detta är en gästartikel av författaren Edoardo binda Zane. Vi börjar med 5 steg för hur man sätter ihop en förslagsbudget och sedan delar Edoardo ett arbetat (fiktivt) exempel för att visa dig hur budgeten skulle se ut när den är klar.

en förslagsbudget liknar en projektbudget, men med ett helt annat mål.

en projektbudget är tänkt att vägleda dig steg för steg genom projektfaserna och är tänkt att ändras och anpassas (inom gränser, naturligtvis) till vad som händer under själva projektet.

en förslagsbudget syftar istället till att övertyga utvärderaren som läser ditt förslag om att du har ett fast grepp om din plan och att du är värd att lita på finansiering.

beviljas, om budgeten du bygger i förslagsfasen är noggrant sammanställd och allt går enligt plan, kommer du att använda det direkt som din projektbudget, men för den här artikeln, låt oss bara hålla oss till förslagsfasen.

(För mer information om hur du skapar en projektbudget har den här artikeln all information du behöver.)

Så, hur övertygar du en utvärderare att din ide kommer att fungera?

först måste du förklara ditt projekt och bearbeta bra i berättelsen om ditt förslag. Detta är nyckeln till att göra en presentation till ledningen.

För det andra måste du ge en solid motivering för de kostnader du kommer att ådra dig i varje fas. Inte bara en solid motivering, faktiskt, men också en syntetisk.

i ett nötskal: utvärderaren måste kunna läsa ett en-till-två-sidigt dokument och känna sig trygg nog för att ge dig den 600k du behöver. I den här artikeln kommer jag att visa dig exakt hur du gör det.

Steg 1: Bygg ett Gantt-diagram

Gantt-diagram är älskade och hatade. Det är dock obestridligt att de är den tydligaste översikten du kan få av ett projekt i sin helhet.

Om du försöker övertyga utvärderaren, rita sedan varje arbetspaket och uppgift på ett Gantt-diagram och ge honom eller henne en tydlig bild av vad som händer när. Detta kommer också att berätta för dem att du har tänkt den delen noggrant.Gantt-diagrammet är ett av de dokument som varje projekt behöver – men för närvarande, vid denna tidpunkt i arbetet, behöver du inte slutföra var och en av dem i detalj.

steg 2: Lägg till Persondagar Per företag

detta är en kärnpunkt. För att uppskatta kostnaderna väl måste du först uppskatta hur mycket arbete du behöver lägga i varje aktivitet du har planerat.

inte bara det: du måste uppskatta vem som ska göra jobbet. Jag menar inte vem personligen (namn och efternamn), jag menar vilken typ av person eller roll som ska fungera på varje uppgift.

är det Utvecklare? Är det marknadsförare? Är det forskare? Var och en har en annan timpris och en annan arbetstakt.

planera din person-dagar därefter. Om du är en del av ett konsortium, kom ihåg att separera dessa uppskattningar per företag, eftersom du också måste presentera budgeten uppdelad per företag. I exemplet nedan har Almira tilldelats 656 persondagar för arbetspaket 1.

steg 3: uppskatta arbetskraftskostnader

När du har varaktigheten och personens dagar eller timmar för varje projektuppgift är det dags att skriva ner hur mycket deras arbete skulle kosta.

för att göra detta behöver du helt enkelt multiplicera tim-eller dagskursen för varje personalkategori i varje företag med hur många dagar/timmar de ska arbeta.

Om du vill kan du också arbeta med ett vägt genomsnitt, ditt samtal. När det gäller dagskursen, om du inte är bekant om hur man beräknar det, ta en titt i slutet av artikeln som jag har inkluderat en kort how-to för dig.

i exemplet nedan har Almiras 656 persondagar delats upp i fyra personalkategorier med fyra dagliga priser.

multiplicera dagskurserna per person dagar per kategori och summera de fyra summorna ger budgetanslag för Almira för WP1 (540,25*122 + 489*255 + 262*255 + 125*24 = 260.415,50).

steg 4: Lägg till underleverantörer och resekostnader

underleverantörer och resekostnader är de två andra kategorierna av kostnader du behöver ta hand om. Du kan lägga till en tredje kategori ”andra” att använda för oavsett kostnader fortfarande utelämnas (t.ex. köpa särskild utrustning).

för resekostnader, multiplicera antalet resenärer med kostnaden för en returbiljett till deras destination. Lite överskattning av kostnaderna är en bra ide. När du har det, lägg till en dagpenning för varje resenär.

Om du inte har uppskattningar för dagpenningar kan du hänvisa till de officiella som används för OECD: s personal (finns här). Kom ihåg att notera vilket arbetspaket varje resa är grupperad under.

för underleverantörer behöver du bara ange vem du ska anställa, i vilket arbetspaket och för vad.

