ビジネスコミュニケーションは、日常のコミュニケーションよりも高い基準に保持されています。 誤解の結果は通常より高く、間違いを確認し、訂正するチャンスはより低い。 コミュニケーションの障壁とコミュニケーションを改善するための技術は、会話がどこで行われるかにかかわらず同じです。

ビジネスコミュニケーションチャネル

“それはあなたが言うことではない、それはあなたがそれを言う方法です。”それは本当に両方です。通信チャネルは、メッセージが意図された受信機に送信される媒体、平均、方法または方法である。

通信チャネルは、メッセージが意図された受信機に送信される媒体、平均、方法または方法である。

基本的なチャネルは（ハードコピーの印刷物かデジタルフォーマット）、口頭または話されて書かれて、電子およびマルチメディアである。 これらのチャネル内では、ビジネス通信は正式、非公式、または非公式にすることができます。 最後に、通信が豊富またはリーンすることができます。

チャネルの豊かさは、送信できる情報の量と即時性を指します。 対面コミュニケーションは情報が即時のフィードバックと送信されるようにするので豊かさで非常に高い。 それだけで140文字がフィードバックなしで送信することができますので、つぶやきは豊かさが非常に低いです。 一方、対面通信は、近くにいる他の数人と通信する一人に限られていますが、ツイートは世界中の何千人ものフォロワーに出かけることができます。 次の図は、さまざまな種類の通信の豊富さを示しています。

異なるタイプの通信メディアは、チャネルの豊富さが異なります。

口頭コミュニケーション

口頭チャネルは話し言葉に依存します。 彼らは最も豊かな媒体であり、対面、対面プレゼンテーション、携帯電話会議、グループプレゼンテーション、電話、ビデオ会議、会議、スピーチ、講義が含まれます。 これらのチャネルはボディーランゲージおよび声のイントネーションがまた受信機に意味を提供するので低ゆがみメッセージを提供する。 彼らは、送信者への通信の即時のフィードバックを可能にします。 彼らはまた、取引に関与する人々の数の面で最も労働集約的なチャネルです。 口頭チャネルは一般に組織で聴衆の心配、混乱、または感情的な応答を作成するメッセージの高い可能性があるとき使用されます。 例えば、上級マネージャーは管理スタッフとの対面会合のレイオフか小型化についての噂に演説するべきである。 これは、説明が単純だが直接的であっても、受信者（視聴者）が即時の明確化と説明を得ることを可能にする：”現時点では、私はちょうど知らない。”

口頭コミュニケーションは、組織が重要な役人を紹介したり、長年の方針を変更したり、書面による詳細な説明をフォローアップしたい場合にも役立 高い信頼性の上級管理者は通常複雑か不穏なメッセージを提供する。 たとえば、シニアマネージャーは、通常、誰もが同時に同じメッセージを取得するように、個人的に縮小する計画を発表します。 これは頻繁にスケジュールを含んでいる従って人々はより多くの細部をいつ期待するか知っている。

書面による通信

書面による通信には、電子メール、テキスト、メモ、手紙、文書、レポート、ニュースレター、スプレッドシートなどが含まれます。 （電子メールは電子メールであっても、基本的には書かれたメモのデジタル版です。）彼らは、スリムなビジネスコミュニケーションの中にあります。 書かれたコミュニケーションと、作家は単語が容易に解釈することができる十分な文脈を提供しなければならない。 受信者は、あいまいさに注意を払い、必要に応じて明確化を求める必要があります。 電子メールの送信者は、受信を許可することはできません。 ほとんどの人は、あまりにも多くの電子メールを受信し、ソートし、時には間違って、すぐにそれをフィルタリングします。

書かれたメッセージは、大きなメッセージを送信するのに有効です。 人間は一度に吸収できるデータの量が限られています。 書かれた情報は、時間をかけて研究することができます。 レポートには、一連の行動について受信者を説得することが重要な場合に、サポートデータと詳細な説明が含まれます。 書かれた通信は、送信者が何を意味するのかを正確に言うために慎重に細工することができます。 仕事の提供の手紙のような形式的なビジネスコミュニケーションは、契約および予算、提案および引用、常に書かれているべきである。

