som PR-proffs har vi behärskat konsten att skriva ett pressmeddelande. Catchy rubrik? Inga problem. Säkra det perfekta citatet från VD? Lätt. När det gäller att skapa det perfekta, nyhetsvärda pressmeddelandet har vi det nere. Så det finns inget som känslan av att skicka ut det till din lista över mediekontakter och få det att falla platt.

Sanningen är att ett pressmeddelande bara är lika bra som din tonhöjd. Och med reportrar som får dussintals (om inte fler) platser i sin e-postinkorg varje dag, måste du se till att din sticker ut.

i det här blogginlägget har vi sammanställt några bästa metoder för hur du pitchar ditt pressmeddelande till journalister. Följande steg kommer att se till att din pitch är mer än bara en massa e blast och hjälpa ditt team säkra synlighet du söker.

Förbered ditt pressmeddelande för Distribution

detta verkar uppenbart, eller hur? Vi vet att du vet hur man skriver ett pressmeddelande. Som sagt, det finns några enkla sätt att optimera ditt pressmeddelande för att göra det ännu mer tilltalande för en journalist. Som alltid, se till att den har en övertygande Titel. Det bör vara beskrivande nog att det får din poäng över men ändå gnistor nyfikenhet. Att inkludera ett citat är ett enkelt sätt att visa upp ditt varumärkes mänskliga sida, och en visuell kommer att fånga deras öga som något de kan inkludera med sin historia.

hur man bestämmer om ditt pressmeddelande är nyhetsvärt

• aktualitet:
  är historien ny/aktuell? Ingen tycker om att läsa om eller skriva om gamla nyheter.
• närhet:
  påverkar det mig? Berättelser i vår egen bakgård är mer intressanta än berättelser som händer 10 000 mil bort.
• prominens:
  Vem är inblandad? Kändisar, politiker och företagsledare är intressanta för läsarna. Om de är inblandade i berättelsen har du förmodligen en slam-dunk-vinst.
• konflikt / inkompetens / skandal / chockvärde:
  finns det något chockerande eller skandalöst i din berättelse? Om du har läst en tabloid nyligen känner du till denna regel bra; gilla det eller inte, konflikt är nästan alltid nyhetsvärt. Det gamla ordspråket” om det blöder, leder det ” hände inte av misstag.
• Future Impact:
  kommer denna nyhet att forma framtiden på något sätt? Ofta en berättelse misslyckas aktualitet testet men ändå får ett pass om det har framtida betydelse för ett företag, person eller annat ämne människor bryr sig om.
• mänskligt intresse:
  berättelser om mänskligt intresse är det nyhetsvärda wild card. En historia kan misslyckas alla ovanstående men vinna baserat på mänskligt intresse. När allt kommer omkring älskar alla en hjärtvärmande historia!

Bygg din Målmedialista

När det gäller att bygga listan över medier och reportrar du vill rikta in, finns det en balans du bör sträva efter att uppnå. Det är viktigt att undersöka och se till att du riktar dig till medier och journalister som vanligtvis skriver om ämnet du pitchar. Spendera tid att bygga en bra storlek lista över ansedda, relevanta butiker kommer att vara väl värt dina ansträngningar.

Topptips: vet vem du pratar med

forskning. Forskning. Forskning. Vem pratar du med och varför? Lär dig noggrant allt du kan om deras intressen, deras behov och deras publik. Läs tidigare berättelser de har skrivit och följ deras sociala konton. Detta gör att du kan skapa en effektiv tonhöjd som kommer att resonera med personen du pratar med.

endast Meltwater erbjuder en mediekontaktdatabas som låter dig söka efter journalister efter den senaste täckningen. Detta hjälper dig att skräddarsy en medieplats efter deras senaste intressen. Tillsammans med telefon och sociala medier kontaktinformation, kommer du också att kunna skicka e-post direkt från verktyget och hålla reda på dina öppna priser.

två viktiga frågor att ställa dig själv

Du kan ställa dig själv dessa två frågor för att säkerställa att du skickar ditt pressmeddelande till din målmedialista:

1. Är du pitching till rätt personer?

innan du börjar pitchprocessen är det användbart att känna till publiken du pitchar till. Traditionella medier och influencers, som bloggare, kan ha lite olika motiv för att täcka vissa ämnen.

den moderna bekvämligheten med mediedatabaser innebär att e-postplatser gör det enkelt att spamma hundratals (eller till och med tusentals) journalister och influencers med ett klick på en knapp. Om du är frestad att göra detta, ta ett djupt andetag och ompröva. Du kan nu skapa en lista över journalister som skriver om ämnen som dina och i de städer eller regioner där de är relevanta.

2. Har du etablerat tidigare relationer med journalister och influencers du pitching till?

är den enda gången du har kontakt med media eller influencers när du vill att de ska täcka ditt varumärke eller företag? Om så är fallet kan du ompröva denna strategi.

