Lors de la création de classeurs Excel, il existe un grand nombre d’options de type de fichier parmi lesquelles choisir. Certains sont mieux réservés pour l’importation et l’exportation de données, par exemple TXT, CSV, PDF, et d’autres pour des fonctionnalités spécifiques / héritées, par exemple des modèles, des compléments et même le type de fichier XLW Excel 4.0 hérité qui peut être ouvert dans Excel 2013 et versions ultérieures mais non enregistré.

Il existe plusieurs types de fichiers « standard » pour les classeurs quotidiens, chacun avec ses propres avantages et inconvénients.

XLS – le type de fichier binaire pour Excel 5.0/95 et 97-2003. Vous êtes toujours susceptible de les rencontrer régulièrement. Dans la mesure du possible, ils doivent être convertis en un type de fichier plus récent pour économiser de l’espace disque et profiter des nouvelles fonctionnalités d’Excel. Le seul avantage de ce type de fichier est sa rétrocompatibilité avec les anciennes versions d’Excel (2003 et antérieures). Ses inconvénients sont une taille de fichier plus grande et des limites de ligne / colonne plus petites que les formats plus récents (65 536 lignes et 256 colonnes), et aucune possibilité d’utiliser des fonctionnalités plus récentes. Il n’est pas non plus possible de savoir à partir de l’extension de fichier XLS si le classeur contient du code de macro VBA.

XLSX – le type de fichier XML. Type de fichier par défaut pour Excel 2007 et versions ultérieures, les documents sont enregistrés au format XML (Extensible Markup Language). Il est compatible avec toutes les fonctionnalités de formule (ce qui peut entraîner la rupture de la formule du classeur lors de l’utilisation d’anciennes versions d’Excel) et prend en charge des feuilles plus grandes que XLS (1 048 576 lignes et 16 384 colonnes) mais ne permet pas l’utilisation de macros VBA. La taille du fichier d’un classeur est plus petite lorsqu’il est enregistré en XLSX au lieu de XLS – alors que le stockage a tendance à ne pas être un problème de nos jours, cela peut être important lorsque vous essayez d’envoyer des fichiers par e-mail et de rester dans la limite de taille de pièce jointe d’un environnement d’entreprise.

XLSX est un format de fichier « ouvert », ce qui signifie qu’il est plus susceptible d’être lu correctement par d’autres logiciels de tableur. Un classeur enregistré au format XLSX est en fait une collection de fichiers texte – si vous changez l’extension de fichier de XLSX en ZIP (ne le faites que sur une copie de votre classeur!) il peut être ouvert dans un lecteur de fichiers ZIP pour afficher la structure interne du fichier. J’ai utilisé cette « fonctionnalité » une fois pour identifier la feuille d’un classeur qui prenait beaucoup plus de temps que nécessaire pour l’ouvrir: En visualisant les fichiers texte, je pouvais voir qu’une feuille de calcul était beaucoup plus grande que les autres mais semblait identique dans Excel. Il s’est avéré que des millions de cellules vides avaient été mises en forme – une solution rapide lorsque vous savez où chercher!

XLSX Strict – le type de fichier « encore plus conforme ». Cela apparaît dans la liste des types de fichiers Excel sous la forme « Feuille de calcul XML ouverte stricte (*.xlsx) » et, comme son nom l’indique, il est plus strictement conforme aux normes Open Document. Il n’est pas compatible avec certaines des fonctionnalités les plus récentes et uniques et n’est donc pas largement utilisé.

XLSM – le type de fichier compatible avec les macros. Identique au format de fichier XLSX mais permet l’utilisation de macros VBA. Les utilisateurs peuvent identifier à partir de l’extension de fichier que le code de macro est intégré et prendre toutes les précautions de sécurité nécessaires lors de l’ouverture / de l’utilisation du classeur.

XLSB – le dernier type de fichier binaire. Les tailles de fichiers sont encore plus petites que XLSX et il y a également des gains de vitesse considérables dans l’ouverture et l’enregistrement de fichiers binaires, par rapport aux formats XML, lors de l’utilisation de classeurs volumineux et complexes. La fonctionnalité est la même que le format de fichier XLSM, car les macros VBA peuvent être intégrées, des précautions doivent donc être prises car l’extension de fichier n’indiquera pas qu’elle contient des macros.

ODS – le type de fichier de feuille de calcul OpenDocument. Utilisez ce format uniquement si vous avez besoin d’une interopérabilité transparente avec des logiciels de tableur open source tels que LibreOffice et OpenOffice, car il existe des différences entre ODS et XLSX qui causent des problèmes de compatibilité avec les nouvelles fonctions et fonctionnalités Excel.

Mon choix préféré est d’utiliser XLSB en raison des avantages de la vitesse et de la taille du fichier. Les seuls inconvénients sont la compatibilité avec d’autres logiciels de tableur (peu probable dans la plupart des environnements d’entreprise) et les précautions à prendre avec le code de macro VBA. À partir d’Excel 2007, le type de fichier par défaut est XLSX, mais cela peut être facilement modifié – dans Excel 365 par exemple, choisissez « Fichier > Options > Enregistrer » et sélectionnez votre valeur par défaut préférée.

Pour terminer, si la taille du fichier du classeur est un problème pour vous, cet article fournit de bonnes idées sur la façon de réduire la taille de vos feuilles de calcul.