E-Post kan få Oss til å føle at vi sliter med å holde hodene våre over vann. Er innbokssidene dine lange? Begynner du hver dag å lese e-post, tenker du vil svare på de viktigste meldingene, bare for å slå opp og innse en time har glidd av, og du har ikke gjort noe så langt? Går du tom for plass til e-posten din hver dag? Føles e-post som en produktivitetsmultiplikator eller en produktivitetsmorder?

Det tar bare noen få enkle triks for å bli mer effektiv på å håndtere e-post, slik at du ikke føler deg tynget av det. Noen av disse tipsene er avhengige av funksjoner som finnes i de fleste e-postprogrammer, men andre er måter å endre dine egne vaner på, slik at de små hverdagsinteraksjonene du har med e-post, hjelper deg med å holde styr på det.

Tenk på det som å rense tennene dine. Det er en forskjell mellom daglig tannhygiene og å gå til en tannlege, men du må gjøre begge deler. Du bør børste to ganger om dagen og tanntråd en gang om dagen, og disse vanene er ekstremt viktige for å ha sunne tenner. Hvert halvår bør du også besøke en tannlege for en grundigere rengjøring, røntgenstråler og annen forebyggende behandling. Daglig hygiene forhindrer større problemer i å bygge opp. Besøk til tannlegen hjelpe deg å fange og korrigere spirende problemer før de kommer ut av kontroll.

Selvfølgelig, selv med tenner, kan ting gå galt. En ulykke kan slå dem ut eller genene dine kan ende opp med å påvirke dem, akkurat som et nytt prosjekt eller endring i stillingen kan plutselig føre til en eksplosjon av e-post. Uansett betyr det ikke at du bør slutte å bruke tanntråd eller se en tannlege regelmessig-eller rydde opp e-posten din hver dag. Hvis du har et uventet problem, må du fortsatt følge gode vaner for å holde alt i sjakk.Når du endrer hvordan du samhandler med e—post på kort sikt-når og hvordan du sjekker det, hvor ofte du sletter meldinger og så videre-gjør det livet ditt lettere i det lange løp.

Her er noen topp tips for å gjøre e-post mindre av en byrde. La meg advare deg om at disse tipsene er forankret i sunn fornuft og ikke gir en magisk kule, noe som betyr at de ikke vil blåse deg eller bli en følelse over natten. Men det vil heller ikke flossing.

Slett Først

det første du må gjøre når du åpner innboksen, er å skanne for å se hva du kan slette. Se på emnefeltet og avsenderen. Er det søppel? Er det en salgsfremmende e-post som du aldri kommer til å lese? Er det et varsel fra kollegaen din som sier i emnelinjen at de vil være ute i dag, og det er nesten ingen sjanse for at ytterligere informasjon i e-postens kropp vil være relevant for deg? Hvis ja, kast det ut.

alle meldinger du identifiserer som uviktig bør velges og flyttes til papirkurven i bulk. Hvis du ikke har det travelt på en bestemt morgen, kan du til og med prøve å identifisere en eller to vanlige e-postere for å abonnere fra.

Hvorfor er det viktig å gjøre dette trinnet først? Når du sletter irrelevante meldinger umiddelbart, gjør du det enklere å se de gjenværende meldingene. Når du kan se de resterende meldingene, kan du triage de viktige raskere. Hvis du kan identifisere selv fem eller ti prosent av din daglige innkommende e-post som «sannsynligvis ikke krever handling», slik at du kan slette det raskt, vil du være i mye bedre form for å starte dagen produktivt.

Bruk Mer Enn En E-Postadresse

jeg kan ikke stå markedsføring e-post eller frakt bekreftelser, mye mindre påminnelser fra banken min til å betale kredittkortregningen min når det allerede er satt opp for auto-pay. (Grr. Alle disse meldingene ville rote innboksen min og gjøre det vanskeligere å få øye på viktige e-poster, bortsett fra at jeg har en strategi for å håndtere dem.

jeg bruker en egen e-postadresse for alle disse meldingene av lav betydning.

det er noen måter å gjøre det på. Du kan sette opp en ny e-postkonto helt for dette formålet, som er hvordan jeg gjør det, eller du kan opprette en aliasadresse ved hjelp av din nåværende konto. De fleste e-postleverandører lar deg gjøre det. Deretter oppretter du en regel eller et filter i e-postkontoen slik at alle meldinger som sendes til aliaset, hopper over innboksen og går inn i en annen mappe. Ring Det Innboks 2 Eller Lav Betydning eller hva du vil.

en fordel med å bruke en egen e-postadresse for dette formålet er at du beholder denne ikke-helt-søppelposten, noen ganger kalt grå post, skilt fra din viktige e-post. I tillegg, hvis et selskap selger e-postadressen din til en annen distribusjonsliste, vil ikke nye og uønskede markedsføringsmeldinger ende opp i den primære innboksen din heller. En tredje fordel er at du ikke blir distrahert av disse meldingene, med tanke på at du må logge inn på et annet e-postprogram eller navigere til en annen innboks for å få tilgang til dem.

