Sie schreiben einen Fortschrittsbericht, um einen Vorgesetzten, Mitarbeiter oder Kunden über den Fortschritt eines Projekts in einem bestimmten Zeitraum zu informieren. Das Projekt kann der Entwurf, die Konstruktion oder die Reparatur von etwas sein, das Studium oder die Erforschung eines Problems oder einer Frage oder das Sammeln von Informationen zu einem technischen Thema. Sie schreiben Fortschrittsberichte, wenn die Fertigstellung eines Projekts mehrere Wochen oder sogar Monate dauert.

Im Fortschrittsbericht erklären Sie einige oder alle der folgenden Punkte:

• Wie viel von der Arbeit ist abgeschlossen
• Welcher Teil der Arbeit ist derzeit im Gange
• Welche Arbeit muss noch erledigt werden
• Welche Probleme oder unerwarteten Dinge sind aufgetreten
• Wie läuft das Projekt im Allgemeinen?

Fortschrittsberichte haben mehrere wichtige Funktionen:

• Versichern Sie den Empfängern, dass Sie Fortschritte machen, dass das Projekt reibungslos verläuft und dass es seien Sie bis zum erwarteten Datum vollständig.
• Geben Sie den Empfängern einen kurzen Überblick über einige der Ergebnisse oder einige der Arbeiten des Projekts.
• Geben Sie den Empfängern die Möglichkeit, Ihre Arbeit am Projekt zu bewerten und Änderungen anzufordern.
• Geben Ihnen die Möglichkeit, Probleme im Projekt zu diskutieren und so Empfänger zu warnen.
• Zwingen Sie, einen Arbeitsplan zu erstellen, damit Sie das Projekt rechtzeitig abschließen können.
• Projizieren Sie ein Gefühl der Professionalität in Ihre Arbeit und Ihre Organisation.

Zeitpunkt und Format der Fortschrittsberichte

In einem einjährigen Projekt gibt es üblicherweise drei Fortschrittsberichte, einen nach drei, sechs und neun Monaten. Abhängig von der Größe des Fortschrittsberichts, der Länge und Wichtigkeit des Projekts und des Empfängers kann der Fortschrittsbericht die folgenden Formen annehmen:

• Memo — Ein kurzer, informeller Bericht an jemanden innerhalb Ihrer Organisation
• Brief — Ein kurzer, informeller Bericht an jemanden außerhalb Ihrer Organisation
• Formeller Bericht — Ein formeller Bericht an jemanden außerhalb Ihrer Organisation

In unserem Kurs schreiben Sie einen Fortschrittsbericht in Form eines gründlichen Memos und fügen diesem Memo eine Gliederung bei, um Ihrem Empfänger eine Vorstellung vom Inhalt Ihres Abschlussberichts zu geben. (Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Konturen.)

Organisationsmuster oder Abschnitte für Fortschrittsberichte

Der Empfänger eines Fortschrittsberichts möchte sehen, was Sie im Projekt erreicht haben, woran Sie gerade arbeiten, woran Sie als nächstes arbeiten möchten und wie das Projekt im Allgemeinen abläuft. Mit anderen Worten, die folgenden drei Abschnitte sind der Schlüssel in jedem Fortschritt Memo oder Fortschrittsbericht:

• In der/den vorangegangenen Periode(n)durchgeführte Arbeiten
• Derzeit durchgeführte Arbeiten
• Für die nächste(n) Periode(n) geplante Arbeiten

Andere Teile von Fortschrittsberichten

In Ihrem Fortschrittsbericht oder -memo müssen Sie außerdem die folgenden Abschnitte einfügen: (a) eine Einführung, in der Zweck und Umfang des Projekts erläutert werden, (b) eine detaillierte Beschreibung Ihres Projekts und seiner Geschichte und (c) eine Gesamtbewertung des Projekts bis heute, was normalerweise als Schlussfolgerung dient.

• Einleitender Absatz, in dem der Zweck des Memos und eine Erinnerung an das Projektthema vorgestellt werden
• Zusammenfassung des Projekts
• Spezifische Ziele des Projekts
• Umfang oder Grenzen des Projekts
• Forschungsergebnisse
• Gesamtbewertung oder Bewertung des Projekts zu diesem Zeitpunkt

Revisionscheckliste für Fortschrittsberichte

Wenn Sie Ihren Fortschrittsbericht erneut lesen und überarbeiten, achten Sie auf Probleme wie die folgenden:

• Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Format verwenden. Denken Sie daran, dass Sie für unseren Kurs Ihren Fortschritt in einem Memo angeben.
• Schreiben Sie einen klaren ersten Absatz, der Ihren Empfänger an das Projekt erinnert, an dem Sie arbeiten, und daran, dass Sie den Fortschritt dieses Projekts angeben
• Markieren Sie mit Überschriften die verschiedenen Teile Ihres Fortschrittsberichts, insbesondere die verschiedenen Teile Ihrer Zusammenfassung der am Projekt geleisteten Arbeit.
• Verwenden Sie gegebenenfalls Listen.
• Geben Sie Einzelheiten an – Vermeiden Sie es, sich auf vage, zu allgemeine Aussagen über die Arbeit zu verlassen, die Sie am Abschlussberichtsprojekt geleistet haben.
• Seien Sie sicher und richten Sie den Fortschrittsbericht an das reale oder realistische Publikum — nicht an Ihren Ausbilder.

Sie werden eine Gliederung Ihres Berichts am Ende Ihrer Fortschrittsnotiz für diese Klasse einfügen.

Informationen zur Kapitelzuordnung