era uma vez, de ordens de compra (Oc) foram manualmente escrito ou digitado em papel carbono, criando três cópias – uma para o fornecedor, uma para o departamento de contas a pagar e um para manter-se no departamento de arquivo. Uma vez que a ordem de compra tenha sido cumprida pelo vendedor, eles enviariam sua fatura para o pagamento. Esta fatura, então, precisa ser casado com o PO associado e aprovado para o pagamento.

não era incomum para a ordem de compra para faturar o processo de levar semanas, e isso só se o processo funcionou como deveria. Cópias de PO perdidas ou ilegíveis podem causar enormes atrasos nos pagamentos dos vendedores e trilhas de papel problemáticas que causariam problemas tanto para as equipas financeiras como para os auditores.

Estes foram tempos sombrios para os departamentos financeiros.

No mundo conectado de hoje, um processo lento ou arcaico de ordem de compra pode ser incapacitante para o seu negócio, danificar relações comerciais externas e prejudicar o seu progresso. Neste artigo, vamos dar uma olhada no processo completo de fim-a-fim desde a ordem de compra para faturar e mostrar-lhe como fazer o processo o mais suave e eficiente possível.

por que as ordens de compra são importantes?

quer esteja a encomendar bens a um fornecedor ou a adquirir os seus serviços, o processo de pedido de compra assegurará que o comprador e o fornecedor compreendam o que foi acordado. Tanto para o comprador quanto para o fornecedor, os detalhes da ordem de compra exatamente o que foi encomendado, o custo, as expectativas de entrega e as condições de pagamento. A viagem do PO a partir do momento em que é criado envolve aprovação, expedição, Entrega de bens ou serviços, facturação, correspondência e encerramento.uma vez aprovado pela empresa e aceite pelo vendedor, o PO torna-se um documento juridicamente vinculativo. POs fornecer instruções claras para o fornecedor e ajudar os compradores a manter o controle dos orçamentos e uma trilha de papel precisa. Sem as op em vigor, o Acordo entre o comprador e o fornecedor poderia ficar sujeito a litígio e aberto a interpretações erróneas.a criação de uma ordem de compra deve consistir em vários pontos de verificação de aprovação e conformidade ao longo do caminho. A maioria dos POs estará sujeita às seguintes etapas:

criação do PO

uma ordem de compra é levantada detalhando a natureza dos bens ou serviços encomendados. A ordem de compra pode incluir detalhes fornecidos pelo vendedor, como um número de cotação.após o alinhamento e aprovação do orçamento, a ordem de compra é aprovada ou rejeitada. Pode ser exigida documentação ou informação adicional antes da concessão da homologação.

po Dispatch

uma vez aprovado, o PO será enviado ao vendedor por e-mail, por correio ou através de um sistema de PO de terceiros utilizado pelo vendedor e comprador.

PO aceitação

o vendedor reconhece e aceita o PO e o PO torna-se um contrato juridicamente vinculativo.

entrega dos bens ou serviços

a próxima etapa do processo é a entrega de bens ou serviços pelo vendedor. Dependendo dos mecanismos em vigor, poderá ser necessário provar que os bens ou serviços foram fornecidos de forma satisfatória e de acordo com o PO. Por exemplo, os bens podem precisar ser assinados ou você pode precisar assinar um documento de satisfação do cliente após a conclusão dos trabalhos. Uma vez recebida a prova da assinatura ou do recibo, o vendedor apresentará a sua factura. Pode ser apresentado por via electrónica ou através do sistema postal.

o processo de facturação e de correspondência em três sentidos

Uma vez que a fatura tenha sido recebida pelo vendedor, ela deve passar pelo que é conhecido como o processo de correspondência em três sentidos.

Este procedimento garante que o pagamento é preciso e completo e garante que quaisquer discrepâncias são descobertas antes do pagamento. Isso pode ajudar a evitar gastos excessivos ou pagar por itens que não foram recebidos ou por serviços que não foram entregues satisfatoriamente.

três documentos são a chave para o processo de correspondência de três vias. Estes incluem::

• ordens de Compra
• Ordem de recibos e/ou embalagens
• Faturas

Ordem recibos e comprovantes de embalagens são a prova de pagamento e de entrega. Um recibo de encomenda será fornecido pelo vendedor durante a entrega e provar que os bens foram entregues ao comprador.Antes de poder ser paga uma factura, deve efectuar uma série de verificações junto do serviço de contas a pagar. Isto incluirá uma revisão das quantidades, preços e condições para garantir que o vendedor tenha cumprido a sua obrigação contratual de acordo com os detalhes da ordem de compra. Para compras pequenas e recorrentes, este processo pode não ser necessário.se forem detectadas discrepâncias, tais como preços incorrectos, quantidades incorrectas ou mercadorias danificadas, o pagamento não será processado até que estas questões sejam corrigidas. Uma vez que a fatura tenha passado o processo de correspondência de três vias, o pagamento será enviado de acordo com as condições de pagamento do vendedor.

o processo de correspondência de três vias poupa dinheiro às empresas, verificando dados e realçando problemas antes do pagamento, otimiza as relações do fornecedor, e pode ajudá-lo a obter o selo de aprovação no momento da auditoria.mas o que acontece se eu precisar de bens ou serviços urgentemente?

é claro, pode haver momentos em que você não pode dar ao luxo de esperar pela aprovação de várias partes e necessidade de contornar o processo PO. Nestes casos, você usaria um processo de pedido de não-compra em vez disso. Uma ordem de não-compra é uma ordem para bens ou serviços que não tenha sido através do processo padrão de verificação e aprovação da ordem de compra. Por exemplo, se você precisar dos serviços de um contratante de TI urgentemente, você pode obter aprovação escrita ou verbal rapidamente a partir do topo da cadeia e usar este Acordo para levantar uma ordem de não-compra.

é claro que podem surgir problemas com as ordens de não compra, sobretudo devido à falta de visibilidade e verificação quando se trata de pagamento de factura. Uma factura não-PO pode ser mais difícil de gerir, uma vez que não há pista de auditoria.

como uma ordem de compra Manual e processo de faturação pode danificar o seu negócio

processar ordens de compra e faturas manualmente pode introduzir alguns pontos de dor principais para o seu negócio, incluindo custos mais elevados, ineficiências e mau controlo orçamental.

(é pouco provável que encontre um convite para Hogwarts em meio a um fluxo de registros financeiros.)

os processos de encomenda manual incluem::

• Picos de gastos
• Falta de visibilidade
• Causar atrasos no PO ciclo de processamento
• Dependem de intervenção humana e pode ser vulnerável a erros
• Pode criar problemas de conformidade e gargalos
• Pode envolver um loop infinito de pessoas e de comunicação, indo e voltando

considerações Finais

Quando se trata de aquisição de bens e serviços de fornecedores externos, você deve ter os processos e procedimentos certos em vigor. Padronizar, manter e rever esses processos pode ser feito infinitamente melhor usando software de gerenciamento de pedidos de compra que automatiza muitos processos e lhe fornece completa transparência e visibilidade.

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