dobre planowanie to sekret każdego dobrego biznesu. Musisz wiedzieć, w jakim kierunku chcesz obrać swój biznes, jakie są Twoje cele i mieć plan, aby to wszystko się stało. Oznacza to posiadanie planu dla wszystkich aspektów Twojej firmy — który obejmuje plan na przyszłość Twoich pracowników. Plan ten może doprowadzić do aktualizacji procesów zarządzania zasobami ludzkimi lub wdrożenia oprogramowania do zarządzania pracownikami, aby pomóc w planowaniu. Co to jest planowanie zatrudnienia i dlaczego warto je wdrażać do swoich praktyk biznesowych?

spójrz na to w ten sposób: powiedzmy, że grasz w szachy. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa różne sposoby gry. Można zaplanować swoje ruchy strategicznie; każdy z nich wykonane specjalnie do osiągnięcia różnych celów w celu wygrania gry. Albo możesz to po prostu wymachiwać. Możesz po prostu spróbować swoich sił, aby dostać się do króla przeciwnika, wykonując reakcyjne ruchy, aby chronić swoje figury.

która metoda wydaje się być najlepszą szansą na wygraną? Oczywiście, pierwszy. Niezależnie od tego, czy grasz w szachy, czy jesteś dyrektorem ds. zasobów ludzkich, myślenie przyszłościowe jest koniecznością, aby odnieść sukces. Istnieje kilka kluczowych długoterminowych inicjatyw, które każda firma wdraża-lub w każdym razie powinna — ale jedną z najważniejszych jest tzw. planowanie siły roboczej.

Pobierz nasz szablon wymagań oprogramowania do zarządzania pracownikami

co to jest Planowanie pracowników?

Planowanie zatrudnienia definiuje się jako proces planowania bieżących i przyszłych potrzeb zatrudnienia. Głównym celem planowania zatrudnienia jest upewnienie się, że firma zawsze ma kapitał ludzki, którego potrzebuje, aby działać wydajnie i efektywnie, zarówno teraz, jak i w przyszłości. Ważnym elementem jest również opracowanie opłacalnej strategii pozyskiwania talentów, która eliminuje wszelkie braki talentów.

ponadto efektywne planowanie zatrudnienia obejmuje regularną analizę produktywności pracowników firmy, zarówno jako całości, jak i indywidualnie. Jeśli siła robocza osiąga słabe wyniki, można opracować zmiany, takie jak dodanie strategii zarządzania nauczaniem w celu zwiększenia produktywności.

podobnie, strategiczne planowanie siły roboczej jest procesem organizowania potrzeb pracowników z potrzebami firmy, w oparciu o długoterminowe cele i cele biznesowe. Obejmuje to planowanie sukcesji, które zapewnia, że istnieje plan szybkiego obsadzenia kluczowych stanowisk kierowniczych (zazwyczaj z pracownikami, którzy mają już najważniejsze umiejętności) po zwolnieniu.

Planowanie zatrudnienia obejmuje wiele ruchomych elementów. Obejmuje to indywidualnych pracowników, ich aktywny rozwój i cele organizacyjne. Ponieważ istnieje tak wiele ruchomych części, najbardziej skuteczne będzie, jeśli aktywnie ocenisz i zaktualizujesz swoje plany, co będzie wymagało wdrożenia systemu planowania siły roboczej. Chociaż może to wydawać się dużym obciążeniem, można go łatwo zautomatyzować, wdrażając oprogramowanie do zarządzania pracownikami z funkcjami, które mogą śledzić i analizować dane, co ułatwia proces planowania.

cele

wdrażanie planowania siły roboczej może osiągnąć wiele rzeczy. Może pomóc ci określić, gdzie Twoja organizacja skorzystałaby na rozbudowie zespołów, a także obszary, w których pracownicy skorzystaliby na dodatkowych szkoleniach. Istnieje jednak kilka kluczowych rzeczy, które będziesz w stanie osiągnąć, aktywnie wdrażając praktyki planowania pracowników.

jednym z celów efektywnego planowania zatrudnienia jest zapobieganie problemom. Ważną częścią planowania zatrudnienia jest dokładna ocena umiejętności, których wymaga każdy dział i czy pracownicy w tych działach posiadają te umiejętności. Przeprowadzając tę ocenę, będziesz w stanie rozpoznać luki, w których brakuje umiejętności i być w stanie rozwiązać ten problem, zanim stanie się źródłem bólu.

