e-post kan få oss att känna att vi kämpar för att hålla huvudet över vattnet. Är dina inkorg sidor långa? Börjar du varje dag läsa e-post, tänker du kommer att svara på de viktigaste meddelandena, bara för att slå upp och inse att en timme har glidit förbi och du har inte gjort någonting hittills? Har du ont om utrymme för din e-post med några dagars mellanrum? Känns e-post som en produktivitetsmultiplikator eller en produktivitetsmördare?

det tar bara några enkla knep för att bli effektivare att hantera e-post så att du inte känner dig tyngd av den. Några av dessa tips är beroende av funktioner som finns i de flesta e-postprogram, men andra är sätt att ändra dina egna vanor så att de små vardagliga interaktionerna du har med e-post hjälper dig att hålla koll på hanteringen av den.

Tänk på det som att rengöra tänderna. Det finns en skillnad mellan daglig tandhygien och att gå till en tandläkare, men du måste göra båda. Du bör borsta två gånger om dagen och tandtråd en gång om dagen, och dessa vanor är oerhört viktiga för att ha friska tänder. Var sjätte månad bör du också besöka en tandläkare för en noggrannare rengöring, röntgenstrålar och annan förebyggande vård. Daglig hygien förhindrar att större problem byggs upp. Besök hos tandläkaren hjälper dig att fånga och korrigera växande problem innan de går ur kontroll.

naturligtvis, även med tänder, kan saker gå fel. En olycka kan slå ut dem eller dina gener kan hamna påverkar dem, precis som ett nytt projekt eller förändring i arbetsställning plötsligt kan orsaka en explosion av e-post. Hur som helst betyder det inte att du ska sluta tandtråd eller träffa en tandläkare regelbundet—eller städa upp din e-post varje dag. Om du har ett oväntat problem måste du fortfarande följa goda vanor för att hålla allt i kontroll.

När du ändrar hur du interagerar med e—post på kort sikt—när och hur du kontrollerar det, hur ofta du tar bort meddelanden och så vidare-gör det ditt liv enklare på lång sikt.

Här är några tips för att göra e-post mindre av en börda. Låt mig varna dig för att dessa tips är rotade i sunt förnuft och inte ger en magisk kula, vilket innebär att de inte kommer att blåsa ditt sinne eller bli en känsla över natten. Men inte heller tandtråd.

ta bort först

det första du ska göra när du öppnar din inkorg är att skanna för att se vad du kan ta bort. Titta på ämnesraden och avsändaren. Är det skräp? Är det ett e-postmeddelande som du aldrig kommer att läsa? Är det ett meddelande från din medarbetare som säger i ämnesraden att de kommer att vara ute idag, och det finns nästan ingen chans att någon ytterligare information i e-postmeddelandet kommer att vara relevant för dig? Om så är fallet, kasta ut det.

alla meddelanden som du identifierar som oviktiga ska väljas och flyttas till papperskorgen i bulk. Om du inte har bråttom på en viss morgon kan du till och med försöka identifiera en eller två vanliga e-postmeddelanden för att avsluta prenumerationen.

Varför spelar det någon roll att göra detta steg först? När du tar bort irrelevanta meddelanden omedelbart gör du det lättare att se de återstående meddelandena. När du kan se de återstående meddelandena kan du triage de viktiga snabbare. Om du kan identifiera även fem eller tio procent av din dagliga inkommande e-post som ”mycket sannolikt inte kräver åtgärder” så att du kan ta bort det snabbt, kommer du att vara i mycket bättre form för att starta dagen produktivt.

använd mer än en e-postadress

Jag kan inte stå marknadsföring e-post eller frakt bekräftelser, mycket mindre påminnelser från min bank att betala min kreditkortsräkning när den redan är inställd för auto-pay. (Grr.) Alla dessa meddelanden skulle röra min inkorg och göra det svårare att upptäcka viktiga e-postmeddelanden, förutom att jag har en strategi för att hantera dem.

