jako specjaliści od public relations opanowaliśmy sztukę pisania informacji prasowej. Chwytliwy nagłówek? Nie ma sprawy. Zabezpieczenie tego doskonałego cytatu od prezesa? Spokojnie. Jeśli chodzi o tworzenie tego idealnego, wartego opublikowania komunikatu prasowego, mamy go w dół. Więc nie ma nic lepszego niż uczucie wysyłania go na listę kontaktów z mediami i posiadania go na płasko.

prawda jest taka, że informacja prasowa jest tylko tak dobra jak twoja wypowiedź. A ponieważ reporterzy otrzymują dziesiątki (jeśli nie więcej) rzutów w swojej skrzynce e-mail każdego dnia, musisz upewnić się, że Twój się wyróżnia.

w tym poście na blogu zebraliśmy kilka najlepszych praktyk, jak przedstawić dziennikarzom swoją informację prasową. Poniższe kroki sprawią, że Twoje boisko będzie czymś więcej niż tylko masowym e-mailem i pomogą Twojemu zespołowi zapewnić widoczność, której szukasz.

Przygotuj swoją informację prasową do dystrybucji

wydaje się to oczywiste, prawda? Wiemy, że wiesz, jak napisać komunikat prasowy. Mimo to istnieje kilka prostych sposobów na optymalizację informacji prasowej, aby była jeszcze bardziej atrakcyjna dla dziennikarza. Jak zawsze, upewnij się, że ma atrakcyjny tytuł. Powinien być na tyle opisowy, że dociera do twojego punktu widzenia, ale nadal wzbudza ciekawość. Dołączenie cytatu to prosty sposób na pokazanie ludzkiej strony Twojej marki, a obraz przyciągnie ich uwagę jako coś, co mogą uwzględnić w swojej historii.

Jak ustalić, czy Twoja informacja prasowa jest warta opublikowania

• aktualność:
  Czy historia jest nowa/aktualna? Nikt nie lubi czytać ani pisać o starych wiadomościach.
• bliskość:
  Czy to ma wpływ na mnie? Historie na naszym podwórku są bardziej interesujące niż historie, które dzieją się 10 000 mil stąd.
• Gwiazdy, politycy i liderzy biznesu są interesujące dla czytelników. Jeśli są zamieszani w tę historię, prawdopodobnie masz wygraną.
• konflikt/niekompetencja/skandal/szok wartość:
  czy jest coś szokującego lub skandalicznego w twojej historii? Jeśli niedawno czytałeś tabloid, dobrze znasz tę zasadę; czy ci się to podoba, czy nie, konflikt jest prawie zawsze wart opublikowania. Stare powiedzenie „jeśli krwawi, to prowadzi” nie stało się przypadkiem.
• wpływ na przyszłość:
  Czy ta wiadomość w jakikolwiek sposób ukształtuje przyszłość? Często historia nie spełnia testu terminowości, ale nadal dostaje przepustkę, jeśli ma przyszłe znaczenie dla firmy, osoby lub innego przedmiotu, na którym zależy ludziom.
• Ludzkie zainteresowania:
  historie o ludzkich zainteresowaniach są wartą opublikowania dziką kartą. Historia może zawieść wszystkie powyższe, ale wygrać w oparciu o ludzkie zainteresowanie. W końcu wszyscy kochają wzruszającą historię!

Zbuduj swoją docelową listę mediów

Jeśli chodzi o budowanie listy mediów i reporterów, które chcesz kierować, istnieje równowaga, którą powinieneś dążyć do osiągnięcia. Ważne jest, aby zbadać i upewnić się, że kierujesz reklamy do mediów i dziennikarzy, którzy zwykle piszą o temacie, który komentujesz. Spędzanie czasu na zbudowaniu dobrej wielkości listy renomowanych, odpowiednich punktów sprzedaży będzie warte twoich wysiłków.

