals het toevoegen van een leermanagementstrategie worden ontwikkeld om de productiviteit te verhogen.op dezelfde manier is strategische personeelsplanning het proces van het organiseren van de behoeften van het personeel met die van het bedrijf, gebaseerd op zakelijke doelstellingen en doelstellingen op lange termijn. Dit omvat opvolgingsplanning, die ervoor zorgt dat er een plan is om snel essentiële managementfuncties te vervullen (meestal met werknemers die al over de belangrijkste vaardigheden beschikken) wanneer ze worden ontruimd.

personeelsplanning omvat veel bewegende stukken. Het omvat uw individuele medewerkers, hun actieve ontwikkeling en uw organisatorische doelen. Omdat er zoveel bewegende delen zijn, zal het meest succesvol zijn als u actief uw plannen evalueert en bijwerkt, waarvoor u een systeem voor personeelsplanning moet implementeren. Hoewel dat een zware werklast lijkt, kan het gemakkelijk worden geautomatiseerd door het implementeren van een workforce management software met functies die gegevens voor u kunnen volgen en analyseren — waardoor uw planningsproces gemakkelijk als taart.

doelen

implementatie van personeelsplanning kan een verscheidenheid aan dingen bereiken. Het kan u helpen identificeren waar uw organisatie zou profiteren van de uitbreiding van teams, evenals gebieden waar uw medewerkers zouden profiteren van extra training. Echter, er zijn een paar belangrijke dingen die je zult kunnen bereiken door actief implementeren van workforce planning praktijken.

een doel van effectieve personeelsplanning is probleempreventie. Een groot deel van de planning van het personeel is het maken van een grondige beoordeling van de vaardigheden die elke afdeling vereist en of de werknemers in die afdelingen beschikken over deze vaardigheden. Door het uitvoeren van deze beoordeling, zult u in staat zijn om hiaten te herkennen waar vaardigheden ontbreken en in staat zijn om dat probleem te corrigeren voordat het een bron van pijn wordt.

een ander doel dat workforce planning kan bereiken is het handhaven van succesvol leiderschap. Effectieve workforce planning zal u helpen de leiderschapsposities te herkennen die momenteel open zijn of binnenkort open zullen zijn. Met die kennis, Je bent in staat om te beginnen met het beoordelen van welke werknemers succesvol zou zijn in die nieuw open posities. Je bent ook in staat om te plannen voor hen om te worden opgeleid om de rol te vullen, waardoor voor een vlotte overgang.

ten slotte is het uiteindelijke doel van personeelsplanning het verhogen van de productiviteit en efficiëntie. Geïntegreerde workforce planning zal u helpen met analytics die kunnen helpen u de specifieke details van hoe uw plan is van invloed op het bedrijf. Planning geeft u een duidelijk overzicht van de prestatiemetingen van uw organisatie, zodat u realistische doelen voor de toekomst kunt stellen. Het implementeren van een strategie voor workforce planning die zowel kwantitatieve als kwalitatieve metrics om succes te meten omvat zal uw bedrijf op de weg naar succes op lange termijn.

Het klinkt alsof er een grote werklast nodig zal zijn om deze doelen te bereiken. In werkelijkheid zijn er eigenlijk slechts een handvol kerntaken te voltooien om te profiteren van workforce planning. Echter, als je nieuw bent in workforce planning, of gewoon ongelooflijk druk, workforce management software kan helpen deze taken te stroomlijnen om het hele proces gemakkelijk te maken.

Kernstappen

succesvolle langetermijnplanning omvat het evalueren van een aantal factoren, zoals huidige en toekomstige behoeften en het herkennen van de sterke en zwakke punten van uw team. Als u een grote organisatie, je zou kunnen vinden dat het beoordelen van al deze factoren op een hoog niveau is voldoende, terwijl een klein bedrijf zou kunnen profiteren van een meer gedetailleerde beoordeling. Het maakt niet uit op welk niveau u uw bedrijf zult beoordelen, de fundamentele stappen die u moet voltooien om succesvol te plannen voor de toekomst van uw personeel zal hetzelfde zijn.

verkrijg ons Workforce Management Software Requirements Template

Beoordeel de sterke punten van uw Team

de eerste stap in de workforce planning moet een beoordeling van uw team zijn. U zult willen evalueren waar de sterke punten van uw team liggen en hoe deze vaardigheden direct bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van uw organisatie. U zult ook dingen willen overwegen zoals Welke werknemers bijna met pensioen gaan, zodat u zich bewust bent van welke functies u in de toekomst moet invullen.

u moet ook overwegen een externe beoordeling uit te voeren. Het zal nuttig zijn om zich bewust te zijn van de conditie van de talentenpool buiten uw organisatie. Weten welk talent beschikbaar is, hoe moeilijk het is om het te verwerven en de kosten van het verwerven van het zal allemaal de sleutel tot de planning voor de toekomst.

overweeg toekomstige doelstellingen & doelen

Beoordeel de prestatiemetingen van uw bedrijf en bekijk uw toekomstige bedrijfsplannen en organisatiedoelen. U wilt ook inschatten wat u nodig hebt om deze doelen te bereiken — dat kan betekenen extra personeel of aanpassing workloads.

