Email può farci sentire come stiamo lottando per mantenere la testa sopra l’acqua. Le pagine della tua casella di posta sono lunghe? Inizi ogni giorno a leggere e-mail, pensando di rispondere ai messaggi più importanti, solo per guardare in alto e realizzare un’ora è scivolata e non hai fatto nulla finora? Stai esaurendo lo spazio per la tua email ogni pochi giorni? La posta elettronica sembra un moltiplicatore di produttività o un killer di produttività?

Ci vogliono solo alcuni semplici trucchi per diventare più efficienti nel trattare con la posta elettronica in modo da non sentirti appesantito da esso. Alcuni di questi suggerimenti si basano su funzioni presenti nella maggior parte dei programmi di posta elettronica, ma altri sono modi di cambiare le proprie abitudini in modo che le piccole interazioni quotidiane che hai con l’e-mail ti aiutano a tenere traccia della gestione.

Pensaci come se ti lavassi i denti. C’è una differenza tra l’igiene dentale quotidiana e andare da un dentista, ma devi fare entrambe le cose. Si dovrebbe spazzolare due volte al giorno e filo interdentale una volta al giorno, e quelle abitudini sono estremamente importanti per avere denti sani. Ogni sei mesi, dovresti anche visitare un dentista per una pulizia più accurata, i raggi X e altre cure preventive. L’igiene quotidiana impedisce l’accumulo di problemi più grandi. Le visite dal dentista aiutano a catturare e correggere i problemi fiorenti prima che vadano fuori controllo.

Naturalmente, anche con i denti, le cose possono andare male. Un incidente potrebbe buttarli fuori o i tuoi geni potrebbero finire per impattarli, proprio come un nuovo progetto o un cambiamento nella posizione di lavoro potrebbe improvvisamente causare un’esplosione di email. In ogni caso, ciò non significa che si dovrebbe smettere di filo interdentale o vedere un dentista regolarmente—o pulire la tua email ogni giorno. Se hai un problema inaspettato, devi comunque seguire le buone abitudini per tenere tutto sotto controllo.

Quando si cambia il modo di interagire con la posta elettronica a breve termine—quando e come si controlla, quanto spesso si eliminano i messaggi, e così via—rende la vita più facile nel lungo periodo.

Ecco alcuni consigli per rendere la posta elettronica meno di un onere. Lascia che ti avverta che questi suggerimenti sono radicati nel buon senso e non forniscono una pallottola magica, il che significa che non ti lasceranno a bocca aperta o diventeranno una sensazione durante la notte. Ma nemmeno il filo interdentale.

Elimina prima

La prima cosa da fare quando apri la tua casella di posta è la scansione per vedere cosa puoi eliminare. Guarda la riga dell’oggetto e il mittente. E ‘ spazzatura? È un’email promozionale che non leggerai mai? È un avviso del tuo collega che dice nella riga dell’oggetto che saranno fuori oggi, e non c’è quasi nessuna possibilità che qualsiasi informazione aggiuntiva nel corpo dell’e-mail sia rilevante per te? Se è così, buttalo fuori.

Tutti i messaggi identificati come non importanti devono essere selezionati e spostati nel cestino in blocco. Se non sei di fretta in una particolare mattina si potrebbe anche provare a identificare uno o due emailer regolari per annullare l’iscrizione da.

Perché è importante fare questo passaggio prima? Quando si eliminano immediatamente i messaggi irrilevanti, è più facile vedere i messaggi rimanenti. Quando si possono vedere i messaggi rimanenti, è possibile triage quelli importanti più veloce. Se riesci a identificare anche il cinque o il dieci percento della posta in arrivo giornaliera come “molto probabilmente non richiede azioni” in modo da poterlo eliminare prontamente, sarai in forma molto migliore per iniziare la giornata in modo produttivo.

Usa più di un indirizzo email

Non sopporto le email di marketing o le conferme di spedizione, tanto meno i promemoria della mia banca per pagare il conto della mia carta di credito quando è già impostato per il pagamento automatico. (Gr.) Tutti questi messaggi ingombrerebbero la mia casella di posta e renderebbero più difficile individuare e-mail importanti, tranne che ho una strategia per affrontarle.

Uso un indirizzo email separato per tutti questi messaggi di bassa importanza.

Ci sono alcuni modi per farlo. È possibile impostare un nuovo account di posta elettronica interamente per questo scopo, che è come lo faccio, oppure è possibile creare un indirizzo alias utilizzando il tuo account corrente. La maggior parte dei provider di posta elettronica consentono di farlo. Quindi, si crea una regola o un filtro nel tuo account di posta elettronica in modo che tutti i messaggi inviati all’alias saltare la posta in arrivo e andare in una cartella diversa. Chiamalo Posta in arrivo 2 o Bassa importanza o quello che vuoi.

