sähköposti voi saada meidät tuntemaan, että kamppailemme pitääksemme päämme vedenpinnan yläpuolella. Onko postilaatikkosi sivut pitkiä? Alatko joka päivä lukea sähköpostia, ajatellen, että vastaat tärkeimpiin viesteihin, vain katsoaksesi ylös ja huomataksesi, että tunti on lipsahtanut etkä ole tehnyt mitään tähän mennessä? Loppuuko sähköpostisi tila muutaman päivän välein? Tuntuuko Sähköposti tuottavuuden kertojalta vai tuottavuuden tappajalta?

tarvitaan vain muutama yksinkertainen kikka, jotta sähköpostin käsittely tehostuu, jotta se ei rasita sinua. Jotkut näistä vinkeistä perustuvat useimmissa sähköpostiohjelmissa oleviin toimintoihin, mutta toiset ovat tapoja muuttaa omia tottumuksiasi niin, että pienet jokapäiväiset vuorovaikutukset sähköpostin kanssa auttavat sinua pysymään kärryillä sen hallinnassa.

ajattele sitä kuin hampaittesi puhdistamista. Päivittäinen hammashygienia on eri asia kuin hammaslääkärissä käyminen, mutta molempia pitää tehdä. Sinun pitäisi harjata kahdesti päivässä ja hammaslankaa kerran päivässä, ja nämä tavat ovat erittäin tärkeitä ottaa terveitä hampaita. Puolen vuoden välein kannattaa käydä myös hammaslääkärissä perusteellisempaa puhdistusta, röntgenkuvia ja muuta ennaltaehkäisevää hoitoa varten. Päivittäinen hygienia ehkäisee isompien ongelmien syntymistä. Hammaslääkärikäynnit auttavat sinua saamaan kiinni ja korjaamaan orastavia ongelmia ennen kuin ne riistäytyvät hallinnasta.

Toki hampaillakin asiat voivat mennä pieleen. Onnettomuus voi tyrmätä ne tai geenisi voivat päätyä vaikuttamaan niihin, aivan kuten uusi projekti tai työpaikan muutos voisi yhtäkkiä aiheuttaa räjähdysmäisen sähköpostiryöpyn. Joka tapauksessa, se ei tarkoita, että sinun pitäisi lopettaa hammaslangan tai käydä hammaslääkärissä säännöllisesti-tai siivota sähköpostisi joka päivä. Jos sinulla on odottamaton ongelma, sinun täytyy silti noudattaa hyviä tapoja pitää kaikki kurissa.

kun muutat sitä, miten olet vuorovaikutuksessa sähköpostin kanssa lyhyellä aikavälillä—milloin ja miten tarkistat sen, kuinka usein poistat viestejä ja niin edelleen—se helpottaa elämääsi pitkällä aikavälillä.

tässä muutama huippuvinkki sähköpostin keventämiseen. Varoitan teitä, että nämä vinkit ovat juurtuneet maalaisjärjellä eivätkä tarjoa taikaluotia, mikä tarkoittaa, että ne eivät räjäytä mieltäsi tai tule yhdessä yössä sensaatioksi. Mutta ei hammaslankakaan.

poista ensin

ensimmäinen asia, kun avaat postilaatikon, on skannata nähdäksesi, mitä voit poistaa. Katso aiherivi ja lähettäjä. Onko se romua? Onko se mainosviesti, jota et koskaan lue? Onko se ilmoitus työkaveriltasi, joka sanoo aiherivillä, että he tulevat ulos tänään, ja siellä ei ole mitään mahdollisuutta, että kaikki lisätiedot sähköpostin rungossa ovat merkityksellisiä sinulle? Jos on, heitä se pois.

kaikki merkityksettömiksi tunnistamasi viestit tulee valita ja siirtää roskakoriin irtotavarana. Jos sinulla ei ole kiire tiettynä aamuna, saatat jopa yrittää tunnistaa yhden tai kaksi säännöllistä sähköpostittajaa, joilta voit peruuttaa tilauksen.

