e-mail może sprawić, że poczujemy się, jakbyśmy mieli problemy z utrzymaniem głowy nad wodą. Czy Twoje strony w skrzynce odbiorczej są długie? Czy zaczynasz codziennie czytać e-maile, myśląc, że odpowiesz na najważniejsze wiadomości, tylko po to, aby spojrzeć w górę i uświadomić sobie, że minęła godzina, a ty do tej pory nic nie zrobiłeś? Co kilka dni kończy ci się miejsce na e-mail? Czy e-mail wydaje się mnożnikiem produktywności, czy zabójcą produktywności?

wystarczy kilka prostych sztuczek, aby skuteczniej radzić sobie z pocztą e-mail, abyś nie czuł się przez nią obciążony. Niektóre z tych wskazówek opierają się na funkcjach dostępnych w większości programów pocztowych, ale inne to sposoby zmiany własnych nawyków, dzięki czemu małe codzienne interakcje z pocztą e-mail pomagają w zarządzaniu nią.

pomyśl o tym jak o czyszczeniu zębów. Istnieje różnica między codzienną higieną jamy ustnej a pójściem do dentysty, ale musisz zrobić jedno i drugie. Należy myć dwa razy dziennie i nici dentystycznej raz dziennie, i te nawyki są niezwykle ważne dla posiadania zdrowych zębów. Co sześć miesięcy, należy również odwiedzić dentystę do bardziej dokładnego czyszczenia, rentgenowskie, i inne prewencyjne opieki. Codzienna higiena zapobiega narastaniu większych problemów. Wizyty u dentysty pomogą Ci złapać i rozwiązać rosnące problemy, zanim wymkną się spod kontroli.

oczywiście, nawet z zębami, wszystko może pójść nie tak. Wypadek może je znokautować lub twoje geny mogą mieć na nie wpływ, tak jak nowy projekt lub zmiana stanowiska pracy może nagle spowodować eksplozję wiadomości e-mail. Niezależnie od przypadku, nie oznacza to, że powinieneś przestać nić dentystyczną lub regularnie odwiedzać dentystę – lub codziennie sprzątać pocztę e-mail. Jeśli masz nieoczekiwany problem, nadal musisz przestrzegać dobrych nawyków, aby wszystko kontrolować.

zmiana sposobu interakcji z pocztą e—mail w krótkim czasie—kiedy i jak to sprawdzasz, jak często usuwasz wiadomości itp. – na dłuższą metę ułatwia Ci życie.

oto kilka wskazówek, jak zmniejszyć obciążenie e-mailem. Ostrzegam, że te wskazówki są zakorzenione w zdrowym rozsądku i nie zapewniają magicznej kuli, co oznacza, że nie rozwalą twojego umysłu ani nie staną się nocnym doznaniem. Ale nić dentystyczna też nie.

Usuń najpierw

pierwszą rzeczą do zrobienia po otwarciu skrzynki odbiorczej jest skanowanie, aby zobaczyć, co możesz usunąć. Spójrz na temat i nadawcę. Czy to śmieci? Czy jest to e-mail promocyjny, którego nigdy nie przeczytasz? Czy jest to zawiadomienie od Twojego współpracownika mówiące w temacie, że będą dzisiaj, a nie ma szans, że jakiekolwiek dodatkowe informacje w treści e-maila będą dla Ciebie istotne? Jeśli tak, wyrzuć to.

wszystkie wiadomości zidentyfikowane jako nieistotne powinny zostać wybrane i przeniesione do kosza zbiorczo. Jeśli nie spieszysz się z danym porankiem, możesz nawet spróbować zidentyfikować jednego lub dwóch zwykłych e-mailerów, z których możesz zrezygnować.

dlaczego najpierw ten krok ma znaczenie? Gdy natychmiast usuniesz nieistotne wiadomości, łatwiej będzie zobaczyć pozostałe wiadomości. Gdy zobaczysz Pozostałe wiadomości, możesz szybciej ocenić te ważne. Jeśli możesz zidentyfikować nawet pięć lub dziesięć procent codziennej poczty przychodzącej jako” bardzo prawdopodobne, że nie wymaga działania”, dzięki czemu możesz go szybko usunąć, będziesz w znacznie lepszej formie, aby produktywnie rozpocząć dzień.

