zakelijke communicatie wordt aan een hogere standaard gehouden dan dagelijkse communicatie. De gevolgen van misverstanden zijn meestal hoger en de kansen om een fout te herkennen en te corrigeren zijn lager. De barrières voor communicatie en techniek voor het verbeteren van communicatie zijn hetzelfde, ongeacht waar het gesprek plaatsvindt.

zakelijke communicatiekanalen

Er is een bekende uitdrukking die luidt: “It’ s not what you say, it ‘ s how you say it.”Het is echt allebei.

een communicatiekanaal is het medium, gemiddelde, wijze of methode waarmee een bericht naar de ontvanger wordt verzonden. De basiskanalen zijn geschreven (gedrukte of digitale formaten), mondeling of gesproken, en elektronische en multimedia. Binnen deze kanalen Kan zakelijke communicatie formeel, informeel of onofficieel zijn. Tot slot, communicatie kan rijk of mager zijn.

Kanaalrijkheid verwijst naar de hoeveelheid en directheid van informatie die kan worden verzonden. Face-to-face communicatie is zeer rijk omdat het mogelijk maakt informatie te verzenden met onmiddellijke feedback. Een tweet is zeer laag in rijkdom, omdat het slechts 140 tekens kan worden verzonden zonder feedback. Aan de andere kant, face-to-face communicatie is beperkt tot één persoon communiceren met een paar andere mensen in de nabijheid, terwijl een tweet kan gaan naar duizenden volgers over de hele wereld. Het volgende diagram toont de rijkdom van verschillende soorten communicatie.

verschillende soorten communicatiemedia hebben verschillende kanaalrijkdom.

mondelinge communicatie

mondelinge kanalen zijn afhankelijk van het gesproken woord. Ze zijn de rijkste mediums en omvatten face-to-face, in-person presentaties, mobiele telefoon conferenties, groepspresentaties, telefoon, video vergaderingen, conferenties, toespraken, en lezingen. Deze kanalen leveren berichten met een lage vervorming omdat lichaamstaal en stemintonatie ook Betekenis bieden voor de ontvanger. Ze zorgen voor onmiddellijke feedback van de communicatie met de afzender. Ze zijn ook de meest arbeidsintensieve kanalen in termen van het aantal mensen die betrokken zijn bij de transactie. De mondelinge kanalen worden over het algemeen gebruikt in organisaties wanneer er een hoge waarschijnlijkheid van het bericht het creëren van bezorgdheid, verwarring, of een emotionele reactie in het publiek is. Bijvoorbeeld, een senior manager moet praten over geruchten over ontslagen of afslanking in face-to-face vergaderingen met het management personeel. Dit stelt de ontvanger (publiek) in staat om onmiddellijk opheldering en uitleg te krijgen, zelfs als de uitleg eenvoudig maar direct is: “op dit moment Weet ik het gewoon niet.”

mondelinge communicatie is ook nuttig wanneer de organisatie een belangrijke ambtenaar wil invoeren of een reeds lang bestaand beleid wil wijzigen, gevolgd door een schriftelijke gedetailleerde uitleg. Senior managers met een hoge geloofwaardigheid meestal leveren complexe of verontrustende berichten. Bijvoorbeeld, een senior manager zal meestal aankondigen plannen om te verkleinen in persoon, zodat iedereen hetzelfde bericht op hetzelfde moment krijgt. Dit zal vaak een schema, zodat mensen weten wanneer meer details te verwachten.

schriftelijke communicatie

schriftelijke communicatie omvat e-mails, teksten, memo ‘ s, brieven, documenten, rapporten, nieuwsbrieven, spreadsheets, enz. (Hoewel e-mails elektronisch zijn, zijn het eigenlijk digitale versies van geschreven memo ‘ s.) Ze behoren tot de slanker zakelijke communicatie. Met geschreven communicatie moet de schrijver voldoende context bieden dat de woorden gemakkelijk kunnen worden geïnterpreteerd. De ontvanger moet alert zijn op dubbelzinnigheid en indien nodig om verduidelijking vragen. Een afzender van een e-mail kan geen ontvangst als vanzelfsprekend aannemen. De meeste mensen ontvangen te veel e-mail en sorteren en filteren het snel, soms verkeerd.

geschreven berichten zijn effectief bij het verzenden van grote berichten. Mensen zijn beperkt in de hoeveelheid gegevens die ze in één keer kunnen absorberen. Schriftelijke informatie kan na verloop van tijd worden bestudeerd. Rapporten kunnen ondersteunende gegevens en gedetailleerde uitleg bevatten wanneer het belangrijk is om de ontvanger over een koers te overtuigen. Schriftelijke communicatie kan zorgvuldig worden gemaakt om precies te zeggen wat de afzender betekent. Formele zakelijke communicatie, zoals vacaturebrieven, contracten en budgetten, voorstellen en offertes, moet altijd worden geschreven.