Top Tip: wiedz z kim rozmawiasz

Badania. Badania. Z kim rozmawiasz i dlaczego? Dokładnie dowiedz się wszystkiego o ich zainteresowaniach, potrzebach i odbiorcach. Czytaj historie, które napisali i śledź ich konta społecznościowe. Pozwala to na stworzenie skutecznego skoku, który będzie rezonować z osobą, z którą rozmawiasz.

tylko Meltwater oferuje bazę kontaktów z mediami, która pozwala na wyszukiwanie dziennikarzy według najnowszych relacji. Pomoże Ci to dostosować przekaz medialny do ich najnowszych zainteresowań. Oprócz informacji kontaktowych z telefonu i mediów społecznościowych będziesz także mógł wysyłać wiadomości e-mail bezpośrednio z narzędzia i śledzić otwarte stawki.

dwa ważne pytania, które należy sobie zadać

możesz zadać sobie te dwa pytania, aby upewnić się, że wysyłasz komunikat prasowy do docelowej listy mediów:

1. Rzucasz do właściwych ludzi?

zanim rozpoczniesz proces pitch, warto poznać publiczność, do której rzucasz. Tradycyjne media i influencerzy, tacy jak blogerzy, mogą mieć nieco inne motywacje do poruszania niektórych tematów.

nowoczesna wygoda medialnych baz danych oznacza, że e-maile ułatwiają spamowanie setek (a nawet tysięcy) dziennikarzy i influencerów za jednym kliknięciem. Jeśli chcesz to zrobić, weź głęboki oddech i przemyśl to. Możesz teraz utworzyć listę dziennikarzy, którzy piszą o takich tematach, jak twoja oraz w miastach lub regionach, w których są istotni.

2. Czy nawiązałeś wcześniej relacje z dziennikarzami i influencerami, do których rzucasz?

czy jedyny raz masz kontakt z mediami lub influencerami, kiedy chcesz, aby pokryli Twoją markę lub firmę? Jeśli tak, możesz ponownie rozważyć tę strategię.

gdy już wiesz, gdzie i przez kogo chcesz nawiązać stałą relację. Rozpoczęcie dialogu tak szybko, jak to możliwe (zwłaszcza, gdy nie od razu prosisz o pokrycie) będzie działać tylko na Twoją korzyść.

To może być tak proste, jak śledzenie ich na Instagramie i komentowanie ich zdjęć lub angażowanie się w odpowiednie tematy na Twitterze. Możesz też zainwestować trochę więcej czasu i spróbować zapytać tych, którzy znajdują się w pobliżu, na lunch lub kawę.

napisz idealny Pitch

Po zidentyfikowaniu interesującego tematu upewnij się, że w jaki sposób trenujesz pitch, aby uzyskać maksymalny efekt. Możesz to wyjaśnić w prosty i szybki sposób? Innymi słowy, twoja publiczność „dostanie” od razu. Znajdź kogoś spoza firmy i daj mu 60-sekundowy skok windy. Czy poczyniłeś wszystkie swoje najważniejsze punkty? Zainteresowali się nimi? Jeśli odpowiedź brzmi nie, skup się na tym, co ważne, skondensuj w razie potrzeby i spróbuj podejść do tematu z różnych stron. Czy istnieje ludzki kąt zainteresowania? Nowy wynajem? W jaki sposób wpływa to na całą społeczność? Zadaj sobie pytanie, dlaczego kogoś to obchodzi. Zapytaj kogoś z zewnątrz, czy myśli, że to, co mówisz, jest interesujące. Jeśli odpowiedź nadal brzmi nie, spłucz i powtarzaj, aż odpowiedź będzie brzmiała tak.

twoja wypowiedź powinna być pouczająca, ale zwięzła – słodkim punktem jest cokolwiek od czterech do sześciu zdań.

to oferuje dużo miejsca, aby wyjaśnić swoją historię bez przesadzania-jeśli będzie znacznie dłużej, reporter będzie bardziej skłonny ją przejrzeć. Pamiętaj tylko o tym, kto, co, gdzie i kiedy, a także o lokalizacji i czasie (jeśli jest to wydarzenie, które masz nadzieję, że obejmie) oraz o wszelkich innych krytycznych i wartych opublikowania szczegółach. Powinno to obejmować najważniejsze wiadomości, więc jeśli masz punkt sprzedaży (ekskluzywny mówca / gość specjalny), teraz jest czas, aby to przełamać!

tam, gdzie to możliwe, upewnij się, że Twoja wypowiedź jest zarówno aktualna, jak i odnosi się do czegoś, o czym dziennikarz pisał wcześniej lub ostatnio.

napisz interesujący temat

Możesz napisać gwiezdny pitch, ale jeśli e-mail nigdy nie zostanie otwarty, to nic Ci nie da. Reporterzy otrzymują setki rzutów każdego dnia. Aby zwiększyć szanse, że twój jest e-mailem, który otwierają, chodzi o napisanie interesującego tematu.