Skriv Kort

når du skriver e-post, si hva du mener, være klar, og være konsis. Hvorfor? Skrive kort hjelper folk som leser meldingen komme til poenget og behandle deres e-post mer effektivt. De kan plukke opp tonen din og svare i form, noe som vil gjøre livet enklere for deg.Noen situasjoner krever fullstendige setninger og formelt språk, men fragmenter kan være svært effektive i e-post. Bruk dem når det gir mening. Grammatikkpolitiet kommer ikke etter deg. Sikkert, noen ganger må du være svært detaljert og dra nytte av papirsporet aspektet av e-post—det er en oversikt over alt. Generelt sett, men standard til konsis, klar og grei språk.

Ikke alle er flinke til kortfattethet, og det kan komme av som brysk. For å unngå å høres uvennlig, kan du legge til en emoji eller utropstegn. Eller bare la folk få vite at du prøver å være kortfattet i e-post, og de bør ikke ta det personlig.

Bruk Grupper eller Distribusjonslister

hvis du sender en melding til samme gruppe personer gjentatte ganger, kan du konfigurere et gruppe-eller e-postalias. I Outlook kalles Det En Distribusjonsliste. I Gmail går Du til Kontakter (contacts.google.com), velg personene du vil legge til i en gruppe, og klikk på etikettikonet. Gi gruppen et navn. Når det er lagret, kan du skrive det navnet for å automatisk skrive en melding til alle i gruppen.Bruk av grupper sparer ikke bare tid ved å eliminere behovet for å skrive inn hver persons navn når du sender gruppen, men setter deg også opp for enkel sletting av taktikk,som jeg forklarer litt senere.

Opprett Maler eller Hermetiske Svar

hvis det er en melding du sender om og om igjen, må du ikke skrive Den fra bunnen av hver gang. Gjenbruk det du allerede har skrevet ved å lage en mal eller hermetisert svar, Som Gmail kaller Det.

noen eksempler på meldinger folk sender ofte er langs linjene av:

• Takk For å nå ut, Men jeg er ikke interessert,
• Bekrefter kvittering. Takk og gi meg beskjed hvis du trenger noe annet fra slutten min, og
• det høres ut som en jobb for vår juridiske avdeling. Det beste kontaktpunktet er…

når du har satt opp noen maler, kan du svare på meldinger som normalt tar opp unødvendig tid uten å tenke mye på det, slik at du kan fortsette med viktigere arbeid.

Gjenbruk Emnelinjer

Gjenbruk av sendte meldinger via maler og hermetiske svar øker effektiviteten ved å minimere skriving. Gjenbruk av emnelinjer lar deg lettere og raskt slette eller arkivere gamle meldinger. Jeg skal forklare hvordan neste.

Sorter For Å Slette

data grenser kan snike seg på noen, selv svært organiserte mennesker. Måten å frigjøre plass er å slette meldinger du ikke trenger i bulk. Dette er den typen ork du kan tenke på som ligner på å gå til tannlegen. Du trenger ikke å gjøre det hver dag, men å gjøre det regelmessig og regelmessig vil bidra til å forhindre større problemer. Jeg finner tre metoder for å slette å være spesielt nyttig.

først sorterer du sendt e-post etter filstørrelse eller vedlegg og kaster bort de største du ikke trenger. Grunnen til at jeg fokuserer på sendte meldinger er fordi hvis jeg sendte et vedlegg, er det en god sjanse for at jeg eier filen, og derfor har jeg en annen kopi lagret et annet sted.

den andre metoden er å sortere sendt e – post etter emnelinje og se etter meldinger du sender regelmessig. Hvis du sender en ukentlig melding med emnelinjen «Kjøleskap rengjøring på 4 pm i dag,» du kan raskt se, velge, og slette dem alle på en gang.

tredje, sortere meldingene etter mottaker. Du har sannsynligvis noen kolleger, venner eller grupper av mennesker som du e-post ofte. Det er sannsynlig at mange av meldingene som sendes mellom deg og dem ikke er svært viktige. Hvis du aldri trenger dem igjen, velger du flere meldinger samtidig og sletter dem mye.