miksi on tärkeää tehdä tämä askel ensin? Kun poistaa epäolennaiset viestit heti, helpottaa jäljellä olevien viestien näkemistä. Kun näet loput viestit, voit triage tärkeitä nopeammin. Jos voit tunnistaa jopa viisi tai kymmenen prosenttia päivittäisestä saapuneesta postista ”hyvin todennäköisesti ei vaadi toimenpiteitä”, jotta voit poistaa sen nopeasti, olet paljon paremmassa kunnossa aloittamaan päiväsi tuottavasti.

käytä useampaa kuin yhtä sähköpostiosoitetta

en kestä markkinointisähköposteja tai lähetysvahvistuksia saati muistutuksia pankistani maksaa luottokorttilaskuni, kun se on jo perustettu automaattiseen maksuun. (Grr.) Kaikki nämä viestit sotkua minun postilaatikkoon ja vaikeuttaa paikalla tärkeitä sähköposteja, paitsi että minulla on strategia käsitellä niitä.

käytän erillistä sähköpostiosoitetta kaikkiin näihin vähämerkityksisiin viesteihin.

on olemassa muutamia tapoja tehdä se. Voit perustaa uuden sähköpostitilin kokonaan tätä tarkoitusta varten, kuten minä teen sen, tai voit luoda aliaksen osoitteen käyttämällä nykyistä tiliäsi. Useimmat sähköpostin tarjoajat voit tehdä sen. Sitten, Luo sääntö tai suodatin sähköpostitiliisi niin, että kaikki viestit lähetetään alias ohittaa Saapuneet ja mennä eri kansioon. Kutsu sitä Saapuneet 2 tai alhainen merkitys Tai mitä haluat.

yksi hyöty erillisen sähköpostiosoitteen käyttämisestä tähän tarkoitukseen on se, että pidät tämän ei-aivan-roskapostin, jota joskus kutsutaan harmaaksi postiksi, erillään tärkeästä postistasi. Lisäksi, jos yritys myy sähköpostiosoitteesi toiseen jakeluluetteloon, uusia ja ei-toivottuja markkinointiviestejä ei päädy ensisijainen postilaatikkoon joko. Kolmas etu on et ole hajamielinen nämä viestit, ottaen huomioon sinun täytyy kirjautua toiseen sähköpostiohjelma tai navigoida eri postilaatikkoon käyttää niitä.

kirjoita lyhyt

kirjoittaessasi sähköposteja, sano mitä tarkoitat, ole selkeä ja ytimekäs. Miksi? Lyhyeksi kirjoittaminen auttaa viestisi lukeneita pääsemään asiaan ja käsittelemään sähköpostiaan tehokkaammin. He saattavat kuulla äänensävysi ja vastata samalla mitalla, mikä helpottaa elämääsi.

joissakin tilanteissa vaaditaan kokonaisia lauseita ja muodollista kieltä, mutta katkelmat voivat olla erittäin tehokkaita sähköpostissa. Käytä niitä, kun se on järkevää. Kielioppipoliisi ei tule perääsi. Varmasti, joskus sinun täytyy olla erittäin yksityiskohtainen ja hyödyntää paperi-trail näkökohta sähköpostin—siellä kirjaa kaikesta. Yleisesti ottaen oletus on kuitenkin tiivis, selkeä ja suoraviivainen kieli.

kaikki eivät ole taitavia lyhyydessä ja se voi tulla pois niukkana. Välttääksesi epäystävälliseltä kuulostamisen, voit lisätä emojin tai huutomerkit. Tai yksinkertaisesti kertoa ihmisille, että yrität olla ytimekäs sähköpostissa ja heidän ei pitäisi ottaa sitä henkilökohtaisesti.

käytä ryhmiä tai jakelulistoja

Jos lähetät samalle ihmisryhmälle toistuvasti viestin, määritä ryhmä-tai sähköpostialia. Outlookissa sitä kutsutaan Jakelulistaksi. Gmailissa, siirry yhteystiedot (contacts.google.com), valitse ihmiset, jotka haluat lisätä ryhmään, ja napsauta nimikekuvaketta. Anna ryhmällesi nimi. Kun se tallentaa, voit kirjoittaa nimen automaattisesti muodostaa viestin kaikille ryhmässä.

ryhmien käyttäminen paitsi säästää aikaa poistamalla tarpeen kirjoittaa jokaisen henkilön nimi, Kun lähetät ryhmän, myös asettaa sinut helppo poistaminen taktiikka, kuten selitän hieman myöhemmin.

