comunicarea de afaceri este ținută la un standard mai înalt decât comunicarea de zi cu zi. Consecințele neînțelegerilor sunt de obicei mai mari, iar șansele de a recunoaște și corecta o greșeală sunt mai mici. Barierele în calea comunicării și tehnica de îmbunătățire a comunicării sunt aceleași indiferent de locul în care are loc conversația.

canale de comunicare în afaceri

există o expresie binecunoscută care spune „nu este ceea ce spui, ci cum o spui.”Este într-adevăr atât.

un canal de comunicare este mediul, media, modul sau metoda prin care un mesaj este trimis receptorului dorit. Canalele de bază sunt scrise (formate tipărite sau digitale), orale sau vorbite, electronice și multimedia. În cadrul acestor canale, comunicațiile de afaceri pot fi formale, informale sau neoficiale. În cele din urmă, comunicațiile pot fi bogate sau slabe.

bogăția canalului se referă la cantitatea și imediatitatea informațiilor care pot fi transmise. Comunicarea față în față este foarte bogată, deoarece permite transmiterea informațiilor cu feedback imediat. Un tweet are o bogăție foarte scăzută, deoarece permite transmiterea a DOAR 140 de caractere fără feedback. Pe de altă parte, comunicarea față în față este limitată la o persoană care comunică cu alte câteva persoane în imediata apropiere, în timp ce un tweet poate merge la mii de adepți din întreaga lume. Următoarea diagramă arată bogăția diferitelor tipuri de comunicare.

diferitele tipuri de medii de comunicare au o bogăție variabilă a canalelor.

comunicații orale

canalele orale depind de cuvântul rostit. Acestea sunt cele mai bogate medii și includ prezentări față în față, în persoană, conferințe de telefonie mobilă, prezentări de grup, telefon, întâlniri video, conferințe, discursuri și prelegeri. Aceste canale oferă mesaje cu distorsiuni reduse, deoarece limbajul corpului și intonația vocii oferă, de asemenea, sens pentru receptor. Acestea permit un feedback imediat al comunicării către expeditor. Ele sunt, de asemenea, cele mai intensive canale de muncă în ceea ce privește numărul de persoane implicate în tranzacție. Canalele orale sunt utilizate în general în organizații atunci când există o mare probabilitate ca mesajul să creeze anxietate, confuzie sau un răspuns emoțional în public. De exemplu, un manager senior ar trebui să abordeze zvonurile despre disponibilizări sau reduceri în cadrul întâlnirilor față în față cu personalul de conducere. Acest lucru permite receptorului (publicului) să obțină clarificări și explicații imediate, chiar dacă explicația este simplă, dar directă: „în acest moment, pur și simplu nu știu.”

comunicările orale sunt utile și atunci când organizația dorește să introducă un oficial cheie sau să schimbe o politică de lungă durată, urmată de o explicație detaliată scrisă. Managerii seniori cu credibilitate ridicată transmit de obicei mesaje complexe sau deranjante. De exemplu, un manager senior va anunța de obicei planuri de reducere a dimensiunii în persoană, astfel încât toată lumea să primească același mesaj în același timp. Aceasta va include adesea un program, astfel încât oamenii să știe când să se aștepte la mai multe detalii.

comunicări scrise

comunicările scrise includ e-mailuri, texte, note, scrisori, documente, rapoarte, buletine informative, foi de calcul etc. (Chiar dacă e-mailurile sunt electronice, ele sunt practic versiuni digitale ale notelor scrise.) Sunt printre comunicările de afaceri mai slabe. Cu comunicări scrise, scriitorul trebuie să ofere suficient context pentru ca cuvintele să poată fi interpretate cu ușurință. Receptorul ar trebui să fie atent pentru ambiguitate și să ceară clarificări dacă este necesar. Un expeditor de e-mail nu poate lua primirea de la sine. Majoritatea oamenilor primesc prea mult e-mail și îl Sortează și îl filtrează rapid, uneori incorect.

mesajele scrise sunt eficiente în transmiterea mesajelor mari. Oamenii sunt limitați în cantitatea de date pe care o pot absorbi la un moment dat. Informațiile scrise pot fi studiate în timp. Rapoartele pot include date justificative și explicații detaliate atunci când este important să convingem receptorul cu privire la un curs de acțiune. Comunicările scrise pot fi elaborate cu atenție pentru a spune exact ce înseamnă expeditorul. Comunicările formale de afaceri, cum ar fi scrisorile de ofertă de muncă, contractele și bugetele, propunerile și cotațiile, ar trebui întotdeauna scrise.