zachowaj ostrożność, jeśli zaczniesz temat od „press release”, „pitch” lub „story idea.”Każdy tak robi! Czy wspominaliśmy, że reporterzy otrzymują setki rzutów dziennie? Twój powinien się wyróżniać, a nie wtapiać się w tłum.

dodatkowo, być może słyszałeś, aby rozpocząć temat od „Fwd: „lub” re:”, co oznacza, że byłeś już w rozmowie z tym reporterem (kiedy nie byłeś). Nie rób tego. Reporterzy to przejrzą i zignorują. A jeśli nie? Gdy tylko otworzą e-mail i zorientują się, że nie kontaktowali się z tobą, twój e – mail trafi do kosza na śmieci-podobnie jak twoje relacje zawodowe.

ale nie martw się – istnieją pewne najlepsze praktyki, które zwiększą prawdopodobieństwo otwarcia wiadomości e-mail, bez brudnych taktyk.

Twój temat powinien być krótki (pięć do siedmiu słów to dobra zasada), przekonujący i prowadzić do najważniejszej części twojej historii. Bądźmy szczerzy-o ile nie jesteś firmą domową, dziennikarz prawdopodobnie nie będzie dbał zbytnio o samą firmę. Zamiast tego skup się na najbardziej chwytliwym aspekcie historii i zbuduj wokół tego temat.

wskazówka: nie ignoruj małego rodzeństwa tematu – tekstu przed nagłówkiem

w większości przypadków ludzie skupiają się na temacie wiadomości e-mail, ale tekst przed nagłówkiem-mały tekst, który pojawia się po prawej stronie tematu w kliencie poczty e—mail odbiorcy—ma również duże znaczenie.

celem tekstu przed nagłówkiem Jest działanie jako podgląd tego, co ma do powiedzenia twój e-mail. Chcesz przyciągnąć uwagę odbiorcy zarówno w nagłówku wstępnym, jak i w temacie. Jeden z naszych klientów odnotował wzrost stawek otwartych pitch o 30% dzięki optymalizacji tekstu przed nagłówkiem.

Spersonalizuj swój e-mail

„Jeśli to możliwe, powinieneś wysłać unikalną i spersonalizowaną wiadomość e-mail do każdego reportera na swojej liście.”

Po napisaniu podstawowego tonu i tematu możesz spersonalizować treść wiadomości e-mail, aby dopasować ją do potrzeb dziennikarza, do którego ją wysyłasz. I tak, oznacza to brak CCs, a nawet BCS. Jeśli to możliwe, powinieneś wysłać unikalną i spersonalizowaną wiadomość e-mail do każdego reportera na swojej liście.

to oznacza adresowanie ich po imieniu. Rozpoczynanie wiadomości e-mail od słowa „do kogo to może dotyczyć” jest internetowym odpowiednikiem powiedzenia ” Hej, ty!”kiedy nie pamiętasz, że nowe nazwiska kolegów – nie bardzo przyjazny i może pozostawić zły smak w ustach.

gdy masz zrozumienie mediów reportera, ostrości i stylu pisania, będziesz w stanie wyjaśnić, dlaczego Twoja informacja prasowa może być dla nich przydatna i zaoferować cenne pomysły na historię.

ogólnie rzecz biorąc, nigdy nie dołączaj informacji prasowej lub zestawu multimedialnego do wiadomości e-mail. Zamiast tego Dołącz link do tekstu wiadomości e-mail, na który mogą kliknąć, aby wyświetlić i pobrać materiały. Każda okazja, aby ułatwić im życie, jest cenna. Jest to prosty środek, który możesz podjąć, który zwiększy Twoje szanse na sukces. Możesz również po prostu skopiować i wkleić komunikat prasowy bezpośrednio do dokumentu (poniżej skoku).

wreszcie, pamiętaj, aby podać odpowiednie dane kontaktowe. Rozważ zaoferowanie nie tylko adresu e-mail, ale także numeru telefonu, abyś był łatwo dostępny, aby odpowiedzieć na wszelkie dodatkowe pytania.