Deze stap zal bijzonder eenvoudig zijn als u een workforce management app hebt gebruikt die u kan helpen bij het verzamelen en analyseren van bedrijfsgegevens. Een systeem dat gegevens rapporten kan genereren zal u de specifieke details van hoe uw bedrijf doet laten zien. Dit soort informatie kan u helpen om realistische doelen te berekenen op basis van prestaties uit het verleden.
gebruik vervolgens alle informatie die u hebt verzameld bij het beoordelen van de sterke punten van uw team om te zien hoe goed uw team in staat is om aan deze behoeften te voldoen. U zult ook willen bewust zijn van de behoeften die uw team niet in staat zal zijn om te voldoen aan. Als u bijvoorbeeld plannen hebt om nieuwe software te implementeren, moet u er zeker van zijn dat u werknemers hebt die de ins en outs van het nieuwe systeem kunnen leren en anderen kunnen leren hoe het te gebruiken.

ontbrekende vaardigheden identificeren

Nu u uw team hebt beoordeeld en hebt gekeken naar wat u nodig hebt om uw doelen te bereiken, kunt u enkele hiaten opmerken die moeten worden opgevuld. Als u een nieuw softwaresysteem implementeert, maar uw medewerkers geen ervaring hebben met het integreren van software, dan is dat een probleem dat u moet aanpakken. Het identificeren van deze hiaten zal ervoor zorgen dat u niet overrompeld in de toekomst — planning vooruit zal u helpen wat dingen kunnen komen in de toekomst en zal u voorbereiden op hoe om het even welke kwesties aan te pakken.

probleem oplossen

Nu u een duidelijke visie hebt van wat uw doelen zijn, hoe ze te bereiken en wat u nog nodig hebt om ze te bereiken, is het tijd om aan die behoeften te voldoen. U zult een verscheidenheid aan oplossingen willen overwegen om te bepalen hoe u het beste aan uw behoeften kunt voldoen en de hiaten in vaardigheden van uw personeel kunt opvullen.

een mogelijke oplossing die u zou kunnen overwegen is training. Als uw medewerkers hebben de meeste van de vaardigheden die u nodig hebt, dan opleiding en ontwikkelingsmogelijkheden kan de eenvoudigste oplossing zijn. Echter, als u vindt dat u een andere vaardigheden volledig nodig, dan zul je willen overwegen het inhuren van extern om die vaardigheden te verkrijgen. Weet je nog die externe talentbeoordeling waar we het eerder over hadden? Dit is waar al dat onderzoek nuttig zal zijn.

ongeacht de oplossing die u kiest, zult u een plan willen hebben om verder te gaan. Dat kan betekenen dat u extra training voor uw medewerkers inplannen of dat u zich voorbereidt op de integratie van nieuwe teamleden of hele nieuwe afdelingen.

voordelen

op basisniveau kan korte-termijn personeelsplanning ervoor zorgen dat u de juiste mensen met de juiste vaardigheden op de juiste tijden inplannen. Er zijn echter veel voordelen op lange termijn die voortvloeien uit de implementatie van een succesvol personeelsplanningssysteem.

personeelsplanning kan managers helpen bij het plannen en voorbereiden op zaken als pensionering. Wanneer een belangrijk teamlid zich voorbereidt om uit zijn rol te stappen, kan effectieve workforce planning helpen om de overgang soepel te laten verlopen. Door vooruit te plannen, zult u in staat zijn om een vervanger te trainen en hebben ze klaar om stap in de rol zonder hik.

effectieve planning is een uitstekend hulpmiddel bij de voorbereiding op nieuwe projecten. Als je een aankomend project hebt dat een nieuwe vaardigheden vereist, kan workforce planning je helpen om te bepalen hoe je dit project het beste kunt aanpakken. Misschien zul je in staat zijn om taken te verdelen en personeel opnieuw toe te wijzen, of je zou kunnen vinden dat je nodig hebt om extra werknemers in te huren om het werk te doen. Hoe dan ook, workforce planning zal u helpen bij het plannen en voorbereiden van tevoren, zodat er geen onverwachte verrassingen zijn.