użyj więcej niż jednego adresu e-mail

nie mogę znieść e-maili marketingowych lub potwierdzeń wysyłki, a tym bardziej przypomnień z mojego banku, aby zapłacić rachunek za kartę kredytową, gdy jest już skonfigurowany do automatycznej płatności. (Grr.) Wszystkie te wiadomości zaśmiecałyby moją skrzynkę odbiorczą i utrudniały wykrywanie ważnych e-maili, z wyjątkiem tego, że mam strategię radzenia sobie z nimi.

używam osobnego adresu e-mail dla wszystkich tych wiadomości o niskim znaczeniu.

jest na to kilka sposobów. Możesz założyć nowe konto e-mail CAŁKOWICIE w tym celu, co jest jak to zrobić, lub możesz utworzyć alias adresu przy użyciu bieżącego konta. Większość dostawców poczty e-mail pozwala na to. Następnie tworzysz regułę lub filtr na swoim koncie e-mail, aby wszystkie wiadomości wysłane do aliasu omijały skrzynkę odbiorczą i przechodziły do innego folderu. Call it Inbox 2 lub Low Importance lub cokolwiek chcesz.

jedną z zalet korzystania z osobnego adresu e-mail w tym celu jest trzymanie tej niezupełnie-śmieciowej poczty, czasami nazywanej szarą pocztą, oddzielonej od ważnej poczty. Ponadto, jeśli firma sprzedaje Twój adres e-mail do innej listy dystrybucyjnej, wszelkie nowe i niechciane wiadomości marketingowe nie trafią również do podstawowej skrzynki odbiorczej. Trzecią korzyścią jest to, że nie rozpraszają cię te wiadomości, biorąc pod uwagę, że musisz zalogować się do innego programu e-mail lub przejść do innej skrzynki odbiorczej, aby uzyskać do nich dostęp.

napisz krótko

pisząc e-maile, powiedz co masz na myśli, bądź jasny i zwięzły. Dlaczego? Krótkie pisanie pomaga ludziom, którzy czytają Twoją wiadomość, dotrzeć do punktu i skuteczniej przetwarzać pocztę e-mail. Mogą odebrać twój ton i odpowiedzieć w naturze, co ułatwi Ci życie.

niektóre sytuacje wymagają kompletnych zdań i języka formalnego, ale fragmenty mogą być niezwykle skuteczne w e-mailu. Używaj ich, gdy ma to sens. Policja gramatyczna nie będzie cię ścigać. Oczywiście, czasami trzeba być bardzo szczegółowym i skorzystać z papierowego aspektu poczty e—mail-wszystko jest zapisane. Ogólnie rzecz biorąc, jednak domyślnie zwięzły, jasny i prosty język.

nie każdy jest biegły w zwięzłości i może to wyjść jako curt. Aby uniknąć nieprzyjemnego brzmienia, możesz dodać emoji lub wykrzykniki. Lub po prostu daj ludziom znać, że starasz się być zwięzły w e-mailu i nie powinni brać tego do siebie.

użyj grup lub list dystrybucyjnych

jeśli wielokrotnie wysyłasz wiadomość do tej samej grupy osób, Utwórz grupę lub alias e-mail. W Outlooku nazywa się to listą dystrybucyjną. W Gmailu przejdź do Kontakty (contacts.google.com), wybierz osoby, które chcesz dodać do grupy i kliknij ikonę etykiety. Nadaj nazwę swojej grupie. Po zapisaniu możesz wpisać tę nazwę, aby automatycznie skomponować wiadomość do wszystkich członków grupy.