När du vet var och av vem du vill ha mediebevakning; försök att skapa en pågående relation. Att starta en dialog så snart som möjligt (särskilt när du inte omedelbart ber om täckning) kommer bara att fungera till din fördel.

detta kan vara så enkelt som att följa dem på Instagram och kommentera sina foton eller engagera sig med dem om relevanta ämnen på Twitter. Eller så kan du investera lite mer tid och försöka fråga dem som ligger nära dig för lunch eller kaffe.

skriv den perfekta tonhöjden

När du har identifierat ett intressant ämne, se till att hur du coachar tonhöjden för maximal effekt. Kan du förklara enkelt och snabbt? Eller med andra ord, kommer din publik att ”få det” direkt. Hitta någon utanför ditt företag och ge dem en 60 sekunders hissplats. Har du gjort alla dina viktigaste punkter? Tyckte de att de var intressanta? Om svaret är Nej, fokusera på vad som är viktigt, kondensera vid behov och försök att närma sig ämnet från olika vinklar. Finns det en mänsklig intressevinkel? Ny hyra? Hur påverkar detta samhället i stort? Fråga dig själv varför någon ska bry sig. Fråga en utomstående igen om de tycker hur du säger, vad du säger, är intressant. Om svaret fortfarande är nej, skölj och upprepa tills svaret är ja.

din tonhöjd ska vara informativ men kortfattad – en söt plats är allt från fyra till sex meningar.

detta ger gott om utrymme för att förklara din berättelse utan att gå överbord – om det blir mycket längre är reportern mer benägna att skumma över den. Var bara säker på att inkludera din vem, vad, var och när, samt plats och tid (om det är en händelse du hoppas att de kommer att täcka) och andra kritiska och nyhetsvärda detaljer. Detta bör inkludera dina viktigaste meddelanden, så om du har en försäljningsargument (en exklusiv högtalare / en speciell gäst) är det dags att bryta ut det!

om möjligt se till att din tonhöjd är både aktuell och relaterar till något journalisten har skrivit om tidigare eller nyligen.

Skriv en övertygande ämnesrad

Du kan skriva en stellar pitch, men om e-postmeddelandet aldrig öppnas kommer det inte att göra dig något bra. Reportrar får hundratals platser varje dag. För att öka chanserna att din är e-postmeddelandet de öppnar handlar det om att skriva en övertygande ämnesrad.

var försiktig om du börjar din ämnesrad med” Pressmeddelande”,” pitch ”eller” story idea.”Alla gör det här! Nämnde vi att reportrar får hundratals platser per dag? Din ska sticka ut; inte smälta in i massorna.

dessutom kanske du har hört att starta din ämnesrad med ”Fwd:” eller ”re:” för att antyda att du redan har varit i en konversation med den här reportern (när du inte har gjort det). Gör inte så här. Reportrar kommer att se rakt igenom detta och ignorera det. Och om de inte gör det? Väl, så snart de öppnar e – postmeddelandet och inser att de inte har varit i kommunikation med dig, din e-post kommer att gå i papperskorgen-och så kommer din professionella relation.

men oroa dig inte-det finns några bästa praxis för ämnesraden som ökar sannolikheten för att din e-post öppnas utan den smutsiga taktiken.

din ämnesrad ska vara kort (fem till sju ord är en bra tumregel), övertygande och leda med den viktigaste delen av din berättelse. Låt oss vara ärliga – om du inte är ett hushållsnamn, kommer journalisten förmodligen inte att bry sig för mycket om företaget själv. Fokusera istället på den mest gripande aspekten av berättelsen och bygg din ämnesrad kring det.

Topptips: ignorera inte Ämnesradens lilla syskon-Pre-Header-texten

i de flesta fall fokuserar folk på ämnesraden i ett e-postmeddelande, men pre—header—texten-den lilla texten som visas till höger om ämnesraden i mottagarens e-postklient-betyder mycket också.

målet med pre-header text är att fungera som en förhandsvisning av vad din e-post har att säga. Du vill fånga mottagarens uppmärksamhet i pre-header samt ämnesraden. En av våra kunder såg en 30% ökning av sina pitch open-priser tack vare att de optimerade sin pre-header-text.

anpassa din e-post

” När det är möjligt ska du skicka ett unikt och personligt e-postmeddelande till varje reporter på din lista.”

Nu när du har skrivit din grundläggande tonhöjd och ämnesrad kan du anpassa innehållet i e-postmeddelandet för att passa behoven hos journalisten som du skickar det till. Och ja, det betyder ingen CCs eller till och med BCC. När det är möjligt bör du skicka ett unikt och personligt e-postmeddelande till varje reporter på din lista.

det betyder att adressera dem med namn. Börja din e-post pitch med ”vem det kan beröra” är online motsvarigheten till att säga ” hej, du!”när du inte kommer ihåg att nya kollegor namn – inte fruktansvärt vänlig och sannolikt att lämna en dålig smak i munnen.