een van de grote voordelen van personeelsplanning is dat bedrijven een nauwkeurig overzicht op hoog niveau zullen hebben van hoe het bedrijf presteert. Dit betekent dat uw bedrijf in staat zal zijn om situaties te vermijden waar u zou moeten huren en masse wanneer de behoeften niet worden voldaan. Als u vindt dat u de doelstellingen niet haalt, kunt u snel de prestaties beoordelen en zien waar extra training of ondersteuning nodig is en een oplossing implementeren.

krijg onze Workforce Management Software Requirements Template

uitdagingen

personeelsplanning klinkt vrij goed, nietwaar? Het herkennen van uw sterke en zwakke punten als een bedrijf en het gebruik van die kennis om te plannen voor de toekomst zal uiteraard resulteren in betere business practices. Dus waarom heeft niet iedereen een planningssysteem dat ze regelmatig gebruiken? Er zijn een paar barrières die wijdverbreide workforce planning praktijken verhinderen.

een van de eerste uitdagingen voor managers is het bepalen van een tijdschema voor planning. Veel managers denken niet ver genoeg vooruit als het gaat om personeelsplanning. Typisch, als het gaat om het ontwikkelen van plannen, managers sterk richten op jaarlijkse zakelijke doelen. De planning van het personeelsbestand werkt echter het beste wanneer deze tegemoetkomt aan de behoeften op lange termijn en niet altijd onmiddellijk resultaat oplevert. Als u echter een workforce management systeem implementeert om u te helpen bij uw planning, kunt u gegevens verzamelen, volgen en analyseren om een groter beeld te krijgen van hoe uw plan al dan niet werkt.

een andere uitdaging waar HR-managers voor staan is het focussen op het juiste detailniveau. Een groot deel van de planning van het personeelsbestand is het onderscheiden van verschillende banen van elkaar. Het probleem ligt hier in het bepalen hoe specifiek dit onderscheid moet zijn. Managers kunnen banen van elkaar scheiden op basis van verschillende factoren, zo breed als per afdeling of zo nauw als individuele banen. Bepalen hoe breed of smal dit onderscheid moet worden kan managers stoppen voordat ze ooit echt aan de slag. De beste praktijk voor het onderscheiden van soorten banen is de nadruk te leggen op categorieën op hoog niveau en, indien nodig, een beperkt onderscheid te maken.

ten slotte blijken traditionele prognosemethoden onvoldoende om gegevens te leveren die nuttig zijn voor de planning van het personeel. Forecasting tools zijn niet in staat om met succes te voorspellen welke afdelingen waarschijnlijk een hoge omzet zullen ervaren, laat staan welke individuen hiervoor een hoog risico lopen. Hierdoor wordt het zeer moeilijk om op lange termijn te plannen voor welke posities moeten worden ingevuld en op welk niveau. Dit is misschien wel de moeilijkste hindernis voor de planning van het personeel. De beste optie voor managers zal zijn om te proberen de implementatie van nieuwe geavanceerde predictive analytic technologie, die zal helpen meer gedetailleerde gegevens over het risico van werknemers en de vraag.

Tools

personeelsplanning is veel werk. Gelukkig hoeft u het niet allemaal alleen te doen — er is een veelheid aan tools tot uw beschikking. Een van deze tools is een planning map, die kan helpen om te laten zien hoe uw workforce plan betrekking heeft op organisatorische strategieën. Er zijn ook een verscheidenheid aan verschillende softwareopties beschikbaar die het volledige planningsproces van het personeel kunnen automatiseren en stroomlijnen.

u kunt workforce management software gebruiken om het workforce planning proces gemakkelijker te maken. Dit type software helpt vele aspecten van workforce management, met inbegrip van planning,tijd / aanwezigheid en andere administratieve taken. Maar misschien wel het grootste voordeel is hoe het combineert talent acquisitie en de ontwikkeling van de vaardigheden van de werknemer in één platform. Dit helpt bij het stroomlijnen van uw workforce planning inspanningen, omdat u al uw gegevens over vroegere en huidige werknemers met die van uw toekomstige werkgelegenheid behoeften kunt houden.

vergelijk Top Workforce Management Software leiders

de Wrap Up

succesvolle workforce planning kan lijken een ontmoedigende taak. Gelukkig, er zijn software-opties die u kunnen helpen dat proces te stroomlijnen – zelfs het automatiseren van een aantal van de betrokken processen. Begin met het bekijken van onze workforce management software requirements template om u te helpen bepalen wat u nodig hebt van een systeem en ervoor te zorgen dat het kan helpen met de belangrijke planningstaken die u moet uitvoeren.