elektronische (Multimedia) communicatie

televisie-uitzendingen, webgebaseerde communicatie zoals sociale media, interactieve blogs, openbare en intranetwebsites, Facebook en Twitter behoren tot deze groeiende categorie van communicatiekanalen. Met elektronische communicatie kunnen berichten onmiddellijk en wereldwijd worden verzonden. Mensen kunnen face-to-face praten over enorme afstanden. Marketing en reclame kunnen worden gericht op veel verschillende soorten klanten, en business units kunnen gemakkelijk communiceren in real time. Dit is vooral belangrijk wanneer klanten moeten worden geïnformeerd over product terugroepacties of beveiligingsproblemen.

hoewel zeer effectief, kan het wijdverbreide gebruik van elektronische communicatie voor zakelijke doeleinden ook riskant zijn. In de afgelopen jaren zijn de privécommunicatie en klantbestanden van veel grote bedrijven gehackt en hun gegevens gestolen. In 2016 kreeg New Jersey Horizon Blue Cross Blue Shield een boete van $1.1 miljoen voor het niet beschermen van de persoonlijke gegevens van medische patiënten. Het bedrijf opgeslagen niet-versleutelde gevoelige gegevens, waaronder geboortedata en sofinummers op laptops die werden gestolen uit hun hoofdkantoren.

welk kanaal Is het beste?

simpel gezegd is het beste kanaal het kanaal dat het bericht het meest effectief aflevert, zodat het wordt begrepen zoals de afzender bedoeld heeft. Genuanceerde of emotioneel geladen berichten vereisen een rijk medium; eenvoudige, routineberichten hebben geen persoonlijke touch nodig. Als u uw afdeling wilt adviseren dat u om 14.00 uur een vijf minuten durende stand-up vergadering in de gang buiten uw kantoor wilt hebben om hen te feliciteren met het bereiken van een doel, stuur dan een snelle e-mail. Je wilt echt niet dat mensen antwoorden met vragen. E-mail is een mager medium, maar werkt zeer goed wanneer de inhoud van het bericht is noch complex noch emotioneel geladen. Aan de andere kant, een telefoontje is een meer geschikt kanaal om zich te verontschuldigen voor het hebben van een lunch datum te annuleren. De spreker kan de oprechtheid in je stem horen en kan hun teleurstelling uiten of aanbieden om een nieuwe afspraak te maken.

een goede vuistregel is dat hoe emotioneler de context van het bericht is, hoe rijker het medium zou moeten zijn om het bericht af te leveren. Maar vergeet niet-zelfs face-to-face zakelijke bijeenkomsten kunnen worden gevolgd met een geschreven notitie om ervoor te zorgen dat beide partijen echt op dezelfde pagina. Als een vergadering resulteert in opdrachten of afspraken, dan is een geschreven notitie nuttige documentatie voor toekomstig gebruik.

een bericht afstemmen op een publiek

Steve Jobs, een van de oprichters van Apple, was een geweldige communicator die zijn passie, focus en verhalenvermogen gebruikte om maak zijn presentaties onvergetelijk.

heeft u ooit met een jong kind moeten praten en had u hem echt nodig om naar u te luisteren? Je knielde waarschijnlijk neer zodat je op ooghoogte was. Je hebt misschien zelfs je hand zachtjes op zijn arm gelegd om zijn aandacht op jou te richten. Duidelijk en langzaam sprekend in woorden waarvan je wist dat hij het begreep, maakte je overdreven gebaren van angst of verrassing of geluk om je punten te benadrukken. In het kort, u afgestemd uw boodschap aan uw publiek, zodat het effectief zou zijn.

hoewel het communicatiekanaal dat u kiest om uw bericht te verzenden belangrijk is, is het ook belangrijk om het beoogde publiek te kennen. Effectieve communicatoren lijken instinctief hun stijlen aan te passen aan hun publiek, maar het is een vaardigheid die ook geleerd kan worden. De manier waarop de informatie wordt overgebracht moet een aanvulling op het publiek, of het nu een persoon of een kamer vol mensen. Drie factoren zijn betrokken bij het afstemmen van een bericht: de afzender, de boodschap zelf en het publiek.

de afzender

voor de meeste dagelijkse zakelijke communicatie hoeft een manager zich alleen te concentreren op het presenteren van een professioneel beeld. Bij verschillende gelegenheden wil ze zich misschien presenteren als een serieuze en verantwoordelijke leider, een technische expert, of informeel casual. Maar wanneer onzeker wat een situatie vraagt om, altijd dwalen aan de kant van professionaliteit. Studies hebben aangetoond dat een publiek in eerste instantie reageert op de houding van de spreker en niet op wat er wordt gezegd. Als je nerveus lijkt, zal je publiek dat oppikken en ook nerveus worden.