Slå Av Varsler, Lukk E-Post For Å Fokusere

Å Få et varsel på skjermen om hver innkommende melding er utrolig forstyrrende og distraherende. Jeg vil gjette at det overveldende flertallet av arbeidstakere ville være bedre med e-postvarsler helt deaktivert. Det er bare nyttig i de sjeldneste tilfellene. Så slå av varslene dine.på Samme måte lukker du e-postprogrammet eller nettleserfanen når du trenger å gjøre svært fokusert arbeid i minst 30 minutter. Det smerter meg å skrive det tipset, vel vitende om at nesten ingen vil følge den. Veldig få mennesker faktisk gjør det, men jeg skulle ønske jeg kunne overbevise flere folk til å prøve. Tenk deg hvor mye lettere det vil være å finne flyten din når du ikke blir distrahert via e-post.

Tenk tilbake til forrige gang du jobbet offline, om det var på et fly uten Wi-Fi eller når internett var nede. Eller kanskje du har jobbet fra en tidssone der du ikke har mange andre kolleger, og derfor hadde ingen e-post avbrudd for en lang strekning av dagen. Ved å lukke e-post, kommer du nær å kopiere den opplevelsen av ikke å bli avbrutt, samtidig som du kan få tilgang til annen online informasjon etter behov.

Co-opt Auto Svar

Relatert til forrige tips, la oss si at du ikke vil lukke e-postvinduet fordi du er bekymret for at noen vil prøve å kontakte deg med en presserende sak, og du vil savne det. Løsningen? Sett opp en out-of-office eller automatisk svarmelding som sier, «Hvis dette er en svært presserende sak, vennligst tekst/ring/melding meg på…»og gi telefonnummeret Ditt, Slack-håndtaket eller foretrukket kommunikasjonslinje .

Slett! Eller Fil E-Post I Mapper

en slettet e-post er ofte en god intensjon som har gått uoppfylt. Vet når du skal gi slipp. Ikke heng på meldinger hvis du sannsynligvis aldri vil gjøre noe med dem. Å forlate uviktige meldinger i innboksen din er svært uproduktiv, distraherende, og bare minner deg om hva Du vil gjøre i en perfekt verden, men kan ikke.

De gjør deg ikke noen tjenester ved å være i innboksen din.

hvis sletting av meldinger virker alvorlig, flytter du dem til en ny mappe i stedet. Ring den mappen Venter eller Gode Intensjoner. Det viktigste er å få Dem ut av Innboksen din. Vent noen måneder. Se hvor mange du noen gang gravd opp eller svarte på. Hvis svaret er null, kanskje revurdere å slette dem i første omgang.

Tøm Papirkurven Med Jevne mellomrom

Tøm papirkurven med jevne mellomrom. Slette papirkurven rydder opp plass. De fleste e-postprogrammer, inkludert Outlook, har en innstilling for automatisk dumping av papirkurven når du avslutter appen. Hvis du aldri husker å dumpe søppelet, anbefaler jeg å slå på den funksjonen.

De fleste trenger sannsynligvis ikke å tømme papirkurven mer enn en gang i måneden eller en gang i kvartalet. Det er en fare i å slette papirkurven for ofte, som papirkurven er der du går for å redde e-post som du trodde du ikke trenger, men det viser seg at du gjør. Jeg har reddet mange en melding fra papirkurven, vanligvis samme dag jeg la den der.

Hvordan Trekke Nødledningen

Nå, Hvis du er desperat etter en ren skifer med innboksen din, er det et siste triks du kan prøve:

1. Opprett en ny mappe. Gi Den Navnet Old Inbox Eller Mail Før juli 2019 (eller gjeldende måned og år).

2. Velg alt i innboksen din. Flytt alt til den nye mappen.

Voilà Du er på innboks null, og du trenger ikke engang å kaste ut en enkelt melding.

Ingen forventer at du skal overhale en kaotisk innboks over natten. Tilpass noen positive vaner litt etter litt. Gjør noen av de periodiske handlingene, for eksempel tømming av papirkurven eller massesletting av sendt e-post, for å hjelpe deg med å føle at du gjør fremgang.