Az E-Mail úgy érzi, hogy küzdünk, hogy a fejünket a víz felett tartsuk. A postaládájába oldalak hosszú? Minden nap e-maileket olvasol, azt gondolva, hogy válaszolsz a legfontosabb üzenetekre, csak hogy felnézzek és rájöjjek, hogy egy óra csúszott el, és eddig semmit sem tettél? Ön fogy a hely az e-mail néhány naponta? Az e-mail termelékenységi szorzónak vagy termelékenységi gyilkosnak érzi magát?

csak néhány egyszerű trükköt igényel, hogy hatékonyabb legyen az e-mailek kezelésében, így nem érzi magát lemérve. Néhány ilyen tipp a legtöbb e-mail programban található funkciókra támaszkodik, de mások a saját szokásainak megváltoztatásának módjai, így az e-mailekkel kapcsolatos kis mindennapi interakciók segítenek nyomon követni annak kezelését.

gondold át, mint a fogak tisztítása. Van különbség a napi foghigiénia és fogorvoshoz menni között, de mindkettőt meg kell tennie. Naponta kétszer kell fogat mosni, fogselymet naponta egyszer, és ezek a szokások rendkívül fontosak az egészséges fogak kialakításához. Minden hat hónapban, akkor is látogasson el a fogorvos egy alaposabb tisztítás, röntgen, valamint egyéb megelőző ellátás. A napi higiénia megakadályozza a nagyobb problémák kialakulását. Látogatás a fogorvos segít elkapni, majd helyes bimbózó problémák, mielőtt azok az ellenőrzés.

természetesen, még a fogakkal is, a dolgok rosszul fordulhatnak. Egy baleset kiütheti őket, vagy a génjeid hatással lehetnek rájuk, csakúgy, mint egy új projekt vagy a munkahelyváltás hirtelen e-mail robbanást okozhat. Bármi legyen is a helyzet, ez nem jelenti azt, hogy abba kell fogselyem, vagy hogy egy fogorvos rendszeresen—vagy takarítani az e-mail minden nap. Ha váratlan problémája van, akkor továbbra is követnie kell a jó szokásokat, hogy mindent ellenőrizzen.

amikor rövid távon megváltoztatja, hogyan lép kapcsolatba az e—mailekkel—mikor és hogyan ellenőrzi, milyen gyakran törli az üzeneteket, stb. – hosszú távon megkönnyíti az életét.

íme néhány tipp, hogy az e-mail kevesebb terhet jelent. Hadd figyelmeztessem Önöket, hogy ezek a tippek a józan észben gyökereznek, és nem nyújtanak mágikus golyót, ami azt jelenti, hogy nem fogják felrobbantani az elmédet, vagy éjszakai szenzációvá válnak. De a fogselyem sem fog.

Delete First

a beérkező levelek megnyitásakor az első lépés a beolvasás, hogy megnézze, mit törölhet. Nézd meg a tárgysort és a feladót. Ez szemét? Ez egy promóciós e-mail, amelyet soha nem fog olvasni? Ez egy értesítés a munkatársa azt mondja a tárgyban, hogy lesz ma, és ott van a következő nincs esély arra, hogy bármilyen további információt a szervezetben az e-mail lesz releváns az Ön számára? Ha igen, dobja ki.

az Ön által lényegtelennek minősített összes üzenetet ki kell választani, és ömlesztve át kell helyezni a kukába. Ha nem egy rohanás egy adott reggel talán még megpróbálja azonosítani egy vagy két rendszeres e-mailers leiratkozni.

miért fontos először ezt a lépést megtenni? Ha azonnal törli az irreleváns üzeneteket, megkönnyíti a fennmaradó üzenetek megtekintését. Ha látja a fennmaradó üzeneteket, gyorsabban kipróbálhatja a fontosakat. Ha a napi bejövő levelek akár öt vagy tíz százalékát is azonosíthatja “nagyon valószínű, hogy nem igényel műveletet”, hogy azonnal törölhesse, akkor sokkal jobb formában lesz a nap produktív indítása.

Több Mint Egy e-Mail Cím

én nem bírom marketing e-mailek vagy szállítási megerősítések, sokkal kevesebb, emlékeztetők a bank fizeti a hitelkártya-bill, amikor már beállított automatikus fizetni. (KR.) Ezek az üzenetek zavarják a postaládámat, és megnehezítik a fontos e-mailek észlelését, kivéve, hogy van egy stratégiám a velük való foglalkozásra.

mindegyik alacsony jelentőségű üzenethez külön e-mail címet használok.

ennek néhány módja van. Új e-mail fiókot teljes egészében erre a célra állíthat be, így csinálom, vagy létrehozhat egy alias-címet a jelenlegi fiókjával. A legtöbb e-mail szolgáltató lehetővé teszi ezt. Ezután létrehoz egy szabályt vagy szűrőt az e-mail fiókjában, hogy az álnévre küldött összes üzenet kihagyja a beérkező leveleket, majd egy másik mappába LÉPJEN. Hívja postaládájába 2 vagy alacsony jelentőségű, vagy amit akarsz.

az Egyik előnye, hogy segítségével egy külön e-mail címet erre a célra, hogy ez nem elég-junk mail, néha szürke mail, külön a fontos levelet. Továbbá, ha egy vállalat eladja az e-mail címét egy másik terjesztési lista, minden új, nem kívánt marketing üzenetek nem a végén az elsődleges postaládájába sem. A harmadik előny az, hogy nem zavarja ezeket az üzeneteket, figyelembe véve, hogy be kell jelentkeznie egy másik e-mail programba, vagy navigálnia kell egy másik beérkező levelek mappába, hogy hozzáférjen hozzájuk.

