Dawno, dawno temu, zamówienia zakupu (POS) zostały ręcznie napisane lub wpisane na kalce, tworząc trzy kopie – jeden dla sprzedawcy, jeden dla działu zobowiązań i jeden do przechowywania w aktach departamentowych. Po zrealizowaniu zamówienia przez Sprzedawcę, Sprzedawca wysyła fakturę do zapłaty. Faktura ta musiałaby być następnie połączona z powiązanym PO i zatwierdzona do zapłaty.

nie było niczym niezwykłym, że proces fakturowania zamówienia zakupu trwał tygodnie, a to tylko wtedy, gdy proces działał tak, jak powinien. Zagubione lub nieczytelne kopie PO mogą spowodować ogromne opóźnienia w dostawach i problematyczne ścieżki papierowe, które mogłyby powodować problemy zarówno dla zespołów finansowych, jak i audytorów.

to były mroczne czasy dla działów finansowych.

w dzisiejszym dynamicznym, połączonym świecie, powolny lub archaiczny proces zamówień może sparaliżować Twoją firmę, uszkodzić zewnętrzne relacje biznesowe i utrudnić postępy. W tym artykule przyjrzymy się kompletnemu kompleksowemu procesowi od zamówienia do faktury i pokażemy, jak sprawić, aby proces był tak płynny i wydajny, jak to możliwe.

Dlaczego zamówienia są ważne?

niezależnie od tego, czy zamawiasz towary od dostawcy, czy zamawiasz ich usługi, proces zamówienia zakupu zapewni, że kupujący i dostawca zrozumieją, co zostało uzgodnione. Zarówno dla kupującego, jak i dostawcy, zamówienie zakupu dokładnie określa, co zostało zamówione, koszt, oczekiwania dotyczące dostawy i warunki płatności. Podróż PO od momentu jego utworzenia obejmuje zatwierdzenie, wysyłkę, dostawę towarów lub usług, fakturowanie, dopasowanie i zamknięcie.

Po zatwierdzeniu przez firmę i zaakceptowaniu przez Sprzedawcę, PO staje się prawnie wiążącym dokumentem. POs zapewnia dostawcom jasne instrukcje i pomaga kupującym w utrzymaniu kontroli nad budżetami i dokładnej dokumentacji papierowej. Bez POs umowa między kupującym a dostawcą może stać się przedmiotem sporu i być otwarta na błędną interpretację.

Tworzenie zlecenia zakupu

tworzenie zlecenia zakupu powinno składać się z kilku punktów kontrolnych zatwierdzania i zgodności. Większość POs będzie podlegać następującym krokom:

Tworzenie PO

zamówienie zakupu jest podnoszone szczegółowo charakter zamówionych towarów lub usług. Zamówienie może zawierać dane dostarczone przez Sprzedawcę, takie jak numer oferty.

przegląd zamówienia zakupu

po dostosowaniu budżetu i zatwierdzeniu zamówienie zakupu zostaje zatwierdzone lub odrzucone. Przed udzieleniem homologacji może być wymagana dodatkowa dokumentacja lub informacje.

wysyłka PO

Po zatwierdzeniu PO zostanie wysłane do sprzedawcy pocztą elektroniczną, pocztą lub za pośrednictwem zewnętrznego systemu PO używanego przez sprzedawcę i kupującego.

akceptacja zamówienia

sprzedawca przyjmuje do wiadomości i akceptuje zamówienie, a zamówienie staje się prawnie wiążącą umową.

dostawa towarów lub usług

kolejnym etapem procesu jest dostawa towarów lub usług przez Sprzedawcę. W zależności od istniejących mechanizmów może być konieczne udowodnienie, że towary lub usługi zostały dostarczone w sposób zadowalający i zgodny z PO. Na przykład, towary mogą wymagać podpisania lub może być konieczne podpisanie dokumentu satysfakcji klienta po zakończeniu prac. Po otrzymaniu przez Sprzedawcę dowodu podpisu lub paragonu, sprzedawca prześle fakturę. Można je przesłać drogą elektroniczną lub za pośrednictwem systemu pocztowego.

