La comunicazione aziendale è tenuta a uno standard più elevato rispetto alla comunicazione quotidiana. Le conseguenze delle incomprensioni sono generalmente più alte e le possibilità di riconoscere e correggere un errore sono inferiori. Le barriere alla comunicazione e alla tecnica per migliorare la comunicazione sono le stesse indipendentemente da dove si svolge la conversazione.

Canali di comunicazione aziendale

C’è un’espressione ben nota che dice “Non è quello che dici, è come lo dici.”Sono davvero entrambe le cose.

Un canale di comunicazione è il mezzo, la media, il modo o il metodo attraverso il quale un messaggio viene inviato al destinatario previsto. I canali di base sono scritti (formati cartacei o digitali), orali o parlati, elettronici e multimediali. All’interno di tali canali, le comunicazioni aziendali possono essere formali, informali o non ufficiali. Infine, le comunicazioni possono essere ricche o magre.

La ricchezza del canale si riferisce alla quantità e all’immediatezza delle informazioni che possono essere trasmesse. La comunicazione faccia a faccia è molto ricca perché consente di trasmettere informazioni con un feedback immediato. Un tweet ha una ricchezza molto bassa perché consente di trasmettere solo 140 caratteri senza feedback. D’altra parte, la comunicazione faccia a faccia è limitata a una persona che comunica con poche altre persone nelle immediate vicinanze, mentre un tweet può uscire a migliaia di follower in tutto il mondo. Il diagramma seguente mostra la ricchezza di diversi tipi di comunicazione.

Diversi tipi di mezzi di comunicazione hanno una ricchezza di canali variabile.

Comunicazioni orali

I canali orali dipendono dalla parola parlata. Sono i mezzi più ricchi e includono faccia a faccia, presentazioni di persona, conferenze di telefonia mobile, presentazioni di gruppo, telefono, video riunioni, conferenze, discorsi e conferenze. Questi canali forniscono messaggi a bassa distorsione perché il linguaggio del corpo e l’intonazione vocale forniscono anche un significato per il ricevitore. Consentono un feedback immediato della comunicazione al mittente. Sono anche i canali più laboriosi in termini di numero di persone coinvolte nella transazione. I canali orali sono generalmente utilizzati nelle organizzazioni quando c’è un’alta probabilità che il messaggio crei ansia, confusione o una risposta emotiva nel pubblico. Ad esempio, un senior manager dovrebbe affrontare le voci sui licenziamenti o il ridimensionamento negli incontri faccia a faccia con il personale dirigente. Ciò consente al destinatario (pubblico) di ottenere chiarimenti e spiegazioni immediate, anche se la spiegazione è semplice ma diretta: “In questo momento, non lo so.”

Le comunicazioni orali sono utili anche quando l’organizzazione vuole introdurre un funzionario chiave o modificare una politica consolidata da tempo, seguita da una spiegazione dettagliata scritta. I senior manager con alta credibilità di solito consegnano messaggi complessi o inquietanti. Ad esempio, un senior manager di solito annuncerà piani per ridimensionare di persona in modo che tutti ricevano lo stesso messaggio allo stesso tempo. Questo spesso include un programma in modo che le persone sappiano quando aspettarsi maggiori dettagli.

Comunicazioni scritte

Le comunicazioni scritte comprendono e-mail, testi, memo, lettere, documenti, relazioni, newsletter, fogli di calcolo, ecc. (Anche se le e-mail sono elettroniche, sono fondamentalmente versioni digitali di memo scritti.) Sono tra le comunicazioni aziendali più snelle. Con le comunicazioni scritte, lo scrittore deve fornire un contesto sufficiente che le parole possano essere interpretate facilmente. Il ricevitore dovrebbe essere attento per ambiguità e chiedere chiarimenti se necessario. Un mittente di posta elettronica non può dare per scontata la ricezione. La maggior parte delle persone riceve troppe e-mail e ordina e filtra rapidamente, a volte in modo errato.

I messaggi scritti sono efficaci nella trasmissione di messaggi di grandi dimensioni. Gli esseri umani sono limitati nella quantità di dati che possono assorbire contemporaneamente. Le informazioni scritte possono essere studiate nel tempo. I rapporti possono includere dati di supporto e spiegazioni dettagliate quando è importante convincere il ricevitore su una linea d’azione. Le comunicazioni scritte possono essere accuratamente elaborate per dire esattamente cosa significa il mittente. Le comunicazioni commerciali formali, come le lettere di offerta di lavoro, i contratti e i budget, le proposte e le citazioni, dovrebbero sempre essere scritte.

