e-mailul ne poate face să simțim că ne străduim să ne ținem capul deasupra apei. Paginile dvs. de inbox sunt lungi? Începi în fiecare zi citind e-mail, gândindu-te că vei răspunde la cele mai importante mesaje, doar pentru a privi în sus și a realiza că a trecut o oră și nu ai făcut nimic până acum? Rămâi fără spațiu pentru e-mail la fiecare câteva zile? E-mailul se simte ca un multiplicator de productivitate sau un ucigaș de productivitate?

este nevoie doar de câteva trucuri simple pentru a deveni mai eficient în tratarea e-mailului, astfel încât să nu vă simțiți împovărat de acesta. Unele dintre aceste sfaturi se bazează pe funcțiile găsite în majoritatea programelor de e-mail, dar altele sunt modalități de a vă schimba propriile obiceiuri, astfel încât micile interacțiuni de zi cu zi pe care le aveți cu e-mailul să vă ajute să continuați cu gestionarea acestuia.

gândiți-vă la asta ca la curățarea dinților. Există o diferență între igiena dentară zilnică și mersul la dentist, dar trebuie să faceți ambele. Ar trebui să vă spălați de două ori pe zi și să folosiți ață dentară o dată pe zi, iar aceste obiceiuri sunt extrem de importante pentru a avea dinți sănătoși. La fiecare șase luni, ar trebui să vizitați și un medic dentist pentru o curățare mai amănunțită, raze X și alte îngrijiri preventive. Igiena zilnică împiedică acumularea unor probleme mai mari. Vizitele la medicul dentist vă ajută să prindeți și să corectați problemele înfloritoare înainte de a scăpa de sub control.

desigur, chiar și cu dinții, lucrurile pot merge prost. Un accident le-ar putea elimina sau genele tale ar putea ajunge să le afecteze, la fel cum un nou proiect sau o schimbare a poziției locului de muncă ar putea provoca brusc o explozie de e-mail. Oricare ar fi cazul, nu înseamnă că ar trebui să încetați să folosiți ața dentară sau să vedeți un dentist în mod regulat—sau să vă curățați e-mailul în fiecare zi. Dacă aveți o problemă neașteptată, trebuie să urmați obiceiuri bune pentru a ține totul sub control.

când schimbi modul în care interacționezi cu e—mailul pe termen scurt—când și cum îl verifici, cât de des ștergi mesajele și așa mai departe-îți face viața mai ușoară pe termen lung.

iată câteva sfaturi de top pentru a face e-mailul mai puțin o povară. Permiteți-mi să vă avertizez că aceste sfaturi sunt înrădăcinate în bunul simț și nu oferă un glonț magic, ceea ce înseamnă că nu vă vor sufla mintea sau nu vor deveni o senzație peste noapte. Dar nici folosirea atei dentare.

ștergeți mai întâi

primul lucru de făcut atunci când deschideți căsuța de e-mail este scanați pentru a vedea ce puteți șterge. Uită-te la subiect și la expeditor. Este gunoi? Este un e-mail promoțional pe care nu îl veți citi niciodată? Este o notificare de la co-lucrător spunând în linia de subiect că vor fi astăzi, și nu există aproape nici o șansă ca orice informații suplimentare în corpul de e-mail va fi relevant pentru tine? Dacă da, aruncați-l.

toate mesajele pe care le identificați ca neimportante ar trebui selectate și mutate în coșul de gunoi în bloc. Dacă nu vă grăbiți într-o anumită dimineață, puteți încerca chiar să identificați unul sau doi emaileri obișnuiți de la care să vă dezabonați.

de ce contează să faci acest pas mai întâi? Când ștergeți mesajele irelevante imediat, vă face mai ușor pentru a vedea mesajele rămase. Când puteți vedea mesajele rămase, puteți triage cele importante mai repede. Dacă puteți identifica chiar cinci sau zece la sută din e-mailurile primite zilnic ca fiind „foarte probabil să nu necesite acțiuni”, astfel încât să le puteți șterge cu promptitudine, veți fi într-o formă mult mai bună pentru a vă începe ziua productiv.

folosiți mai multe adrese de e-mail

Nu suport e-mailurile de marketing sau confirmările de expediere, cu atât mai puțin mementourile de la banca mea pentru a plăti factura cardului meu de credit atunci când este deja configurat pentru plata automată. (Grr.) Toate aceste mesaje ar dezordine inbox-ul meu și face mai greu la fața locului e-mailuri importante, cu excepția faptului că am o strategie pentru a face cu ei.

folosesc o adresă de e-mail separată pentru toate aceste mesaje de importanță redusă.

există câteva modalități de a face acest lucru. Puteți configura un nou cont de e-mail în întregime în acest scop, care este modul în care o fac, sau puteți crea o adresă alias folosind contul curent. Majoritatea furnizorilor de e-mail vă permit să faceți acest lucru. Apoi, creați o regulă sau un filtru în contul dvs. de e-mail, astfel încât toate mesajele trimise către alias să sară peste căsuța de e-mail și să intre într-un alt folder. Sunați-l Inbox 2 sau importanță redusă sau orice doriți.