Uno dei vantaggi dell’utilizzo di un indirizzo email separato per questo scopo è mantenere questa posta indesiderata, a volte chiamata posta grigia, separata dalla posta importante. Inoltre, se un’azienda vende il tuo indirizzo email a un’altra lista di distribuzione, eventuali messaggi di marketing nuovi e indesiderati non finiranno nella tua casella di posta primaria. Un terzo vantaggio è che non sei distratto da questi messaggi, considerando che devi accedere a un altro programma di posta elettronica o navigare in una casella di posta diversa per accedervi.

Scrivi breve

Quando scrivi email, dì cosa intendi, sii chiaro e conciso. Perché? Scrivere breve aiuta le persone che leggono il tuo messaggio arrivare al punto ed elaborare la loro e-mail in modo più efficiente. Essi possono prendere il vostro tono e rispondere in natura, che renderà la vita più facile per voi.

Alcune situazioni richiedono frasi complete e linguaggio formale, ma i frammenti possono essere estremamente efficaci nella posta elettronica. Usali quando ha senso. La polizia grammaticale non verra ‘ a cercarti. Certamente, a volte è necessario essere molto dettagliato e sfruttare l’aspetto cartaceo della posta elettronica-c’è un record di tutto. In generale, tuttavia, il default è un linguaggio conciso, chiaro e diretto.

Non tutti sono abili a brevità e può venire fuori come curt. Per evitare di sembrare ostile, è possibile aggiungere un emoji o punti esclamativi. O semplicemente far sapere che si tenta di essere conciso in e-mail e non dovrebbero prendere personalmente.

Utilizzare gruppi o liste di distribuzione

Se si invia ripetutamente un messaggio allo stesso gruppo di persone, impostare un alias di gruppo o e-mail. In Outlook, si chiama una lista di distribuzione. In Gmail, vai a Contatti (contacts.google.com), selezionare le persone che si desidera aggiungere a un gruppo e fare clic sull’icona dell’etichetta. Dai un nome al tuo gruppo. Una volta salvato, è possibile digitare quel nome per comporre automaticamente un messaggio a tutti nel gruppo.

Utilizzando gruppi non solo consente di risparmiare tempo, eliminando la necessità di digitare il nome di ogni persona quando si posta il gruppo, ma si imposta anche per una facile eliminazione tattiche, come spiego un po ‘ più tardi.

Crea modelli o risposte predefinite

Se c’è un messaggio che invii più e più volte, non scriverlo da zero ogni volta. Riutilizza ciò che hai già scritto creando un modello o una risposta predefinita, come la chiama Gmail.

Alcuni esempi di messaggi che le persone inviano frequentemente sono sulla falsariga di:

• Grazie per aver contattato, ma non sono interessato,
• Confermando la ricezione. Grazie e per favore fatemi sapere se avete bisogno di qualsiasi altra cosa dalla mia parte, e
• Che suona come un lavoro per il nostro ufficio legale. Il miglior punto di contatto è…

Una volta che hai impostato alcuni modelli, puoi rispondere a messaggi che normalmente richiederebbero tempo inutile senza nemmeno pensarci molto, permettendoti di andare avanti con un lavoro più importante.

Riutilizzare le righe oggetto

Il riutilizzo dei messaggi inviati tramite modelli e risposte predefinite aumenta l’efficienza riducendo al minimo la scrittura. Il riutilizzo delle righe oggetto consente di eliminare o archiviare i vecchi messaggi in modo più semplice e rapido. Ti spiegherò come dopo.

Ordina per eliminare

I limiti di dati possono intrufolarsi su chiunque, anche persone altamente organizzate. Il modo per liberare spazio è eliminare i messaggi che non ti servono alla rinfusa. Questo è il tipo di lavoro che si può pensare come essere simile ad andare dal dentista. Non devi farlo tutti i giorni, ma farlo periodicamente e regolarmente aiuterà a prevenire problemi più grandi. Trovo che tre metodi di eliminazione siano particolarmente utili.

Per prima cosa, ordina la posta inviata per dimensione del file o allegato e butta via quelle più grandi che non ti servono. Il motivo per cui mi concentro sui messaggi inviati è perché se ho inviato un allegato, c’è una buona probabilità che possiedo il file e quindi ho un’altra copia salvata da qualche altra parte.

Il secondo metodo consiste nell’ordinare la posta inviata per oggetto e cercare i messaggi inviati regolarmente. Se si invia un messaggio settimanale con la riga dell’oggetto “Pulizia frigorifero a 4 p. m. oggi,” è possibile visualizzare rapidamente, selezionare, ed eliminarli tutti in una volta.