Steg 5: Bring It all Together

som nämnts i början är det första kravet på en bra budget att presentera allt på ett tydligt och enkelt sätt.

du kombinerar resurshantering, schemaläggning och projekt ekonomisk förvaltning (viktiga Projektledning kunskapsområden) för att förbereda ett paket för ditt förslag som ingen kommer att kunna motstå!

exempel på Förslagsbudget

Här är ett exempel på en förslagsbudget.

vårt konsortium föreslår ett totalt pris på 2,223,471,26 (19% moms utesluten) för detta projekt, fördelat på följande sätt:

• personalkostnader: 897.231,26
• underleverantörer: 260,00
• resekostnader: 980,00
• övriga kostnader: 000,00

tabellerna nedan ger en ytterligare uppdelning av budgeten. (WP står för ’arbetspaket’ i tabellerna nedan.)

översikt

tabellen nedan visar översikten. Detta är vad du skulle sätta i början av ditt projektförslag dokument för att visa de totala kostnaderna i korthet.

personalkostnader

här är den arbetade exempeltabellen för personalkostnaderna. För varje arbetspaket (som skulle beskrivas någon annanstans i förslagsdokumentationen) har vi sagt vilken individ och företag som skulle drabbas av vilken kostnad.

då är personalkostnaderna per arbetspaket totalt över linjen, och sedan summeras summan per arbetspaket längst ner.

Kom ihåg att denna tabell bara är personalkostnader, inte den totala kostnaden för arbetspaketet.

underleverantörer

Vi måste också inkludera detaljer om underleverantörskostnader, om ditt förslag är beroende av andra parter för att slutföra arbetet. I exemplet nedan visar tabellen partnern, arbetspaketet de kommer att vara involverade i, den totala kostnaden för det elementet och sedan vad kostnaden är för.

underleverantörskostnader inkluderar saker som externa konsultavgifter, undersökningsbyråbetalningar, eventuella avgifter relaterade till entreprenörer som använder specialmaterial, ett kreativt team och så vidare.

resebudget

alla partner utom Lerei skickar 2 personer till varje möte. 9 möten har planerats, totalt 18 resenärer per partner (9 för Lerei).

Vi kan visa resebudgeten i en annan tabell. Exemplet resebudget för detta projekt visas i tabellen nedan. Den anger partnern, arbetspaketet där resekostnaderna kommer att uppstå, kostnaden per resenär och antalet personer som kommer att resa vid den tiden. Det finns också den totala kostnaden och beskrivningen.

resekostnader är i allmänhet människor som går till möten. Ju mer du kan visa din expertis för att driva ett virtuellt team, desto lägre kan du göra dessa kostnader (även om de kan kompenseras av lite extra teknik eller licenser som krävs för fjärrarbetsprogramvara).

övriga kostnader

den angivna kostnaden för 25 000 USD är för inköp av ett specifikt bokföringsprogram för WP1.

se till att du registrerar eventuella andra kostnader som inte passar snyggt in i kategorierna ovan. Alla dessa tabeller kommer att finnas på baksidan av din förslagsdokumentation som en bilaga, så det borde finnas gott om utrymme för dig att inkludera allt du behöver. Detta är också viktigt för öppenheten.

Timing

bilden nedan beskriver tidpunkten för projektet under de 41 planerade veckorna samt resultaten under hela projektet.

detta är ett arbetat exempel på ett Gantt-diagram för detta exempelprojekt. Dina tidpunkter kommer uppenbarligen att vara annorlunda, men du kan se att uppgifterna är listade per arbetspaket med ett antal veckors varaktighet tydligt markerad.

Gantt-diagrammet är relativt hög nivå och för kommunikationssyfte snarare än för projektspårning och övervakning.

arbetat exempel: Timprisberäkning

din timpris måste vara relaterad till den faktiska arbetstiden du har på ett år (detta baseras på Europeiska kommissionens Horizon 2020-metod). Följ stegen i bilden nedan för att komma igång.

Sammanfattningsvis räknar du ut arbetsdagarna per år, tar sedan av årliga helgdagar, helgdagar och en uppskattning för sjukfrånvaro och andra dagar utanför kontoret, t.ex. utbildning.

som ger dig antalet arbetsdagar per år kommer din resurs att vara tillgänglig. Arbeta sedan ut arbetstiden per dag. Vanligtvis är detta 8 timmar per dag.

med antalet timmar per dag (8) och antalet arbetsdagar (cirka 210) kan du beräkna arbetade timmar per år.

Timprisberäkning

När det har tagits hand om är det dags att uppskatta timpriset. För att göra detta måste du ha följande information för varje person:

• arbetstagarens lön
• arbetsgivarens sociala avgifter per år per anställd
• Övriga direkta kostnader per anställd (Lunchbiljetter, bil, telefon…)
• Overhead (om någon)

summera ovanstående kostnader och dela summan med de arbetade timmarna per år för att få timpriset.

Om författaren: Edoardo Binda Zane är en innovationsutbildare och kreativitetskonsult. Han är författare till effektiv beslutsfattande och skriva förslag: En handbok om vad som gör ditt projekt rätt till finansiering.

Pin för senare läsning: