en gång i tiden var inköpsorder (POs) manuellt skrivna eller skrivna på kolpapper, vilket skapade tre kopior – en för säljaren, en för leverantörsavdelningen och en för att hålla på avdelningsfilen. När inköpsordern hade uppfyllts av säljaren skulle de skicka in sin faktura för betalning. Denna faktura skulle då behöva gifta sig med den tillhörande PO och godkännas för betalning.

det var inte ovanligt att inköpsordern till faktureringsprocessen tog veckor, och det är bara om processen fungerade som den borde. Förlorade eller oläsliga po-kopior kan orsaka stora förseningar i leverantörer som får betalda och problematiska pappersspår som skulle orsaka problem för både finansteam och revisorer.

dessa var mörka tider för finansiella avdelningar.

i dagens snabba anslutna värld kan en långsam eller arkaisk inköpsorderprocess vara förödande för ditt företag, skada externa affärsrelationer och hindra dina framsteg. I den här artikeln tar vi en titt på hela end-to-end-processen från inköpsorder till faktura och visar hur du gör processen så smidig och effektiv som möjligt.

Varför är inköpsorder viktiga?

oavsett om du beställer varor från en leverantör eller köper deras tjänster, kommer inköpsorderprocessen att säkerställa att köparen och leverantören förstår vad som har avtalats. För både köpare och leverantör specificerar inköpsordern exakt vad som beställts, kostnad, leveransförväntningar och betalningsvillkor. PO: s resa från det ögonblick den skapas innebär godkännande, leverans, leverans av varor eller tjänster, fakturering, matchning och stängning.

en gång godkänd av verksamheten och accepterad av säljaren blir PO ett juridiskt bindande dokument. POs ger tydliga instruktioner till säljaren och hjälper köpare att behålla kontrollen över budgetar och en exakt pappersspår. Utan POs på plats kan avtalet mellan köpare och leverantör bli föremål för tvist och öppet för felaktig tolkning.

skapande av inköpsorder

skapandet av en inköpsorder bör bestå av flera kontrollpunkter för godkännande och efterlevnad längs vägen. De flesta POs kommer att omfattas av följande steg:

skapande av PO

en inköpsorder höjs med uppgifter om arten av de beställda varorna eller tjänsterna. Inköpsordern kan innehålla uppgifter från säljaren, till exempel ett offertnummer.

inköpsorder granskning

efter budgetjustering och godkännande godkänns eller avvisas inköpsordern. Ytterligare dokumentation eller information kan krävas innan godkännande beviljas.

po Dispatch

en gång godkänd skickas PO till leverantören via e-post, per post eller via ett PO-system från tredje part som används av leverantör och köpare.

po-godkännande

säljaren erkänner och accepterar PO och PO blir ett juridiskt bindande avtal.

leverans av varor eller tjänster

nästa steg i processen är leverans av varor eller tjänster av säljaren. Beroende på vilka mekanismer som finns kan du behöva bevisa att varor eller tjänster har levererats på ett tillfredsställande sätt och i enlighet med PO. Till exempel kan varor behöva undertecknas för eller du kan behöva underteckna ett kundnöjdhetsdokument när arbetet är klart. När bevis på underskrift eller kvitto har mottagits av säljaren kommer de att skicka in sin faktura. Detta kan skickas elektroniskt eller via postsystemet.

fakturerings-och Trevägsmatchningsprocessen

när fakturan har mottagits av säljaren måste den genomgå det som kallas trevägsmatchningsprocessen.

denna procedur säkerställer att betalningen är korrekt och fullständig och säkerställer att eventuella avvikelser upptäcks före betalning. Detta kan bidra till att undvika överskridanden eller betala för varor som inte mottogs eller för tjänster som inte levererades på ett tillfredsställande sätt.

tre dokument är nyckeln till trevägsmatchningsprocessen. Dessa inkluderar:

• inköpsorder
• orderkvitton och/eller packningskvitton
• fakturor

orderkvitton och packningskvitton är bevis på betalning och leverans. Ett orderkvitto kommer att levereras av säljaren under leveransen och bevisa att varorna har levererats till köparen.

innan en faktura kan betalas måste den gå igenom en serie kontroller hos leverantörsskuldavdelningen. Detta kommer att omfatta en översyn av kvantiteter, priser och villkor för att säkerställa att säljaren har uppfyllt sin avtalsenliga skyldighet enligt detaljerna i inköpsordern. För små och återkommande inköp kanske denna process inte krävs.

om några avvikelser upptäcks, såsom felaktig prissättning, felaktiga kvantiteter eller skadade varor, kommer betalningen inte att behandlas förrän dessa problem har åtgärdats. När fakturan har passerat trevägsmatchningsprocessen skickas betalningen enligt leverantörens betalningsvillkor.

trevägsmatchningsprocessen sparar företag pengar genom att verifiera data och markera problem före betalning, optimerar leverantörsrelationer och kan hjälpa dig att få godkännande vid revisionstid.

men vad händer om jag snabbt behöver varor eller tjänster?

Naturligtvis kan det finnas tillfällen då du inte har råd att vänta på godkännande från flera parter och behöver kringgå PO-processen. I dessa fall skulle du använda en icke-inköpsorderprocess istället. En icke-inköpsorder är en order för varor eller tjänster som inte har gått igenom standardprocessen för verifiering och godkännande av inköpsorder. Till exempel, om du behöver tjänster av en IT-entreprenör snarast, du kan få skriftligt eller muntligt godkännande snabbt från högre upp i kedjan och använda detta avtal för att höja en icke-inköpsorder.

naturligtvis kan problem uppstå med icke-inköpsorder, inte minst på grund av bristen på synlighet och verifiering när det gäller fakturabetalning. En icke-po faktura kan vara svårare att hantera eftersom det inte finns någon verifieringskedja.

hur en manuell inköpsorder och faktureringsprocess kan skada ditt företag

bearbetning av inköpsorder och fakturor manuellt kan introducera några stora smärtpunkter för ditt företag, inklusive högre kostnader, ineffektivitet och dålig budgetkontroll.

(det är osannolikt att du hittar en inbjudan till Hogwarts mitt i en uppsjö av finansiella poster.)

nackdelarna med manuella inköpsorderprocesser inkluderar:

• spikar i kostnader
• brist på synlighet
• orsaka förseningar i po-behandlingscykeln
• lita på mänsklig intervention och kan var sårbar för fel
• kan skapa efterlevnadsproblem och flaskhalsar
• kan innebära en oändlig slinga av människor och kommunikation som går fram och tillbaka

slutliga tankar

När det gäller inköp av varor och tjänster från externa leverantörer, du måste ha rätt processer och rutiner på plats. Standardisering, underhåll och granskning av dessa processer kan göras oändligt bättre genom att använda programvara för inköpsorder som automatiserar många processer och ger dig fullständig öppenhet och synlighet.

e-postlista

prenumerera För att få nytt innehåll levererat direkt till din inkorg.