När du har en förståelse för reporterns mediautlopp, fokus och skrivstil kan du förklara varför ditt pressmeddelande kan vara till nytta för dem och erbjuda värdefulla berättelser.

som en allmän tumregel, bifoga aldrig ditt pressmeddelande eller mediakit till e-postmeddelandet. Inkludera istället en länk i e-posttexten som de kan klicka på för att visa och ladda ner materialet. Varje möjlighet du har för att göra livet enklare är värdefullt. Detta är en enkel åtgärd du kan vidta som förbättrar dina chanser att lyckas. Du kan också bara kopiera och klistra in ditt pressmeddelande direkt i dokumentet (under din tonhöjd).

slutligen, se till att inkludera relevant kontaktinformation. Överväg att erbjuda inte bara din e-postadress utan ditt telefonnummer så att du är lättillgänglig för att svara på eventuella ytterligare frågor de kan ha.

Hit skicka (vid rätt tidpunkt)

det sista steget kan tyckas enkelt, men det finns lite mer än att bara klicka på ”Skicka.”Det här sista steget handlar om timing. Något är bara ”nyhetsvärt” under en extremt begränsad tid. Och eftersom de flesta reportrar behöver mellan en dag och en vecka för att vända en historia, måste du skicka din tonhöjd innan du förväntar dig att artikeln ska köras. E-postmarknadsföringsprogramvara kan hjälpa till att hantera e-postkampanjer och få mer synlighet för alla typer av innehåll du pitchar.

inte varje tonhöjd du skickar kommer att resultera i en berättelse, men om du följer dessa steg kommer du säkert att förbättra dina chanser att fånga lite täckning.

Topptips: Spika uppföljningen efter att ha träffat skicka

följ alltid upp efter din tonhöjd. Nu borde du veta att journalister har massor av platser att filtrera igenom.

Håll dig ihållande och övertygande och förklara fördelarna med att plocka upp din berättelse. Ge dem konkreta skäl till varför din berättelse är bättre än någon annans. det finns också en fin linje mellan att vara ihållande och vara irriterande.

ge journalisten några dagar att bearbeta din tonhöjd. Om de låter upptagna, ta inte upp för mycket av sin tid, och om journalisten säger nej, fråga dem varför. Avslag är par för kursen i PR-förvandla det till en lärande upplevelse genom att använda möjligheten att fråga vilka framtida ämnen de skulle vara intresserade av.

Pitching ditt pressmeddelande till journalister kan vara skrämmande, men det behöver inte vara! Följ dessa steg för ett enkelt sätt att öka synligheten och bygga värdefulla relationer med dina mediekontakter.

viktigast av allt, mätvärdena!

se bortom öppna priser

När du skickar e-postplatser är det viktigt att analysera resultaten för att spåra prestanda. En av de första och mest använda mätvärdena är open rate, eftersom den mäter hur många som verkar intresserade av att ta emot din e-post.

även om detta mått betyder något, tar det inte hänsyn till vad mottagaren—journalisten i vårt fall—gör med det. Om en journalist öppnar ett e-postmeddelande och tar bort det är de förmodligen inte en kandidat för en ännu mer personlig uppföljning.

tillsammans med att titta på vem som öppnade din e-post, Vill du titta på hur länge de tillbringade läsa den, och om de klickade på några länkar. Dessa åtgärder visar engagemang och hjälper dig att avgöra vilken delmängd av den första sändningen du ska fortsätta att driva och erbjuda dem ytterligare information. Att göra den extra ansträngningen att följa upp, baserat på allt du vet om deras intressen och publik, signalerar att det finns en stark historia för dem att skriva.

Tänk på din första e-post som ett sätt att testa vattnet och uppföljningen som ett sätt att noll-in på dina mest lovande framtidsutsikter. När en journalist engagerar sig och signalerar att de är redo för ytterligare detaljer, ge clincher som kommer att leda till täckning av ditt varumärke.

Sammanfattningsvis:

att använda din e-post som ett verktyg för att slå till journalister och influencers är ett av de mest effektiva sätten att öka medvetenheten och öka din räckvidd. Om du använder dessa insikter, baserat på de tusentals e-postplatser vi analyserat, du kommer att öka chanserna att få din e-post platser öppnas, läsa, och agerat på.

du säljer slutligen en historia. Din pitch är din produkt. Journalisterna är dina framtidsutsikter. Var ihållande, övertygande och håll dig säker.

ta en titt på vår Journalistkontaktdatabas om du menar allvar med att få dina pressmeddelanden publicerade av några av de bästa journalisterna och publikationerna i din bransch.