un beneficiu al utilizării unei adrese de e-mail separate în acest scop este să păstrați acest e-mail care nu este chiar junk, uneori numit e-mail gri, separat de e-mailul dvs. important. În plus, dacă o companie vinde adresa dvs. de e-mail către o altă listă de distribuție, nici mesajele de marketing noi și nedorite nu vor ajunge în căsuța de e-mail principală. Un al treilea beneficiu este că nu sunteți distras de aceste mesaje, având în vedere că trebuie să vă conectați la un alt program de e-mail sau să navigați la un alt inbox pentru a le accesa.

scrie scurt

când scrii e-mailuri, spune ce vrei să spui, fii clar și fii concis. De ce? Scrierea scurtă îi ajută pe cei care vă citesc mesajul să ajungă la punct și să-și proceseze e-mailul mai eficient. S-ar putea să vă ridice tonul și să răspundă în natură, ceea ce vă va face viața mai ușoară.

unele situații necesită propoziții complete și limbaj formal, dar fragmentele pot fi extrem de eficiente în e-mail. Folosește-le când are sens. Poliția gramaticală nu va veni după tine. Desigur, uneori trebuie să fii foarte detaliat și să profiți de aspectul de hârtie al e-mailului—există o înregistrare a tuturor. În general vorbind, cu toate acestea, implicit la un limbaj concis, clar și simplu.

nu toată lumea este adeptul la concizie și se poate desprinde ca curt. Pentru a evita să pară neprietenos, puteți adăuga un emoji sau puncte de exclamare. Sau pur și simplu lăsați oamenii să știe că încercați să fiți concis în e-mail și nu ar trebui să o ia personal.

utilizați grupuri sau liste de distribuție

Dacă trimiteți un mesaj aceluiași grup de persoane în mod repetat, configurați un alias de grup sau de e-mail. În Outlook, se numește o listă de distribuție. În Gmail, accesați contacte (contacts.google.com), selectați persoanele pe care doriți să le adăugați la un grup și faceți clic pe pictograma etichetă. Dați grupului dvs. un nume. După ce salvează, puteți introduce acel nume pentru a compune automat un mesaj tuturor celor din grup.

utilizarea grupurilor nu numai că economisește timp eliminând necesitatea de a tasta numele fiecărei persoane atunci când trimiteți prin poștă grupul, dar vă pregătește și pentru tactici ușoare de ștergere, așa cum vă explic puțin mai târziu.

Creați șabloane sau răspunsuri conservate

dacă există un mesaj pe care îl trimiteți iar și iar, nu îl scrieți de la zero de fiecare dată. Reutilizați ceea ce ați scris deja făcând un șablon sau un răspuns conservat, așa cum îl numește Gmail.

câteva exemple de mesaje pe care oamenii le trimit frecvent sunt de-a lungul liniilor de:

• Vă mulțumim pentru a ajunge afară, dar eu nu sunt interesat,
• confirmarea primirii. Vă mulțumesc și vă rog să-mi spuneți dacă aveți nevoie de ceva din partea mea, și
• care sună ca un loc de muncă pentru departamentul nostru juridic. Cel mai bun punct de contact este…

odată ce ați configurat câteva șabloane, puteți răspunde la mesaje care în mod normal ar dura timp inutil fără să vă gândiți prea mult la asta, permițându-vă să continuați cu o muncă mai importantă.

reutilizarea subiectelor

reutilizarea mesajelor trimise prin șabloane și răspunsuri conservate crește eficiența prin minimizarea scris. Reutilizarea liniilor de subiect vă permite să ștergeți sau să arhivați mai ușor și mai rapid mesajele vechi. Voi explica cum urmează.

sortare pentru a șterge

limitele de date se pot strecura pe oricine, chiar și pe oameni foarte organizați. Modul de a elibera spațiu este să ștergeți mesajele de care nu aveți nevoie în bloc. Acesta este un fel de corvoada vă puteți gândi ca fiind similar cu a merge la dentist. Nu trebuie să o faceți în fiecare zi, dar făcând-o periodic și regulat va ajuta la prevenirea problemelor mai mari. Consider că trei metode de ștergere sunt deosebit de utile.

Mai întâi, sortați e-mailul trimis după Dimensiunea fișierului sau atașamentul și aruncați-le pe cele mai mari de care nu aveți nevoie. Motivul pentru care mă concentrez pe mesajele trimise este că, dacă am trimis un atașament, există șanse mari să dețin fișierul și, prin urmare, am o altă copie salvată în altă parte.

a doua metodă este să sortați e-mailurile trimise după subiect și să căutați mesajele pe care le trimiteți în mod regulat. Dacă trimiteți un mesaj săptămânal cu subiectul” curățarea frigiderului la 4 p.m. astăzi”, le puteți vedea, selecta și șterge rapid pe toate simultan.

