Forretningskommunikasjon holdes til en høyere standard enn daglig kommunikasjon. Konsekvensene av misforståelser er vanligvis høyere og sjansene for å gjenkjenne og rette en feil er lavere. Barrierer for kommunikasjon og teknikk for å forbedre kommunikasjonen er de samme uansett hvor samtalen foregår.

Forretningskommunikasjonskanaler

Det er et velkjent uttrykk som går «Det er ikke hva du sier, det er hvordan du sier det.»Det er virkelig begge deler.

en kommunikasjonskanal er mediet, middelmåten eller metoden som en melding sendes til den tiltenkte mottakeren. De grunnleggende kanalene er skrevet (papirkopi eller digitale formater), muntlig eller muntlig, og elektronisk og multimedia. Innenfor disse kanalene kan forretningskommunikasjon være formell, uformell eller uoffisiell. Endelig kan kommunikasjon være rik eller mager.

kanal rikdom refererer til mengden og umiddelbarhet av informasjon som kan overføres. Ansikt-til-ansikt kommunikasjon er svært høy i rikdom fordi det tillater informasjon som skal overføres med umiddelbar tilbakemelding. En tweet er svært lav i rikdom fordi det tillater bare 140 tegn som skal overføres uten tilbakemelding. På den annen side er ansikt til ansikt kommunikasjon begrenset til en person som kommuniserer med noen andre mennesker i nærheten, mens en tweet kan gå ut til tusenvis av tilhengere rundt om i verden. Følgende diagram viser rikdom av ulike typer kommunikasjon.

ulike typer kommunikasjonsmedier har varierende kanal rikdom.

Muntlig Kommunikasjon

Muntlige kanaler avhenger av det talte ordet. De er de rikeste mediene og inkluderer ansikt til ansikt, personlig presentasjoner, mobiltelefonkonferanser, gruppepresentasjoner, telefon, videomøter, konferanser, taler og forelesninger. Disse kanalene levere lav forvrengning meldinger fordi kroppsspråk og stemme intonasjon også gi mening for mottakeren. De tillater umiddelbar tilbakemelding av kommunikasjonen til avsenderen. De er også de mest arbeidsintensive kanalene når det gjelder antall personer som er involvert i transaksjonen. Muntlige kanaler brukes vanligvis i organisasjoner når det er stor sannsynlighet for at meldingen skaper angst, forvirring eller en følelsesmessig respons i publikum. For eksempel bør en toppleder ta opp rykter om oppsigelser eller nedbemanning i ansikt til ansikt møter med ledelsen. Dette gjør at mottakeren (publikum) kan få umiddelbar avklaring og forklaringer, selv om forklaringen er enkel, men direkte: «På dette tidspunktet vet jeg bare ikke.»

Muntlig kommunikasjon er også nyttig når organisasjonen ønsker å innføre en nøkkelfunksjonær eller endre en veletablert politikk, fulgt opp med en skriftlig detaljert forklaring. Toppledere med høy troverdighet leverer vanligvis komplekse eller forstyrrende meldinger. For eksempel vil en overordnet leder vanligvis kunngjøre planer om å redusere personlig slik at alle får den samme meldingen samtidig. Dette vil ofte inkludere en tidsplan slik at folk vet når du kan forvente flere detaljer.

Skriftlig kommunikasjon

Skriftlig kommunikasjon inkluderer e-post, tekster, notater, brev, dokumenter, rapporter, nyhetsbrev, regneark, etc. (Selv om e-post er elektroniske, er de i utgangspunktet digitale versjoner av skriftlige notater.) De er blant de slankere forretningskommunikasjonene . Med skriftlig kommunikasjon må forfatteren gi nok kontekst til at ordene kan tolkes enkelt. Mottakeren bør være oppmerksom på tvetydighet og be om avklaring om nødvendig. En e-post avsender kan ikke ta kvittering for gitt. De fleste mottar for mye e-post og sorterer og filtrerer det raskt, noen ganger feil.

Skriftlige meldinger er effektive i å overføre store meldinger. Mennesker er begrenset i mengden data de kan absorbere på en gang. Skriftlig informasjon kan studeres over tid. Rapporter kan inkludere støttedata og detaljerte forklaringer når det er viktig å overtale mottakeren om et handlingsforløp. Skriftlig kommunikasjon kan være nøye utformet for å si nøyaktig hva avsenderen betyr. Formell forretningskommunikasjon, som jobbtilbud brev, kontrakter og budsjetter, forslag og sitater, bør alltid skrives.

Elektronisk (Multimedia) Kommunikasjon

Tv-sendinger, web-basert kommunikasjon som sosiale medier, interaktive blogger, offentlige og intranett selskapets nettsider, Facebook og Twitter hører hjemme i denne voksende kategorien av kommunikasjonskanaler. Elektronisk kommunikasjon gjør det mulig å sende meldinger umiddelbart og globalt. Folk kan snakke ansikt til ansikt over enorme avstander. Markedsføring og reklame kan være målrettet mot mange ulike typer kunder, og forretningsenheter kan enkelt kommunisere i sanntid. Dette er spesielt viktig når kunder må informeres om produkttilbakekallinger eller sikkerhetsproblemer.Selv om det er ekstremt effektivt, kan den utbredte bruken av elektronisk kommunikasjon for forretningsformål også være risikabelt. I de senere år har private kommunikasjons-og kundefiler fra mange store selskaper blitt hacket og deres data stjålet. I 2016 Ble New Jersey Horizon Blue Cross Blue Shield bøtelagt $ 1.1 million for ikke å beskytte den personlige informasjonen til medisinske pasienter. Selskapet lagret ukrypterte sensitive data, inkludert fødselsdatoer og Personnummer på bærbare datamaskiner som ble stjålet ut av deres hovedkontorer.