Luo malleja tai purkitettuja vastauksia

Jos lähetät viestiä yhä uudelleen, älä kirjoita sitä joka kerta tyhjästä. Uudelleenkäyttää mitä olet jo kirjoittanut tekemällä mallin tai purkitettu vastaus, kuten Gmail kutsuu sitä.

muutamia esimerkkejä ihmisten usein lähettämistä viesteistä ovat:

• Kiitos, että otit yhteyttä, mutta minua ei kiinnosta,
• vahvistaa kuitin. Kiitos ja kertokaa, jos tarvitsette jotain muuta minun päästäni, ja
• tuo kuulostaa meidän lakiosastomme työltä. Paras kohtaamispaikka on…

kun olet saanut muutaman mallin kasaan, voit vastata viesteihin, jotka normaalisti vievät turhaa aikaa ajattelematta sitä sen kummemmin, jolloin pääset tärkeämpiin töihin.

uudelleenkäyttö aiheriveillä

Lähetettyjen viestien uudelleenkäyttö mallineiden ja säilöttyjen vastausten kautta lisää tehokkuutta minimoimalla kirjoittamista. Aiherivien uudelleenkäytön avulla voit helpommin ja nopeammin poistaa tai arkistoida vanhoja viestejä. Selitän miten seuraavaksi.

Lajittele poistaaksesi

Tietorajat voivat yllättää kenet tahansa, jopa erittäin järjestäytyneet ihmiset. Tapa vapauttaa tilaa on poistaa viestejä, joita et tarvitse irtotavarana. Tämä on sellainen urakka, jonka voi ajatella olevan samanlainen kuin hammaslääkärissä käyminen. Sinun ei tarvitse tehdä sitä joka päivä, mutta tekemällä sen määräajoin ja säännöllisesti auttaa estämään suurempia ongelmia. Mielestäni kolme poistotapaa ovat erityisen hyödyllisiä.

Lajittele ensin lähettämäsi posti tiedoston koon tai liitetiedoston mukaan ja heitä pois suurimmat, joita et tarvitse. Syy keskityn lähetettyihin viesteihin on, koska jos lähetin liitetiedoston, on hyvä mahdollisuus, että omistan tiedoston ja siksi minulla on toinen kopio tallennettu jonnekin muualle.

toinen tapa on lajitella lähetetyt viestit aiherivin mukaan ja etsiä viestejä, joita lähetät säännöllisesti. Jos lähetät viikkoviestin aiherivillä ”Jääkaapin puhdistus tänään kello 16”, voit nopeasti nähdä, valita ja poistaa ne kaikki kerralla.

kolmanneksi Lajittele viestisi vastaanottajan mukaan. Sinulla on luultavasti muutamia kollegoita, ystäviä tai ihmisryhmiä, jotka sähköpostitat usein. On todennäköistä, että monet välillänne lähetetyt viestit eivät ole kovin tärkeitä. Jos et enää koskaan tarvitse niitä, valitse useita viestejä kerralla ja poista ne massoittain.

Sammuta ilmoitukset, Sulje Sähköposti tarkentaaksesi

saada näyttöön hälytys jokaisesta saapuvasta viestistä on uskomattoman häiritsevää ja häiritsevää. Veikkaisin, että ylivoimainen enemmistö työntekijöistä olisi parempi, jos sähköpostihälytykset olisivat täysin pois käytöstä. Siitä on apua vain harvinaisimmissa tapauksissa. Joten, sammuta ilmoitukset.

vastaavasti sulje sähköpostisovelluksesi tai sen selainvälilehti, kun haluat tehdä erittäin keskittynyttä työtä vähintään 30 minuuttia. Tuon vihjeen kirjoittaminen harmittaa, kun tietää, ettei juuri kukaan seuraa sitä. Harva sitä oikeasti tekee, mutta toivoisin, että saisin enemmän ihmisiä yrittämään. Kuvittele, kuinka paljon helpompaa on löytää virtaus, kun et ole hajamielinen sähköpostitse.

