yritysviestintää pidetään arkiviestintää korkeatasoisempana. Väärinkäsitysten seuraukset ovat yleensä suuremmat ja mahdollisuudet tunnistaa ja korjata virhe ovat pienemmät. Viestinnän esteet ja tekniikka viestinnän parantamiseksi ovat samat riippumatta siitä, missä keskustelu käydään.

yritysten viestintäkanavat

on tunnettu sanonta, joka kuuluu ”It’ s not what you say, it ’ s how you say it.”Se on oikeastaan molempia.

viestintäkanava on viestiväline, keskiarvo, tapa tai tapa, jolla viesti lähetetään aiotulle vastaanottajalleen. Peruskanavat ovat kirjoitetut (painetut tai digitaaliset formaatit), suulliset tai puhutut sekä elektroniset ja multimediat. Näissä kanavissa yritysviestintä voi olla virallista, epävirallista tai epävirallista. Lopuksi viestintäyhteydet voivat olla runsaita tai niukkoja.

kanavan rikkaudella tarkoitetaan välitettävän tiedon määrää ja välittömyyttä. Kasvotusten tapahtuva viestintä on hyvin runsasta, koska se mahdollistaa tiedon välittämisen välittömällä palautteella. Twiitti on hyvin vähäväkinen, koska se mahdollistaa vain 140 merkin lähettämisen ilman palautetta. Toisaalta kasvokkain tapahtuva viestintä rajoittuu siihen, että yksi henkilö kommunikoi muutaman muun ihmisen kanssa lähietäisyydellä, kun taas twiitti voi mennä tuhansille seuraajille ympäri maailmaa. Seuraavassa kaaviossa on esitetty erityyppisen viestinnän rikkaus.

erityyppisten viestintävälineiden kanavavoimakkuus vaihtelee.

suullinen viestintä

suulliset kanavat riippuvat puhutusta sanasta. Ne ovat rikkaimpia meedioita ja sisältävät kasvotusten, henkilökohtaisesti esityksiä, matkapuhelinkonferensseja, ryhmäesittelyjä, puhelin -, videokokouksia, konferensseja, puheita ja luentoja. Nämä kanavat tuottavat matalan vääristymän viestejä, koska kehonkieli ja äänen intonaatio tarjoavat myös merkitystä vastaanottimelle. Ne mahdollistavat välittömän palautteen viestinnästä lähettäjälle. Ne ovat myös transaktioon osallistuvien henkilöiden määrällä mitattuna työvoimavaltaisimpia kanavia. Suullisia kanavia käytetään yleensä organisaatioissa silloin, kun on hyvin todennäköistä, että Sanoma aiheuttaa yleisössä ahdistusta, hämmennystä tai tunnereaktion. Esimiehen pitäisi esimerkiksi puuttua irtisanomisiin tai vähennyksiin liittyviin huhuihin kasvotusten johtohenkilöiden kanssa pidettävissä tapaamisissa. Näin vastaanottaja (yleisö) saa heti selvennyksiä ja selityksiä, vaikka selitys olisi yksinkertainen mutta suora: ”tällä hetkellä en vain tiedä.”

suullisesta viestinnästä on hyötyä myös silloin, kun järjestö haluaa ottaa käyttöön keskeisen virkamiehen tai muuttaa pitkään vakiintunutta käytäntöä, jota seuraa kirjallinen yksityiskohtainen selvitys. Korkean uskottavuuden omaavat ylemmät toimihenkilöt antavat yleensä monimutkaisia tai häiritseviä viestejä. Esimerkiksi ylijohtaja ilmoittaa vähennyssuunnitelmista yleensä kasvotusten, jotta kaikki saavat saman viestin samaan aikaan. Tämä sisältää usein aikataulun, jotta ihmiset tietävät, milloin odottaa lisätietoja.

