e-mail kan ons het gevoel geven dat we moeite hebben om ons hoofd boven water te houden. Is uw postvak IN pagina ‘ s lang? Begint u elke dag het lezen van e-mail, denken dat u zult antwoorden op de belangrijkste berichten, alleen op te kijken en te beseffen dat een uur is gleed door en je hebt tot nu toe niets gedaan? Bent u opraken van de ruimte voor uw e-mail om de paar dagen? Voelt e-mail als een productiviteitsvermenigvuldiger, of een productiviteitskiller?

er zijn slechts een paar eenvoudige trucs nodig om efficiënter om te gaan met e-mail, zodat je je er niet door gebukt voelt. Sommige van deze tips vertrouwen op functies gevonden in de meeste e-mailprogramma ‘ s, maar anderen zijn manieren van het veranderen van uw eigen gewoonten, zodat de kleine dagelijkse interacties die je hebt met e-mail helpen u op het spoor te blijven met het beheer ervan.

denk erover als het schoonmaken van je tanden. Er is een verschil tussen dagelijkse mondhygiëne en naar een tandarts gaan, maar je moet beide doen. Je moet twee keer per dag poetsen en één keer per dag flossen, en die gewoonten zijn uiterst belangrijk voor het hebben van gezonde tanden. Elke zes maanden, moet u ook een bezoek aan een tandarts voor een grondiger reiniging, x-stralen, en andere preventieve zorg. Dagelijkse hygiëne voorkomt dat grotere problemen ontstaan. Bezoeken aan de tandarts helpen u te vangen en te corrigeren ontluikende problemen voordat ze uit de hand.

natuurlijk kan er iets mis gaan, zelfs met tanden. Een ongeval kan hen knock-out of uw genen kunnen uiteindelijk invloed op hen, net zoals een nieuw project of verandering in functiepositie plotseling een explosie van e-mail kan veroorzaken. Wat ook het geval is, het betekent niet dat je moet stoppen met flossen of het zien van een tandarts regelmatig-of het opruimen van uw e-mail elke dag. Als je een onverwacht probleem hebt, moet je nog steeds goede gewoonten volgen om alles onder controle te houden.

wanneer u de interactie met e—mail op korte termijn wijzigt—wanneer en hoe u het controleert, hoe vaak u berichten verwijdert, enzovoort-maakt het uw leven op lange termijn gemakkelijker.

Hier zijn een paar tips om e-mail minder last te geven. Laat me je waarschuwen dat deze tips zijn geworteld in gezond verstand en niet zorgen voor een magische kogel, wat betekent dat ze niet zal blazen je geest of uitgegroeid tot een ‘ s nachts sensatie. Maar flossen ook niet.

Verwijder eerst

het eerste wat u moet doen wanneer u uw postvak IN opent is scannen om te zien wat u kunt verwijderen. Kijk naar het onderwerp en de afzender. Is het troep? Is het een promotionele e-mail die je nooit gaat lezen? Is het een bericht van uw collega die in de onderwerpregel zegt dat ze vandaag zullen verschijnen, en er is bijna geen kans dat aanvullende informatie in de inhoud van de e-mail relevant voor u zal zijn? Als dat zo is, gooi het dan weg.

alle berichten die u identificeert als onbelangrijk moeten worden geselecteerd en in bulk naar de prullenbak worden verplaatst. Als je niet in een haast op een bepaalde ochtend kunt u zelfs proberen om een of twee reguliere emailers te identificeren om zich uit te schrijven.

Waarom maakt het uit om deze stap eerst te doen? Wanneer u irrelevante berichten onmiddellijk verwijdert, maakt u het gemakkelijker om de resterende berichten te zien. Wanneer u de resterende berichten kunt zien, kunt u triage de belangrijke sneller. Als u zelfs vijf of tien procent van uw dagelijkse inkomende e-mail kunt identificeren als “zeer waarschijnlijk geen actie nodig”, zodat u het snel kunt verwijderen, bent u in veel betere vorm om uw dag productief te beginnen.

gebruik meer dan één e-mailadres

Ik kan marketing-e-mails of verzendbevestigingen niet uitstaan, laat staan herinneringen van mijn bank om mijn creditcardrekening te betalen wanneer deze al is ingesteld voor auto-pay. (Gr.) Al deze berichten zou rommel mijn inbox en maken het moeilijker om belangrijke e-mails te spotten, behalve dat ik een strategie voor het omgaan met hen.