kolejnym celem, który może osiągnąć planowanie siły roboczej, jest utrzymanie udanego przywództwa. Skuteczne planowanie pracowników pomoże Ci rozpoznać stanowiska kierownicze, które są obecnie otwarte lub wkrótce będą otwarte. Dzięki tej wiedzy możesz zacząć oceniać, którzy pracownicy odnieśliby sukces na tych nowo otwartych stanowiskach. Możesz również zaplanować, aby zostali przeszkoleni do wypełnienia roli, co zapewni płynne przejście.

wreszcie ostatecznym celem planowania pracowników jest zwiększenie produktywności i wydajności. Zintegrowane planowanie siły roboczej pomoże ci uzyskać analizy, które pomogą Ci pokazać konkretne szczegóły dotyczące wpływu twojego planu na firmę. Planowanie daje jasny przegląd wskaźników wydajności organizacji, dzięki czemu można wyznaczyć realistyczne cele na przyszłość. Wdrożenie strategii planowania zatrudnienia, która obejmuje zarówno wskaźniki ilościowe, jak i jakościowe do pomiaru sukcesu, ustawi twoją firmę na drodze do długoterminowego sukcesu.

wygląda na to, że będzie duże obciążenie pracą, aby osiągnąć te cele. W rzeczywistości istnieje tylko kilka podstawowych zadań do wykonania, aby czerpać korzyści z planowania siły roboczej. Jeśli jednak jesteś nowy w planowaniu pracowników lub po prostu bardzo zajęty, oprogramowanie do zarządzania pracownikami może pomóc w usprawnieniu tych zadań, aby cały proces był łatwy.

podstawowe kroki

skuteczne planowanie długoterminowe obejmuje ocenę wielu czynników, takich jak obecne i przyszłe potrzeby, a także rozpoznanie mocnych i słabych stron zespołu. Jeśli masz dużą organizację, może się okazać, że ocena wszystkich tych czynników na wysokim poziomie jest wystarczająca, podczas gdy mała firma może skorzystać z bardziej szczegółowej oceny. Bez względu na to, na jakim poziomie będziesz oceniać swoją firmę, podstawowe kroki, które musisz wykonać, aby skutecznie zaplanować przyszłość swoich pracowników, będą takie same.

Pobierz nasz szablon wymagań dotyczących oprogramowania do zarządzania pracownikami

Oceń mocne strony swojego zespołu

pierwszym krokiem w planowaniu zatrudnienia powinna być ocena Twojego zespołu. Będziesz chciał ocenić, gdzie leżą mocne strony Twojego zespołu i w jaki sposób te umiejętności bezpośrednio przyczyniają się do realizacji celów Twojej organizacji. Będziesz także chciał rozważyć takie rzeczy, jak pracownicy zbliżają się do emerytury, abyś wiedział, które stanowiska będziesz musiał obsadzać w przyszłości.

należy również rozważyć przeprowadzenie oceny zewnętrznej. Korzystnie będzie mieć świadomość stanu puli talentów poza Twoją organizacją. Wiedza o tym, jakie talenty są dostępne, jak trudno jest je zdobyć i jaki jest ich koszt, będzie kluczem do planowania na przyszłość.

rozważ przyszłe cele& cele

Oceń wskaźniki wydajności swojej firmy i przejrzyj przyszłe plany biznesowe i cele organizacyjne. Będziesz także chciał oszacować, czego potrzebujesz, aby osiągnąć te cele — może to oznaczać dodatkowe zatrudnienie lub dostosowanie obciążeń.

ten krok będzie szczególnie łatwy, jeśli zastosowałeś aplikację do zarządzania pracownikami, która pomoże Ci zbierać i analizować dane biznesowe. System, który może generować raporty danych, pokaże Ci szczegółowe informacje o tym, jak radzi sobie Twoja firma. Tego rodzaju informacje mogą pomóc w obliczeniu realistycznych celów w oparciu o wyniki z przeszłości.
następnie wykorzystaj wszystkie informacje zebrane z oceny mocnych stron Twojego zespołu, aby zobaczyć, jak dobrze twój zespół jest w stanie zaspokoić te potrzeby. Będziesz także chciał być świadomy potrzeb, których Twój zespół nie będzie w stanie zaspokoić. Na przykład, jeśli masz plany wdrożenia nowego oprogramowania, musisz mieć pewność, że masz pracowników, którzy są w stanie poznać tajniki nowego systemu, a następnie nauczyć innych, jak go używać.