kirjallinen viestintä

kirjallinen viestintä sisältää sähköposteja, tekstejä, muistioita, kirjeitä, asiakirjoja, raportteja, uutiskirjeitä, laskentataulukoita jne. (Vaikka sähköpostit ovat sähköisiä, ne ovat periaatteessa digitaalisia versioita kirjoitetuista muistioista.) Ne kuuluvat heikompaan yritysviestintään. Kirjallisella viestinnällä kirjoittajan on tarjottava sen verran kontekstia, että sanat ovat helposti tulkittavissa. Vastaanottajan tulee olla tarkkana epäselvyyksien varalta ja pyytää tarvittaessa selvitystä. Sähköpostin lähettäjä ei voi pitää kuittia itsestäänselvyytenä. Useimmat ihmiset saavat liikaa sähköpostia ja lajittelevat ja suodattavat sen nopeasti, joskus väärin.

kirjoitetut viestit ovat tehokkaita suurten viestien välittämisessä. Ihmisillä on rajallinen määrä tietoa, jonka he voivat omaksua kerralla. Kirjallista tietoa voidaan tutkia ajan mittaan. Raportit voivat sisältää tukitietoja ja yksityiskohtaisia selityksiä, Kun on tärkeää saada vastaanottaja vakuuttuneeksi toimintatavasta. Kirjallisessa viestinnässä voidaan huolellisesti kertoa, mitä lähettäjä tarkalleen tarkoittaa. Muodollinen yritysviestintä, kuten työtarjouskirjeet, sopimukset ja budjetit, ehdotukset ja sitaatit, tulee aina kirjoittaa.

sähköinen (Multimedia) viestintä

televisiolähetykset, verkkopohjainen viestintä, kuten sosiaalinen media, Interaktiiviset blogit, julkiset ja intranet-yhtiön verkkosivut, Facebook ja Twitter kuuluvat tähän kasvavaan viestintäkanavien luokkaan. Sähköinen viestintä mahdollistaa viestien lähettämisen välittömästi ja maailmanlaajuisesti. Ihmiset voivat puhua kasvotusten valtavien etäisyyksien yli. Markkinointi ja mainonta voidaan kohdentaa monenlaisille asiakkaille, ja liiketoimintayksiköt voivat helposti kommunikoida reaaliaikaisesti. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun asiakkaille on ilmoitettava tuotteiden takaisinvedoista tai turvallisuuskysymyksistä.

vaikka sähköisen viestinnän laajamittainen hyödyntäminen liiketoimintaan on erittäin tehokasta, se voi olla myös riskialtista. Viime vuosina monien suuryritysten yksityisviestejä ja asiakastiedostoja on hakkeroitu ja niiden tietoja varastettu. Vuonna 2016 New Jersey Horizon Blue Cross Blue Shield sai 1 dollarin sakot.1 miljoonaa potilaiden henkilökohtaisten tietojen suojaamisen laiminlyönnistä. Yhtiö tallensi salaamattomia arkaluontoisia tietoja, kuten syntymäaikoja ja sosiaaliturvatunnuksia, kannettaviin tietokoneisiin, jotka varastettiin yhtiön pääkonttoreista.

mikä kanava on paras?

yksinkertaisesti paras kanava on se, joka toimittaa viestin tehokkaimmin niin, että se ymmärretään tarkoitetuksi lähettäjäksi. Vivahteikas tai emotionaalisesti latautunut viestit vaativat rikas väline; yksinkertainen, rutiini viestit eivät tarvitse henkilökohtaista kosketusta. Jos haluat ilmoittaa osastollesi, että kello 14 haluat pitää viiden minuutin stand-up-kokouksen eteisessä toimistosi ulkopuolella onnitellaksesi heitä tavoitteen saavuttamisesta, lähetä nopea Sähköposti. Et halua ihmisten vastaavan kysymyksillä. Sähköposti on laiha Media, mutta toimii erittäin hyvin, kun Viestin sisältö ei ole monimutkainen eikä emotionaalisesti latautunut. Toisaalta puhelinsoitto on sopivampi kanava pyytää anteeksi lounastreffien perumista. Puhuja voi kuulla äänesi vilpittömyyden ja ilmaista pettymyksensä tai tarjoutua järjestämään uuden ajan.

