Septiembre3, 20154 min de lectura

as opiniões expressas pelos colaboradores do empresário são suas.você está lendo o Empreendedor Índia, uma franquia internacional de mídia empreendedora.o Email é a ferramenta mais utilizada para a comunicação de negócios no local de trabalho. Lemos e escrevemos pelo menos 50-60 e-mails por dia em média. Mal escrito, obscuro, enganoso ou ineficaz e-mails não só causar uma perda de tempo e produtividade, mas também pode prejudicar a reputação de uma pessoa, deixando uma má impressão no leitor.portanto, torna-se imperativo que façamos o melhor uso possível de E-mails para comunicar eficazmente no local de trabalho. Para fazer isso, você deve ter em mente alguma etiqueta básica de E-mail para redigir o e-mail oficial perfeito.

a relevância

O E-mail como meio de comunicação só pode ser eficaz quando for relevante. O Email pode ser conveniente, mas não significa necessariamente que seja o melhor meio de comunicação em todas as situações no local de trabalho. Antes de começar a escrever, Pergunte a si mesmo se realmente é necessário e você precisa de E-mail em tudo; será que um telefonema ou uma discussão cara-a-cara não é suficiente.

linha de assunto

adicione sempre uma linha de assunto aos seus e-mails. E-mails sem uma linha de assunto são negligenciados como spam, mais frequentemente do que não. A linha de assunto, como o nome sugere, deve ser específica para o conteúdo do seu e-mail. Trate uma linha de assunto de E – mail como você faria um cabeçalho de jornal-use-o para captar a atenção do leitor, enquanto resume a ideia principal do E-mail em uma frase concisa.exemplo: “Relatório de planeamento mensal-janeiro de 2015” em vez de um “relatório” Ambíguo na linha de assunto especifica a que Relatório O email se refere.

conteúdo

é sempre uma boa idéia pensar sobre o que você quer escrever Antes de realmente fazer isso. Ajuda a adicionar clareza à sua mensagem. Organize seus pensamentos em uma sequência lógica antes de anotá-los. Abster-se de enviar mensagens inapropriadas.mantenha as suas mensagens claras e breves. As tuas frases devem ser curtas e directas. Frases longas e mal estruturadas confundem o leitor. A duração do seu email também é importante para determinar a eficácia da sua mensagem. Pesquisas têm mostrado que as pessoas não têm o tempo ou a inclinação para passar por longos e-mails entediantes. É ideal para manter seus e-mails o mais curto possível, sem eliminar as informações necessárias.evite a falta de comunicação mantendo o conteúdo claro, organizado e contextual. Comece seu email com uma saudação formal, declare o propósito de escrever e forneça um contexto para o porquê de estar escrevendo. Use parágrafos-forme um parágrafo com pontos relacionados e altere parágrafos para apresentar idéias separadas.feche o e-mail, indicando o resultado que espera da sua mensagem e assine com uma saudação educada e o seu nome.

Tom

os e-mails que envia são um reflexo do seu profissionalismo. Os e-mails no local de trabalho devem ter um tom formal para eles. Há sempre uma maior chance de falha de comunicação sobre e-mails porque suas palavras não são acompanhadas por gestos, linguagem corporal e expressões faciais, e seu leitor pode facilmente interpretar mal as suas palavras. Seja educado, escolha suas palavras sabiamente, use pontuação adequada e evite capitalizar todas as suas palavras.

Por exemplo, há mais chances de você receber o referido relatório com um “por favor, envie-me o relatório” over “envie-me o relatório!”ou” envia-me O Relatório”. Uma mensagem educada provoca sempre uma resposta mais favorável em relação a uma formulação dura. Os pontos de exclamação não são vistos como formais e devem ser evitados em E-mails oficiais. Palavras inteiras (não acrónimos) e frases quando escritas em maiúsculas são consideradas extremamente rudes e pouco profissionais.

linguagem

Um E-mail só pode ser eficaz quando a linguagem utilizada é gramaticalmente sonora e é expressa corretamente. Se o leitor não pode entender o que você escreveu, não há quase nenhuma chance de que eles tomem qualquer ação sobre ele, tornando assim a sua mensagem ineficaz. Um e-mail cheio de erros ortográficos também te faz parecer incompetente. Reveja as suas mensagens antes de As enviar. Crie o hábito de rever os seus e-mails duas vezes e usar verificação ortográfica. Seus e-mails devem sempre dar uma impressão de ser bem pensado.tempo de resposta: a boa etiqueta de email sustenta que você faz o seu melhor para responder às comunicações comerciais o mais rápido possível. Quando você não responde prontamente, você se depara como desorganizado e despreocupado. Mesmo que você não seja capaz de atender um e-mail imediatamente, escrevendo uma linha de volta em reconhecimento de que você recebeu e irá atendê-lo em breve, mostra profissionalismo.

não Escreva um e – mail que não queira ser um destinatário de-Tenha em mente esta regra de ouro ao enviar e-mails no local de trabalho.