kirjoitat edistymisraportin kertoaksesi esimiehelle, kumppanille tai asiakkaalle edistymisestäsi projektissa tietyn ajanjakson aikana. Projekti voi olla jonkin asian suunnittelua, rakentamista tai korjaamista, ongelman tai kysymyksen tutkimista tai tutkimista tai tiedon keräämistä teknisestä aiheesta. Kirjoitat edistymisraportteja, kun projektin valmistuminen kestää useita viikkoja tai jopa kuukausia.

tilannekatsauksessa selitetään jokin tai kaikki seuraavista:

• kuinka suuri osa työstä on valmis
• mikä osa työstä on tällä hetkellä kesken
• mitä työtä on vielä tekemättä
• mitä ongelmia tai odottamattomia asioita on ilmennyt
• miten hanke yleensä etenee

Edistymiskertomuksilla on useita tärkeitä tehtäviä:

• Vakuuttakaa vastaanottajille, että edistytte, että hanke etenee sujuvasti ja että se valmis odotettuun päivämäärään mennessä.
• antaa vastaanottajille lyhyen katsauksen joihinkin havaintoihin tai joihinkin hankkeen tuloksiin.
• Anna vastaanottajille mahdollisuus arvioida työtäsi projektissa ja pyytää muutoksia.
• antaa mahdollisuuden keskustella projektin ongelmista ja siten ennalta varoittaa vastaanottajia.
• pakota sinua laatimaan työaikataulu, jotta saat projektin valmiiksi ajallaan.
• projisoi ammattimaisuutta työhösi ja organisaatioosi.

Edistymiskertomusten ajoitus ja muoto

vuoden mittaisessa hankkeessa edistymiskertomuksia on tavallisesti kolme, yksi kolmen, kuuden ja yhdeksän kuukauden jälkeen. Edistymiskertomuksen koosta, hankkeen pituudesta ja merkityksestä sekä vastaanottajasta riippuen edistymiskertomus voi olla seuraavanlainen:

• Memo—lyhyt, epävirallinen raportti jollekin organisaatiosi sisällä
• kirje—lyhyt, epävirallinen raportti, joka on lähetetty jollekin organisaatiosi ulkopuoliselle
• muodollinen raportti—virallinen raportti, joka on lähetetty jollekin organisaatiosi ulkopuoliselle

kurssillamme kirjoitat edistymiskertomuksen perusteellisen muistion muodossa, ja liität muistioon yhteenvedon antaaksesi vastaanottajallesi käsityksen loppuraporttisi sisällöstä. (Katso lisätietoja hahmotelmia käsittelevästä luvusta.)

organisaatiomallit tai osiot edistymisraportteja varten

edistymisraportin vastaanottaja haluaa nähdä, mitä olet saavuttanut projektissa, mitä työskentelet nyt, mitä aiot tehdä seuraavaksi ja miten projekti yleensä etenee. Toisin sanoen seuraavat kolme osaa ovat avainasemassa kaikissa edistymiskertomuksissa tai edistymiskertomuksissa:

• edellisillä jaksoilla tehty työ
• parhaillaan tehtävä työ
• seuraavalle kaudelle suunniteltu työ

muut Edistymiskertomusten osat

edistymiskertomukseesi on sisällytettävä myös seuraavat osat: a) johdanto, jossa tarkastellaan hankkeen tarkoitusta ja laajuutta, b) yksityiskohtainen kuvaus hankkeestasi ja sen historiasta sekä C) hankkeen kokonaisarvio tähän mennessä, joka yleensä toimii johtopäätöksenä.

• avauskappale, jossa esitellään muistion tarkoitus ja muistutus hankkeen aiheesta
• tiivistelmä hankkeesta
• hankkeen erityistavoitteet
• hankkeen laajuus tai rajat
• tutkimus koottu
• kokonaisarvio tai arvio hankkeesta tällä hetkellä

tarkistuslista edistymisraportteja varten

kun luet uudelleen ja tarkistat edistymisraporttiasi varo esimerkiksi seuraavia ongelmia:

• varmista, että käytät oikeaa muotoa. Muista, että kurssiamme varten, – kerrot edistymisestäsi muistiossa.
• Kirjoita selkeä aloituskappale muistuttaaksesi vastaanottajaa työstämästäsi projektista ja siitä, että edistyt projektissa
• käytä otsikoita merkitäksesi edistymisraporttisi eri osat, erityisesti yhteenvedon eri osat projektissa tehdystä työstä.
• käytä tarvittaessa luetteloita.
• anna yksityiskohtia—vältä turvautumasta epämääräisiin, liian yleisluontoisiin lausuntoihin siitä työstä, jonka olet tehnyt loppuraporttiprojektin parissa.
• varmista, että osoitat edistymiskertomuksen todelliselle tai realistiselle yleisölle—ei kouluttajallesi.

sisällytät raporttisi yhteenvedon tämän luokan edistymismuistiosi loppuun, joten siirry nyt hahmotelmien luomista koskevaan lukuun.

luku Käyttöönottotiedot