電子（マルチメディア）通信

テレビ放送、ソーシャルメディア、インタラクティブなブログ、公共およびイントラネット会社のwebページ、Facebook、Twitterなどのwebベースの通信チャネルのこの成長のカテゴリに属しています。 電子通信により、メッセージを瞬時にグローバルに送信することができます。 人々は巨大な距離を越えて対面で話すことができます。 マーケティングおよび広告は多くの異なったタイプの顧客に目標とすることができ事業部はリアルタイムに容易に伝達し合うことができる。 これは、製品のリコールやセキュリティ上の問題について顧客に通知する必要がある場合に特に重要です。

非常に効果的ですが、ビジネス目的での電子通信の広範な利用も危険です。 近年では、多くの大企業のプライベート通信や顧客ファイルがハッキングされ、そのデータが盗まれています。 2016年1月、ニュージャージー-ホライゾン-ブルー-クロス-ブルー-シールドが罰金刑に処された。医療患者の個人情報を保護するために失敗したために1万人。 同社は、生年月日や社会保障番号などの暗号化されていない機密データを、主要なオフィスから盗まれたラップトップに保存しました。p>

どのチャンネルが最適ですか？非常に簡単に言えば、最良のチャネルは、送信者が意図したものとして理解されるように、メッセージを最も効果的に配信するチャネルです。 微妙か感情的に満たされたメッセージは豊富な媒体を要求する;簡単で、定期的なメッセージは個人的な接触を必要としない。 午後2時に、オフィスの外の廊下で5分間のスタンドアップ会議を行い、目標を達成したことを祝福したい場合は、迅速な電子メールを送信してくださ あなたは本当に人々が質問に答えることを望んでいません。 電子メールは細い媒体であるが、メッセージの内容が複雑でも感情的に満たされないとき非常によく働く。 一方で、電話は昼食の日付を取り消さなければならないことのために謝罪するより適切なチャネルである。 スピーカーはあなたの声で誠実さを聞くことができ、彼らの失望を表現したり、スケジュールを変更することを提案することができます。

良い経験則は、メッセージの文脈がより感情的であるほど、メッセージを配信するための媒体がより豊かになることです。 しかし覚えなさい-対面ビジネス会合は両方の党が同じページに偽りなくあることを保障するために書かれていたノートと追うことができる。 会議の結果が割り当てまたは契約になった場合は、書面によるメモが将来の参考に役立つ文書になります。

聴衆にメッセージを仕立て

アップルの創設者の一人であるスティーブ-ジョブズは、彼の情熱、フォーカス、そしてストーリーテリング能力を使ってプレゼンテーションを思い出深いものにした偉大なコミュニケータでした。あなたは今まで幼い子供と会話しなければならなかったし、本当にあなたに耳を傾けるために彼を必要としましたか？

あなたは今まで若い子と話をしなければならなかったことがありますか？ あなたはおそらくあなたが目の高さにあったようにひざまずいた。 あなたに彼の注意を集中するために彼の腕にあなたの手を穏やかに置いたかもしれない。 あなたが彼が理解していた言葉ではっきりとゆっくりと話すと、あなたはあなたのポイントを強調するために恐怖や驚きや幸福の誇張された顔 簡単に言えば、あなたはそれが効果的になるようにあなたの聴衆にあなたのメッセージを調整しました。

あなたのメッセージを送信するために選択した通信チャネルは重要ですが、意図された視聴者を知ることも重要です。 効果的なコミュニケータは、本能的に彼らの聴衆に彼らのスタイルを調整するように見えるが、それはまた学ぶことができるスキルです。 情報が伝達される方法は、それが一人であろうと一人の人であろうと、聴衆を補完する必要があります。 メッセージの仕立てには、送信者、メッセージ自体、および視聴者の3つの要因が関与しています。

送信者

毎日のビジネスコミュニケーションの大半のために、マネージャーは専門のイメージを示すことに焦点を合わせるだけでよい。 別の機会に、彼女は深刻で責任あるリーダー、技術的な専門家、または非公式にカジュアルとして自分自身を提示したいと思うかもしれません。 しかし、状況が何を求めているのか不確実なときは、常にプロ意識の側で間違いを犯してください。 研究は、聴衆が最初にスピーカーの態度に反応し、言われていることに反応しないことを示しています。 あなたが緊張しているように見える場合、あなたの聴衆はそれを拾い、同様に緊張するでしょう。

