Beim Erstellen von Excel-Arbeitsmappen steht eine große Anzahl von Dateitypoptionen zur Auswahl. Einige sind am besten für den Import und Export von Daten reserviert, z. B. TXT, CSV, PDF, und einige für bestimmte / ältere Funktionen, z. B. Vorlagen, Add-Ins und sogar den älteren XLW Excel 4.0-Dateityp, der in Excel 2013 und höher geöffnet, aber nicht gespeichert werden kann.

Es gibt mehrere ‚Standard‘-Dateitypen für tägliche Arbeitsmappen, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen.

XLS – der Binärdateityp für Excel 5.0/95 und 97-2003. Sie werden wahrscheinlich immer noch regelmäßig auf diese stoßen. Wenn möglich, sollten sie in einen neueren Dateityp konvertiert werden, um Speicherplatz zu sparen und die neueren Excel-Funktionen zu nutzen. Der einzige Vorteil dieses Dateityps ist die Abwärtskompatibilität mit älteren Excel-Versionen (2003 und früher). Seine Nachteile sind eine größere Dateigröße und kleinere Zeilen- / Spaltenbeschränkungen als neuere Formate (65.536 Zeilen und 256 Spalten) und keine Möglichkeit, neuere Funktionen zu verwenden. Es ist auch nicht möglich, anhand der XLS-Dateierweiterung festzustellen, ob die Arbeitsmappe VBA-Makrocode enthält.

XLSX – der XML-Dateityp. Als Standarddateityp für Excel 2007 und höher werden Dokumente in einem XML-Format (Extensible Markup Language) gespeichert. Es ist mit allen Formelfunktionen kompatibel (was dazu führen kann, dass die Arbeitsmappenformel bei Verwendung älterer Excel-Versionen unterbrochen wird) und unterstützt größere Blätter als XLS (1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten), erlaubt jedoch nicht die Verwendung von VBA-Makros. Die Dateigröße einer Arbeitsmappe ist kleiner, wenn sie als XLSX anstelle von XLS gespeichert wird – während die Speicherung heutzutage kein Problem darstellt, kann dies wichtig sein, wenn Sie versuchen, Dateien per E-Mail zu versenden und innerhalb der Größenbeschränkung für Anhänge einer Unternehmensumgebung zu bleiben.

XLSX ist ein ‚offenes‘ Dateiformat, was bedeutet, dass es mit größerer Wahrscheinlichkeit von anderen Tabellenkalkulationsprogrammen korrekt gelesen wird. Eine im XLSX-Format gespeicherte Arbeitsmappe ist tatsächlich eine Sammlung von Textdateien – wenn Sie die Dateierweiterung von XLSX in ZIP ändern (tun Sie dies nur für eine Kopie Ihrer Arbeitsmappe!) es kann in einem ZIP-Dateileser geöffnet werden, um die interne Dateistruktur anzuzeigen. Ich habe diese Funktion einmal verwendet, um festzustellen, welches Blatt in einer Arbeitsmappe das Öffnen viel länger als nötig in Anspruch nahm: Durch Anzeigen der Textdateien konnte ich feststellen, dass ein Arbeitsblatt erheblich größer war als die anderen, in Excel jedoch identisch aussah. Es stellte sich heraus, dass Millionen leerer Zellen formatiert wurden – eine schnelle Lösung, wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen!

XLSX Strict – der ’noch kompatiblere‘ Dateityp. Dies wird in der Excel-Dateitypliste als „Strict Open XML Spreadsheet (*.xlsx)“ und entspricht, wie der Name schon sagt, den Open Document Standards. Es ist nicht kompatibel mit einigen der neueren und einzigartigen Funktionen und daher nicht weit verbreitet.

XLSM – der makrokompatible Dateityp. Identisch mit dem XLSX-Dateiformat, erlaubt aber die Verwendung von VBA-Makros. Benutzer können anhand der Dateierweiterung erkennen, dass Makrocode eingebettet ist, und beim Öffnen / Verwenden der Arbeitsmappe alle erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen treffen.

XLSB – der neueste Binärdateityp. Dateigrößen sind sogar kleiner als XLSX und es gibt auch erhebliche Geschwindigkeitsgewinne beim Öffnen und Speichern von Binärdateien im Vergleich zu den XML-Formaten, wenn große und komplexe Arbeitsmappen verwendet werden. Die Funktionalität ist die gleiche wie die XLSM-Dateiformat, da VBA-Makros eingebettet werden können, so müssen Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden, da die Dateierweiterung nicht angeben, es enthält Makros werden.

ODS – der Dateityp der OpenDocument-Tabellenkalkulation. Verwenden Sie dieses Format nur, wenn Sie eine nahtlose Interoperabilität mit Open-Source-Tabellenkalkulationssoftware wie LibreOffice und OpenOffice benötigen, da es Unterschiede zwischen ODS und XLSX gibt, die Kompatibilitätsprobleme mit neueren Excel-Funktionen und -Funktionen verursachen.

Meine bevorzugte Wahl ist die Verwendung von XLSB aufgrund der Vorteile für Geschwindigkeit und Dateigröße. Die einzigen Nachteile sind die Kompatibilität mit anderer Tabellenkalkulationssoftware (in den meisten Unternehmensumgebungen unwahrscheinlich) und die Vorsichtsmaßnahmen, die mit VBA-Makrocode getroffen werden müssen. Ab Excel 2007 ist der Standarddateityp XLSX, dies kann jedoch leicht geändert werden – wählen Sie beispielsweise in Excel 365 „File > Options > Save“ und wählen Sie Ihren bevorzugten Standard aus.

Wenn die Größe der Arbeitsmappendatei für Sie ein Problem darstellt, finden Sie in diesem Artikel einige gute Ideen, wie Sie Ihre Tabellenkalkulationen verkleinern können.