Quittungen und Rechnungen spielen jeweils eine Rolle bei der Dokumentation des Umsatzes für die Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens. Der Unterschied zwischen ihnen liegt darin, wann sie ausgegeben werden und was sie erreichen. Einfach ausgedrückt ist eine Rechnung eine Rechnung, die von einem Unternehmen an den Kunden ausgestellt wird, bevor die Zahlung erfolgt. Eine Quittung ist ein Zahlungsnachweis, den das Unternehmen dem Kunden nach Abschluss der Zahlung ausstellt.

Rechnungen

Rechnungen werden aus mehreren Gründen ausgestellt. Zunächst legen sie klare Erwartungen an den bevorstehenden Verkauf fest, listen die erbrachten Dienstleistungen oder Waren auf und skizzieren die Zahlungsbedingungen. Hat der Kunde 30 Tage oder 90 Tage Zeit zu zahlen? Die Rechnung macht diese Bedingungen kristallklar.

Innerhalb eines Buchhaltungssystems werden Rechnungen verwendet, um ausstehende Zahlungen oder Forderungen zu messen. Wenn Sie wissen, wann diese Zahlungen fällig sind und wie hoch Ihr durchschnittlicher DOS ist, können Sie den Cashflow verwalten, da Sie vorhersagen können, wann Bargeld in das Geschäft eingeht.

Rechnungen folgen einem Standardformat. Wenn Sie jedoch eine Rechnung von Grund auf neu erstellen, müssen Sie Folgendes angeben:

• Ihre Unternehmensinformationen: Geben Sie den Namen, die Adresse, die Telefonnummer und die Website Ihres Unternehmens an.
• Ihre Kundeninformationen: Geben Sie den Namen Ihres Kunden (ggf. Geschäfts- und Hauptkontaktnamen), die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse an.
• Daten: Geben Sie sowohl das Datum der Rechnungsstellung als auch das Fälligkeitsdatum der Zahlung an.
• Rechnungsnummer: Geben Sie allen Ihren Rechnungen eine Nummer, damit Sie sie leicht verfolgen können. Wenn Sie noch nie eine Rechnung gesendet haben, beginnen Sie mit 001.
• Liste der Waren oder Dienstleistungen: Skizzieren Sie genau, was Sie gegen Bezahlung zur Verfügung stellen werden. Dieser Abschnitt sollte auch die Tarife oder Preise für jede Werbebuchung enthalten. Wenn Sie einen Stundensatz berechnen, teilen Sie den Preis auf, um den Tarif, die Anzahl der Stunden und die Gesamtkosten einzubeziehen.
• Zusätzliche Gebühren: Wenn Sie Steuern oder eine Bearbeitungsgebühr erheben müssen, stellen Sie sicher, dass diese Gebühren als separate Werbebuchung aufgeführt sind.
• Nachricht an den Kunden: Es ist üblich, aber optional, Ihrem Kunden eine nette Nachricht beizufügen, in der er sich für sein Geschäft bedankt.

Wenn Sie Ihren Kunden Zahlungsbedingungen anbieten, müssen Sie auch ein System zur Nachverfolgung ausstehender Rechnungen erstellen. Online-Lösungen können automatische Erinnerungen senden, Aber einige Kunden benötigen möglicherweise eine wärmere Note und benötigen einige Check-Ins per Telefon oder E-Mail.

Quittungen

Unabhängig davon, ob Sie in der Vergangenheit Rechnungen gesendet haben oder nicht, sind Sie mit ziemlicher Sicherheit auf Quittungen gestoßen. Lebensmittelquittungen sind oft langwierig mit Dutzenden von Werbebuchungen, während eine Servicebestätigung von einem Ölwechsel auf einem Standardpapier mit viel Leerraum ausgedruckt werden kann. Quittungen gibt es in vielen Formen und Größen, aber alle erfüllen die gleiche Funktion. Sie stellen dem Kunden einen Zahlungsnachweis für die auf der Quittung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung.

Auf der Lieferantenseite sind Quittungen die Dokumentation, die verwendet wird, um Verkäufe und manchmal Inventar zu verfolgen. Es ist der Nachweis, dass ein Verkauf abgeschlossen ist und kann sofort nach einem Barverkauf oder nach einer Rechnungszahlung ausgestellt werden. Die einzige Voraussetzung ist, dass es ausgegeben wird, nachdem Geld die Hände getauscht hat.

Ähnlich wie bei einer Rechnung gibt es einige Standardkomponenten einer Quittung, die enthalten sein sollten.

• Ihre Unternehmensinformationen: Geben Sie den Namen, die Adresse und die Telefonnummer Ihres Unternehmens oben auf der Quittung an.
• Date: Listet das Datum auf, an dem der Beleg erstellt wurde. Dies sollte so nah wie möglich am Tag der Zahlung sein.
• Liste der Waren oder Dienstleistungen: Skizzieren Sie jede Ware oder Dienstleistung, die dem Kunden zur Verfügung gestellt wurde, zusammen mit den Kosten für jede Werbebuchung.
• Zusätzliche Gebühren: Listen Sie Steuern und Bearbeitungsgebühren als separate Werbebuchungen auf, bevor Sie den Gesamtzahlungsbetrag auflisten.
• Gesamtzahlungsbetrag: Wenn eine Rechnung gesendet wurde, sollte der Gesamtzahlungsbetrag mit dem gesamten Rechnungsbetrag übereinstimmen, vorausgesetzt, es wurden keine Änderungen vorgenommen.

Sowohl Quittungen als auch Rechnungen tragen dazu bei, das Risiko mündlicher Vereinbarungen zu verringern. Indem Sie die Details Ihrer Transaktionen klar umreißen, eliminieren Sie die Chancen eines er-sagte-sie-Sagte-Streits über Zahlungen. Darüber hinaus verfügen Sie über eine klare Dokumentation, die Ihre Buchhaltung anleitet, genaue Finanzberichte erstellt und die Steuerzeit unbeschadet übersteht.

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