Les reçus et les factures jouent chacun un rôle dans la documentation des ventes des registres comptables d’une entreprise. La différence entre eux réside dans le moment où ils sont émis et ce qu’ils accomplissent. En termes simples, une facture est une facture émise par une entreprise au client avant le paiement. Un reçu est une preuve de paiement remise par l’entreprise au client une fois le paiement effectué.

Factures

Les factures sont émises pour plusieurs raisons. Tout d’abord, ils fixent des attentes claires concernant la vente à venir, énumèrent les services ou les biens fournis et décrivent les conditions de paiement. Le client aura-t-il 30 jours pour payer ou 90? La facture rend ces termes clairs.

Dans un système comptable, les factures sont utilisées pour évaluer les paiements impayés ou les comptes débiteurs. Savoir quand ces paiements sont dus et votre DOS moyen vous aidera à gérer les flux de trésorerie, car vous serez en mesure de prévoir quand les liquidités entreront dans l’entreprise.

Les factures suivent un format standard. Les solutions de facturation en ligne rempliront la plupart des informations en votre nom, mais si vous créez une facture à partir de zéro, assurez-vous d’inclure:

• Informations sur votre entreprise: Indiquez le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le site Web de votre entreprise.
• Informations sur votre client : Indiquez le nom de votre client (nom de l’entreprise et du contact principal, le cas échéant), son adresse, son numéro de téléphone et son adresse e-mail.
• Dates : Indiquez à la fois la date d’émission de la facture et la date d’échéance du paiement.
• Numéro de facture : Donnez un numéro à toutes vos factures afin de pouvoir les suivre facilement. Si vous n’avez jamais envoyé de facture, commencez par 001.
• Liste des biens ou services: Décrivez exactement ce que vous fournirez en échange du paiement. Cette section devrait également inclure les tarifs ou les prix pour chaque poste. Si vous facturez un tarif horaire, décomposez le prix pour inclure le tarif, le nombre d’heures et le coût total.
• Frais supplémentaires: Si vous devez facturer des taxes ou des frais de traitement, assurez-vous que ces frais sont répertoriés comme un poste distinct.
• Message au client: Il est habituel, mais facultatif, d’inclure un joli message à votre client, le remerciant pour son entreprise.

Lorsque vous commencerez à proposer des conditions de paiement à vos clients, vous devrez également créer un système de suivi des factures impayées. Les solutions en ligne peuvent envoyer des rappels automatiques, mais certains clients peuvent avoir besoin d’une touche plus chaleureuse et nécessiteront quelques enregistrements par téléphone ou par e-mail.

Reçus

Que vous ayez ou non envoyé des factures dans le passé, vous avez presque certainement rencontré des reçus. Les reçus d’épicerie sont souvent longs avec des dizaines d’articles de ligne, tandis qu’un reçu de service d’une vidange d’huile peut être imprimé sur un morceau de papier standard avec beaucoup d’espace blanc. Les reçus se présentent sous de nombreuses formes et tailles, mais ils remplissent tous la même fonction. Ils fournissent au client une preuve de paiement des biens ou services figurant sur le reçu.

Du côté des fournisseurs, les reçus sont la documentation utilisée pour suivre les ventes et, parfois, les stocks. C’est la preuve qu’une vente a été conclue et peut être émise immédiatement après une vente au comptant ou après le paiement d’une facture. La seule exigence est qu’il soit émis après que l’argent a échangé des mains.

À l’instar d’une facture, certains composants standard d’un reçu doivent être inclus.

• Informations sur votre entreprise: Indiquez le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise en haut du reçu.
• Date : Indique la date à laquelle le reçu a été créé. Cela devrait être aussi proche que possible du jour où le paiement a été effectué.
• Liste des Produits ou Services: Décrivez chaque bien ou service fourni au client, ainsi que le coût de chaque poste.
• Frais supplémentaires: Indiquez les taxes et les frais de traitement comme éléments de ligne distincts avant d’indiquer le montant total du paiement.
• Montant total du paiement : Si une facture a été envoyée, le montant total du paiement doit correspondre au montant total facturé, en supposant qu’aucune modification n’ait été apportée.

Les reçus et les factures aident à atténuer le risque d’accords verbaux. En décrivant clairement les détails de vos transactions, vous éliminez les risques d’une dispute il-dit-elle-dit sur les paiements. En plus de cela, vous aurez une documentation claire pour guider votre comptabilité, créer des rapports financiers précis et traverser le temps fiscal sans encombre.

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