du skriver en statusrapport for at informere en vejleder, medarbejder eller kunde om fremskridt, du har gjort på et projekt over en bestemt periode. Projektet kan være design, konstruktion eller reparation af noget, undersøgelse eller forskning af et problem eller spørgsmål eller indsamling af information om et teknisk emne. Du skriver statusrapporter, når det tager flere uger eller endda måneder at gennemføre et projekt.

i statusrapporten forklarer du et eller flere af følgende:

• hvor meget af arbejdet er færdigt
• hvilken del af arbejdet er i øjeblikket i gang
• hvilket arbejde er der stadig at gøre
• hvilke problemer eller uventede ting, hvis nogen, er opstået
• hvordan projektet går generelt

statusrapporter har flere vigtige funktioner:

• forsikre modtagere om, at du gør fremskridt, at projektet går glat, og at det vil være komplet inden den forventede dato.
• Giv modtagerne et kort kig på nogle af resultaterne eller noget af projektets arbejde.
• Giv modtagerne en chance for at evaluere dit arbejde på projektet og anmode om ændringer.
• Giv dig en chance for at diskutere problemer i projektet og dermed advare modtagere.
• tving dig til at oprette en arbejdsplan, så du afslutter projektet til tiden.
• projekt en følelse af professionalisme til dit arbejde og din organisation.

Timing og Format af statusrapporter

i et år langt projekt er der sædvanligvis tre statusrapporter, en efter tre, seks og ni måneder. Afhængigt af statusrapportens størrelse, projektets længde og betydning og modtageren kan statusrapporten antage følgende former:

• Memo—en kort, uformel rapport til nogen i din organisation
• brev—en kort, uformel rapport sendt til nogen uden for din organisation
• formel rapport—en formel rapport sendt til nogen uden for din organisation

i vores kursus vil du skrive en statusrapport i form af et grundigt notat, og du vil vedhæfte en oversigt til det notat for at give din modtager en ide om indholdet i din endelige rapport. (Se kapitlet om konturer for mere information.)

organisatoriske mønstre eller sektioner for statusrapporter

modtageren af en statusrapport ønsker at se, hvad du har opnået på projektet, hvad du arbejder på nu, hvad du planlægger at arbejde på Næste, og hvordan projektet går generelt. Med andre ord, de følgende tre afsnit er nøglen i enhver status notat eller statusrapport:

• arbejde udført i den foregående periode(er)
• arbejde, der i øjeblikket udføres
• arbejde planlagt for den næste periode(er)

andre dele af statusrapporter

i dit statusnotat eller din rapport skal du også medtage følgende afsnit: (a) En introduktion, der gennemgår projektets formål og omfang, (b) en detaljeret beskrivelse af dit projekt og dets historie og (c) en samlet vurdering af projektets formål og omfang projekt til dato, som normalt fungerer som konklusion.

• åbning af afsnit introduktion af formålet med notatet og en påmindelse om projektemnet
• resume af projektet
• projektets specifikke mål
• omfang eller grænser
• Forskning indsamlet
• samlet vurdering eller vurdering af projektet på dette tidspunkt

Revisionscheckliste for statusrapporter

Når du læser og reviderer din statusrapport, pas på problemer som følgende:

• sørg for at bruge det rigtige format. Husk, at for vores kursus, vil du give dine fremskridt i et notat.
• Skriv et klart indledende afsnit, der minder din modtager om det projekt, du arbejder på, og at du giver fremskridt med det projekt
• brug overskrifter til at markere de forskellige dele af din statusrapport, især de forskellige dele af din oversigt over arbejdet med projektet.
• brug lister efter behov.
• Angiv detaljer-undgå at stole på vage, alt for generelle udsagn om det arbejde, du har udført på det endelige rapportprojekt.
• vær sikker og adresser statusrapporten til det virkelige eller realistiske publikum—ikke din instruktør.

du vil inkludere en oversigt over din rapport i slutningen af dit fremskridtsnotat for denne klasse, så gå nu til kapitlet om oprettelse af konturer.

oplysninger om Kapitel tilskrivning