naciśnij Wyślij (we właściwym czasie)

ostatni krok może wydawać się prosty, ale jest w tym coś więcej niż kliknięcie „wyślij”.”Ten ostatni krok to wyczucie czasu. Coś jest „warte opublikowania” tylko przez bardzo ograniczony czas. A ponieważ większość reporterów potrzebuje od dnia do tygodnia, aby odwrócić historię, musisz wysłać swoją prezentację na długo, zanim spodziewasz się, że artykuł zostanie opublikowany. Oprogramowanie do marketingu e-mailowego może pomóc w zarządzaniu kampaniami e-mailowymi i uzyskać lepszy wgląd w każdy rodzaj treści, które publikujesz.

nie każda wiadomość, którą wyślesz, spowoduje powstanie historii, ale jeśli wykonasz te kroki, z pewnością zwiększysz swoje szanse na zdobycie jakiegoś reportażu.

Top Tip: Przybij Follow-Up po uderzeniu Wyślij

zawsze follow-up po swoim skoku. Powinieneś wiedzieć, że dziennikarze mają mnóstwo miejsc do przefiltrowania.

pozostań wytrwały i przekonujący i wyjaśnij korzyści płynące z podnoszenia swojej historii. Podaj im konkretne powody, dla których Twoja historia jest lepsza niż ktokolwiek inny. istnieje również cienka granica między uporczywością a denerwowaniem.

daj dziennikarzowi kilka dni na rozpatrzenie Twojej wypowiedzi. Jeśli wydają się zajęci, nie zajmują zbyt wiele czasu, a jeśli dziennikarz mówi Nie, zapytaj ich dlaczego. Odrzucenie jest par dla kursu w PR – przekształć go w doświadczenie edukacyjne, korzystając z okazji, aby zapytać, jakie przyszłe tematy będą zainteresowane.

przekazywanie informacji prasowych dziennikarzom może być onieśmielające, ale nie musi! Wykonaj te kroki, aby uzyskać prosty sposób na zwiększenie widoczności i budowanie wartościowych relacji z kontaktami medialnymi.

co najważniejsze, metryki!

Spójrz poza otwarte stawki

podczas wysyłania rzutów e-mail ważne jest analizowanie wyników w celu śledzenia wydajności. Jednym z pierwszych i najczęściej używanych wskaźników jest open rate, ponieważ mierzy, ile osób wydaje się zainteresowanych otrzymaniem Twojego e-maila.

choć metryka ta ma znaczenie, nie bierze pod uwagę tego, co robi z nią odbiorca—w naszym przypadku dziennikarz. Jeśli jeden dziennikarz otworzy wiadomość e-mail i ją usunie, prawdopodobnie nie będzie kandydatem do jeszcze bardziej spersonalizowanej obserwacji.

oprócz sprawdzania, kto otworzył twój e-mail, będziesz chciał sprawdzić, jak długo spędził go czytając i czy kliknął jakiekolwiek linki. Te działania pokazują zaangażowanie i pomogą Ci określić, który podzbiór wstępnego wysłania należy kontynuować, oferując im dodatkowe informacje. Podjęcie dodatkowego wysiłku w celu kontynuacji, w oparciu o wszystko, co wiesz o ich zainteresowaniach i odbiorcach, sygnalizuje, że istnieje dla nich mocna historia do napisania.

pomyśl o swoim początkowym e-mailu jako sposobie na przetestowanie wody, a kontynuacja jako sposób na zerowanie na najbardziej obiecujące perspektywy. Kiedy dziennikarz zaangażuje się, sygnalizując, że jest gotowy na dodatkowe szczegóły, zapewnij klincz, który doprowadzi do pokrycia Twojej marki.

Podsumowując:

Korzystanie z poczty e-mail jako narzędzia do prezentacji dziennikarzom i influencerom jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na podniesienie świadomości i zwiększenie zasięgu. Jeśli skorzystasz z tych spostrzeżeń, opartych na tysiącach analizowanych przez nas ofert e-mail, zwiększysz szanse na otwarcie, przeczytanie i podjęcie działań.

ostatecznie sprzedajesz artykuł. Twoja działka to twój produkt. Dziennikarze są twoimi perspektywami. Bądź wytrwały, przekonujący i bądź pewny siebie.

zajrzyj do naszej bazy kontaktów z dziennikarzami, jeśli poważnie myślisz o publikowaniu swoich komunikatów prasowych przez najlepszych dziennikarzy i publikacje w Twojej branży.