Comunicații Electronice (Multimedia)

emisiunile de televiziune, comunicațiile bazate pe web, cum ar fi rețelele sociale, blogurile interactive, paginile web ale companiilor publice și intranet, Facebook și Twitter aparțin acestei categorii tot mai mari de canale de comunicare. Comunicațiile electronice permit trimiterea de mesaje instantaneu și global. Oamenii pot vorbi față în față pe distanțe enorme. Marketingul și publicitatea pot fi direcționate către mai multe tipuri diferite de clienți, iar unitățile de afaceri pot comunica cu ușurință în timp real. Acest lucru este deosebit de important atunci când clienții trebuie să fie informați cu privire la rechemările produselor sau la problemele de securitate.deși extrem de eficientă, utilizarea pe scară largă a comunicațiilor electronice în scopuri comerciale poate fi, de asemenea, riscantă. În ultimii ani, comunicațiile private și fișierele clienților multor corporații mari au fost piratate și datele lor furate. În 2016, New Jersey Horizon Blue Cross Blue Shield a fost amendat cu 1 dolar.1 milion pentru că nu a protejat informațiile personale ale pacienților medicali. Compania a stocat date sensibile necriptate, inclusiv datele de naștere și numerele de securitate socială pe laptopurile care au fost furate din birourile lor principale.

care canal este cel mai bun?

pur și simplu, cel mai bun canal este cel care livrează cel mai eficient mesajul, astfel încât să fie înțeles ca expeditorul intenționat. Mesajele nuanțate sau încărcate emoțional necesită un mediu bogat; mesajele simple, de rutină, nu au nevoie de atingerea personală. Dacă doriți să vă sfătuiți Departamentul că la 2 p. m.doriți să aveți o întâlnire de stand-up de cinci minute pe holul din afara biroului dvs. pentru a-i felicita pentru îndeplinirea unui obiectiv, atunci trimiteți un e-mail rapid. Chiar nu vrei ca oamenii să răspundă cu întrebări. E-mailul este un mediu slab, dar funcționează foarte bine atunci când conținutul mesajului nu este nici complex, nici încărcat emoțional. Pe de altă parte, un apel telefonic este un canal mai potrivit pentru a-ți cere scuze pentru că trebuie să anulezi o întâlnire la prânz. Vorbitorul poate auzi sinceritatea în vocea ta și își poate exprima dezamăgirea sau oferta de a reprograma.

o regulă bună este cu cât contextul mesajului este mai emoțional, cu atât mediul ar trebui să fie mai bogat pentru a transmite mesajul. Dar amintiți-vă-chiar și întâlnirile de afaceri față în față pot fi urmate cu o notă scrisă pentru a vă asigura că ambele părți sunt cu adevărat pe aceeași pagină. Dacă o întâlnire are ca rezultat sarcini sau acorduri, atunci o notă scrisă va fi o documentație utilă pentru referințe viitoare.

croitorie un mesaj pentru un public

Steve Jobs, unul dintre fondatorii Apple, a fost un comunicator mare, care a folosit pasiunea lui, se concentreze, și capacitatea de povestiri pentru a face prezentările sale memorabile.

ai avut vreodată de a conversa cu un copil mic și într-adevăr nevoie de el să te asculte? Probabil ai îngenuncheat, astfel încât să fii la nivelul ochilor. Este posibil să fi pus chiar mâna ușor pe brațul lui pentru a-și concentra atenția asupra ta. Vorbind clar și încet în cuvinte pe care știai că le-a înțeles, ai făcut gesturi faciale exagerate de frică sau surpriză sau fericire pentru a-ți sublinia punctele. Pe scurt, ați adaptat mesajul dvs. publicului dvs., astfel încât să fie eficient.

deși canalul de comunicare pe care îl selectați pentru a transmite mesajul dvs. este important, la fel și cunoașterea publicului dorit. Comunicatorii eficienți par să-și adapteze instinctiv stilurile la publicul lor, dar este o abilitate care poate fi învățată și ea. Modul în care sunt transmise informațiile ar trebui să completeze publicul, indiferent dacă este vorba de o persoană sau de o cameră plină de oameni. Trei factori sunt implicați în adaptarea unui mesaj: expeditorul, mesajul în sine și publicul.

expeditorul

pentru majoritatea comunicărilor de afaceri de zi cu zi, un manager trebuie doar să se concentreze pe prezentarea unei imagini profesionale. În diferite ocazii, ea poate dori să se prezinte ca un lider serios și responsabil, un expert tehnic sau informal casual. Dar când nu sunteți sigur ce necesită o situație, greșiți întotdeauna de partea profesionalismului. Studiile au arătat că un public reacționează inițial la comportamentul vorbitorului și nu la ceea ce se spune. Dacă apar nervos, publicul va ridica pe care și să devină nervos, de asemenea.

