Si scrive un rapporto sullo stato di avanzamento per informare un supervisore, un associato o un cliente sui progressi compiuti in un progetto per un certo periodo di tempo. Il progetto può essere la progettazione, la costruzione o la riparazione di qualcosa, lo studio o la ricerca di un problema o di una domanda, o la raccolta di informazioni su un argomento tecnico. Scrivi rapporti sullo stato di avanzamento quando ci vogliono diverse settimane o addirittura mesi per completare un progetto.

Nel rapporto sullo stato di avanzamento, si spiega uno o tutti i seguenti:

• Come gran parte del lavoro è completo
• Quale parte del lavoro è attualmente in corso
• Cosa resta da fare
• Quali sono i problemi o le cose inaspettate, se del caso, sono sorte
• Come sta andando il progetto in generale

le relazioni sui Progressi sono diverse importanti funzioni:

• Rassicurare i destinatari che si stanno facendo progressi, che il progetto sta andando liscio, e che sarà completata entro la data prevista.
• Fornire ai destinatari un breve sguardo ad alcuni dei risultati o ad alcuni dei lavori del progetto.
• Dai ai destinatari la possibilità di valutare il tuo lavoro sul progetto e di richiedere modifiche.
• Ti danno la possibilità di discutere i problemi nel progetto e quindi di avvertire i destinatari.
• Ti costringono a stabilire un programma di lavoro in modo da completare il progetto in tempo.
• Progetto un senso di professionalità per il vostro lavoro e la vostra organizzazione.

Tempistica e formato dei rapporti di avanzamento

In un progetto di un anno, di solito ci sono tre rapporti di avanzamento, uno dopo tre, sei e nove mesi. A seconda delle dimensioni della relazione sullo stato di avanzamento, della lunghezza e dell’importanza del progetto e del destinatario, la relazione sullo stato di avanzamento può assumere le seguenti forme:

• Memo—Una breve e informale relazione a qualcuno all’interno dell’organizzazione
• Lettera—Una breve ed informale, rapporto inviato a qualcuno al di fuori della vostra organizzazione
• rapporto Formale—Un formale rapporto inviato a qualcuno al di fuori della vostra organizzazione

Nel nostro corso, si dovrà scrivere una relazione sui progressi compiuti nella forma di un accurato appunto, e si allega uno schema di un promemoria per dare al vostro destinatario un’idea del contenuto nella relazione finale. (Vedere il capitolo sui contorni per ulteriori informazioni.)

Modelli organizzativi o sezioni per i rapporti sullo stato di avanzamento

Il destinatario di un rapporto sullo stato di avanzamento vuole vedere cosa hai realizzato sul progetto, su cosa stai lavorando ora, su cosa intendi lavorare dopo e come sta andando il progetto in generale. In altre parole, le seguenti tre sezioni sono fondamentali in qualsiasi nota sullo stato di avanzamento o relazione sullo stato di avanzamento:

• il Lavoro svolto nel precedente periodo(s)
• il Lavoro attualmente in corso di esecuzione
• i Lavori previsti per il periodo successivo(s)

Altre Parti del Progress Report

Nel corso memo o un report, è necessario includere le seguenti sezioni: (a) un’introduzione che le recensioni lo scopo e la portata del progetto, (b) una descrizione dettagliata del progetto e la sua storia, e (c) una valutazione complessiva del progetto, che di solito funge da conclusione.

• paragrafo di Apertura introduzione lo scopo del memo e un promemoria sul tema
• Sintesi del progetto
• obiettivi Specifici del progetto
• Portata, o limiti, del progetto
• Ricerca riuniti
• nel complesso la valutazione o la valutazione del progetto in questo momento

la Revisione lista di controllo per i Rapporti di Progresso

Come si può rileggere e rivedere il vostro rapporto di avanzamento, guardare fuori per problemi come il seguente:

• assicurarsi di utilizzare il formato giusto. Ricorda che per il nostro corso, fornirai i tuoi progressi in un memo.
• Scrivi un paragrafo di apertura chiaro che ricorda al destinatario del progetto su cui stai lavorando e che stai fornendo progressi su quel progetto
• Usa le intestazioni per contrassegnare le diverse parti del tuo rapporto sullo stato di avanzamento, in particolare le diverse parti del tuo riassunto del lavoro svolto sul progetto.
• Utilizzare gli elenchi a seconda dei casi.
• Fornire specifiche-evitare di fare affidamento su dichiarazioni vaghe e eccessivamente generali sul lavoro svolto sul progetto del rapporto finale.
• Assicurati e indirizza il rapporto sullo stato di avanzamento al pubblico reale o realistico, non al tuo istruttore.

Includerai uno schema del tuo rapporto alla fine del tuo memo di avanzamento per questa classe, quindi ora passa al capitolo sulla creazione di contorni.

Informazioni sull’attribuzione del capitolo