u schrijft een voortgangsrapport om een supervisor, medewerker of klant te informeren over de voortgang die u hebt gemaakt met een project gedurende een bepaalde periode. Het project kan het ontwerp, de bouw of de reparatie van iets, de studie of het onderzoek van een probleem of vraag, of het verzamelen van informatie over een technisch onderwerp. Je schrijft voortgangsrapporten wanneer het enkele weken of zelfs maanden duurt om een project te voltooien.

in het voortgangsverslag geeft u uitleg over een of meer van de volgende punten::

• hoeveel van het werk is voltooid
• welk deel van het werk is momenteel aan de gang
• welk werk moet nog worden verricht
• welke problemen of onverwachte dingen zijn opgetreden
• Hoe het project in het algemeen verloopt

voortgangsrapporten hebben verschillende belangrijke functies:

• verzeker de ontvangers dat u vooruitgang boekt, dat het project soepel verloopt, en dat het zal voltooid zijn tegen de verwachte datum.
• geef de begunstigden een korte blik op enkele van de bevindingen of sommige van de werkzaamheden van het project.
• geef ontvangers de kans om uw werk aan het project te evalueren en wijzigingen aan te vragen.
• geeft u de kans om problemen in het project te bespreken en zo de ontvangers van tevoren te waarschuwen.
• dwing u een werkschema op te stellen zodat u het project op tijd voltooit.
• projecteer een gevoel van professionaliteit aan uw werk en uw organisatie.

tijdschema en formaat van voortgangsverslagen

in een project van een jaar zijn er gewoonlijk drie voortgangsverslagen, één na drie, zes en negen maanden. Afhankelijk van de omvang van het voortgangsverslag, de lengte en het belang van het project en de ontvanger, kan het voortgangsverslag de volgende vormen aannemen: :

• Memo-een kort, informeel rapport aan iemand binnen uw organisatie
• brief—een kort, informeel rapport aan iemand buiten uw organisatie
• formeel rapport—een formeel rapport aan iemand buiten uw organisatie

in onze cursus schrijft u een voortgangsrapport in de vorm van een grondige memo, en voegt u een overzicht toe aan die memo om uw ontvanger een idee te geven van de inhoud van uw eindrapport. (Zie het hoofdstuk over contouren voor meer informatie.)

Organisatiepatronen of secties voor voortgangsrapporten

de ontvanger van een voortgangsrapport wil zien wat u met het project hebt bereikt, waaraan u nu werkt, waaraan u hierna wilt werken en hoe het project in het algemeen verloopt. Met andere woorden, de volgende drie onderdelen zijn essentieel in elke voortgangsmemo of voortgangsrapport:

• Werk volbracht in de voorgaande periode(s) voor
• Werken momenteel wordt uitgevoerd
• Werken zijn gepland voor de volgende periode(s) voor

Andere Delen van de voortgangsrapporten

In uw vooruitgang memo of een rapport, moet u ook de volgende gegevens omvatten: (a) een inleiding die beoordelingen doel en reikwijdte van het project, (b) een gedetailleerde beschrijving van uw project en haar geschiedenis, en (c) een algemene evaluatie van het project tot op heden, die meestal optreedt als de conclusie.

• eerste paragraaf de invoering van het doel van het memo en een herinnering over het project onderwerp
• Samenvatting van het project
• het Specifieke doelstellingen van het project
• Bereik, of grenzen, van het project
• Onderzoek verzameld
• Algemene beoordeling of evaluatie van het project op dit moment

Herziening Checklist voor voortgangsverslagen

Als u herlezen en aanpassen van uw voortgangsverslag, kijk uit voor problemen, zoals de volgende:

• Zorg ervoor dat u het juiste formaat. Vergeet niet dat Voor onze cursus, u zult uw voortgang in een memo.
• Schrijf een duidelijke openingsparagraaf waarin uw ontvanger wordt herinnerd aan het project waaraan u werkt en dat u de voortgang van dat project geeft
• gebruik koppen om de verschillende delen van uw voortgangsrapport te markeren, in het bijzonder de verschillende delen van uw samenvatting van het werk dat aan het project is gedaan.
• gebruik indien van toepassing Lijsten.
• geef details-vertrouw niet op vage, al te algemene uitspraken over het werk dat je hebt gedaan aan het eindrapport project.
• wees er zeker van en richt het voortgangsrapport aan het echte of realistische publiek—niet aan uw instructeur.

u zult een overzicht van uw rapport opnemen aan het einde van uw voortgangsmemo voor deze klasse, dus ga nu naar het hoofdstuk over het maken van contouren.

informatie over hoofdstuk-attributie