Jag använder en separat e-postadress för alla dessa meddelanden av låg betydelse.

det finns några sätt att göra det. Du kan skapa ett nytt e-postkonto helt för detta ändamål, vilket är hur jag gör det, eller så kan du skapa en aliasadress med ditt nuvarande konto. De flesta e-postleverantörer låter dig göra det. Sedan skapar du en regel eller ett filter i ditt e-postkonto så att alla meddelanden som skickas till aliaset hoppar över inkorgen och går in i en annan mapp. Kalla det inkorg 2 eller låg betydelse eller vad du vill.

en fördel med att använda en separat e-postadress för detta ändamål är att du håller detta inte riktigt skräppost, ibland kallad grå post, separat från ditt viktiga mail. Dessutom, om ett företag säljer din e-postadress till en annan distributionslista, kommer inga nya och oönskade marknadsföringsmeddelanden att hamna i din primära inkorg heller. En tredje fördel är att du inte distraheras av dessa meddelanden, med tanke på att du måste logga in på ett annat e-postprogram eller navigera till en annan inkorg för att komma åt dem.

skriv kort

När du skriver e-post, säg vad du menar, var tydlig och var kortfattad. Varför? Skriva kort hjälper människor som läser ditt meddelande komma till den punkt och bearbeta sin e-post mer effektivt. De kan hämta din ton och svara in natura, vilket gör livet enklare för dig.

vissa situationer kräver fullständiga meningar och formellt språk, men fragment kan vara extremt effektiva i e-post. Använd dem när det är vettigt. Grammatikpolisen kommer inte efter dig. Visst, ibland måste du vara mycket detaljerad och dra nytta av pappers-trail aspekten av e—post-Det finns ett register över allt. Generellt sett, i alla fall, standard till kortfattat, tydligt och enkelt språk.

inte alla är skickliga på korthet och det kan komma ut som curt. För att undvika att låta ovänligt kan du lägga till en emoji eller utropstecken. Eller helt enkelt låta folk veta att du försöker vara kortfattad i e-post och de borde inte ta det personligen.

använd grupper eller distributionslistor

om du skickar ett meddelande till samma grupp av personer upprepade gånger, skapa ett grupp-eller e-postalias. I Outlook kallas det en distributionslista. Gå till kontakter i Gmail (contacts.google.com), markera de personer du vill lägga till i en grupp och klicka på etikettikonen. Ge din grupp ett namn. När det sparas kan du skriva det namnet för att automatiskt skriva ett meddelande till alla i gruppen.

att använda grupper sparar inte bara tid genom att eliminera behovet av att skriva varje persons namn när du skickar gruppen, men ställer dig också upp för enkel radering av taktik, som jag förklarar lite senare.

skapa mallar eller konserverade svar

om det finns ett meddelande som du skickar om och om igen, skriv inte det från början varje gång. Återanvänd det du redan har skrivit genom att skapa en mall eller ett konserverat svar, som Gmail kallar det.

några exempel på meddelanden som människor skickar ofta är i linje med:

• Tack för att du når ut, men jag är inte intresserad,
• bekräftar kvitto. Tack och låt mig veta om du behöver något annat från mitt slut, och
• det låter som ett jobb för vår juridiska avdelning. Den bästa kontaktpunkten är…

När du har några mallar inställda kan du svara på meddelanden som normalt skulle ta onödig tid utan att ens tänka mycket på det, så att du kan fortsätta med viktigare arbete.

Återanvänd ämnesrader

Återanvänd skickade meddelanden via mallar och konserverade svar ökar din effektivitet genom att minimera skrivandet. Återanvända ämnesrader kan du lättare och snabbt ta bort eller arkivera gamla meddelanden. Jag ska förklara hur nästa.

Sortera för att ta bort

datagränser kan smyga på någon, även mycket organiserade människor. Sättet att frigöra lite utrymme är att ta bort meddelanden som du inte behöver i bulk. Det här är den typ av syssla du kan tänka på som liknar att gå till tandläkaren. Du behöver inte göra det varje dag, men att göra det regelbundet och regelbundet hjälper till att förhindra större problem. Jag tycker att tre metoder för att radera är särskilt användbara.

Sortera först ditt skickade mail efter Filstorlek eller bilaga och kasta bort de största som du inte behöver. Anledningen till att jag fokuserar på skickade meddelanden är att om jag skickade en bilaga finns det en god chans att jag äger filen och därför har jag en annan kopia Sparad någon annanstans.

den andra metoden är att sortera skickat mail efter ämnesrad och leta efter meddelanden som du skickar regelbundet. Om du skickar ett meddelande varje vecka med ämnesraden” rengöring av kylskåp klockan 4 idag ” kan du snabbt se, välja och ta bort dem alla på en gång.

tredje, sortera dina meddelanden efter mottagare. Du har förmodligen några kollegor, vänner eller grupper av människor som du mailar ofta. Det är troligt att många av de meddelanden som skickas mellan dig och dem inte är mycket viktiga. Om du aldrig behöver dem igen väljer du flera meddelanden samtidigt och tar bort dem massor.

