du läser Entreprenör Indien, en internationell franchise av entreprenör Media.

e-post är det mest använda verktyget för företagskommunikation på arbetsplatsen. Vi läser och skriver minst 50-60 e-postmeddelanden om dagen i genomsnitt. Dåligt skrivna, oklara, vilseledande eller ineffektiva e-postmeddelanden orsakar inte bara förlust av tid och produktivitet utan kan också skada sitt rykte genom att lämna ett dåligt intryck på läsaren.

det blir därför absolut nödvändigt att vi använder e-post på bästa möjliga sätt för att kommunicera effektivt på arbetsplatsen. För att göra det, du måste komma ihåg några grundläggande e etikett att utarbeta den perfekta officiella e-post.

relevans

e-post som kommunikationsmedel kan endast vara effektivt när det är relevant. E-post kan vara bekvämt men betyder inte nödvändigtvis att det är det bästa kommunikationsmedlet i varje situation på arbetsplatsen. Innan du börjar skriva, fråga dig själv om det verkligen är nödvändigt och du behöver maila alls; kommer ett telefonsamtal eller en ansikte mot ansikte diskussion inte räcka.

ämnesrad

lägg alltid till en ämnesrad i dina e-postmeddelanden. E-postmeddelanden utan ämnesrad förbises som skräppost, oftare än inte. Ämnesraden, som namnet antyder, måste vara specifik för innehållet i din e-post. Behandla en e-ämnesrad som en tidningsrubrik-använd den för att fånga läsarens uppmärksamhet medan du sammanfattar huvudtanken med e-postmeddelandet i en kortfattad mening.

exempel:” månatlig planeringsrapport – januari 2015 ”istället för en tvetydig” rapport ” i ämnesraden anger vilken rapport e-postmeddelandet hänvisar till.

innehåll

det är alltid bra att tänka på vad du vill skriva innan du faktiskt gör det. Det hjälper till att lägga klarhet i ditt meddelande. Organisera dina tankar i en logisk sekvens innan du skriver ner dem. Avstå från att skicka olämpliga meddelanden.

Håll dina meddelanden tydliga och korta. Dina meningar ska vara korta och rakt på sak. Långa och dåligt strukturerade meningar förvirrar läsaren. Längden på din e-post är också viktig för att bestämma hur effektivt ditt meddelande kommer att bli. Forskning har visat att människor inte har tid eller lust att gå igenom långa, tråkiga e-postmeddelanden. Det är idealiskt att hålla dina e-postmeddelanden så korta som möjligt utan att eliminera nödvändig information.

Undvik felkommunikation genom att hålla innehållet klart, organiserat och kontextuellt. Börja din e-post med en formell hälsning, ange syftet med att skriva och ge ett sammanhang till varför du skriver. Använd stycken-bilda ett stycke med relaterade punkter och ändra stycken för att presentera separata ideer.

Stäng e-postmeddelandet genom att ange resultatet du förväntar dig av ditt meddelande och logga ut med en artig hälsning och ditt namn.

Tone

de e-postmeddelanden du skickar är en återspegling av din professionalism. E-post på arbetsplatsen måste ha en formell ton till dem. Det finns alltid en större chans att felkommunikation via e-post eftersom dina ord inte åtföljs av gester, kroppsspråk och ansiktsuttryck, och din läsare kan lätt misstolka dina ord. Var artig, välj dina ord klokt, använd rätt skiljetecken och undvik att kapitalisera alla dina ord.

till exempel finns det fler chanser att du får den nämnda rapporten med en ”skicka mig rapporten ”över” Skicka mig rapporten!”eller” skicka mig rapporten”. Ett artigt meddelande framkallar alltid ett mer gynnsamt svar över ett hårt formulerat. Utropstecken ses inte som formella och bör undvikas i officiella e-postmeddelanden. Hela ord (inte akronymer) och meningar när de skrivs med stora bokstäver anses vara extremt oförskämda och oprofessionella.

språk

ett e-postmeddelande kan endast vara effektivt när språket som används är grammatiskt ljud och stavas korrekt. Om läsaren inte kan förstå vad du har skrivit, finns det knappast någon chans att de vidtar några åtgärder på det, vilket gör ditt meddelande ineffektivt. Ett e-postmeddelande med stavfel gör att du också ser inkompetent ut. Granska dina meddelanden innan du skickar dem. Gör det till en vana att korrekturläsa dina e-postmeddelanden två gånger och använda stavningskontroll. Dina e-postmeddelanden måste alltid ge ett intryck av att vara väl genomtänkt.

svarstid

bra e-etikett hävdar att du gör ditt bästa för att svara på affärskommunikation så snart som möjligt. När du inte svarar snabbt, du stöter på som oorganiserad och obekymrad. Även om du inte kan delta i ett e-postmeddelande direkt, skriver du en rad tillbaka i bekräftelse på att du har fått det och kommer att ta hand om det inom kort, visar professionalism.

skriv inte ett e – postmeddelande som du inte vill vara mottagare av-håll denna gyllene regel i åtanke när du skickar e-post på arbetsplatsen.