În al treilea rând, sortați mesajele după destinatar. Probabil că aveți câțiva colegi, prieteni sau grupuri de persoane pe care le trimiteți prin e-mail des. Este posibil ca multe dintre mesajele trimise între dvs. și ei să nu fie foarte importante. Dacă nu veți mai avea nevoie de ele, selectați Mai multe mesaje simultan și ștergeți-le în masă.

dezactivați notificările, închideți e-mailul pentru a focaliza

obținerea unei alerte pe ecran despre fiecare mesaj primit este incredibil de întrerupătoare și distrag atenția. Cred că majoritatea covârșitoare a lucrătorilor ar fi mai bine cu alertele prin e-mail complet dezactivate. Este util doar în cele mai rare cazuri. Deci, opriți notificările.

în mod similar, închideți aplicația de e-mail sau fila browserului atunci când trebuie să faceți o muncă extrem de concentrată timp de cel puțin 30 de minute. Mă doare să scriu acel sfat, știind că aproape nimeni nu îl va urma. Foarte puțini oameni o fac de fapt, dar aș vrea să pot convinge mai mulți oameni să încerce. Imaginați-vă cât de ușor va fi să vă găsiți fluxul atunci când nu sunteți distras prin e-mail.

gândiți-vă la ultima dată când ați lucrat offline, indiferent dacă a fost într-un avion fără Wi-Fi sau când internetul dvs. a fost oprit. Sau poate ați lucrat dintr-un fus orar în care nu aveți mulți alți colegi și, prin urmare, nu ați avut întreruperi prin e-mail pentru o lungă perioadă a zilei. Prin închiderea e-mailului, vă apropiați de replicarea acelei experiențe de a nu fi întrerupt, în timp ce puteți accesa alte informații online, după cum este necesar.

cooptați răspunsuri automate

în legătură cu sfatul anterior, să presupunem că nu veți închide fereastra de e-mail pentru că sunteți îngrijorat că cineva va încerca să vă contacteze cu o problemă urgentă și o veți pierde. Soluția? Configurați un mesaj out-of-office sau auto-răspuns care spune, „dacă aceasta este o chestiune extrem de urgentă, vă rugăm să text/apel/mesaj pe mine…”și să dea numărul de telefon, mâner moale, sau linia preferată de comunicare.

șterge! Sau trimiteți e-mailuri în foldere

un e-mail nedeletat este adesea o intenție bună care a rămas neîmplinită. Știi când să renunți. Nu vă agățați de mesaje dacă probabil nu veți face niciodată nimic cu ele. Lăsarea mesajelor neimportante în căsuța de e-mail este extrem de neproductivă, distrag atenția și vă amintește doar de ceea ce ați dori să faceți într-o lume perfectă, dar nu puteți.

nu vă fac niciun favor fiind în căsuța de e-mail.

dacă ștergerea mesajelor pare severă, mutați-le într-un folder nou. Apelați acel dosar în așteptare sau intenții bune. Important este să le scoateți din căsuța de e-mail. Așteptați câteva luni. A se vedea cât de multe ai dezgropat vreodată sau a răspuns la. Dacă răspunsul este zero, poate reconsiderați ștergerea acestora în primul rând.

goliți periodic coșul de gunoi

goliți periodic coșul de gunoi. Ștergerea coșului de gunoi șterge spațiul. Majoritatea programelor de e-mail, inclusiv Outlook, au o setare pentru aruncarea automată a coșului de gunoi atunci când părăsiți aplicația. Dacă nu vă amintiți niciodată să aruncați gunoiul, vă recomand să activați această caracteristică.

probabil că majoritatea oamenilor nu trebuie să golească gunoiul mai mult de o dată pe lună sau o dată pe trimestru. Există pericolul de a șterge coșul de gunoi prea des, deoarece coșul de gunoi este locul în care mergeți pentru a salva e-mailurile de care ați crezut că nu aveți nevoie, dar se pare că aveți nevoie. Am salvat multe mesaje din coșul de gunoi, de obicei în aceeași zi în care l-am pus acolo.

Cum de a trage cablul de urgență

acum, dacă sunteți disperat pentru o tabula rasa cu inbox, aici e un ultim truc puteți încerca:

1. Creați un folder nou. Denumiți-l Inbox vechi sau poștă înainte de iulie 2019 (sau luna și anul curent).

2. Selectați totul din căsuța de e-mail. Mutați totul în noul folder.

Voil. Sunteți la inbox zero și nici măcar nu a trebuit să aruncați un singur mesaj.

nimeni nu se așteaptă să revizuiască un inbox haotic peste noapte. Adaptați câteva obiceiuri pozitive puțin câte puțin. Efectuați câteva dintre acțiunile periodice, cum ar fi golirea coșului de gunoi sau ștergerea în bloc a e-mailurilor trimise, pentru a vă ajuta să simțiți că faceți progrese.