írjon rövid

e-mailek írásakor mondja el, mire gondol, legyen világos, és legyen tömör. Miért? Írásban rövid segít az emberek, akik olvasni az üzenetet, hogy a pont, és feldolgozza az e-mail hatékonyabban. Lehet, hogy felveszi a hang és a válasz természetbeni, ami megkönnyíti az életet az Ön számára.

egyes helyzetek teljes mondatokat és formális nyelvet igényelnek, de a töredékek rendkívül hatékonyak lehetnek az e-mailben. Használd őket, ha van értelme. A nyelvtani rendőrség nem fog utánad jönni. Természetesen néha nagyon részletesnek kell lennie, és ki kell használnia az e-mail papírnyomvonalát—mindennek van egy rekordja. Általában véve azonban az alapértelmezett tömör, világos és egyszerű nyelv.

nem mindenki ért a rövidséghez, és curtként is megjelenhet. A barátságtalan hangzás elkerülése érdekében hangulatjelet vagy felkiáltójelet adhat hozzá. Vagy egyszerűen csak tudassa az emberekkel, hogy megpróbál tömör e-mailben, és nem szabad, hogy személyesen.

csoportok vagy terjesztési listák használata

ha többször küld üzenetet ugyanannak az embercsoportnak, állítson be egy csoport vagy e-mail álnevet. Az Outlook, ez az úgynevezett disztribúciós lista. A Gmailben lépjen a névjegyek (contacts.google.com), válassza ki a csoporthoz hozzáadni kívánt személyeket, majd kattintson a címke ikonra. Adja meg a csoport nevét. Miután elment, beírhatja ezt a nevet, hogy automatikusan üzenetet készítsen a csoport mindenki számára.

a csoportok használata nem csak időt takarít meg azáltal, hogy kiküszöböli az egyes személyek nevének beírásának szükségességét a csoport elküldésekor, hanem beállítja a taktika egyszerű törlését is, amint azt egy kicsit később elmagyarázom.

sablonok vagy konzerv válaszok létrehozása

Ha van egy üzenet, amelyet újra és újra küld, ne írja meg a semmiből minden alkalommal. Használja újra azt, amit már írt egy sablon vagy konzerv válasz készítésével, ahogy a Gmail hívja.

néhány példa az üzenetekre, amelyeket az emberek gyakran küldenek:

• Köszönjük, hogy elérte, de nem érdekel,
• megerősítve átvételét. Köszönöm, és kérem, tudassa velem, ha szüksége van valami mást a végén, és
• ez úgy hangzik, mint egy munkát a jogi osztály. A legjobb kapcsolattartó pont a …

miután néhány sablont állított fel, válaszolhat olyan üzenetekre, amelyek általában felesleges időt vesznek igénybe anélkül, hogy sokat gondolkodnának rajta, lehetővé téve, hogy továbbjusson fontosabb munkával.

A Tárgyvonalak újrafelhasználása

az elküldött üzenetek sablonokon keresztüli újrafelhasználása, a konzerv válaszok pedig az írás minimalizálásával növelik a hatékonyságot. A tárgyvonalak újrafelhasználása lehetővé teszi a régi üzenetek egyszerűbbé, gyors törlését vagy archiválását. Elmagyarázom, hogyan tovább.

Rendezés törölni

adatkorlátok settenkedik bárki, még a magasan szervezett emberek. A hely felszabadításának módja az, ha ömlesztve törli azokat az üzeneteket, amelyekre nincs szüksége. Ez az a fajta házimunka lehet gondolni, mint hogy hasonló lesz a fogorvos. Nem kell csinálni minden nap, de csinálja rendszeresen segít megelőzni a nagyobb problémákat. A Törlés három módját különösen hasznosnak találom.

először rendezze az elküldött leveleket fájlméret vagy melléklet szerint, majd dobja el a legnagyobbakat, amelyekre nincs szüksége. Azért koncentrálok az elküldött üzenetekre, mert ha mellékletet küldök, akkor jó esély van arra, hogy a fájl tulajdonosa vagyok, ezért van egy másik másolatom, amelyet máshol mentettem.

a második módszer az elküldött levelek tárgysor szerinti rendezése, valamint a rendszeresen küldött üzenetek keresése. Ha heti üzenetet küld a “hűtőszekrény tisztítása ma 4-kor” tárgysorral, akkor gyorsan láthatja, kiválaszthatja, törölheti őket egyszerre.

