obchodní komunikace je držena na vyšší úrovni než každodenní komunikace. Důsledky nedorozumění jsou obvykle vyšší a šance na rozpoznání a opravu chyby jsou nižší. Překážky komunikace a technika pro zlepšení komunikace jsou stejné bez ohledu na to, kde probíhá konverzace.

Obchodní Komunikační Kanály

Tam je dobře-známý výraz, který jde“, To není to, co říkáte, je, jak to říkáte.“Je to opravdu obojí.

komunikační kanál je médium, průměr, způsob nebo způsob, kterým je zpráva odeslána do zamýšleného přijímače. Základní kanály jsou psané (tištěné nebo digitální formáty), ústní nebo mluvené a elektronické a multimediální. V rámci těchto kanálů může být obchodní komunikace formální, neformální nebo neoficiální. Nakonec může být komunikace bohatá nebo štíhlá.

bohatost kanálu označuje množství a bezprostřednost informací, které lze přenášet. Osobní komunikace je velmi bohatá, protože umožňuje přenos informací s okamžitou zpětnou vazbou. Tweet má velmi nízkou bohatost, protože umožňuje přenos pouze 140 znaků bez zpětné vazby. Na druhou stranu, osobní komunikace je omezena na jednu osobu, která komunikuje s několika dalšími lidmi v těsné blízkosti, zatímco tweet může jít k tisícům následovníků po celém světě. Následující diagram ukazuje bohatost různých typů komunikace.

různé typy komunikačních médií mají různou bohatost kanálů.

ústní komunikace

ústní kanály závisí na mluveném slově. Jsou nejbohatšími médii a zahrnují osobní prezentace, osobní prezentace, konference mobilních telefonů, skupinové prezentace, telefon, video setkání, konference, projevy, a přednášky. Tyto kanály poskytují zprávy s nízkým zkreslením, protože řeč těla a intonace hlasu také poskytují význam pro přijímač. Umožňují okamžitou zpětnou vazbu komunikace odesílateli. Jsou také nejvíce pracovně náročnými kanály, pokud jde o počet lidí zapojených do transakce. Ústní kanály se obecně používají v organizacích, pokud existuje vysoká pravděpodobnost, že zpráva vyvolá úzkost, zmatek, nebo emoční reakce v publiku. Například, vedoucí manažer by měl řešit zvěsti o propouštění nebo snižování počtu osob při osobních setkáních s řídícími pracovníky. To umožňuje příjemci (publiku) získat okamžité vysvětlení a vysvětlení, i když je vysvětlení jednoduché, ale přímé: „v tuto chvíli prostě nevím.“

ústní komunikace jsou také užitečné, když organizace chce zavést klíčového úředníka nebo změnit dlouhodobě zavedenou politiku, následovanou písemným podrobným vysvětlením. Vrcholoví manažeři s vysokou důvěryhodností obvykle doručují složité nebo rušivé zprávy. Například, senior manažer obvykle oznámí plány na snížení velikosti osobně, aby každý dostal stejnou zprávu současně. To bude často zahrnovat plán, aby lidé věděli, kdy očekávat další podrobnosti.

písemná komunikace

písemná komunikace zahrnuje e-maily, texty, poznámky, dopisy, dokumenty, zprávy, informační bulletiny, tabulky atd. (I když jsou e-maily elektronické, jsou to v podstatě digitální verze písemných poznámek.) Patří mezi štíhlejší obchodní komunikace. Při písemné komunikaci musí spisovatel poskytnout dostatek kontextu, aby slova mohla být snadno interpretována. Přijímač by měl být ostražitý kvůli nejednoznačnosti a v případě potřeby požádat o vysvětlení. Odesílatel e-mailu nemůže příjem považovat za samozřejmost. Většina lidí dostává příliš mnoho e-mailů a rychle je třídí a filtruje, někdy nesprávně.

písemné zprávy jsou účinné při přenosu velkých zpráv. Lidé jsou omezeni množstvím dat, která mohou absorbovat najednou. Písemné informace lze v průběhu času studovat. Zprávy mohou obsahovat podpůrná data a podrobná vysvětlení, pokud je důležité přesvědčit příjemce o postupu. Písemná komunikace může být pečlivě vytvořena, aby přesně řekla, co odesílatel znamená. Formální obchodní komunikace, jako jsou dopisy o pracovní nabídce, smlouvy a rozpočty, návrhy a citace, by měly být vždy psány.

