podczas tworzenia skoroszytów programu Excel istnieje duża liczba opcji typu pliku do wyboru. Niektóre z nich są najlepiej zarezerwowane do importowania i eksportowania danych, np. TXT, CSV, PDF, a niektóre do określonych / starszych funkcji, np. szablonów, dodatków, a nawet starszego typu pliku XLW Excel 4.0, który można otworzyć w programie Excel 2013 i później, ale nie jest zapisywany.

istnieje kilka „standardowych” typów plików dla codziennych skoroszytów, każdy z własnymi zaletami i wadami.

XLS – Typ pliku binarnego dla programu Excel 5.0/95 i 97-2003. Nadal możesz napotkać je regularnie. Tam, gdzie to możliwe, należy je przekonwertować na nowszy typ pliku, aby zaoszczędzić miejsce na dysku i skorzystać z nowszych funkcji programu Excel. Jedyną zaletą tego typu pliku jest jego wsteczna kompatybilność ze starszymi wersjami programu Excel (2003 i wcześniejsze). Jego wadami są większy rozmiar pliku i mniejsze limity wierszy/kolumn niż nowsze formaty (65 536 wierszy i 256 kolumn) oraz brak możliwości korzystania z nowszych funkcji. Nie można również stwierdzić z rozszerzenia pliku XLS, czy skoroszyt zawiera kod makra VBA.

XLSX – Typ pliku XML. Domyślny typ pliku dla programu Excel 2007 i późniejszych dokumentów jest zapisywany w formacie XML (Extensible Markup Language). Jest kompatybilny ze wszystkimi funkcjami formuły (co może powodować „łamanie” formuły skoroszytu podczas korzystania ze starszych wersji programu Excel) i obsługuje większe arkusze niż XLS (1 048 576 wierszy i 16 384 kolumn), ale nie zezwala na użycie makr VBA. Rozmiar pliku skoroszytu jest mniejszy, gdy jest zapisany jako XLSX zamiast XLS-podczas gdy Przechowywanie nie stanowi obecnie problemu, może to być ważne podczas próby wysłania plików e-mail i utrzymania limitu rozmiaru załączników w środowisku korporacyjnym.

XLSX jest formatem „otwartym”, co oznacza, że jest bardziej prawdopodobne, że zostanie poprawnie odczytany przez inne oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego. Skoroszyt zapisany w formacie XLSX jest w rzeczywistości zbiorem plików tekstowych – jeśli zmienisz rozszerzenie pliku z XLSX na ZIP (zrób to tylko na kopii skoroszytu!) można go otworzyć w czytniku plików ZIP, aby wyświetlić wewnętrzną strukturę plików. Kiedyś użyłem tej „funkcji”, aby określić, który arkusz w skoroszycie powodował, że otwarcie zajęło znacznie więcej czasu niż to konieczne: przeglądając pliki tekstowe mogłem zobaczyć, że jeden arkusz roboczy był znacznie większy niż inne, ale wyglądał identycznie w Excelu. Okazało się, że miliony pustych komórek miały zastosowane formatowanie-szybka poprawka, gdy wiesz, gdzie szukać!

XLSX Strict – „jeszcze bardziej zgodny” typ pliku. Jest to widoczne na liście typów plików Excel jako ” Strict Open XML Spreadsheet (*.xlsx) ” i, jak sama nazwa wskazuje, jest bardziej zgodny ze standardami Open Document. Nie jest kompatybilny z niektórymi nowszymi i unikalnymi funkcjami Excels i dlatego nie jest szeroko stosowany.

XLSM-Typ pliku zgodny z makrami. Identyczny z formatem pliku XLSX, ale pozwala na użycie makr VBA. Użytkownicy mogą zidentyfikować z rozszerzenia pliku, że kod makra jest osadzony i podjąć wszelkie niezbędne środki ostrożności podczas otwierania / korzystania ze skoroszytu.

XLSB – najnowszy typ pliku binarnego. Rozmiary plików są nawet mniejsze niż XLSX, a przy korzystaniu z dużych i złożonych skoroszytów obserwuje się również znaczny wzrost szybkości otwierania i zapisywania plików binarnych w porównaniu z formatami XML. Funkcjonalność jest taka sama jak format pliku XLSM, ponieważ makra VBA mogą być osadzone, więc należy podjąć środki ostrożności, ponieważ rozszerzenie pliku nie wskaże, że zawiera makra.

ODS – Typ pliku arkusza kalkulacyjnego OpenDocument. Używaj tego formatu tylko wtedy, gdy potrzebujesz bezproblemowej współpracy z oprogramowaniem do arkuszy kalkulacyjnych typu open source, takim jak LibreOffice i OpenOffice, ponieważ istnieją różnice między ODS i XLSX, które powodują problemy ze zgodnością z nowszymi funkcjami i funkcjami programu Excel.

moim preferowanym wyborem jest użycie XLSB ze względu na szybkość i rozmiar pliku. Jedynymi wadami są kompatybilność z innym oprogramowaniem arkusza kalkulacyjnego (mało prawdopodobne w większości środowisk korporacyjnych) i środki ostrożności, które należy podjąć z kodem makr VBA. Począwszy od programu Excel 2007 domyślnym typem pliku jest XLSX, ale można go łatwo zmienić-na przykład w programie Excel 365 wybierz „plik > opcje > Zapisz” i wybierz preferowaną wartość domyślną.

na koniec, jeśli Rozmiar pliku skoroszytu jest dla Ciebie problemem, ten artykuł zawiera kilka dobrych pomysłów na to, jak zmniejszyć arkusze kalkulacyjne.