harmadszor, rendezze az üzeneteket címzett szerint. Valószínűleg van néhány kollégája, barátai vagy embercsoportjai, amelyeket gyakran e-mailben küld. Valószínű, hogy a köztük küldött üzenetek közül sok nem nagyon fontos. Ha soha többé nem lesz szüksége rájuk, válassza ki egyszerre több üzenetet, majd törölje őket tömegesen.

kapcsolja ki az értesítéseket, zárja be az e-mailt a fókuszhoz

a képernyőn megjelenő figyelmeztetés minden bejövő üzenetre hihetetlenül zavaró és zavaró. Azt hiszem, hogy a munkavállalók túlnyomó többsége jobban járna az e-mail figyelmeztetésekkel, amelyek teljesen le vannak tiltva. Ez csak a legritkább esetekben hasznos. Tehát kapcsolja ki az értesítéseket.

hasonlóképpen zárja be az e-mail alkalmazást vagy annak böngészőjét, ha legalább 30 percig nagyon koncentrált munkát kell végeznie. Fáj, hogy megírom ezt a tippet, tudva, hogy szinte senki sem fogja követni. Nagyon kevés ember csinálja, de szeretném meggyőzni több embert, hogy próbálja meg. Képzeld el, hogy sokkal könnyebb lesz megtalálni az áramlást, ha nem zavarja az e-mail.

gondolj vissza arra, amikor utoljára offline módban dolgozott, függetlenül attól, hogy Wi-Fi nélküli repülőgépen volt-e, vagy amikor az internet leállt. Vagy talán olyan időzónából dolgozott, ahol nincs sok más kollégája, ezért nem volt e-mail megszakítás a nap hosszú szakaszán. Az e-mail bezárásával közel kerül ahhoz, hogy megismételje azt a tapasztalatot, hogy nem szakad meg, miközben továbbra is szükség szerint hozzáférhet más online információkhoz.

Co-opt Automatikus Válaszok

Kapcsolódik az előző tippet, mondjuk, hogy nem zárja be az e-mail ablakot, mert aggódik, hogy valaki megpróbálja a kapcsolatot a sürgős fog hiányozni. A megoldás? Állítson be egy hivatalon kívüli vagy automatikus válaszüzenetet, amely azt mondja: “Ha ez nagyon sürgős kérdés, kérjük, írjon/hívjon/üzenetet nekem…”adja meg telefonszámát, Laza fogantyúját vagy a kívánt kommunikációs vonalat.

Törlés! Vagy fájl Mail mappákba

egy meg nem írt e-mail gyakran egy jó szándék, hogy ment beteljesületlen. Tudja, mikor kell elengedni. Ne lógjon az üzenetekre, ha valószínűleg soha nem fog semmit tenni velük. Elmegy fontos üzenetek rendkívül gazdaságos, zavaró, csak emlékeztet, hogy mit szeretne csinálni egy tökéletes világban, de nem lehet.

nem tesznek szívességet azzal, hogy a beérkezett üzenetek mappában.

Ha az üzenetek törlése súlyosnak tűnik, helyezze őket egy új mappába. Hívja azt a mappát függőben vagy jó szándékban. A fontos dolog az, hogy kihozzuk őket a postaládájából. Várjon néhány hónapot. Nézze meg, hány valaha kiásott vagy válaszolt. Ha a válasz nulla, talán fontolja meg újra a törlést.

rendszeresen ürítse ki a szemetet

rendszeresen ürítse ki a szemetet. A kuka törlése törli a helyet. A legtöbb e-mail programok, beleértve az Outlook, van egy beállítás automatikusan dömping a szemetet, amikor kilép az alkalmazásból. Ha soha nem emlékszik arra, hogy eldobja a szemetet, azt javaslom, hogy kapcsolja be ezt a funkciót.

a legtöbb embernek valószínűleg nem kell havonta vagy negyedévente egyszer ürítenie a szemetet. Fennáll annak a veszélye, hogy túl gyakran törli a szemetet, mivel a szemét az, ahol mentheti az e-maileket, amelyekről úgy gondolta, hogy nincs szüksége, de kiderül, hogy igen. Sok üzenetet megmentettem a szemetesből, általában ugyanazon a napon, amikor oda tettem.

Hogyan húzzuk meg a Vészkábelt

most, ha tiszta lapra vágyik a postaládájával, itt van egy utolsó trükk, amit megpróbálhat:

1. Hozzon létre egy új mappát. Nevezze meg a régi postaládákat vagy e-maileket 2019 júliusa előtt (vagy az aktuális hónapban vagy évben).

2. Válassza ki mindent a postaládájába. Vigye az egészet az új mappába.

voila. Az inbox zero-nál vagy, és még csak egyetlen üzenetet sem kellett kidobnod.

senki sem várja el, hogy egy kaotikus postaládát egyik napról a másikra átalakítson. Alkalmazkodjon néhány pozitív szokáshoz apránként. Végezzen néhány időszakos műveletet, például a kuka ürítését vagy az elküldött levelek tömeges törlését, hogy segítsen úgy érezni, mintha haladna.