Comunicazioni elettroniche (multimediali)

Le trasmissioni televisive, le comunicazioni basate sul web come i social media, i blog interattivi, le pagine Web aziendali pubbliche e intranet, Facebook e Twitter appartengono a questa crescente categoria di canali di comunicazione. Le comunicazioni elettroniche consentono di inviare messaggi istantaneamente e globalmente. Le persone possono parlare faccia a faccia attraverso enormi distanze. Marketing e pubblicità possono essere mirati a molti diversi tipi di clienti, e le unità di business possono facilmente comunicare in tempo reale. Ciò è particolarmente importante quando i clienti devono essere informati di richiami di prodotti o problemi di sicurezza.

Sebbene estremamente efficace, l’utilizzo diffuso delle comunicazioni elettroniche a fini commerciali può anche essere rischioso. Negli ultimi anni, le comunicazioni private e i file dei clienti di molte grandi aziende sono stati violati e i loro dati rubati. Nel 2016, New Jersey Horizon Blue Cross Blue Shield è stato multato $1.1 milione per non aver salvaguardato le informazioni personali dei pazienti medici. La società ha memorizzato dati sensibili non crittografati, tra cui date di nascita e numeri di previdenza sociale sui laptop che sono stati rubati dai loro uffici principali.

Quale canale è migliore?

Molto semplicemente, il canale migliore è quello che consegna il messaggio in modo più efficace in modo che sia inteso come il mittente previsto. I messaggi sfumati o emotivamente carichi richiedono un mezzo ricco; i messaggi semplici e di routine non hanno bisogno del tocco personale. Se vuoi consigliare al tuo dipartimento che a 2 p. m. vuoi avere un incontro stand-up di cinque minuti nel corridoio fuori dal tuo ufficio per congratularti con loro per aver raggiunto un obiettivo, quindi invia una rapida e-mail. Davvero non vuoi che la gente risponda con domande. E-mail è un mezzo magro, ma funziona molto bene quando il contenuto del messaggio non è né complessa né emotivamente carica. D ” altro canto, una telefonata è un canale più appropriato per chiedere scusa per dover annullare una data di pranzo. L’oratore può sentire la sincerità nella tua voce e può esprimere la propria delusione o offrire di riprogrammare.

Una buona regola empirica è più emotivo è il contesto del messaggio, più ricco dovrebbe essere il mezzo per consegnare il messaggio. Ma ricordate-anche incontri di lavoro faccia a faccia possono essere seguiti con una nota scritta per garantire che entrambe le parti sono veramente sulla stessa pagina. Se una riunione si traduce in assegnazioni o accordi, quindi una nota scritta sarà documentazione utile per riferimento futuro.

confezionare un Messaggio ad un Pubblico

Steve Jobs, uno dei fondatori di Apple, è stato un grande comunicatore che ha usato la sua passione, il fuoco, e la capacità di raccontare storie per fare le sue presentazioni memorabili.

Hai mai avuto a conversare con un bambino e davvero bisogno di lui per ascoltare voi? Probabilmente ti sei inginocchiato in modo da essere all’altezza degli occhi. Si può avere anche mettere la mano delicatamente sul suo braccio per concentrare la sua attenzione su di voi. Parlando chiaramente e lentamente con parole che sapevi di aver capito, hai fatto gesti facciali esagerati di paura o sorpresa o felicità per enfatizzare i tuoi punti. In breve, hai adattato il tuo messaggio al tuo pubblico in modo che fosse efficace.

Anche se il canale di comunicazione che si sceglie di trasmettere il messaggio è importante, così è anche conoscere il pubblico previsto. I comunicatori efficaci sembrano adattare istintivamente i loro stili al loro pubblico, ma è un’abilità che può anche essere appresa. Il modo in cui vengono trasmesse le informazioni dovrebbe integrare il pubblico, che si tratti di una persona o di una stanza piena di persone. Tre fattori sono coinvolti nella personalizzazione di un messaggio: il mittente, il messaggio stesso e il pubblico.

Il mittente

Per la maggior parte delle comunicazioni aziendali quotidiane, un manager deve solo concentrarsi sulla presentazione di un’immagine professionale. In diverse occasioni, potrebbe voler presentarsi come un leader serio e responsabile, un esperto tecnico o informale. Ma quando incerto ciò che una situazione richiede, sempre errare sul lato della professionalità. Gli studi hanno dimostrato che un pubblico reagisce inizialmente al comportamento dell’oratore e non a ciò che viene detto. Se sembri nervoso, il tuo pubblico prenderà su questo e diventare nervoso pure.