Ik gebruik een apart e-mailadres voor al deze berichten van geringe betekenis.

er zijn een paar manieren om dit te doen. U kunt een nieuw e-mailaccount volledig voor dit doel, dat is hoe ik het Doe, of u kunt een alias adres maken met behulp van uw zichtrekening. De meeste e-mailproviders laten je dat doen. Vervolgens maakt u een regel of filter in uw e-mailaccount, zodat alle berichten die naar de alias worden verzonden, het postvak in overslaan en naar een andere map gaan. Noem het Inbox 2 of laag belang of wat je maar wilt.

een voordeel van het gebruik van een apart e-mailadres voor dit doel is dat u deze niet-helemaal-ongewenste e-mail, soms grijze e-mail genoemd, gescheiden houdt van uw belangrijke e-mail. Bovendien, als een bedrijf verkoopt uw e-mailadres naar een andere distributielijst, alle nieuwe en ongewenste marketing berichten zal niet eindigen in uw primaire inbox ofwel. Een derde voordeel is dat je niet afgeleid door deze berichten, gezien je moet inloggen op een ander e-mailprogramma of navigeer naar een andere inbox om ze te openen.

schrijf kort

bij het schrijven van e-mails, zeg wat je bedoelt, wees duidelijk en wees beknopt. Waarom? Het schrijven van korte helpt de mensen die uw bericht te lezen tot het punt en hun e-mail efficiënter te verwerken. Zij kunnen oppakken op uw toon en antwoorden in natura, die het leven gemakkelijker voor u zal maken.

sommige situaties vragen om volledige zinnen en formele taal, maar fragmenten kunnen zeer effectief zijn in e-mail. Gebruik ze als het zinvol is. De grammatica politie komt niet achter je aan. Zeker, soms moet je zeer gedetailleerd zijn en profiteren van de paper-trail aspect van e—mail-Er is een record van alles. In het algemeen, echter, standaard naar beknopte, duidelijke en eenvoudige taal.

niet iedereen is bedreven in beknoptheid en het kan eruit komen als curt. Om te voorkomen dat onvriendelijk klinkt, kunt u een emoji of uitroeptekens toevoegen. Of gewoon mensen laten weten dat je probeert om beknopt te zijn in e-mail en ze moeten het niet persoonlijk te nemen.

gebruik groepen of distributielijsten

Als u herhaaldelijk een bericht naar dezelfde groep personen verzendt, stelt u een groep-of e-mailalias in. In Outlook heet het een distributielijst. Ga In Gmail naar contacten (contacts.google.com), selecteer de mensen die u aan een groep wilt toevoegen en klik op het pictogram label. Geef je groep een naam. Zodra het is opgeslagen, kunt u die naam typen om automatisch een bericht op te stellen aan iedereen in de groep.

het gebruik van groepen bespaart niet alleen tijd door het elimineren van de noodzaak om de naam van elke persoon te typen wanneer u de groep mailt, maar stelt u ook in voor het eenvoudig verwijderen van tactieken, zoals ik iets later zal uitleggen.

maak sjablonen of ingeblikte antwoorden

als er een bericht is dat u steeds opnieuw verzendt, schrijf het dan niet elke keer opnieuw. Hergebruik wat je al hebt geschreven door een sjabloon of ingeblikte reactie te maken, zoals Gmail het noemt.

een paar voorbeelden van berichten die mensen vaak versturen zijn in de lijn van:

• Bedankt voor het bereiken, maar ik ben niet geïnteresseerd,
• bevestiging van ontvangst. Bedankt en laat het me weten als je nog iets nodig hebt van mijn kant, en
• Dat klinkt als een baan voor onze juridische afdeling. Het beste contactpunt is…

zodra u een paar sjablonen hebt ingesteld, kunt u berichten beantwoorden die normaal gesproken onnodig veel tijd in beslag nemen zonder er zelfs maar over na te denken, zodat u verder kunt gaan met belangrijker werk.

onderwerpregels hergebruiken

verzonden berichten hergebruiken via sjablonen en ingeblikte reacties verhoogt uw efficiëntie door het schrijven te minimaliseren. Door onderwerpregels te hergebruiken kunt u eenvoudig en snel oude berichten verwijderen of archiveren. Ik zal uitleggen hoe.

Sorteer om

te verwijderen datalimieten kunnen iedereen besluipen, zelfs zeer georganiseerde mensen. De manier om wat ruimte vrij te maken is om berichten te verwijderen die u niet in bulk nodig hebt. Dit is het soort karwei dat je kunt zien als vergelijkbaar met naar de tandarts gaan. Je hoeft het niet elke dag te doen, maar het regelmatig en regelmatig doen helpt grotere problemen te voorkomen. Ik vind drie schrappingmethoden bijzonder nuttig.