Korzystanie z grup nie tylko oszczędza czas, eliminując potrzebę wpisywania nazwiska każdej osoby podczas wysyłania wiadomości do grupy, ale także ustawia cię na łatwe usuwanie taktyki, jak wyjaśniam nieco później.

twórz szablony lub odpowiedzi w puszkach

Jeśli jest wiadomość, którą wysyłasz w kółko, nie pisz jej za każdym razem od zera. Użyj ponownie tego, co już napisałeś, tworząc szablon lub odpowiedź w puszkach, jak to nazywa Gmail.

kilka przykładów wiadomości, które ludzie często wysyłają, to:

• dzięki za kontakt, ale nie jestem zainteresowany,
• potwierdzam odbiór. Dziękuję i proszę dać mi znać, jeśli potrzebujesz czegoś jeszcze z mojej strony, i
• to brzmi jak praca dla naszego działu prawnego. Najlepszym punktem kontaktu jest…

Po skonfigurowaniu kilku szablonów możesz odpowiadać na wiadomości, które normalnie zajmowałyby niepotrzebny czas, nawet nie myśląc o tym zbyt wiele, pozwalając ci zająć się ważniejszą pracą.

ponowne użycie tematów

ponowne użycie wysłanych wiadomości za pośrednictwem szablonów i odpowiedzi w puszkach zwiększa wydajność, minimalizując pisanie. Ponowne użycie tematów pozwala na łatwiejsze i szybsze usuwanie lub archiwizowanie starych wiadomości. Wyjaśnię, jak dalej.

Sortuj, aby usunąć

limity danych mogą podkraść się do każdego, nawet wysoko zorganizowanych ludzi. Sposobem na zwolnienie miejsca jest usunięcie wiadomości, których nie potrzebujesz luzem. Jest to rodzaj obowiązków, które można myśleć jako podobne do chodzenia do dentysty. Nie musisz tego robić codziennie, ale robienie tego okresowo i regularnie pomoże zapobiec większym problemom. Uważam, że trzy metody usuwania są szczególnie pomocne.

najpierw posortuj wysłaną pocztę według rozmiaru pliku lub załącznika i wyrzuć największe, których nie potrzebujesz. Powodem, dla którego skupiam się na WYSŁANYCH wiadomościach, jest to, że jeśli wysłałem załącznik, istnieje duża szansa, że jestem właścicielem pliku i dlatego mam inną kopię zapisaną gdzieś indziej.

drugą metodą jest sortowanie wysłanych wiadomości według tematu i wyszukiwanie wiadomości, które wysyłasz regularnie. Jeśli wysyłasz cotygodniową wiadomość o temacie „czyszczenie lodówki dziś o 16: 00”, możesz szybko zobaczyć, wybrać i usunąć je wszystkie naraz.

Po Trzecie, Sortuj wiadomości według odbiorcy. Prawdopodobnie masz kilku kolegów, przyjaciół lub grupy osób, które często wysyłasz e-mailem. Prawdopodobnie wiele wiadomości wysyłanych między tobą a nimi nie jest bardzo ważnych. Jeśli nie będziesz już ich potrzebować, Wybierz wiele wiadomości naraz i usuń je masowo.

Wyłącz powiadomienia, Zamknij wiadomość e-mail, aby się skupić

wyświetlanie alertu na ekranie o każdej wiadomości przychodzącej jest niezwykle uciążliwe i rozpraszające. Domyślam się, że przytłaczająca większość pracowników będzie lepiej z powiadomieniami e-mail całkowicie wyłączonymi. Pomaga tylko w najrzadszych przypadkach. Wyłącz powiadomienia.

podobnie zamknij aplikację e-mail lub kartę przeglądarki, gdy musisz wykonać wysoce skoncentrowaną pracę przez co najmniej 30 minut. Z bólem piszę tę wskazówkę, wiedząc, że prawie nikt za nią nie pójdzie. Bardzo niewielu ludzi to robi, ale chciałbym przekonać więcej ludzi, żeby spróbowali. Wyobraź sobie, o ile łatwiej będzie znaleźć swój przepływ, gdy nie będziesz rozpraszany przez e-mail.

przypomnij sobie, kiedy ostatnio pracowałeś offline, niezależnie od tego, czy był to samolot bez Wi-Fi, czy gdy internet był wyłączony. A może pracowałeś w strefie czasowej, w której nie masz wielu innych kolegów i dlatego przez długi czas nie miałeś przerw w wysyłaniu wiadomości e-mail. Zamykając pocztę e-mail, zbliżasz się do powielania tego doświadczenia, które nie jest przerywane, a jednocześnie masz dostęp do innych informacji online w razie potrzeby.