Il messaggio

Il primo passo per personalizzare un messaggio, ovviamente, è scegliere il canale di comunicazione giusto. Ma anche allora, ci sono domande da porre sul messaggio stesso che influenzeranno il modo in cui viene presentato. Alcune di queste domande sono elencate di seguito:

• Quale canale si adatta meglio al contenuto? Un messaggio critico o urgente può richiedere il canale più veloce, sia che si tratti di persona, messaggio di testo o e-mail. Una presentazione con script richiede pianificazione e preparazione. Le aziende possono utilizzare i giornalisti o Twitter per brevi annunci. Se vuoi dimostrare come la tua organizzazione fa qualcosa, chiarire i valori o costruire significati comuni per le persone in un’organizzazione, potresti raccontare una storia memorabile in una presentazione orale o scritta. Decidi quale canale si adatta meglio al contenuto.
• Cosa vuoi ottenere inviando il messaggio? Intende persuadere o informare? Stai solo rassicurando il tuo capo che tutto è sulla buona strada? Una comunicazione faccia a faccia è molto più efficace di una e-mail o di un rapporto nel tentativo di convincere qualcuno a cambiare una credenza o un comportamento.
• Il messaggio richiede l’interazione da parte del pubblico o è più un “dump di informazioni”? Non cercare di fornire una logica per un investimento di million 1 milioni in una telefonata, specialmente se hai bisogno di prove a sostegno. Lasciare abbastanza tempo per rispondere a tutte le domande.
• Gli ausili visivi aiuteranno il messaggio o lo distrarranno? Argomenti che un nuovo programma software per computer aumenterà la produttività del vostro reparto dovrà essere sostenuta da prove solide presentate in grafici o grafici. Ma immagini eccessive o sfocate possono irritare i manager di alto livello che vogliono solo la sommatoria concisa e la tripla linea di fondo (impatti economici, sociali e ambientali).
• Devi stabilire la tua credibilità? Il pubblico ti conosce? Stai parlando con persone che sanno più di te sull’argomento? Le risposte a queste domande influenzeranno il modo in cui si progetta il messaggio.
• Soprattutto, prima di decidere su una comunicazione, chiedetevi perché il pubblico dovrebbe preoccuparsi di esso. Quando lo sai, allora personalizza la comunicazione in modo che risponda a questa domanda. La storia di United Airlines Flight 4311 è l’esempio di un CEO che non è riuscito a identificare il suo pubblico primario e chiedersi cosa gli importasse prima di parlare. A giugno di 2017, un passeggero seduto è stato informato dagli assistenti di volo che il suo posto era necessario e che avrebbe dovuto lasciare l’aereo. Si rifiutò di rinunciare al suo posto e alla fine fu trascinato, letteralmente scalciando e urlando, dall’aereo. Il video è diventato immediatamente virale. Nel tentativo di prevenire un incubo di pubbliche relazioni, il CEO inizialmente incolpò il passeggero e difese le azioni dei dipendenti e delle guardie di sicurezza della United Airlines. Quando l’indignazione pubblica è cresciuta e i clienti hanno minacciato un boicottaggio, il CEO ha finalmente capito che la prima comunicazione avrebbe dovuto concentrarsi non sui dipendenti e sull’azienda ma sul passeggero, che era, dopo tutto, un cliente pagante.

Il pubblico

Non puoi adattare la tua comunicazione al mittente se non conosci il tuo pubblico. Ecco alcune domande da considerare quando si arriva a conoscere il pubblico.

• Quanto è grande il tuo pubblico? È una persona o un grande gruppo? Un individuo significa ottenere “da vicino e personale” al contrario di una sala conferenze. Se un grande gruppo, è diverso o abbastanza omogeneo? Avete bisogno di traduttori di lingua o firmatari per i non udenti?
• Qual è lo stato del tuo pubblico? Il pubblico è per lo più manager di livello senior, pari o subordinati? Il linguaggio del corpo, presentazione, e formalità varierà a seconda dello stato del gruppo. Sebbene i subordinati possano essere più facilmente messi a proprio agio con un approccio informale e rilassato, i manager di alto livello di solito vogliono andare dritti al punto e passare alla prossima cosa.
• Puoi stabilire empatia con il pubblico? Più il pubblico si fida di te, più facile sarà mantenere la loro attenzione. Notate il pubblico: le persone si spostano, evitano il contatto visivo, sbadigliano o annuiscono d’accordo e concentrati? Potrebbe essere necessario adattare il messaggio per soddisfare l’umore del pubblico.

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