メッセージ

メッセージを調整する最初のステップは、もちろん、適切な通信チャネルを選択することです。 しかし、それでも、それがどのように提示されるかに影響を与えるメッセージ自体について質問する質問があります。 これらの質問のいくつかは以下のとおりです。

• どのチャンネルがコンテンツに最も適していますか？ 重要または緊急のメッセージは、対面、テキストメッセージ、または電子メールのいずれであっても、最速のチャネルを要求することができます。 スクリプト化されたプレゼンテーションには、計画と準備が必要です。 企業は、簡単な発表のためにジャーナリストやTwitterを使用することができます。 組織が何かをどのように行うかを実証したり、価値を明確にしたり、組織全体の人々に共通の意味を構築したりする場合は、口頭または書面によるプレゼ コンテンツに最も適したチャンネルを決定します。
• メッセージを送信することで何を達成したいですか？ それは説得するか、通知することを意図していますか？ あなたはすべてが軌道に乗っていることをあなたの上司に安心させていますか？ 対面コミュニケーションは確信か行動を変えるために誰かを確信させることを試みることの電子メールかレポートよりはるかに有効である。
• メッセージは聴衆からの相互作用を必要とするのですか、それとも”情報ダンプ”のようなものですか？ あなたが証拠をサポートする必要がある場合は特に、電話で$1万ドルの投資のための理論的根拠を提供しようとしないでください。 すべての質問に答えるのに十分な時間を与えてください。
• 視覚補助はメッセージを助けますか、それとも彼らはそれから気をそらすでしょうか？ 新しいコンピュータソフトウェアプログラムが部門の生産性を高めるという議論は、チャートやグラフで提示された確かな証拠に裏打ちされる必要があ しかし、過度のまたは焦点を当てていないビジュアルは、簡潔な合計とトリプルボトムライン（経済的、社会的、環境への影響）だけを望む上級レベルの
• あなたの信頼性を確立する必要がありますか？ 観客はあなたを知っていますか？ トピックについての多くをより知っている人々に話しているか。 これらの質問への答えはあなたのメッセージをいかに設計するか影響を与える。
• 最も重要なのは、コミュニケーションを決定する前に、聴衆がそれを気にすべき理由を自問してください。 あなたが知っているとき、それはその質問に答えるように通信を調整します。 ユナイテッド航空の4311便の話は、彼の主な聴衆を特定し、彼が話す前に彼らが気にしていたことを自分自身に尋ねることに失敗したCEOの例です。 2017年6月、座席に座っていた乗客は、客室乗務員から座席が必要であり、飛行機を離れる必要があることを知らされました。 彼は座席をあきらめることを拒否し、最終的には文字通り蹴って叫んで、飛行機から引きずられました。 ビデオはすぐにウイルスになりました。 広報の悪夢を防ぐために、CEOは最初に乗客を非難し、ユナイテッド航空の従業員と警備員の行動を擁護しました。 公共の怒りが成長し、顧客がボイコットを脅したとき、CEOは最終的に最初のコミュニケーションは、従業員と会社ではなく、結局のところ、支払う顧客だった乗客に焦点を当てている必要があることに気づきました。

視聴者

視聴者がわからない場合、送信者に通信を調整することはできません。 ここにあなたの聴衆を知ることを得るとき考慮するべきある質問はある。

• あなたの聴衆はどれくらい大きいですか？ それは一人または大規模なグループですか？ 一人の個人は、会議室とは対照的に、”近くで個人的な”取得を意味します。 大規模なグループの場合、それは多様であるか、またはかなり均質ですか？ あなたは聴覚障害者のための言語翻訳者や署名者が必要ですか？
• あなたの聴衆の状態は何ですか？ 聴衆は大抵年長レベルのマネージャー、同等者、または部下であるか。 あなたのボディーランゲージ、提示、および形式はグループの状態によって変わる。 部下が非公式の、リラックスしたアプローチとの容易さにより容易に置かれるかもしれないが高レベルマネージャーは通常ポイントにまっすぐに得、次の事
• あなたは観客と共感を確立することはできますか？ 観客があなたを信頼すればするほど、彼らの注意を維持するのが簡単になります。 聴衆に注意してください-人々は周りにシフトし、アイコンタクトを避け、あくび、または彼らは同意してうなずいて集中していますか？ あなたは、観客の気分を満たすためにあなたのメッセージを適応させる必要があります。

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