het bericht

de eerste stap in het afstemmen van een bericht is natuurlijk het kiezen van het juiste communicatiekanaal. Maar zelfs dan zijn er vragen te stellen over de boodschap zelf die van invloed zullen zijn op hoe deze wordt gepresenteerd. Enkele van deze vragen worden hieronder opgesomd:

• welk kanaal past het beste bij de inhoud? Een kritisch of dringend bericht kan het snelste kanaal vereisen, of dat nu persoonlijk, SMS-bericht of e-mail is. Een scripted presentatie vereist planning en voorbereiding. Bedrijven kunnen journalisten of Twitter gebruiken voor korte aankondigingen. Als u wilt laten zien hoe uw organisatie iets doet, waarden wilt verduidelijken of gemeenschappelijke betekenissen voor mensen in een organisatie wilt construeren, kunt u een gedenkwaardig verhaal vertellen in een mondelinge of schriftelijke presentatie. Bepaal welk kanaal het beste past bij de inhoud.
• wat wilt u bereiken door het bericht te versturen? Is het bedoeld om te overtuigen of te informeren? Stel je je baas gerust dat alles op schema ligt? Een face-to-face communicatie is veel effectiever dan een e-mail of rapport in het proberen om iemand te overtuigen om een geloof of een gedrag te veranderen.
• vereist het bericht interactie van het publiek of is het meer een”informatiedump”? Probeer niet om een reden te leveren voor een $1 miljoen investering in een telefoongesprek, vooral als je ondersteunend bewijs nodig hebt. Geef voldoende tijd om alle vragen te beantwoorden.
• zullen visuele hulpmiddelen het bericht helpen of zullen ze er gewoon van afleiden? Argumenten dat een nieuwe computer software programma de productiviteit van uw afdeling zal verhogen moet worden ondersteund door solide bewijs gepresenteerd in grafieken of grafieken. Maar overmatige of niet-gefocuste visuals kunnen senior managers irriteren die alleen de beknopte samenvatting en de triple bottom line (economische, sociale en milieueffecten) willen.
• moet u uw geloofwaardigheid bewijzen? Kent het publiek je? Spreek je met mensen die meer weten dan jij over het onderwerp? De antwoorden op deze vragen zullen van invloed zijn op hoe u uw boodschap ontwerpt.
• het belangrijkste is dat, voordat je een beslissing neemt over een communicatie, je jezelf afvraagt waarom het publiek er om zou moeten geven. Als je het Weet, pas dan de communicatie zo aan dat het die vraag beantwoordt. Het verhaal van United Airlines vlucht 4311 is een voorbeeld van een CEO die niet in geslaagd om zijn primaire publiek te identificeren en zich af te vragen wat ze de zorg over voordat hij sprak. In juni 2017 werd een zittende passagier door de stewardessen geïnformeerd dat zijn stoel nodig was en dat hij het vliegtuig zou moeten verlaten. Hij weigerde zijn stoel op te geven en werd uiteindelijk uit het vliegtuig gesleept, letterlijk schoppend en schreeuwend. De video ging meteen viraal. In een poging om een public relations nachtmerrie te voorkomen, de CEO aanvankelijk de schuld van de passagier en verdedigde de acties van de medewerkers van United Airlines en bewakers. Toen de publieke verontwaardiging groeide en klanten dreigden met een boycot, realiseerde de CEO zich eindelijk dat de eerste communicatie niet gericht had moeten zijn op de werknemers en het bedrijf, maar op de passagier, die tenslotte een betalende klant was.

het publiek

u kunt uw communicatie niet afstemmen op de afzender als u uw publiek niet kent. Hier zijn een aantal vragen om te overwegen bij het krijgen om uw publiek te leren kennen.

• Hoe groot is uw publiek? Is het één persoon of een grote groep? Een individu betekent “van dichtbij en persoonlijk” in tegenstelling tot een conferentieruimte. Als een grote groep, is het divers of redelijk homogeen? Heeft u vertalers of ondertekenaars nodig voor slechthorenden?
• Wat is de status van uw publiek? Is het publiek meestal senior-level managers, peers, of ondergeschikten? Uw lichaamstaal, presentatie en formaliteit zullen variëren afhankelijk van de status van de groep. Hoewel ondergeschikten gemakkelijker op hun gemak kunnen worden gesteld met een informele, ontspannen aanpak, willen managers op hoog niveau meestal direct ter zake komen en verder gaan met het volgende.
• kunt u empathie met het publiek vaststellen? Hoe meer het publiek je vertrouwt, hoe makkelijker het zal zijn om hun aandacht te behouden. Let op het publiek-verschuiven mensen rond, vermijden oogcontact, geeuwen, of knikken ze in overeenstemming en gefocust? Misschien moet je je boodschap aanpassen aan de stemming van het publiek.

bijdragen!

verbeter deze pagina leer meer