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Lavorare con gli ausili visivi

by admin
Vedi anche: Preparare la presentazione

Gli ausili visivi sono una parte importante delle presentazioni. Essi possono aiutare a mantenere il pubblico impegnato, rendere il vostro punto per voi—c’è un motivo per cui la gente dice che una foto dice più di mille parole—e ricordare quello che vuoi dire.

Tuttavia, puoi anche portarli troppo lontano.

Se un buon uso di ausili visivi può fare una presentazione, un cattivo uso può rovinarlo. Chi, dopo tutto, non è stato soggetto a “morte per PowerPoint”, in una delle sue molte forme? Questa pagina spiega di più su come utilizzare gli ausili visivi in modo efficace nelle presentazioni e ti aiuta a evitare di essere ricordato per tutte le ragioni sbagliate.

Cosa sono gli ausili visivi?

Gli ausili visivi sono esattamente ciò che sembrano: un supporto visivo per te in piedi e parlando.

Sono comunemente qualcosa come diapositive che espongono i tuoi punti principali o un video. Possono anche assumere la forma di un volantino, una delle tue diapositive, o un riassunto della tua presentazione, l’uso di una lavagna a fogli mobili o anche qualcosa di interessante che hai portato con te per mostrare al tuo pubblico e fare un punto.

Se gli aiuti visivi sono usati bene, miglioreranno una presentazione aggiungendo impatto e rafforzando il coinvolgimento del pubblico. Possono anche essere un utile promemoria per voi di ciò che si voleva dire.

ATTENZIONE!

Si consiglia di utilizzare ausili visivi solo se sono necessari per mantenere l’interesse e aiutare la comprensione nella presentazione.

Non utilizzare ausili visivi solo perché è possibile, o per dimostrare la vostra competenza tecnologica. In questo modo può rendere più difficile per ottenere i vostri messaggi in modo chiaro e conciso.

Per ogni aiuto visivo o diapositiva, chiediti perché lo stai usando. Se non c’è uno scopo reale, non includerlo.

Pensare al futuro—Pianificare i vostri aiuti visivi

La maggior parte degli aiuti visivi avrà bisogno di preparazione anticipata. Avrete bisogno di sapere come far funzionare l’apparecchiatura in modo efficace.

Controllare in anticipo quali strutture sono disponibili in modo da poter pianificare la presentazione di conseguenza.

Controlla anche se devi inviare la tua presentazione in anticipo per essere caricata, o se puoi portarla su una memory stick o simile.

Puoi trovare ulteriori informazioni sulla preparazione di una presentazione nella nostra pagina dedicata sull’argomento.

Software di presentazione

Ora è comune utilizzare software di presentazione come PowerPoint.

In effetti, pochi presentatori oserebbero partecipare a un evento senza un file PowerPoint. Tuttavia, è ancora possibile gestire senza. Alcuni dei migliori docenti e relatori non utilizzano PowerPoint. Al massimo, potrebbero disegnare su una lavagna a fogli mobili o una lavagna. Quello che hanno da dire, e lo stile in cui lo dicono, è abbastanza convincente per tenere il loro pubblico.

Per la maggior parte di noi, PowerPoint è probabile che sia la via da seguire, tuttavia.

I migliori consigli per l’utilizzo di PowerPoint

  • Mantenere le cose semplici. Utilizzare non più di tre a cinque punti elenco per diapositiva e mantenere i punti elenco a una riga di testo, se possibile. Le tue diapositive dovrebbero essere una guida a ciò che stai per dire, non un account verbatim.
  • Non utilizzare effetti visivi a meno che in realtà aggiungere alla presentazione. PowerPoint ha alcune opzioni molto belle per aggiungere e sottrarre testo, ma possono essere molto fonte di distrazione. Stai lontano a meno che tu non sappia davvero cosa stai facendo.
  • Tenere breve. Una presentazione di mezz’ora di solito può essere riassunta in sei o dieci diapositive al massimo.
  • Non utilizzare la funzione note. PowerPoint ha una funzione ‘note’ che permette di scrivere note sotto le diapositive per il vostro beneficio. Proverai a leggerli fuori dallo schermo e smetterai di parlare con il tuo pubblico. Invece, usa le carte cue tenute tra le mani e concentrati sul tuo pubblico.

Altri comuni ausili visivi includono:

  • Lavagne e lavagne interattive
  • Flip chart
  • Volantini
  • Video

Lavagne e Lavagne Interattive

Lavagne sono buone per lo sviluppo di una spiegazione, diagrammi e semplici voci.

Possono anche essere utilizzati per registrare l’interazione con, e commenti da, il pubblico durante le sessioni di brainstorming.

Ricorda che scrivere su una lavagna richiede tempo e che dovrai voltare le spalle al pubblico per farlo. Se si utilizza una lavagna, è necessario assicurarsi che la scrittura sia leggibile, allineata orizzontalmente ed è sufficientemente grande per essere visto da tutto il pubblico. Assicurarsi inoltre di utilizzare penne non permanenti (a volte indicato come dry-wipe penne) piuttosto che marcatori permanenti in modo che la scrittura può essere cancellato in seguito.

Tenere presente che lo sfondo bianco di una lavagna può causare problemi di contrasto per le persone con problemi di vista.