Elektronické (Multimediální) Komunikace

Televizní vysílání, web-based komunikace, jako jsou sociální média, interaktivní blogy, veřejnost a intranet, webové stránky společnosti, Facebook a Twitter patří v této rostoucí kategorii komunikační kanály. Elektronická komunikace umožňuje odesílání zpráv okamžitě a globálně. Lidé mohou mluvit tváří v tvář na obrovské vzdálenosti. Marketing a reklama mohou být zaměřeny na mnoho různých typů zákazníků a obchodní jednotky mohou snadno komunikovat v reálném čase. To je zvláště důležité, když musí být zákazníci upozorněni na stažení produktu nebo bezpečnostní problémy.

přestože je velmi efektivní, rozšířené využívání elektronických komunikací pro obchodní účely může být také riskantní. V posledních letech byly soukromé komunikace a soubory zákazníků mnoha velkých společností hacknuty a jejich data ukradena. V 2016, New Jersey Horizon Blue Cross Blue Shield byl pokutován $1.1 milion za to, že nezajistil osobní údaje lékařských pacientů. Společnost ukládala nešifrovaná citlivá data včetně dat narození a čísel sociálního zabezpečení na notebooky, které byly ukradeny z jejich hlavních kanceláří.

, Který Kanál Je Nejlepší?

jednoduše řečeno, nejlepší kanál je ten, který nejefektivněji doručuje zprávu tak,aby byla chápána jako zamýšlený odesílatel. Nuance nebo emocionálně nabité zprávy vyžadují bohaté médium; jednoduchý, rutinní zprávy nepotřebují osobní kontakt. Pokud chcete poradit, vaše oddělení, které se ve 2 p. m. chcete mít pět minut stand-up setkání na chodbě mimo své kanceláře, aby jim poblahopřál na splnění cíle, pak poslat rychlý e-mail. Opravdu nechcete, aby lidé odpovídali otázkami. E-mail je štíhlé médium, ale funguje velmi dobře, když obsah zprávy není ani složitý, ani emocionálně nabitý. Na druhou stranu, telefonní hovor je vhodnějším kanálem, který se omlouvá za to, že musel zrušit Datum oběda. Mluvčí může slyšet upřímnost ve vašem hlase a může vyjádřit své zklamání nebo nabídnout přeplánování.

dobrým pravidlem je, že čím emotivnější je kontext zprávy, tím bohatší by mělo být médium pro doručení zprávy. Ale pamatujte—i osobní obchodní jednání lze sledovat písemnou poznámkou, aby se zajistilo, že obě strany jsou skutečně na stejné stránce. Pokud má Schůzka za následek přiřazení nebo dohody, bude písemná poznámka užitečnou dokumentací pro budoucí použití.

Krejčovství Zprávu k Publiku

Steve Jobs, jeden ze zakladatelů společnosti Apple, byl skvělý komunikátor, který používá jeho vášeň, zaměření, a schopnost vyprávění, aby jeho prezentace nezapomenutelný.

už jste někdy museli konverzovat s malým dítětem a opravdu jste potřebovali, aby vás poslouchal? Pravděpodobně jste poklekli, takže jste byli na úrovni očí. Možná jste mu dokonce jemně položili ruku na paži, abyste soustředili jeho pozornost na vás. Mluvit jasně a pomalu slovy, o kterých jste věděli, že rozumí, udělali jste přehnaná gesta obličeje strachu, překvapení nebo štěstí, abyste zdůraznili své body. Stručně řečeno, přizpůsobili jste svou zprávu publiku tak, aby byla efektivní.

přestože je důležitý komunikační kanál, který vyberete pro přenos zprávy, je také znát zamýšlené publikum. Zdá se, že efektivní komunikátoři instinktivně přizpůsobují své styly svému publiku, ale je to dovednost, kterou lze také naučit. Způsob, jakým jsou informace přenášeny, by měl doplňovat publikum, ať už je to jedna osoba nebo místnost plná lidí. Na přizpůsobení zprávy se podílejí tři faktory: odesílatel, samotná zpráva a publikum.

odesílatel

pro většinu každodenní obchodní komunikace se manažer musí soustředit pouze na prezentaci profesionálního obrazu. Při různých příležitostech se může chtít prezentovat jako seriózní a zodpovědný vůdce, technický odborník nebo neformálně neformální. Ale když si nejste jisti, co situace vyžaduje, vždy chybujte na straně profesionality. Studie ukázaly, že publikum reaguje zpočátku na chování mluvčího a ne na to, co se říká. Pokud vypadáte nervózně, vaše publikum to zvedne a bude také nervózní.

zpráva

prvním krokem při přizpůsobení zprávy je samozřejmě výběr správného komunikačního kanálu. Ale i tehdy, existují otázky, které je třeba položit na samotnou zprávu, která ovlivní její prezentaci. Některé z těchto otázek jsou uvedeny níže:

• který kanál nejlépe vyhovuje obsahu? Kritická nebo naléhavá zpráva může vyžadovat nejrychlejší kanál, ať už je to osobně, textová zpráva, nebo e-mail. Skriptovaná prezentace vyžaduje plánování a přípravu. Firmy mohou pro krátké oznámení použít novináře nebo Twitter. Pokud chcete ukázat, jak vaše organizace něco dělá, objasnit hodnoty, nebo budovat společné významy pro lidi v celé organizaci, můžete vyprávět nezapomenutelný příběh v ústní nebo písemné prezentaci. Rozhodněte se, který kanál nejlépe vyhovuje obsahu.
• čeho chcete odesláním zprávy dosáhnout? Je to zamýšleno přesvědčit nebo informovat? Uklidňujete svého šéfa, že je vše na dobré cestě? Osobní komunikace je mnohem efektivnější než e-mail nebo zpráva ve snaze přesvědčit někoho, aby změnil víru nebo chování.
• vyžaduje zpráva interakci publika nebo je to spíše“výpis informací“? Nesnažte se dodat zdůvodnění investice ve výši 1 milionu dolarů do telefonního hovoru, zejména pokud potřebujete podpůrné důkazy. Nechte dostatek času na zodpovězení všech otázek.
• pomohou vizuální pomůcky zprávě nebo se od ní jen odvrátí? Argumenty, že nový počítačový softwarový program zvýší produktivitu vašeho oddělení, budou muset být podloženy solidními důkazy uvedenými v grafech nebo grafech. Nadměrné nebo nesoustředěné vizuály však mohou dráždit manažery na vyšší úrovni, kteří chtějí jen stručné shrnutí a trojnásobné spodní linie(ekonomické, sociální a environmentální dopady).
• musíte prokázat svou důvěryhodnost? Znají vás diváci? Mluvíte s lidmi, kteří o tématu vědí víc než vy? Odpovědi na tyto otázky ovlivní způsob, jakým navrhujete svou zprávu.
• a co je nejdůležitější, než se rozhodnete pro komunikaci, zeptejte se sami sebe, proč by se o to publikum mělo starat. Když víte, pak přizpůsobte komunikaci tak, aby odpověděla na tuto otázku. Příběh letu 4311 společnosti United Airlines je příkladem generálního ředitele, který nedokázal identifikovat své primární publikum a zeptat se sám sebe, na čem jim záleželo, než promluvil. V červnu 2017 byl sedící cestující informován letuškami, že je potřeba jeho sedadlo a že bude muset opustit letadlo. Odmítl se vzdát svého místa a nakonec byl z letadla odtažen, doslova kopal a křičel. Video se okamžitě stalo virálním. Ve snaze zabránit noční můře pro styk s veřejností generální ředitel zpočátku obviňoval cestujícího a bránil jednání zaměstnanců United Airlines a bezpečnostních stráží. Když veřejné pobouření rostlo a zákazníci hrozili bojkotem, generální ředitel si konečně uvědomil, že první komunikace se neměla zaměřit na zaměstnance a společnost, ale na cestujícího, který byl koneckonců platícím zákazníkem.

publikum

nemůžete přizpůsobit svou komunikaci odesílateli, pokud neznáte své publikum. Zde je několik otázek, které je třeba zvážit při poznávání publika.

• jak velké je vaše publikum? Je to jedna osoba nebo velká skupina? Jeden jedinec znamená dostat se „zblízka a osobně“ na rozdíl od Konferenční místnosti. Je-li velká skupina, je různorodá nebo poměrně homogenní? Potřebujete jazykové překladatele nebo signatáře pro sluchově postižené?
• jaký je stav vašeho publika? Je publikum většinou manažery na vyšší úrovni, vrstevníci, nebo podřízení? Vaše řeč těla, prezentace, a formalita se bude lišit v závislosti na stavu skupiny. Ačkoli podřízení mohou být snadněji uklidněni neformálním, uvolněným přístupem, manažeři na vysoké úrovni se obvykle chtějí dostat přímo k věci a přejít k další věci.
• dokážete navázat empatii s publikem? Čím více vám publikum důvěřuje, tím snazší bude udržet si jejich pozornost. Všimněte si publika – lidé se pohybují kolem, vyhýbají se očnímu kontaktu, zívání, nebo souhlasně přikývnou a soustředí se? Možná budete muset přizpůsobit svou zprávu tak, aby vyhovovala náladě publika.

Přispějte!

Vylepšete tuto stránkuučit se více