Co-opt Auto Replies

w związku z poprzednią wskazówką, powiedzmy, że nie zamkniesz okna e-mail, ponieważ obawiasz się, że ktoś spróbuje skontaktować się z Tobą w pilnej sprawie i przegapisz ją. Obejście? Skonfiguruj wiadomość poza biurem lub automatyczną odpowiedź, która mówi: „jeśli jest to bardzo pilna sprawa, napisz do mnie/zadzwoń/wyślij wiadomość…”i podaj swój numer telefonu, uchwyt luzu lub preferowaną linię komunikacji.

Usuń! Lub wyślij pocztę do folderów

nieodebrany e-mail jest często dobrym zamiarem, który nie został spełniony. Wiesz, kiedy odpuścić. Nie trzymaj się wiadomości, Jeśli prawdopodobnie nigdy nic z nimi nie zrobisz. Pozostawienie nieistotnych wiadomości w Twojej skrzynce odbiorczej jest wysoce bezproduktywne, rozpraszające i tylko przypomina ci o tym, co chciałbyś robić w idealnym świecie, ale nie możesz.

nie robią ci żadnych przysług, będąc w Twojej skrzynce odbiorczej.

jeśli usunięcie wiadomości wydaje się poważne, przenieś je do nowego folderu. Nazwij ten folder Oczekujące lub dobre intencje. Ważne jest, aby wyciągnąć je ze swojej skrzynki odbiorczej. Poczekaj kilka miesięcy. Zobacz, jak wiele wykopałeś lub odpowiedziałeś. Jeśli odpowiedź jest zerowa, być może zastanów się nad usunięciem ich w pierwszej kolejności.

Opróżnij Kosz okresowo

Opróżnij kosz okresowo. Usunięcie kosza usuwa miejsce. Większość programów pocztowych, w tym Outlook, ma ustawienie automatycznego wyrzucania kosza po zamknięciu aplikacji. Jeśli nigdy nie pamiętasz, aby wyrzucić śmieci, polecam włączenie tej funkcji.

większość ludzi prawdopodobnie nie musi opróżniać kosza częściej niż raz w miesiącu lub raz na kwartał. Istnieje niebezpieczeństwo zbyt częstego usuwania kosza, ponieważ kosz jest miejscem, w którym udajesz się do e-maili ratunkowych, których myślałeś, że nie potrzebujesz, ale okazuje się, że tak. Uratowałem wiele wiadomości z kosza na śmieci, Zwykle tego samego dnia, w którym go tam umieściłem.

jak pociągnąć Przewód awaryjny

teraz, jeśli desperacko pragniesz czystego konta ze swoją skrzynką odbiorczą, oto ostatnia sztuczka, którą możesz wypróbować:

1. Utwórz nowy folder. Nazwij ją starą skrzynką odbiorczą lub pocztą przed lipcem 2019 (lub bieżącym miesiącem i rokiem).

2. Wybierz wszystko w swojej skrzynce odbiorczej. Przenieś to wszystko do nowego folderu.

voila. Jesteś w skrzynce zero i nawet nie musiałeś wyrzucać ani jednej wiadomości.

nikt nie oczekuje, że z dnia na dzień zmienisz chaotyczną skrzynkę odbiorczą. Dostosuj kilka pozytywnych nawyków krok po kroku. Wykonaj kilka okresowych czynności, takich jak opróżnianie Kosza lub masowe usuwanie wysłanej poczty, aby pomóc Ci poczuć, że robisz postępy.