Stäng av aviseringar, Stäng e-post för att fokusera

att få en varning på skärmen om varje inkommande meddelande är otroligt Avbrytande och distraherande. Jag skulle gissa att den överväldigande majoriteten av arbetarna skulle vara bättre med e-postmeddelanden helt inaktiverade. Det är bara användbart i de sällsynta fallen. Så stäng av dina meddelanden.

på samma sätt stänger du ditt e-postprogram eller dess webbläsarflik när du behöver göra mycket fokuserat arbete i minst 30 minuter. Det smärtar mig att skriva det tipset och veta att nästan ingen kommer att följa det. Mycket få människor gör det faktiskt, men jag önskar att jag kunde övertyga fler människor att försöka. Föreställ dig hur mycket lättare det blir att hitta ditt flöde när du inte distraheras via e-post.

Tänk tillbaka till förra gången du arbetade offline, oavsett om det var på ett flygplan utan Wi-Fi eller när ditt internet var nere. Eller kanske har du arbetat från en tidszon där du inte har många andra kollegor och därför inte haft några e-postavbrott under en lång sträcka av din dag. Genom att stänga e-post kommer du nära att replikera den upplevelsen av att inte bli avbruten, samtidigt som du fortfarande kan komma åt annan onlineinformation efter behov.

Co-opt Auto svar

relaterat till föregående tips, låt oss säga att du inte stänger ditt e-postfönster eftersom du är orolig att någon kommer att försöka kontakta dig med en brådskande fråga och du kommer att sakna det. Lösningen? Ställ in ett out-of-office eller auto-svar meddelande som säger, ”om detta är en mycket brådskande fråga, vänligen text/ring/meddelande mig på…”och ge ditt telefonnummer, Slack handtag eller föredragen kommunikationslinje.

radera! Eller skicka e-post till mappar

en återställd e-post är ofta en bra avsikt som har blivit ouppfylld. Vet när du ska släppa taget. Häng inte på meddelanden om du sannolikt aldrig kommer att göra någonting med dem. Att lämna oviktiga meddelanden i din inkorg är mycket oproduktivt, distraherande och påminner dig bara om vad du vill göra i en perfekt värld, men kan inte.

de gör dig inte någon tjänst genom att vara i din inkorg.

om det verkar svårt att ta bort meddelanden flyttar du dem till en ny mapp istället. Ring den mappen väntande eller goda avsikter. Det viktiga är att få dem ur din inkorg. Vänta några månader. Se hur många du någonsin grävt upp eller svarat på. Om svaret är noll, kanske ompröva att radera dem i första hand.

Töm papperskorgen med jämna mellanrum

Töm papperskorgen med jämna mellanrum. Om du tar bort papperskorgen rensas utrymmet. De flesta e-postprogram, inklusive Outlook, har en inställning för att automatiskt dumpa papperskorgen när du avslutar appen. Om du aldrig kommer ihåg att dumpa papperskorgen rekommenderar jag att du aktiverar den funktionen.

de flesta behöver förmodligen inte tömma papperskorgen mer än en gång i månaden eller en gång i kvartalet. Det finns en fara att ta bort papperskorgen för ofta, eftersom papperskorgen är där du går för att rädda e-postmeddelanden som du trodde att du inte behövde, men det visar sig att du gör det. Jag har räddat många ett meddelande från papperskorgen, vanligtvis samma dag som jag lade det där.

hur man drar Nödkabeln

Nu, om du är desperat efter en ren skiffer med din inkorg, här är ett sista trick du kan prova:

1. Skapa en ny mapp. Namnge den gamla Inkorgen eller e-post före juli 2019 (eller den aktuella månaden och året).

2. Välj allt i din inkorg. Flytta allt till den nya mappen.

Voil Cr. Du är på inbox zero, och du behövde inte ens kasta ut ett enda meddelande.

Ingen förväntar sig att du ska se över en kaotisk inkorg över natten. Anpassa några positiva vanor lite efter lite. Gör några av de periodiska åtgärderna, till exempel tömning av papperskorgen eller massavlägsnande av skickat mail, för att hjälpa dig att känna att du gör framsteg.