Zidentyfikuj brakujące umiejętności

teraz, gdy oceniłeś swój zespół i sprawdziłeś, czego potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele, możesz zauważyć pewne luki, które należy wypełnić. Jeśli wdrażasz nowy system oprogramowania, ale twoi pracownicy nie mają doświadczenia z integracją oprogramowania, będzie to problem, który musisz rozwiązać. Zidentyfikowanie tych luk sprawi, że nie będziesz zaskoczony w przyszłości — planowanie z wyprzedzeniem pomoże Ci w tym, co może się wydarzyć w przyszłości i przygotuje Cię do rozwiązania wszelkich problemów.

Rozwiązywanie problemów

teraz, gdy masz jasną wizję tego, jakie są Twoje cele, jak je osiągnąć i czego jeszcze potrzebujesz, nadszedł czas, aby zaspokoić te potrzeby. Będziesz chciał rozważyć różne rozwiązania, aby określić, jak najlepiej zaspokoić swoje potrzeby i wypełnić luki w umiejętnościach wśród pracowników.

jednym z potencjalnych rozwiązań, które możesz rozważyć, jest trening. Jeśli Twoi pracownicy mają większość potrzebnych umiejętności, najprostszym rozwiązaniem mogą być szkolenia i możliwości rozwoju. Jeśli jednak okaże się, że potrzebujesz zupełnie innego zestawu umiejętności, powinieneś rozważyć zatrudnienie na zewnątrz, aby uzyskać te umiejętności. Pamiętasz tę zewnętrzną ocenę talentów, o której rozmawialiśmy wcześniej? W tym miejscu wszystkie te badania będą przydatne.

niezależnie od tego, jakie rozwiązanie wybierzesz, będziesz chciał mieć plan, jak iść do przodu. Może to oznaczać zaplanowanie dodatkowych szkoleń dla pracowników lub przygotowanie do integracji nowych członków zespołu lub całych nowych działów.

korzyści

na poziomie podstawowym krótkoterminowe planowanie siły roboczej może zapewnić, że zaplanujesz odpowiednich ludzi z odpowiednimi umiejętnościami we właściwym czasie. Istnieje jednak wiele długoterminowych korzyści wynikających z wdrożenia skutecznego systemu planowania zatrudnienia.

planowanie siły roboczej może pomóc menedżerom w planowaniu i przygotowaniu się na takie rzeczy, jak emerytura. Gdy ważny członek zespołu przygotowuje się do odejścia ze swojej roli, skuteczne planowanie siły roboczej może pomóc w sprawnym przejściu. Planując z wyprzedzeniem, będziesz w stanie przeszkolić zastępcę i przygotować go do podjęcia roli bez żadnych czkawek.

efektywne planowanie to doskonałe narzędzie przy przygotowywaniu nowych projektów. Jeśli masz nadchodzący projekt, który będzie wymagał nowego zestawu umiejętności, planowanie siły roboczej może pomóc ci określić, jak najlepiej rozwiązać ten projekt. Być może będziesz w stanie podzielić zadania i ponownie przydzielić personel, lub może się okazać, że musisz zatrudnić dodatkowych pracowników do pracy. Niezależnie od przypadku, workforce planning pomoże ci zaplanować i przygotować się z wyprzedzeniem, aby nie było nieoczekiwanych niespodzianek.

jedną z głównych zalet planowania zatrudnienia jest to, że firmy będą miały dokładny, wysokopoziomowy obraz funkcjonowania firmy. Oznacza to, że Twoja firma będzie w stanie uniknąć sytuacji, w których trzeba będzie zatrudnić masowo, gdy potrzeby nie są spełnione. Jeśli okaże się, że nie osiągasz celów, będziesz w stanie szybko ocenić wydajność i zobaczyć, gdzie potrzebne jest dodatkowe szkolenie lub wsparcie, a także wdrożyć rozwiązanie.