fakturowanie i proces dopasowywania w trzech kierunkach

po otrzymaniu faktury przez dostawcę, musi ona przejść tzw. proces dopasowywania w trzech kierunkach.

ta procedura zapewnia, że płatność jest dokładna i kompletna oraz zapewnia, że wszelkie rozbieżności zostaną wykryte przed dokonaniem płatności. Może to pomóc uniknąć nadmiernego wydatkowania lub płacenia za przedmioty, które nie zostały odebrane lub za usługi, które nie zostały dostarczone w sposób zadowalający.

trzy dokumenty są kluczem do trójdrożnego procesu dopasowywania. Należą do nich:

• zamówienia zakupu
• potwierdzenia zamówień i/lub dowody pakowania
• faktury

potwierdzenia zamówień i dowody pakowania są dowodem płatności i dostawy. Potwierdzenie zamówienia zostanie dostarczone przez Sprzedawcę podczas dostawy i udowodni, że towar został dostarczony do kupującego.

zanim faktura może zostać zapłacona, musi przejść serię kontroli w dziale zobowiązań. Obejmuje to przegląd ilości, cen i warunków, aby upewnić się, że sprzedawca wypełnił swoje zobowiązania umowne zgodnie ze szczegółami zamówienia zakupu. W przypadku małych i powtarzających się zakupów ten proces może nie być wymagany.

w przypadku wykrycia jakichkolwiek rozbieżności, takich jak nieprawidłowe ceny, niedokładne ilości lub uszkodzone towary, płatność nie zostanie przetworzona, dopóki te problemy nie zostaną naprawione. Po przejściu przez fakturę procesu dopasowywania w trzech kierunkach płatność zostanie wysłana zgodnie z warunkami płatności dostawcy.

trójdrożny proces dopasowywania oszczędza pieniądze firm dzięki weryfikacji danych i wskazywaniu problemów przed dokonaniem płatności, optymalizuje relacje z dostawcami i może pomóc w uzyskaniu zatwierdzenia w czasie audytu.

ale co się stanie, jeśli pilnie potrzebuję towarów lub usług?

oczywiście mogą się zdarzyć sytuacje, w których nie można sobie pozwolić na czekanie na zatwierdzenie przez wiele stron i konieczność ominięcia procesu PO. W takich przypadkach zamiast tego korzystasz z procesu zamówienia bez zakupu. Zamówienie nie-zakupu to zamówienie na towary lub usługi, które nie zostało poddane standardowemu procesowi weryfikacji i zatwierdzenia zamówienia zakupu. Na przykład, jeśli potrzebujesz pilnie usług wykonawcy IT, możesz szybko uzyskać pisemną lub słowną zgodę od wyższego szczebla w łańcuchu i wykorzystać tę Umowę do złożenia zamówienia bez zakupu.

oczywiście mogą pojawić się problemy z zamówieniami nie-zakupowymi, między innymi z powodu braku widoczności i weryfikacji w przypadku płatności faktur. Faktura spoza PO może być trudniejsza do zarządzania, ponieważ nie ma ścieżki audytu.

jak ręczne zamówienie zakupu i proces fakturowania mogą zaszkodzić Twojej firmie

ręczne przetwarzanie zamówień zakupu i faktur może spowodować poważne problemy w Twojej firmie, w tym wyższe koszty, nieefektywność i słabą kontrolę budżetu.

)

do wad ręcznych procesów zamówień zakupu należą:

• skoki wydatków
• brak widoczności
• powodują opóźnienia w cyklu przetwarzania PO
• polegają na interwencji człowieka i mogą być podatnym na błędy
• może powodować problemy z zgodnością i wąskie gardła
• może wiązać się z nieskończoną pętlą ludzi i Komunikacji w tę i z powrotem

końcowe myśli

jeśli chodzi o nabywanie towarów i usług od dostawców zewnętrznych, musisz mieć odpowiednie procesy i procedury. Standaryzację, utrzymanie i przegląd tych procesów można uczynić nieskończenie lepszym dzięki oprogramowaniu do zarządzania zamówieniami zakupu, które automatyzuje wiele procesów i zapewnia pełną przejrzystość i widoczność.

Lista mailingowa

Zapisz się, aby otrzymywać nowe treści bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą.