bra planering är hemligheten bakom alla bra affärer. Du måste veta vilken riktning du vill ta ditt företag i, vad dina mål är och har en plan för att få allt att hända. Detta innebär att ha en plan för alla aspekter av ditt företag — som innehåller en plan för framtiden för din arbetskraft. Den planen kan leda dig att uppdatera dina personalprocesser eller implementera workforce management-programvara för att hjälpa till med din planering. Så, vad är arbetskraftsplanering och varför ska du implementera det i dina affärsmetoder?

titta på det här sättet: säg att du spelar ett schackspel. Generellt sett finns det två olika sätt du kan spela. Du kan planera dina drag strategiskt; var och en gjord speciellt för att uppnå olika mål för att vinna spelet. Eller så kan du bara vinge det. Du kan helt enkelt göra ditt bästa för att komma till din motståndares kung samtidigt som reaktionära drag för att skydda dina pjäser.

vilken metod verkar som om det ger dig den bästa chansen att vinna? Självklart, den första. Oavsett om du spelar schack eller om du är chef för mänskliga resurser, är framåtblickande ett måste för att lyckas. Det finns flera viktiga långsiktiga initiativ som varje företag genomför-eller borde genomföra, ändå – men en av de viktigaste är vad som kallas arbetskraftsplanering.

hämta vår Workforce Management Software Kravmall

Vad är Workforce Planning?

Arbetskraftsplanering definieras som planeringsprocessen för nuvarande och framtida sysselsättningsbehov. Huvudmålet med arbetskraftsplanering är att se till att verksamheten alltid har det humankapital den behöver för att kunna fungera effektivt och effektivt, både nu och i framtiden. Utveckla en kostnadseffektiv talang förvärv strategi som stänger eventuella talang luckor du kan ha är också en viktig komponent.dessutom innehåller effektiv personalplanering regelbunden analys av hur produktiva företagets anställda är, både som helhet och individuellt. Om arbetskraften är i någon kapacitet underpresterar, kan förändringar som att lägga till en inlärningshanteringsstrategi utvecklas för att öka produktiviteten.

på samma sätt är strategisk arbetskraftsplanering processen att organisera arbetskraftens behov med företagets, baserat på långsiktiga affärsmål och mål. Detta inkluderar successionsplanering, vilket säkerställer att det finns en plan för att snabbt fylla viktiga ledningsroller (vanligtvis med anställda som redan har de viktigaste färdigheterna) när de är lediga.

Workforce planering innebär många rörliga bitar. Det inkluderar dina enskilda anställda, deras aktiva utveckling och dina organisatoriska mål. Eftersom det finns så många rörliga delar blir det mest framgångsrikt om du aktivt utvärderar och uppdaterar dina planer, vilket kräver att du implementerar ett system för arbetskraftsplanering. Även om det kan verka som en tung arbetsbelastning, kan det enkelt automatiseras genom att implementera en workforce management — programvara med funktioner som kan spåra och analysera data för dig-vilket gör din planeringsprocess lätt som en plätt.

mål

genomförande av arbetskraftsplanering kan åstadkomma en mängd olika saker. Det kan hjälpa dig att identifiera var din organisation skulle dra nytta av att utöka team, samt områden där dina anställda skulle dra nytta av ytterligare utbildning. Det finns dock några viktiga saker du kan uppnå genom att aktivt genomföra personalplaneringsmetoder.

ett mål för effektiv personalplanering är problemförebyggande. En stor del av arbetskraftsplaneringen gör en grundlig bedömning av de färdigheter som varje avdelning kräver och om de anställda i dessa avdelningar har dessa färdigheter. Genom att utföra denna bedömning kommer du att kunna känna igen luckor där färdigheter saknas och kunna korrigera problemet innan det blir en källa till smärta.

ett annat mål som arbetskraftsplanering kan uppnå är att upprätthålla framgångsrikt ledarskap. Effektiv personalplanering hjälper dig att känna igen de ledarpositioner som för närvarande är öppna eller snart kommer att vara öppna. Med den kunskapen kan du börja bedöma vilka anställda som skulle lyckas i de nyligen öppna positionerna. Du kan också planera för att de ska utbildas för att fylla rollen, vilket ger en smidig övergång.

slutligen är det yttersta målet för arbetskraftsplanering att öka produktiviteten och effektiviteten. Integrerad personalplanering hjälper dig att ge dig analyser som kan hjälpa dig att visa specifika detaljer om hur din plan påverkar verksamheten. Planering ger dig en tydlig översikt över organisationens prestationsmått så att du kan sätta realistiska mål för framtiden. Att implementera en strategi för arbetskraftsplanering som innehåller både kvantitativa och kvalitativa mätvärden för att mäta framgång kommer att sätta ditt företag på vägen mot långsiktig framgång.

det låter som om det kommer att krävas en stor arbetsbelastning för att uppfylla dessa mål. I verkligheten finns det egentligen bara en handfull kärnuppgifter att slutföra för att dra nytta av arbetskraftsplanering. Men om du är ny på arbetskraftsplanering, eller bara otroligt upptagen, kan workforce management-programvara hjälpa till att effektivisera dessa uppgifter för att göra hela processen enkel.

Kärnsteg

framgångsrik långsiktig planering innebär att utvärdera ett antal faktorer, såsom nuvarande och framtida behov samt erkänna ditt lags styrkor och svagheter. Om du har en stor organisation kan du upptäcka att det är tillräckligt att bedöma alla dessa faktorer på hög nivå, medan ett litet företag kan dra nytta av en mer detaljerad bedömning. Oavsett på vilken nivå du kommer att bedöma ditt företag, de grundläggande stegen du behöver för att slutföra för att framgångsrikt planera för framtiden för din arbetskraft kommer att vara densamma.

få vår Workforce Management Software Kravmall

Bedöm ditt lags styrkor

det första steget i arbetskraftsplanering bör vara en bedömning av ditt team. Du vill utvärdera var ditt lags styrkor ligger och hur dessa färdigheter direkt bidrar till att uppfylla organisationens mål. Du kommer också att vilja överväga saker som vilka anställda närmar sig pension så att du kommer att vara medveten om vilka positioner du behöver fylla i framtiden.

Du bör också överväga att göra en extern bedömning. Det kommer att vara fördelaktigt att vara medveten om tillståndet för talangpoolen utanför din organisation. Att veta vilken talang som är tillgänglig, hur svårt det är att förvärva och kostnaden för att förvärva det kommer alla att vara nyckeln till planering för framtiden.

Tänk på framtida mål & mål

Bedöm ditt företags prestationsmått och granska dina framtida affärsplaner och organisatoriska mål. Du vill också uppskatta vad du behöver för att nå dessa mål — det kan innebära ytterligare bemanning eller justering av arbetsbelastningar.

detta steg kommer att vara särskilt enkelt om du har antagit en workforce management app som kan hjälpa dig att samla in och analysera affärsdata. Ett system som kan generera datarapporter visar dig specifika detaljer om hur ditt företag gör. Denna typ av information kan hjälpa dig att beräkna realistiska mål baserat på tidigare resultat.
använd sedan all information du samlat in från att bedöma ditt lags styrkor för att se hur väl ditt team kan möta dessa behov. Du vill också vara medveten om de behov som ditt team inte kommer att kunna möta. Om du till exempel har planer på att implementera ny programvara måste du vara säker på att du har anställda som kan lära sig ins och outs i det nya systemet och sedan lära andra hur man använder det.

identifiera saknade färdigheter

Nu när du har bedömt ditt lag och tittat på vad du behöver för att uppfylla dina mål kanske du märker några luckor som måste fyllas. Om du implementerar ett nytt mjukvarusystem, men dina anställda inte har erfarenhet av att integrera programvara, kommer det att vara ett problem du behöver ta itu med. Att identifiera dessa luckor kommer att säkerställa att du inte fångas av vakt i framtiden — planering framåt hjälper dig vad saker kan komma upp i framtiden och kommer att förbereda dig för hur du ska hantera eventuella problem.

problemlös

Nu när du har en tydlig vision om vad dina mål är, hur du uppnår dem och vad du fortfarande behöver för att uppnå dem, är det dags att ta itu med dessa behov. Du vill överväga en mängd olika lösningar för att avgöra hur du bäst ska möta dina behov och fylla luckorna i färdigheter bland din arbetskraft.

en potentiell lösning du kan överväga är träning. Om dina anställda har de flesta färdigheter du behöver, kan utbildnings-och utvecklingsmöjligheter vara den enklaste lösningen. Men om du upptäcker att du behöver en annan färdighetsuppsättning helt, vill du överväga att anställa externt för att få dessa färdigheter. Kom ihåg den externa talangbedömningen vi pratade om tidigare? Det är här all den forskningen kommer att vara användbar.

oavsett vilken lösning du väljer, Vill du ha en plan för hur du går vidare. Det kan innebära att schemalägga ytterligare utbildning för dina anställda eller förbereda sig för att integrera nya teammedlemmar eller hela nya avdelningar.

fördelar

på grundnivå kan kortsiktig personalplanering säkerställa att du planerar rätt personer med rätt kompetens vid rätt tidpunkter. Det finns dock många långsiktiga fördelar som kommer att komma från att implementera ett framgångsrikt arbetskraftsplaneringssystem.

Workforce planning kan hjälpa chefer att planera och vara beredda på saker som pensionering. När en viktig teammedlem förbereder sig för att gå ut ur sin roll kan effektiv personalplanering hjälpa till att göra övergången smidig. Genom att planera framåt kan du träna en ersättare och få dem redo att gå in i rollen utan hicka.

effektiv planering är ett utmärkt verktyg när man förbereder sig för nya projekt. Om du har ett kommande projekt som kräver en ny kompetens kan arbetskraftsplanering hjälpa dig att avgöra hur du bäst ska hantera detta projekt. Kanske kan du dela upp uppgifter och omfördela personal, eller du kanske upptäcker att du behöver anställa ytterligare anställda för att göra jobbet. Hur som helst, arbetskraftsplanering hjälper dig att planera och förbereda i förväg så att det inte finns några oväntade överraskningar.

en av de stora fördelarna med arbetskraftsplanering är att företagen kommer att ha en korrekt högnivåvy av hur verksamheten presterar. Detta innebär att ditt företag kommer att kunna undvika situationer där du skulle behöva anställa en massa när behov inte uppfylls. Om du upptäcker att du inte uppfyller mål kan du snabbt bedöma prestanda och se var ytterligare utbildning eller support behövs och implementera en lösning.

få vår Workforce Management Software Kravmall

utmaningar

Workforce planering låter ganska bra, eller hur? Att erkänna dina styrkor och svagheter som ett företag och använda den kunskapen för att planera för framtiden kommer givetvis att leda till bättre affärsmetoder. Så varför har inte alla ett planeringssystem som de använder regelbundet? Det finns några hinder som förhindrar utbredd personalplanering.

en av de första utmaningarna som chefer står inför är att bestämma en tidsram för planering. Många chefer tänker inte tillräckligt långt framåt när det gäller arbetskraftsplanering. Vanligtvis, när det gäller att utveckla planer, chefer fokuserar starkt på årliga affärsmål. Arbetskraftsplanering fungerar dock bäst när den tillgodoser långsiktiga behov och visar inte alltid omedelbara resultat. Men om du implementerar ett workforce management system för att hjälpa till med din planering kan du samla in, spåra och analysera data för att få en stor bild förståelse för hur din plan fungerar eller inte fungerar.

en annan utmaning som HR-chefer står inför är att fokusera på rätt detaljnivå. En stor del av arbetskraftsplanering skiljer olika jobb från varandra. Problemet här ligger i att bestämma hur specifik denna skillnad måste vara. Chefer kan skilja jobb från varandra baserat på en mängd olika faktorer, så brett som per avdelning eller så snävt som enskilda jobb. Att bestämma hur breda eller smala dessa skillnader ska vara kan stoppa Chefer innan de någonsin verkligen kommer igång. Den bästa praxis för att skilja jobbtyper är att fokusera på högnivåkategorier och smala skillnader därifrån om det behövs.

slutligen visar sig traditionella prognosmetoder vara otillräckliga för att tillhandahålla data som är användbara för arbetskraftsplanering. Prognosverktyg kan inte framgångsrikt förutsäga vilka avdelningar som sannolikt kommer att uppleva hög omsättning, mycket mindre vilka individer som har hög risk för detta. På grund av detta blir det extremt svårt att planera långsiktigt för vilka positioner som måste fyllas och på vilken nivå. Detta är kanske det svåraste hindret att övervinna för arbetskraftsplanering. Det bästa alternativet för chefer är att försöka implementera ny avancerad prediktiv analytisk teknik, vilket kommer att bidra till att ge mer detaljerad information om anställdas risk och efterfrågan.

verktyg

Arbetskraftsplanering är mycket arbete. Lyckligtvis behöver du inte göra allt på egen hand — det finns en mängd verktyg till ditt förfogande. Ett sådant verktyg är en planeringskarta som kan hjälpa till att visa hur din personalplan relaterar till organisatoriska strategier. Det finns också en mängd olika programvarualternativ som kan automatisera och effektivisera hela arbetskraftsplaneringsprocessen.

Du kan använda workforce management programvara för att göra personalplanering processen enklare. Denna typ av programvara hjälper många aspekter av workforce management, inklusive schemaläggning, tid/närvaro och andra administrativa uppgifter. Men kanske dess största fördel är hur det kombinerar talang förvärv och personal kompetensutveckling till en plattform. Detta hjälper till att effektivisera dina personalplaneringsinsatser, eftersom du kan behålla alla dina uppgifter om tidigare och nuvarande anställda med dina framtida anställningsbehov.

jämför Top Workforce Management Software Leaders

The Wrap Up

framgångsrik personalplanering kan verka som en skrämmande uppgift. Lyckligtvis finns det programvarualternativ som kan hjälpa dig att effektivisera processen — även automatisera några av de involverade processerna. Börja med att titta på vår workforce management software kravmall för att hjälpa dig att avgöra vad du behöver från ett system och se till att det kan hjälpa till med de viktiga planeringsuppgifterna du behöver slutföra.