Pobierz nasz szablon wymagań oprogramowania do zarządzania pracownikami

wyzwania

planowanie siły roboczej brzmi całkiem nieźle, prawda? Rozpoznanie swoich mocnych i słabych stron jako firmy i wykorzystanie tej wiedzy do planowania na przyszłość będzie oczywiście skutkować lepszymi praktykami biznesowymi. Więc dlaczego nie każdy ma system planowania, który używają regularnie? Istnieje kilka barier, które uniemożliwiają powszechne praktyki planowania siły roboczej.

jednym z pierwszych wyzwań, przed którymi stają menedżerowie, jest określenie ram czasowych planowania. Wielu menedżerów nie myśli wystarczająco daleko w przyszłość, jeśli chodzi o planowanie siły roboczej. Zazwyczaj, jeśli chodzi o opracowywanie planów, menedżerowie koncentrują się głównie na rocznych celach biznesowych. Jednak planowanie siły roboczej sprawdza się najlepiej, gdy zaspokaja potrzeby długoterminowe i nie zawsze przynosi natychmiastowe rezultaty. Jeśli jednak wdrożysz system zarządzania pracownikami, aby pomóc w planowaniu, będziesz w stanie zbierać, śledzić i analizować dane, aby uzyskać szerszy obraz tego, jak twój plan działa lub nie działa.

kolejnym wyzwaniem, przed którym stoją menedżerowie HR, jest skupienie się na odpowiednim poziomie szczegółowości. Ważną częścią planowania zatrudnienia jest odróżnianie różnych miejsc pracy od siebie. Problem polega tutaj na określeniu, jak specyficzne powinno być to rozróżnienie. Menedżerowie mogą oddzielić zadania od siebie w oparciu o wiele różnych czynników, tak szeroko, jak w poszczególnych działach lub tak wąsko, jak w poszczególnych miejscach pracy. Określenie, jak szerokie lub wąskie powinny być te rozróżnienia, może zatrzymać menedżerów, zanim naprawdę zaczną. Najlepszą praktyką w rozróżnianiu rodzajów pracy jest skupienie się na kategoriach pracy wysokiego szczebla i w razie potrzeby na wąskich rozróżnieniach.

wreszcie tradycyjne metody prognozowania okazują się niewystarczające do dostarczenia danych przydatnych do planowania zatrudnienia. Narzędzia do prognozowania nie są w stanie skutecznie przewidzieć, które działy będą prawdopodobnie doświadczać wysokich obrotów, a tym bardziej, które osoby są na tym wysokim poziomie ryzyka. Z tego powodu planowanie długoterminowe, na które stanowiska będą musiały zostać obsadzone i na jakim poziomie, staje się niezwykle trudne. Jest to chyba najtrudniejsza przeszkoda do pokonania w planowaniu zatrudnienia. Najlepszym rozwiązaniem dla menedżerów będzie próba wdrożenia nowo zaawansowanej technologii analizy predykcyjnej, która pomoże dostarczyć bardziej szczegółowych danych na temat ryzyka i popytu pracowników.

narzędzia

planowanie siły roboczej to dużo pracy. Na szczęście nie musisz robić tego wszystkiego sam — do twojej dyspozycji jest mnóstwo narzędzi. Jednym z takich narzędzi jest mapa planowania, która może pomóc pokazać, jak twój plan zatrudnienia odnosi się do strategii organizacyjnych. Istnieje również wiele różnych opcji oprogramowania, które mogą zautomatyzować i usprawnić cały proces planowania pracowników.

Możesz użyć oprogramowania do zarządzania pracownikami, aby ułatwić proces planowania pracowników. Ten rodzaj oprogramowania wspomaga wiele aspektów zarządzania pracownikami, w tym planowanie, czas/obecność i inne zadania administracyjne. Ale prawdopodobnie największą korzyścią jest to, jak łączy pozyskiwanie talentów i rozwój umiejętności pracowników w jedną platformę. Pomaga to usprawnić planowanie siły roboczej, ponieważ możesz zachować wszystkie dane dotyczące byłych i obecnych pracowników wraz z danymi o przyszłych potrzebach w zakresie zatrudnienia.

Porównaj najlepszych liderów oprogramowania do zarządzania pracownikami

podsumowanie

skuteczne planowanie zatrudnienia może wydawać się trudnym zadaniem. Na szczęście istnieją opcje oprogramowania, które mogą pomóc w usprawnieniu tego procesu – nawet automatyzacji niektórych procesów. Zacznij od zapoznania się z naszym szablonem wymagań dotyczących oprogramowania do zarządzania pracownikami, aby pomóc ci określić, czego potrzebujesz od systemu i upewnić się, że może on pomóc w ważnych zadaniach związanych z planowaniem.