Při vytváření sešitů aplikace Excel existuje velké množství typu souboru možností na výběr. TXT, CSV, PDF a některé pro konkrétní / starší funkce, např. šablony, doplňky a dokonce i starší XLW Excel 4.0 filetype, který lze otevřít v aplikaci Excel 2013 a novější, ale neuloží se.

existuje několik „standardních“ typů souborů pro každodenní sešity, z nichž každý má své vlastní výhody a nevýhody.

XLS-binární typ souboru pro Excel 5.0/95 a 97-2003. Stále se s nimi budete pravidelně setkávat. Kde je to možné, by měly být převedeny na novější typ souboru, jak ušetřit místo na disku a využívat novější funkce aplikace Excel. Jedinou výhodou tohoto typu souboru je jeho zpětná kompatibilita se staršími verzemi aplikace Excel (2003 a předchozí). Jeho nevýhodou je větší velikost souboru a menší limity řádků/sloupců než novější formáty (65 536 řádků a 256 sloupců) a žádná schopnost používat novější funkce. Z přípony souboru XLS také není možné zjistit, zda sešit obsahuje kód makra VBA.

XLSX-typ souboru XML. Výchozí typ souboru pro Excel 2007 a novější, dokumenty jsou uloženy ve formátu XML (Extensible Markup Language). Je kompatibilní s všechny vzorce, funkce (které mohou způsobit sešit, vzorec, aby „rozbít“ při použití starší verze aplikace Excel) a podporuje větší listy než XLS (1 048 576 řádků a 16 384 sloupců), ale neumožňuje použití makra VBA. Velikost souboru sešitu je menší, když se uloží jako XLSX místo XLS – při skladování nebývá problém v těchto dnech, to by mohlo být důležité, když se snaží e-mailových souborů a zůstat v podnikovém prostředí je velikost přílohy limit.

XLSX je „otevřený“ formát souboru, což znamená, že je pravděpodobnější, že bude správně čten jiným tabulkovým softwarem. Sešit uložený ve formátu XLSX je ve skutečnosti sbírka textových souborů – pokud změníte příponu souboru z XLSX na ZIP (to jen na kopii sešitu!) lze jej otevřít v čtečce souborů ZIP a zobrazit vnitřní strukturu souborů. Použil jsem tuto „funkci“ jednou určit, které list v sešitu bylo přimět to, aby trvat mnohem déle, než je nutné otevřít: Tím, prohlížení textových souborů, viděl jsem, že jeden list byl výrazně větší ve velikosti než ostatní, přesto vypadala stejně v aplikaci Excel. Ukázalo se, že miliony prázdných buněk použily formátování-rychlá oprava, když víte, kde hledat!

XLSX Strict – „ještě více vyhovující“ typ souboru. Zobrazí se v seznamu typů souborů aplikace Excel jako “ Strict Open XML Spreadsheet (*.xlsx) “ a jak název napovídá, přísněji odpovídá standardům otevřených dokumentů. Není kompatibilní s některými vynikajícími novějšími a jedinečnými funkcemi, a proto není široce používán.

XLSM-typ souboru kompatibilní s makry. Shodné s XLSX formátu souboru, ale umožňuje použití VBA maker. Uživatelé mohou identifikovat z přípony souboru, že makro kód je vložen a přijmout veškerá nezbytná bezpečnostní opatření při otevírání / používání sešitu.

XLSB-nejnovější typ binárního souboru. Velikosti souborů jsou ještě menší než XLSX a existuje také značný nárůst rychlosti při otevírání a ukládání binární soubory, ve srovnání s XML formáty, při použití velkých a složitých sešity. Funkčnost je stejná jako ve formátu XLSM souboru, protože VBA makra mohou být vloženy, takže je třeba přijmout opatření, protože přípona souboru nebude znamenat, že obsahuje makra.

ODS-typ souboru tabulky OpenDocument. Tento formát použijte, pouze pokud potřebujete bezproblémové interoperability s open source tabulkový software jako LibreOffice a OpenOffice, jak tam jsou rozdíly mezi ODS a XLSX, které způsobují problémy s kompatibilitou s novějšími Excel funkce a vlastnosti.

Moje preferovaná volba je použít XLSB kvůli výhodám rychlosti a velikosti souboru. Jedinými nevýhodami jsou kompatibilita s jiným tabulkovým softwarem(nepravděpodobná ve většině podnikových prostředí) a bezpečnostní opatření, která musí být přijata s makro kódem VBA. Z aplikace Excel 2007 výchozí typ souboru je XLSX, ale to lze snadno změnit – v aplikaci Excel 365 například, zvolte „Soubor > Volby > Uložit“ a vyberte váš preferovaný výchozí.

Na závěr, pokud je velikost souboru sešitu pro vás problémem, pak tento článek poskytuje několik dobrých nápadů, jak zmenšit tabulky.