In terzo luogo, ordinare i messaggi per destinatario. Probabilmente avete un paio di colleghi, amici, o gruppi di persone che si e-mail spesso. È probabile che molti dei messaggi inviati tra te e loro non siano molto importanti. Se non ne avrai mai più bisogno, seleziona più messaggi contemporaneamente ed eliminali in massa.

Disattiva le notifiche, Chiudi la posta elettronica per mettere a fuoco

Ottenere un avviso sullo schermo su ogni messaggio in arrivo è incredibilmente interrotto e fonte di distrazione. Immagino che la stragrande maggioranza dei lavoratori sarebbe meglio con avvisi e-mail completamente disabilitati. È utile solo nei casi più rari. Quindi, disattiva le notifiche.

Allo stesso modo, chiudere l’applicazione e-mail o la scheda del browser quando è necessario eseguire un lavoro altamente mirato per almeno 30 minuti. Mi addolora scrivere quel suggerimento, sapendo che quasi nessuno lo seguirà. Pochissime persone in realtà lo fanno, ma vorrei poter convincere più persone a provare. Immagina quanto sarà più facile trovare il tuo flusso quando non sei distratto dalla posta elettronica.

Ripensa all’ultima volta che hai lavorato offline, se era su un aereo senza Wi-Fi o quando Internet era giù. O forse hai lavorato da un fuso orario in cui non hai molti altri colleghi e quindi non hai avuto interruzioni di posta elettronica per un lungo tratto della tua giornata. Chiudendo e-mail, ci si avvicina a replicare quell’esperienza di non essere interrotto, pur essendo in grado di accedere ad altre informazioni online, se necessario.

Coopt Risposte automatiche

In relazione al suggerimento precedente, diciamo che non chiuderai la finestra di posta elettronica perché sei preoccupato che qualcuno proverà a contattarti per una questione urgente e ti mancherà. La soluzione? Impostare un out-of-office o messaggio di risposta automatica che dice, ” Se questa è una questione molto urgente, si prega di testo/chiamata/messaggio me on…”e dare il vostro numero di telefono, maniglia Slack, o la linea preferita di comunicazione.

Elimina! O File di posta in cartelle

Un’e-mail non eliminata è spesso una buona intenzione che è rimasta insoddisfatta. Sapere quando lasciare andare. Non aggrapparti ai messaggi se probabilmente non farai mai nulla con loro. Lasciare messaggi non importanti nella tua casella di posta è altamente improduttivo, distraente e ti ricorda solo cosa vorresti fare in un mondo perfetto, ma non puoi.

Non ti stanno facendo alcun favore essendo nella tua casella di posta.

Se l’eliminazione dei messaggi sembra grave, spostarli in una nuova cartella. Chiama quella cartella In attesa o Buone intenzioni. La cosa importante è farli uscire dalla tua casella di posta. Aspetta qualche mese. Vedere quanti hai mai dissotterrato o risposto a. Se la risposta è zero, forse riconsiderare la loro eliminazione in primo luogo.

Svuota periodicamente il cestino

Svuota periodicamente il cestino. L’eliminazione del cestino cancella lo spazio. La maggior parte dei programmi di posta elettronica, incluso Outlook, ha un’impostazione per scaricare automaticamente il cestino quando si chiude l’app. Se non ti ricordi mai di scaricare il cestino, ti consiglio di attivare questa funzione.

La maggior parte delle persone probabilmente non ha bisogno di svuotare il cestino più di una volta al mese o una volta al trimestre. C’è un pericolo nell’eliminare il cestino troppo spesso, poiché il cestino è dove vai a salvare le email che pensavi di non aver bisogno, ma si scopre che lo fai. Ho salvato molti messaggi dal cestino, di solito lo stesso giorno in cui l’ho messo lì.

Come tirare il cavo di emergenza

Ora, se sei alla disperata ricerca di una lavagna pulita con la tua casella di posta, ecco un ultimo trucco che puoi provare:

1. Crea una nuova cartella. Denominalo vecchia posta in arrivo o posta prima di luglio 2019 (o il mese e l’anno correnti).

2. Seleziona tutto nella tua casella di posta. Sposta tutto nella nuova cartella.

Voilà. Sei a posta in arrivo zero, e non hai nemmeno bisogno di buttare fuori un singolo messaggio.

Nessuno si aspetta di rivedere una casella di posta caotica durante la notte. Adattare alcune abitudini positive a poco a poco. Fai alcune delle azioni periodiche, come lo svuotamento del cestino o l’eliminazione di massa della posta inviata, per aiutarti a sentire come se stessi facendo progressi.