hyvä nyrkkisääntö on, että mitä tunteikkaampi viestin asiayhteys on, sitä rikkaampi viestivälineen pitäisi olla viestin viemiseksi perille. Muista kuitenkin, että kasvokkain pidettäviin liiketapaamisiinkin voi liittää kirjallisen huomautuksen, jolla varmistetaan, että molemmat osapuolet ovat todella samalla aaltopituudella. Jos kokous johtaa toimeksiantoihin tai sopimuksiin, niin kirjallinen huomautus on hyödyllinen asiakirja myöhempää käyttöä varten.

viestin räätälöinti yleisölle

Steve Jobs, yksi Applen perustajista, oli suuri kommunikaattori, joka käytti intohimoaan, fokustaan ja tarinankerrontaansa kyky tehdä esityksistään ikimuistoisia.

Oletko koskaan joutunut keskustelemaan pienen lapsen kanssa ja todella tarvinnut häntä kuuntelemaan sinua? Luultavasti polvistuit niin, että olit silmien tasolla. Olet saattanut jopa laittaa kätesi hellästi hänen käsivarteensa kohdistaaksesi hänen huomionsa sinuun. Puhuessasi selvästi ja hitaasti sanoin, jotka tiesit hänen ymmärtävän, teit liioiteltuja pelon tai yllätyksen tai onnen ilmeitä korostaaksesi pointtejasi. Lyhyesti sanottuna räätälöit viestisi yleisöllesi, jotta se olisi tehokas.

vaikka viestintäkanava, jonka valitset viestisi välittämiseksi, on tärkeä, niin on myös kohdeyleisön tunteminen. Tehokkaat kommunikoijat näyttävät vaistomaisesti sovittavan tyylinsä kuulijoidensa mukaan, mutta se on taito, jonka voi myös oppia. Tiedon välitystavan pitäisi täydentää yleisöä, oli kyseessä sitten yksi henkilö tai huoneellinen ihmisiä. Viestin räätälöintiin liittyy kolme tekijää: lähettäjä, itse viesti ja yleisö.

lähettäjän

valtaosassa jokapäiväistä yritysviestintää johtajan tarvitsee keskittyä vain ammattimaisen kuvan esittämiseen. Eri tilanteissa hän saattaa haluta esiintyä vakavana ja vastuuntuntoisena johtajana, teknisenä asiantuntijana tai epävirallisesti rentona. Mutta kun ei tiedä, mitä tilanne vaatii, erehtyy aina ammattimaisuuden puolelle. Tutkimukset ovat osoittaneet, että kuulijakunta reagoi aluksi puhujan käytökseen eikä siihen, mitä sanotaan. Jos vaikutat hermostuneelta, yleisösi huomaa sen ja hermostuu myös.

viesti

ensimmäinen askel viestin räätälöinnissä on tietenkin valita oikea viestintäkanava. Mutta silloinkin itse sanomasta on kysyttävä kysymyksiä, jotka vaikuttavat siihen, miten se esitetään. Osa kysymyksistä on lueteltu alla:

• mikä kanava sopii sisältöön parhaiten? Kriittinen tai kiireellinen viesti voi vaatia nopeinta kanavaa, olipa kyseessä sitten henkilökohtainen, tekstiviesti tai sähköposti. Käsikirjoitettu esitys vaatii suunnittelua ja valmistautumista. Yritykset voivat käyttää toimittajia tai Twitteriä lyhyisiin ilmoituksiin. Jos haluat osoittaa, miten organisaatiosi tekee jotain, selventää arvoja tai rakentaa ihmisille yhteisiä merkityksiä organisaation eri puolilla, voit kertoa ikimuistoisen tarinan joko suullisessa tai kirjallisessa esityksessä. Päätä, mikä kanava sopii parhaiten sisältöön.
• mitä viestillä halutaan saavuttaa? Onko tarkoitus suostutella vai tiedottaa? Vakuutatko pomollesi, että kaikki on kunnossa? Kasvotusten tapahtuva viestintä on paljon tehokkaampaa kuin sähköposti tai raportti, kun yritetään saada joku muuttamaan uskomusta tai käyttäytymistä.
• vaatiiko viesti vuorovaikutusta yleisöltä vai onko kyse enemmänkin ”informaatiodumppauksesta”? Älä yritä antaa perusteluja $1 miljoonan sijoitukselle puhelussa, varsinkin jos tarvitset todistusaineistoa. Anna riittävästi aikaa vastata kaikkiin kysymyksiin.
• auttavatko Visuaaliset apuvälineet viestiin vai vievätkö ne vain huomion pois siitä? Argumentit, että uusi tietokoneohjelma lisää osastosi tuottavuutta, on tuettava vankalla todistusaineistolla, joka esitetään kaavioissa tai kaavioissa. Ylenpalttinen tai epätarkka mielikuva voi kuitenkin ärsyttää ylimmän tason johtajia, jotka haluavat vain ytimekkään yhteenvedon ja kolminkertaisen pohjaviivan (taloudelliset, sosiaaliset ja ympäristövaikutukset).
• pitääkö uskottavuutensa vakiinnuttaa? Tunteeko yleisö sinut? Puhutko ihmisille, jotka tietävät aiheesta enemmän kuin sinä? Vastaukset näihin kysymyksiin vaikuttavat siihen, miten suunnittelet viestisi.
• ennen kuin päättää tiedonannosta, kysy itseltäsi, miksi yleisön pitäisi välittää siitä. Kun tiedät, räätälöi kommunikaatio niin, että se vastaa tuohon kysymykseen. United Airlinesin lennon 4311 tarina on esimerkki toimitusjohtajasta, joka ei tunnistanut ensisijaista yleisöään ja kysynyt itseltään, mistä he välittivät ennen hänen puhettaan. Kesäkuussa 2017 lentoemännät ilmoittivat istuvalle matkustajalle, että hänen paikkaansa tarvitaan ja että hänen on poistuttava koneesta. Hän ei suostunut luopumaan paikastaan, ja lopulta hänet raahattiin kirjaimellisesti potkien ja huutaen ulos koneesta. Video lähti välittömästi leviämään. Estääkseen PR-painajaisen toimitusjohtaja syytti aluksi matkustajaa ja puolusti United Airlinesin työntekijöiden ja turvamiesten toimia. Kun julkinen raivo kasvoi ja asiakkaat uhkasivat boikotilla, toimitusjohtaja tajusi lopulta, että ensimmäisessä viestinnässä olisi pitänyt keskittyä työntekijöiden ja yrityksen sijaan matkustajaan, joka oli loppujen lopuksi maksava asiakas.

yleisö

viestittelyä ei voi räätälöidä lähettäjälle, jos ei tunne yleisöään. Tässä muutamia kysymyksiä, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun tutustuu yleisöönsä.

• kuinka suuri yleisösi on? Onko kyse yhdestä ihmisestä vai suuresta ryhmästä? Yksi yksilö tarkoittaa ”läheistä ja henkilökohtaista” kokoushuoneen sijaan. Jos ryhmä on suuri, onko se monimuotoinen vai melko homogeeninen? Tarvitsetko kielenkääntäjiä tai allekirjoittajia kuulovammaisille?
• mikä on yleisösi tilanne? Onko yleisö lähinnä ylimmän tason johtajia, vertaisia vai alaisia? Kehonkielesi, esitystapasi ja muodollisuutesi vaihtelevat ryhmän tilan mukaan. Vaikka alaiset saattavat helpommin rauhoittua epämuodollisella, rennolla otteella, korkean tason esimiehet haluavat yleensä mennä suoraan asiaan ja siirtyä seuraavaan asiaan.
• Pystytkö luomaan empatiaa katsojille? Mitä enemmän yleisö luottaa sinuun, sitä helpompi heidän on säilyttää huomionsa. Huomaa kuulijakunta: vaihtavatko ihmiset katsekontaktia, haukottelevatko he vai nyökkäilevätkö he yksimielisinä ja keskittyneinä? Saatat joutua muokkaamaan viestiäsi vastaamaan yleisön mielialaa.

Osallistu!

paranna tätä sivunumeroa enemmän