Lavagne interattive possono essere utilizzate per presentazioni PowerPoint e anche per mostrare video, nonché per scrivere e registrare interazioni con il pubblico. Sono, in effetti, combinazioni schermo proiettore/lavagna, con atteggiamento. Se si prevede di utilizzare una lavagna interattiva, è necessario assicurarsi di sapere come funziona, e la pratica di usarlo, prima della presentazione. NON è una buona idea fare il primo uso di uno in una presentazione importante.

Flip Charts

Un flip chart è un basso costo, soluzione low tech per la registrazione di riunioni interattive e sessioni di brainstorming.

In molti luoghi, tuttavia, sono stati sostituiti da lavagne interattive.

Una lavagna a fogli mobili può essere preparata in anticipo ed è portatile, non richiede alcuna fonte di alimentazione e nessuna competenza tecnica. Le lavagne a fogli mobili sono ideali per raccogliere idee e risposte dal pubblico e sono buone per riassunti spontanei. Tuttavia, se il pubblico è grande, una lavagna a fogli mobili sarà troppo piccola per essere vista da tutti.

I migliori consigli per l’uso efficace di una lavagna a fogli mobili:

  • Arriva presto e posiziona la lavagna a fogli mobili in modo da poterla raggiungere facilmente quando ne hai bisogno.

  • Posizionare la lavagna a fogli mobili in modo che si può stare accanto ad essa e scrivere mentre ancora almeno a metà di fronte il pubblico. Non voltare le spalle al pubblico.

  • Assicurati di avere diversi pennarelli che funzionano.

  • Utilizzare solo pennarelli blu o neri. Sarà difficile per quelli sul retro della stanza vedere altri colori. Puoi usare penne rosse per accentuare il blu o il nero.

  • Fai le tue lettere di almeno 2-3 pollici di altezza in modo che tutti possano vedere ciò che hai scritto.

  • Disegna linee a matita su pagine vuote prima della presentazione, per aiutarti a mantenere la tua scrittura leggibile e dritta.

  • Se si utilizza una lavagna a fogli mobili, come alternativa a PowerPoint:

    • Piano di pagine come si scrive il contorno per la presentazione;
    • Scrivere note a te stesso, a matita, su una lavagna a fogli mobili per ricordare i punti che si desidera fare. Il pubblico non vedrà le note a matita.

  • Se si dispone di qualcosa che si desidera presentare e poi accentuare durante la presentazione o la discussione, scrivere la pagina lavagna a fogli mobili in anticipo in modo che si può semplicemente capovolgere la pagina ad esso—o semplicemente utilizzare una diapositiva di PowerPoint.

  • Se avete bisogno di fare riferimento a qualcosa che hai scritto su una pagina in un secondo momento della presentazione, strappare la pagina e fissarlo al muro.

Video

I video sono particolarmente utili per scopi di allenamento. Brevi video possono anche essere incorporati in una presentazione di PowerPoint per fare un punto, o fornire un esempio. Questo sta diventando sempre più popolare con l’avvento di YouTube, perché molti più video sono disponibili. Gli smartphone hanno anche reso molto più facile la registrazione dei tuoi video.

Tuttavia, come con qualsiasi aiuto visivo, assicurarsi che si sta utilizzando il video per uno scopo, non solo perché è possibile.

Dispense

Le dispense che riassumono o includono i punti principali di una presentazione sono un’aggiunta eccellente, ma devono essere rilevanti.

Pacchetti software di presentazione come PowerPoint in grado di generare automaticamente dispense dalle diapositive di presentazione. Puoi anche preparare un riepilogo di una pagina della tua presentazione, magari come diagramma, se sembra più appropriato. Questo può essere particolarmente utile se ti viene chiesto di fare una presentazione come parte di un’intervista.

Se si forniscono dispense, vale la pena pensare attentamente a quando distribuirle.

Distribuire dispense all’inizio di un discorso richiederà tempo e il pubblico potrebbe iniziare a leggerle piuttosto che ascoltare ciò che l’oratore sta dicendo. Tuttavia, se la presentazione contiene grafici o grafici complessi, il pubblico apprezzerà ricevere il volantino prima dell’inizio della presentazione poiché potrebbe essere più facile visualizzarli su carta che sullo schermo di proiezione. Il pubblico può anche apprezzare di essere in grado di fare le proprie note sul volantino stampato durante la presentazione.

Considera il momento e il metodo migliori per distribuire le dispense, incluso posizionarle sui posti prima dell’inizio o distribuirle alla fine della presentazione. Si può anche prendere in considerazione e-mail copie di dispense ai partecipanti dopo l’evento. Se il tuo discorso include domande o discussioni, questo darà il tempo di riassumere questo e comunicarlo ai partecipanti.

Un take-away finale

Non c’è dubbio che gli aiuti visivi, usati bene, miglioreranno la tua presentazione. Aggiungono un elemento più visivo all’aspetto uditivo di te che parli. Essi quindi aiutano a coinvolgere il pubblico su più livelli, e anche tenerli interessati.

La chiave per evitare la”morte di PowerPoint”è concentrarsi sullo scopo di ogni diapositiva o aiuto visivo e chiedersi:

Come si aggiunge a ciò che sto dicendo?

‘Adding’ può ovviamente includere ‘providing a summary’, ma se la tua diapositiva non aggiunge nulla alle tue parole pronunciate, allora non includerla.