Al crear libros de trabajo de Excel, hay una gran cantidad de opciones de tipo de archivo para elegir. Algunos se reservan mejor para la importación y exportación de datos, por ejemplo, TXT, CSV, PDF, y algunos para funciones específicas/heredadas, por ejemplo, plantillas, complementos e incluso el tipo de archivo XLW Excel 4.0 heredado que se puede abrir en Excel 2013 y posteriores, pero no guardar.

Hay varios tipos de archivos’ estándar ‘ para libros de trabajo diarios, cada uno con sus propias ventajas y desventajas.

XLS – el tipo de archivo binario para Excel 5.0/95 y 97-2003. Todavía es probable que los encuentres de forma regular. Siempre que sea posible, deben convertirse a un tipo de archivo más nuevo para ahorrar espacio en disco y aprovechar la nueva funcionalidad de Excel. El único beneficio de este tipo de archivo es su compatibilidad con versiones anteriores de Excel (2003 y anteriores). Sus desventajas son un tamaño de archivo más grande y límites de fila/columna más pequeños que los formatos más nuevos (65,536 filas y 256 columnas), y no tiene la capacidad de usar funciones más nuevas. Tampoco es posible saber desde la extensión de archivo XLS si el libro de trabajo contiene código de macro VBA.

XLSX – el tipo de archivo XML. El tipo de archivo predeterminado para Excel 2007 y versiones posteriores, los documentos se guardan en un formato XML (Lenguaje de marcado extensible). Es compatible con toda la funcionalidad de fórmulas (que puede provocar que la fórmula del libro de trabajo se «rompa» al usar versiones anteriores de Excel) y admite hojas más grandes que XLS (1,048,576 filas y 16,384 columnas), pero no permite el uso de macros de VBA. El tamaño de archivo de un libro de trabajo es más pequeño cuando se guarda como XLSX en lugar de XLS, aunque el almacenamiento tiende a no ser un problema en estos días, esto podría ser importante al intentar enviar archivos por correo electrónico y mantenerse dentro del límite de tamaño de archivo adjunto de un entorno corporativo.

XLSX es un formato de archivo «abierto», lo que significa que es más probable que otro software de hoja de cálculo lo lea correctamente. Un libro de trabajo guardado en formato XLSX es, de hecho, una colección de archivos de texto, si cambia la extensión de archivo de XLSX a ZIP (¡haga esto solo en una copia de su libro de trabajo!) se puede abrir en un lector de archivos ZIP para ver la estructura interna de archivos. Utilicé esta’ característica ‘ una vez para identificar qué hoja de un libro de trabajo estaba causando que tardara mucho más de lo necesario en abrirse: Al ver los archivos de texto, pude ver que una hoja de trabajo era significativamente más grande que las otras, pero parecía idéntica en Excel. Resultó que se había aplicado formato a millones de celdas vacías, ¡una solución rápida cuando sabes dónde buscar!

XLSX Strict – el tipo de archivo «aún más compatible». Esto aparece en la lista de tipos de archivo de Excel como » Hoja de cálculo XML abierta estricta ( * .xlsx) » y, como su nombre indica, cumple más estrictamente con los estándares de Documentos abiertos. No es compatible con algunas de las características más nuevas y únicas de Excel y, por lo tanto, no se usa ampliamente.

XLSM-el tipo de archivo compatible con macros. Idéntico al formato de archivo XLSX, pero permite el uso de macros VBA. Los usuarios pueden identificar desde la extensión de archivo que el código de macro está incrustado y tomar las precauciones de seguridad necesarias al abrir/usar el libro de trabajo.

XLSB – el último tipo de archivo binario. Los tamaños de archivo son incluso más pequeños que los XLSX y también hay considerables ganancias de velocidad en la apertura y el almacenamiento de archivos binarios, en comparación con los formatos XML, cuando se utilizan libros de trabajo grandes y complejos. La funcionalidad es la misma que el formato de archivo XLSM, ya que las macros VBA se pueden incrustar, por lo que se deben tomar precauciones, ya que la extensión del archivo no indicará que contiene macros.

ODS – el tipo de archivo de hoja de cálculo OpenDocument. Utilice este formato solo si necesita interoperabilidad perfecta con software de hoja de cálculo de código abierto como LibreOffice y OpenOffice, ya que existen diferencias entre ODS y XLSX que causan problemas de compatibilidad con las funciones y características de Excel más recientes.

Mi opción preferida es usar XLSB debido a los beneficios de velocidad y tamaño de archivo. Los únicos inconvenientes son la compatibilidad con otro software de hoja de cálculo (poco probable en la mayoría de los entornos corporativos) y las precauciones que se deben tomar con el código de macro de VBA. A partir de Excel 2007, el tipo de archivo predeterminado es XLSX, pero se puede cambiar fácilmente : en Excel 365, por ejemplo, elija «Archivo > Opciones > Guardar » y seleccione su valor predeterminado preferido.

En una nota final, si el tamaño del archivo del libro de trabajo es un problema para usted, este artículo proporciona algunas buenas ideas sobre cómo hacer que sus hojas de cálculo sean más pequeñas.