you ‘ re reading Entrepreneur India, egy nemzetközi franchise vállalkozó Média.

Az E-Mail a legszélesebb körben használt eszköz az üzleti kommunikációhoz a munkahelyen. Naponta átlagosan legalább 50-60 e-mailt olvasunk és írunk. A rosszul írt, nem egyértelmű, félrevezető vagy hatástalan e-mailek nemcsak időveszteséget és termelékenységet okoznak, hanem rossz benyomást keltenek az olvasóra is.

ezért elengedhetetlen, hogy az e-maileket a lehető legjobban használjuk a munkahelyi hatékony kommunikációhoz. Ehhez szem előtt kell tartania néhány alapvető e-mail etikettet a tökéletes hivatalos e-mail elkészítéséhez.

relevancia

Az E-Mail mint kommunikációs eszköz csak akkor lehet hatékony, ha releváns. E-mail lehet kényelmes, de nem feltétlenül jelenti azt, hogy ez a legjobb kommunikációs eszköz minden helyzetben a munkahelyen. Az írás megkezdése előtt kérdezze meg magától, hogy valóban szükséges-e, és egyáltalán e-mailt kell küldenie; egy telefonhívás vagy egy személyes beszélgetés nem elegendő.

tárgysor

mindig adjon hozzá egy tárgysort az e-mailekhez. A tárgysor nélküli e-maileket spamként figyelmen kívül hagyják, gyakrabban, mint nem. A tárgysornak, ahogy a neve is sugallja, specifikusnak kell lennie az e-mail tartalmára. Kezelje az e – mail tárgysorát, mint egy újság címsorát-használja azt, hogy megragadja az olvasó figyelmét, miközben tömör mondatban összefoglalja az e-mail fő gondolatát.

példa: “havi tervezési jelentés-2015. január “a tárgysor kétértelmű” jelentése ” helyett meghatározza, hogy az e-mail melyik jelentésre utal.

tartalom

mindig jó ötlet arra gondolni, hogy mit szeretne írni, mielőtt ténylegesen megtenné. Segít az üzenet egyértelműségének növelésében. Szervezze meg gondolatait egy logikai sorrendben, mielőtt jotting le őket. Tartózkodjon a nem megfelelő üzenetek küldésétől.

tartsa tisztán és röviden az üzeneteit. A mondataidnak rövidnek kell lennie. A hosszú és rosszul felépített mondatok összezavarják az olvasót. Az e-mail hossza szintén fontos annak meghatározásában, hogy mennyire hatékony az üzenet. A kutatások kimutatták, hogy az embereknek nincs ideje vagy hajlandósága arra, hogy hosszú, unalmas e-maileken menjenek keresztül. Ideális, ha az e-maileket a lehető legrövidebbre tartja a szükséges információk kiküszöbölése nélkül.

Kerülje el a félreértést azáltal, hogy a tartalmat tisztán, szervezetten és kontextusban tartja. Kezdje el e-mailjét hivatalos köszöntéssel, adja meg az írás célját, és adjon kontextust annak, hogy miért ír. Használja a bekezdéseket – hozzon létre egy bekezdést a kapcsolódó pontokkal, és módosítsa a bekezdéseket a különálló ötletek bemutatásához.

zárja be az e-mailt azzal, hogy megadja az üzenetéből várt eredményt, majd udvarias üdvözléssel és névvel írja alá.

Tone

az Ön által küldött e-mailek tükrözik professzionalizmusát. A munkahelyi e-maileknek formális hangzással kell rendelkezniük számukra. Az e-mailekkel kapcsolatban mindig nagyobb az esély a félreértésre, mert a szavaidat nem kísérik gesztusok, testbeszéd és arckifejezések, az olvasód pedig könnyen félreértheti a szavaidat. Légy udvarias, bölcsen válaszd ki a szavaidat, használd a megfelelő írásjeleket, és ne használd ki az összes szavadat.

például több esély van arra, hogy megkapja az említett jelentést egy “Kérjük, küldje el nekem a jelentést” felett “küldje el nekem a jelentést!”vagy” küldje el nekem a jelentést”. Az udvarias üzenet mindig kedvezőbb választ vált ki egy kemény szavakkal szemben. A felkiáltójeleket nem tekintik formálisnak, ezért el kell kerülni a hivatalos e-mailekben. Az egész szavakat (nem rövidítéseket) és a nagybetűkkel írt mondatokat rendkívül durvanak és szakszerűtlennek tartják.

Language

egy e-mail csak akkor lehet hatékony, ha a használt nyelv grammatikusan hangzik, és helyesen van írva. Ha az olvasó nem tudja megérteni, hogy mit írt, alig van esély arra, hogy bármilyen lépést tegyenek rajta, ezáltal az üzenet hatástalanná válik. A helyesírási hibákkal teli e-mail is alkalmatlannak tűnik. Tekintse át az üzeneteket, mielőtt elküldi őket. Legyen ez a szokás, hogy lektorált az e-maileket kétszer használja helyesírás-ellenőrzés. Az e-maileknek mindig azt a benyomást kell kelteniük, hogy jól átgondoltak.

válaszidő

jó e-mail etikett azt állítja, hogy mindent megtesz, hogy válaszoljon az üzleti kommunikáció a lehető leghamarabb. Ha nem reagál azonnal, akkor találkoznak, mint szervezetlen, nem egyeztetett. Még akkor is, ha nem tudja, hogy részt vegyen egy e-mailt azonnal, írásban egy sort vissza elismerve, hogy megkapta, és részt vesz, hogy hamarosan, azt mutatja, szakmaiság.

ne írjon olyan e – mailt, amelynek nem szeretne címzettje lenni-tartsa szem előtt ezt az aranyszabályt, miközben e-maileket küld a munkahelyen.