Vous rédigez un rapport d’avancement pour informer un superviseur, un associé ou un client des progrès que vous avez réalisés sur un projet sur une certaine période de temps. Le projet peut être la conception, la construction ou la réparation de quelque chose, l’étude ou la recherche d’un problème ou d’une question, ou la collecte d’informations sur un sujet technique. Vous rédigez des rapports d’avancement lorsque la réalisation d’un projet prend plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

Dans le rapport d’étape, vous expliquez tout ou partie des éléments suivants:

• Quelle partie du travail est terminée
• Quelle partie du travail est actuellement en cours
• Quel travail reste à faire
• Quels problèmes ou choses inattendues, le cas échéant, sont apparus
• Comment se déroule le projet en général

Les rapports d’avancement ont plusieurs fonctions importantes:

• Rassurez les destinataires que vous progressez, que le projet se déroule sans problème et qu’il se passera bien.
  • terminer avant la date prévue.
  • Donnez aux bénéficiaires un bref aperçu de certaines des conclusions ou de certains travaux du projet.
  • Donnez aux destinataires la possibilité d’évaluer votre travail sur le projet et de demander des modifications.
  • Vous donne l’occasion de discuter des problèmes du projet et ainsi de prévenir les destinataires.
  • Vous forcer à établir un horaire de travail afin que vous terminiez le projet à temps.
  • Projetez un sens du professionnalisme dans votre travail et votre organisation.

  Calendrier et format des rapports d’étape

  Dans un projet d’un an, il y a habituellement trois rapports d’étape, un après trois, six et neuf mois. En fonction de la taille du rapport d’étape, de la durée et de l’importance du projet et du bénéficiaire, le rapport d’étape peut prendre les formes suivantes:

  • Mémo — Un rapport court et informel à une personne de votre organisation
  • Lettre — Un rapport court et informel envoyé à une personne de l’extérieur de votre organisation
  • Rapport formel — Un rapport officiel envoyé à une personne de l’extérieur de votre organisation

  Dans notre cours, vous rédigerez un rapport d’étape sous la forme d’un mémo complet, et vous joindrez un aperçu à ce mémo pour donner à votre destinataire une idée du contenu de votre rapport final. (Voir le chapitre sur les grandes lignes pour plus d’informations.)

  Modèles organisationnels ou sections pour les rapports d’étape

  Le destinataire d’un rapport d’étape veut voir ce que vous avez accompli sur le projet, ce sur quoi vous travaillez maintenant, ce sur quoi vous prévoyez de travailler ensuite et comment le projet se déroule en général. En d’autres termes, les trois sections suivantes sont essentielles dans toute note d’étape ou rapport d’étape:

  • Travaux accomplis au cours de la (des) période(s) précédente(s)
  • Travaux en cours
  • Travaux prévus pour la (les) période(s) suivante(s)

  Autres parties des rapports d’étape

  Dans votre note d’étape ou rapport d’étape, vous devez également inclure les sections suivantes : (a) une introduction qui passe en revue l’objet et la portée du projet, (b) une description détaillée de votre projet et de son historique, et (c) une évaluation globale du projet pour date, qui sert généralement de conclusion.

  • Paragraphe d’ouverture présentant l’objet de la note et un rappel sur le sujet du projet
  • Résumé du projet
  • Objectifs spécifiques du projet
  • Portée, ou limites, du projet
  • Recherche recueillie
  • Évaluation ou évaluation globale du projet en ce moment

  Liste de contrôle de révision pour les rapports d’étape

  Pendant que vous relisez et révisez votre rapport d’étape, regardez pour les problèmes tels que les suivants:

  • Assurez-vous d’utiliser le bon format. N’oubliez pas que pour notre cours, vous fournirez vos progrès dans un mémo.
  • Écrivez un paragraphe d’ouverture clair rappelant à votre destinataire le projet sur lequel vous travaillez et que vous fournissez des progrès sur ce projet
  • Utilisez des en-têtes pour marquer les différentes parties de votre rapport d’avancement, en particulier les différentes parties de votre résumé du travail effectué sur le projet.
  • Utilisez des listes selon le cas.
  • Fournissez des détails – évitez de vous fier à des déclarations vagues et trop générales sur le travail que vous avez effectué sur le projet de rapport final.
  • Assurez-vous et adressez le rapport d’avancement au public réel ou réaliste – pas à votre instructeur.

  Vous allez inclure un aperçu de votre rapport à la fin de votre mémo de progression pour cette classe, alors passez maintenant au chapitre sur la création de contours.

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