mesajul

primul pas în croitorie un mesaj, desigur, este de a alege canalul de comunicare dreapta. Dar chiar și atunci, există întrebări de pus despre mesajul în sine care va influența modul în care este prezentat. Unele dintre aceste întrebări sunt enumerate mai jos:

• care canal se potrivește cel mai bine conținutului? Un mesaj critic sau urgent poate solicita cel mai rapid canal, indiferent dacă este în persoană, mesaj text sau e-mail. O prezentare scriptată necesită planificare și pregătire. Companiile pot folosi jurnaliști sau Twitter pentru anunțuri scurte. Dacă doriți să demonstrați modul în care organizația dvs. face ceva, să clarificați valorile sau să construiți semnificații comune pentru persoanele dintr-o organizație, puteți spune o poveste memorabilă fie într-o prezentare orală, fie în scris. Decideți ce canal se potrivește cel mai bine conținutului.
• ce doriți să obțineți prin trimiterea mesajului? Este destinat să convingă sau să informeze? Ești doar liniștitor șeful tău că totul este pe drumul cel bun? O comunicare față în față este mult mai eficientă decât un e-mail sau un raport în încercarea de a convinge pe cineva să schimbe o credință sau un comportament.
• mesajul necesită interacțiune din partea publicului sau este mai mult o „descărcare de informații”? Nu încercați să oferiți o justificare pentru o investiție de 1 milion de dolari într-un apel telefonic, mai ales dacă aveți nevoie de dovezi justificative. Acordați suficient timp pentru a răspunde la toate întrebările.
• ajutoarele vizuale vor ajuta mesajul sau vor distrage atenția de la el? Argumentele că un nou program software de calculator va crește productivitatea departamentului dvs. vor trebui să fie susținute de dovezi solide prezentate în diagrame sau grafice. Dar imaginile excesive sau nefocalizate pot irita managerii de nivel superior care doresc doar sumarea concisă și linia de fund triplă (impact economic, social și de mediu).
• trebuie să vă stabiliți credibilitatea? Publicul te cunoaște? Vorbești cu oameni care știu mai multe decât tine despre subiect? Răspunsurile la aceste întrebări vor influența modul în care vă proiectați mesajul.
• cel mai important, înainte de a decide asupra unei comunicări, întrebați-vă de ce ar trebui să-i pese publicului. Când știți, apoi adaptați comunicarea astfel încât să răspundă la această întrebare. Povestea zborului United Airlines 4311 este un exemplu de CEO care nu a reușit să-și identifice publicul principal și să se întrebe ce le pasă înainte de a vorbi. În iunie 2017, un pasager așezat a fost informat de însoțitorii de zbor că este nevoie de locul său și că va trebui să părăsească avionul. El a refuzat să renunțe la locul său și a fost în cele din urmă târât, literalmente lovind și țipând, din avion. Videoclipul a devenit imediat viral. Într-un efort de a preveni un coșmar de Relații Publice, CEO-ul a dat vina inițial pe pasager și a apărat acțiunile angajaților United Airlines și ale agenților de securitate. Când indignarea publică a crescut și clienții au amenințat cu boicotul, CEO-ul și-a dat seama în cele din urmă că prima comunicare ar fi trebuit să se concentreze nu pe angajați și companie, ci pe pasager, care era, la urma urmei, un client plătitor.

publicul

nu vă puteți adapta comunicarea la expeditor dacă nu vă cunoașteți publicul. Iată câteva întrebări de luat în considerare atunci când vă cunoașteți publicul.

• cât de mare este publicul tău? Este o persoană sau un grup mare? Un individ înseamnă obținerea „aproape și personal”, spre deosebire de o sală de conferințe. Dacă este un grup mare, este divers sau destul de omogen? Aveți nevoie de traducători de limbă sau semnatari pentru persoanele cu deficiențe de auz?
• care este starea publicului tău? Publicul este în mare parte manageri de nivel superior, colegi sau subordonați? Limbajul corpului, prezentarea și formalitatea vor varia în funcție de starea grupului. Deși subordonații pot fi mai ușor puși în largul lor cu o abordare informală și relaxată, managerii de nivel înalt Doresc de obicei să ajungă direct la punct și să treacă la următorul lucru.
• poți stabili empatie cu publicul? Cu cât publicul are mai multă încredere în tine, cu atât va fi mai ușor să-și păstreze atenția. Observați publicul – oamenii se schimbă, evită contactul vizual, căscă sau dau din cap în acord și se concentrează? Este posibil să trebuiască să vă adaptați mesajul pentru a satisface starea de spirit a publicului.

contribuie!

îmbunătățiți această paginăaflați mai multe