czytasz Entrepreneur India, międzynarodową franczyzę Entrepreneur Media.

e-mail jest najczęściej używanym narzędziem do komunikacji biznesowej w miejscu pracy. Czytamy i komponujemy średnio co najmniej 50-60 e-maili dziennie. Źle napisane, niejasne, wprowadzające w błąd lub nieskuteczne e-maile nie tylko powodują utratę czasu i wydajności, ale mogą również zaszkodzić reputacji, pozostawiając słabe wrażenie na czytelniku.

dlatego konieczne staje się, abyśmy jak najlepiej wykorzystywali e-maile, aby skutecznie komunikować się w miejscu pracy. Aby to zrobić, musisz pamiętać o podstawowej etykiecie e-mail, aby przygotować idealny oficjalny e-mail.

Znaczenie

e-mail jako środek komunikacji może być skuteczny tylko wtedy, gdy jest istotny. E-mail może być wygodny, ale niekoniecznie oznacza, że jest to najlepszy środek komunikacji w każdej sytuacji w miejscu pracy. Zanim zaczniesz pisać, zadaj sobie pytanie, czy naprawdę jest to konieczne i czy w ogóle musisz wysłać e-mail; czy rozmowa telefoniczna lub bezpośrednia dyskusja nie wystarczą.

temat wiadomości

zawsze dodawaj temat wiadomości do wiadomości e-mail. E-maile bez tematu są pomijane jako spam, częściej niż nie. Temat, jak sama nazwa wskazuje, musi być specyficzny dla treści wiadomości e-mail. Traktuj temat wiadomości e-mail jak nagłówek gazety – użyj go, aby przyciągnąć uwagę czytelnika, jednocześnie podsumowując główną ideę wiadomości e-mail w zwięzłym zdaniu.

przykład: „Miesięczny raport planowania-styczeń 2015” zamiast niejednoznacznego „raportu” w temacie określa, do którego raportu odnosi się wiadomość e-mail.

treść

zawsze dobrze jest pomyśleć o tym, co chcesz napisać, zanim faktycznie to zrobisz. Pomaga w dodaniu jasności do wiadomości. Uporządkuj swoje myśli w logicznej kolejności, zanim je zapiszesz. Powstrzymaj się od wysyłania nieodpowiednich wiadomości.

Zachowaj swoje wiadomości jasne i krótkie. Twoje zdania powinny być krótkie i na temat. Długie i źle skonstruowane zdania mylą czytelnika. Długość twojego e-maila jest również ważna w określaniu, jak skuteczna będzie twoja wiadomość. Badania wykazały, że ludzie nie mają czasu ani chęci, aby przechodzić przez długie, żmudne e-maile. Idealnie jest, aby twoje e-maile były tak krótkie, jak to możliwe, bez eliminowania niezbędnych informacji.

unikaj nieporozumień, utrzymując treść w sposób przejrzysty, zorganizowany i kontekstowy. Rozpocznij swój e-mail od formalnego powitania, określ cel pisania i podaj kontekst, dlaczego piszesz. Użyj akapitów-Utwórz akapit z powiązanymi punktami i zmień akapity, aby przedstawić oddzielne pomysły.

Zamknij e-mail, podając wynik, którego oczekujesz od wiadomości i podpisz się uprzejmym pozdrowieniem i imieniem.

ton

e-maile, które wysyłasz są odzwierciedleniem Twojego profesjonalizmu. E-maile w miejscu pracy muszą mieć formalny ton do nich. Zawsze istnieje większa szansa na nieporozumienie w stosunku do e-maili, ponieważ twoim słowom nie towarzyszą gesty, język ciała i mimika, a czytelnik może łatwo błędnie zinterpretować twoje słowa. Bądź uprzejmy, mądrze dobieraj słowa, używaj odpowiedniej interpunkcji i unikaj wielkich liter.

na przykład, istnieje większa szansa, że otrzymasz wspomniany raport z „proszę Wyślij mi raport” nad „wyślij mi raport!”lub” wyślij mi raport”. Uprzejmy przekaz zawsze wywołuje bardziej korzystną odpowiedź niż surowo sformułowana. Wykrzykniki nie są postrzegane jako formalne i należy ich unikać w oficjalnych wiadomościach e-mail. Całe słowa (Nie akronimy) i zdania pisane wielkimi literami są uważane za niezwykle niegrzeczne i nieprofesjonalne.

język

e-mail może być skuteczny tylko wtedy, gdy używany język jest gramatyczny i jest poprawnie napisany. Jeśli czytelnik nie może zrozumieć tego, co napisałeś, nie ma prawie żadnej szansy na podjęcie jakichkolwiek działań w tej sprawie, czyniąc Twoją wiadomość nieskuteczną. E-mail pełen błędów ortograficznych również sprawia, że wyglądasz niekompetentnie. Przejrzyj wiadomości przed ich wysłaniem. Nałóż nawyk, aby dwukrotnie sprawdzać e-maile i sprawdzać pisownię. Twoje e-maile muszą zawsze sprawiać wrażenie dobrze przemyślanego.

Czas reakcji

dobra Etykieta e-mailowa utrzymuje, że robisz wszystko, aby jak najszybciej odpowiadać na komunikację biznesową. Gdy nie reagujesz szybko, okazujesz się niezorganizowany i niezainteresowany. Nawet jeśli nie jesteś w stanie od razu odpowiedzieć na wiadomość e-mail, napisanie linii powrotnej w potwierdzeniu, że ją otrzymałeś i wkrótce się nią zajmiemy, pokazuje profesjonalizm.

nie pisz e-maila, którego nie chcesz być odbiorcą-pamiętaj o tej złotej zasadzie podczas wysyłania e-maili w miejscu pracy.