Sorteer eerst uw verzonden e-mail op Bestandsgrootte of bijlage en gooi de grootste weg die u niet nodig hebt. De reden dat ik focus op Verzonden berichten is omdat als ik stuurde een bijlage, er is een goede kans dat ik eigenaar van het bestand en daarom heb ik een ander exemplaar opgeslagen ergens anders.

de tweede methode is om verzonden e-mail te sorteren op onderwerpregel en te zoeken naar berichten die u regelmatig verzendt. Als u een wekelijks bericht verzendt met als onderwerp “koelkast schoonmaken om 4 uur vandaag,” kunt u ze snel in één keer bekijken, selecteren en verwijderen.

ten derde, Sorteer uw berichten op ontvanger. Je hebt waarschijnlijk een paar collega ‘ s, vrienden, of groepen mensen die u vaak e-mailen. Het is waarschijnlijk dat veel van de berichten die tussen u en hen zijn niet erg belangrijk. Als je ze nooit meer nodig hebt, selecteer meerdere berichten tegelijk en verwijder ze en masse.

meldingen uitschakelen, e-mail sluiten om te focussen

een waarschuwing op het scherm krijgen over elk binnenkomend bericht is ongelooflijk interruptief en afleidend. Ik denk dat de overgrote meerderheid van de werknemers beter af zou zijn met e-mail alerts volledig uitgeschakeld. Het helpt alleen in de zeldzaamste gevallen. Zo, zet uw meldingen.

sluit op dezelfde manier uw e-mailtoepassing of het tabblad browser wanneer u zeer gericht werk moet doen gedurende ten minste 30 minuten. Het doet me pijn om die tip te schrijven, wetende dat bijna niemand hem zal volgen. Heel weinig mensen doen het, maar ik wou dat ik meer mensen kon overtuigen om het te proberen. Stel je voor hoe veel gemakkelijker het zal zijn om je stroom te vinden als je niet wordt afgeleid door e-mail.

denk terug aan de laatste keer dat u offline werkte, of het nu in een vliegtuig zonder Wi-Fi was of wanneer uw internet plat lag. Of misschien heb je gewerkt vanuit een tijdzone waar je niet veel andere collega ‘ s en dus had geen e-mail onderbrekingen voor een lang stuk van uw dag. Door het sluiten van e-mail, je dicht bij het repliceren van die ervaring van niet onderbroken, terwijl nog steeds in staat om toegang te krijgen tot andere online informatie als dat nodig is.

Co-opt auto Replies

gerelateerd aan de vorige tip, laten we zeggen dat u uw e-mailvenster niet sluit omdat u bang bent dat iemand contact met u opneemt met een dringende kwestie en u het zult missen. De tijdelijke oplossing? Stel een out-of-office of auto-reply bericht dat zegt, ” Als dit een zeer dringende zaak, SMS/Bel/Bericht me op…”en geef uw telefoonnummer, Slack handle, of gewenste lijn van communicatie.

verwijderen! Of bestand Mail in mappen

een niet-verwijderde e-mail is vaak een goede bedoeling die niet is vervuld. Weet wanneer je moet loslaten. Bewaar berichten niet als je er waarschijnlijk nooit iets mee zult doen. Onbelangrijke berichten achterlaten in uw postvak IN is zeer onproductief, storend en herinnert u alleen aan wat u in een perfecte wereld zou willen doen, maar niet kunt.

ze doen u geen plezier door in uw postvak in te zijn.

als het verwijderen van berichten ernstig lijkt, verplaats ze dan naar een nieuwe map. Noem die map in afwachting of goede bedoelingen. Het belangrijkste is om ze uit je Inbox te halen. Wacht een paar maanden. Kijk hoeveel je er ooit hebt opgegraven of waarop je hebt gereageerd. Als het antwoord nul is, misschien overwegen om ze te verwijderen in de eerste plaats.

de prullenbak periodiek legen

de prullenbak periodiek legen. Het verwijderen van de prullenbak ruimt ruimte op. De meeste e-mailprogramma ‘ s, waaronder Outlook, hebben een instelling voor het automatisch dumpen van de prullenbak wanneer u de app afsluit. Als je er nooit aan denkt om de prullenbak te dumpen, raad ik aan om die functie aan te zetten.

De meeste mensen hoeven de prullenbak waarschijnlijk niet meer dan een keer per maand of een keer per kwartaal te legen. Er is een gevaar in het verwijderen van uw prullenbak te vaak, als de prullenbak is waar je naar e-mails die je dacht dat je niet nodig hebt redden, maar het blijkt dat je doet. Ik heb veel berichten uit de prullenbak gered, meestal op dezelfde dag dat ik het daar plaatste.

Hoe trek je de Noodkabel

nu, als je wanhopig op zoek bent naar een schone lei met je inbox, is hier nog een laatste truc die je kunt proberen:

1. Maak een nieuwe map aan. Noem het oude Inbox of Mail vóór juli 2019 (of de huidige maand en jaar).

2. Selecteer alles in uw postvak in. Verplaats alles naar de nieuwe map.

Voilà. Je bent bij inbox zero, en je hoefde niet eens een bericht weg te gooien.

niemand verwacht dat je een chaotisch Postvak IN ‘ s nachts reviseert. Een paar positieve gewoontes beetje bij beetje aanpassen. Doe een paar van de periodieke acties, zoals het legen van de prullenbak of bulk verwijderen van verzonden e-mail, om u te helpen het gevoel dat je vooruitgang boekt.