muistele, milloin viimeksi työskentelit offline-tilassa, oli se sitten lentokoneessa ilman Wi-Fi: tä tai kun internet oli nurin. Tai ehkä olet työskennellyt aikavyöhykkeellä, jossa sinulla ei ole paljon muita työtovereita ja siksi ei ollut sähköpostin keskeytyksiä pitkän pätkän päivän. Sulkemalla sähköpostin, pääset lähelle toistaa, että kokemus ei keskeytetä, mutta silti voi käyttää muita online-tietoja tarpeen mukaan.

Co-opt Autovastaukset

liittyvät edelliseen vihjeeseen, sanotaan näin, että et sulje Sähköposti-ikkunaasi, koska pelkäät, että joku yrittää ottaa sinuun yhteyttä kiireellisessä asiassa ja sinulta jää se huomaamatta. Kiertotie? Perustaa out-of-office tai auto-vastaus viesti, jossa sanotaan, ”Jos tämä on erittäin kiireellinen asia, tekstaa/soita/viesti minulle…”ja antaa puhelinnumerosi, Slack kahva, tai ensisijainen linja viestintä.

Delete! Tai Tiedostopostia kansioihin

vastaanottamaton sähköposti on usein hyvä tarkoitus, joka on jäänyt täyttämättä. Tiedä milloin päästää irti. Älä pidä kiinni viesteistä, jos et todennäköisesti koskaan tee niillä mitään. Merkityksettömien viestien jättäminen postilaatikkoon on erittäin tuottamatonta, häiritsevää ja muistuttaa vain siitä, mitä haluaisit tehdä täydellisessä maailmassa, mutta ei voi.

he eivät tee sinulle mitään palveluksia olemalla postilaatikossa.

Jos viestien poistaminen vaikuttaa vaikealta, siirrä ne sen sijaan uuteen kansioon. Soita, että kansio odottaa tai hyviä aikeita. Tärkeintä on saada ne pois postilaatikosta. Odota muutama kuukausi. Katso, montako olet kaivanut ylös tai vastannut. Jos vastaus on nolla, ehkä harkita niiden poistamista ylipäätään.

Tyhjennä roskakori määräajoin

Tyhjennä roskakori määräajoin. Roskakorin poistaminen raivaa tilaa. Useimmat sähköpostiohjelmat, mukaan lukien Outlook, on asetus automaattisesti polkumyynti roskakoriin, kun lopetat sovelluksen. Jos et koskaan muista heittää roskia, suosittelen käynnistämään kyseisen ominaisuuden.

useimpien ei todennäköisesti tarvitse tyhjentää roskia kuin kerran kuukaudessa tai kerran neljänneksessä. On vaara poistaa roskakoriin liian usein, koska roskakoriin on, jos menet pelastaa sähköposteja, että luulit ei tarvitse, mutta se osoittautuu teet. Olen pelastanut monta viestiä roskiksesta, yleensä samana päivänä, kun laitan sen sinne.

miten Hätänarusta vedetään

nyt, jos haluat epätoivoisesti aloittaa puhtaalta pöydältä postilaatikkosi kanssa, tässä vielä yksi kikka, jota voit kokeilla:

1. Luo uusi kansio. Nimeä se vanha saapuneet tai Mail ennen heinäkuuta 2019 (tai kuluvan kuukauden ja vuoden).

2. Valitse kaikki sähköpostiisi. Siirrä kaikki uuteen kansioon.

Voilà. Olet Inboxin nollassa,eikä sinun tarvinnut edes heittää yhtään viestiä.

kukaan ei odota, että kaoottista postilaatikkoa huolletaan yön yli. Sopeuta muutamia myönteisiä tapoja vähitellen. Tee muutamia määräaikaisia toimia,kuten tyhjennys roskakoriin tai irtotavarana poistaminen lähetetty posti, auttaa sinua tuntuu edistyt.