Hvilken Kanal Er Best?

ganske enkelt er den beste kanalen den som mest effektivt leverer meldingen slik at den forstås som avsenderen ment. Nyanserte eller følelsesladede meldinger krever et rikt medium; enkle, rutinemessige meldinger trenger ikke personlig berøring. Hvis du vil gi råd til avdelingen din om at klokken 2 vil du ha et fem minutters stand-up møte i gangen utenfor kontoret for å gratulere dem med å møte et mål, så send en rask e-post. Du vil virkelig ikke at folk skal svare med spørsmål. E-post er et magert medium, men fungerer veldig bra når innholdet i meldingen ikke er komplisert eller følelsesmessig ladet. På den andre siden, en telefonsamtale er en mer passende kanal for å be om unnskyldning for å måtte avbryte en lunsj dato. Høyttaleren kan høre oppriktighet i stemmen din og kan uttrykke sin skuffelse eller tilbud om å planlegge.en god tommelfingerregel er at jo mer emosjonell konteksten av meldingen er, jo rikere mediet bør være å levere meldingen. Men husk-selv ansikt til ansikt forretningsmøter kan følges opp med en skriftlig notat å sikre at begge parter er virkelig på samme side. Hvis et møte resulterer i oppgaver eller avtaler, vil et skriftlig notat være nyttig dokumentasjon for fremtidig referanse.

Skreddersy En Melding til Et Publikum

Steve Jobs, en av grunnleggerne Av Apple, var en god kommunikator som brukte sin lidenskap, fokus, og historiefortelling evne til å lage hans presentasjoner minneverdig.

Har du noen gang hatt å snakke med et lite barn og virkelig trengte ham til å lytte til deg? Du knelte sannsynligvis ned slik at du var i øyehøyde. Du kan ha selv sette hånden forsiktig på armen for å fokusere sin oppmerksomhet på deg. Å snakke tydelig og sakte i ord som du visste at han forsto, gjorde du overdrevne ansiktsbevegelser av frykt eller overraskelse eller lykke for å understreke poengene dine. Kort sagt, du skreddersydd meldingen til publikum slik at det ville være effektiv.

selv om kommunikasjonskanalen du velger for å overføre meldingen din, er viktig, så er det også å vite det tiltenkte publikum. Effektive kommunikatorer ser ut til å instinktivt justere stilene sine til publikum, men det er en ferdighet som også kan læres. Måten informasjonen formidles bør utfylle publikum, enten det er en person eller et rom fullt av mennesker. Tre faktorer er involvert i å skreddersy en melding: avsenderen, selve meldingen og publikum.

Avsenderen

for de fleste daglige forretningskommunikasjon trenger en leder bare å fokusere på å presentere et profesjonelt bilde. Ved ulike anledninger vil hun kanskje presentere seg som en seriøs og ansvarlig leder, en teknisk ekspert eller uformelt uformell. Men når usikker på hva en situasjon krever, alltid feile på siden av profesjonalitet. Studier har vist at et publikum reagerer først på høyttalerens oppførsel og ikke på det som blir sagt. Hvis du ser nervøs ut, vil publikum plukke opp det og bli nervøs også.

Meldingen

det første trinnet i å skreddersy en melding er selvfølgelig å velge riktig kommunikasjonskanal. Men selv da er det spørsmål å spørre om selve meldingen som vil påvirke hvordan den presenteres. Noen av disse spørsmålene er listet opp nedenfor:

• hvilken kanal passer best til innholdet? En kritisk eller presserende melding kan kreve den raskeste kanalen, enten det er personlig, tekstmelding eller e-post. En skriftlig presentasjon krever planlegging og forberedelse. Bedrifter kan bruke journalister eller Twitter for korte kunngjøringer. Hvis du ønsker å demonstrere hvordan organisasjonen gjør noe, avklare verdier, eller konstruere felles betydninger for mennesker på tvers av en organisasjon, kan du fortelle en minneverdig historie i enten en muntlig eller skriftlig presentasjon. Bestem hvilken kanal som passer best til innholdet.
• hva vil du oppnå ved å sende meldingen? Er det ment å overtale eller å informere? Er du bare betryggende sjefen din at alt er på rett spor? En ansikt-til-ansikt kommunikasjon er mye mer effektiv enn en e-post eller rapport i å prøve å overbevise noen til å endre en tro eller en atferd.
• krever meldingen interaksjon fra publikum, eller er det mer en «informasjonsdump»? Ikke prøv å levere en begrunnelse for en investering på 1 million dollar i en telefonsamtale, spesielt hvis du trenger støttende bevis. Tillat nok tid til å svare på alle spørsmål.
• vil visuelle hjelpemidler hjelpe meldingen eller vil de bare distrahere fra det? Argumenter som et nytt dataprogram vil øke avdelingens produktivitet, må støttes av solid bevis som presenteres i diagrammer eller grafer. Men overdreven eller ufokusert grafikk kan irritere ledere på toppnivå som bare vil ha den konsise summasjonen og den tredoble bunnlinjen (økonomiske, sosiale og miljømessige konsekvenser).
• må du etablere din troverdighet? Kjenner publikum deg? Snakker du med folk som vet mer enn deg om emnet? Svarene på disse spørsmålene vil påvirke hvordan du utformer meldingen.
• Viktigst, før du bestemmer deg for en kommunikasjon, spør deg selv hvorfor publikum bør bry seg om det. Når du vet, skreddersy deretter kommunikasjonen slik at den svarer på det spørsmålet. Historien Om United Airlines Flight 4311 er eksempel på EN ADMINISTRERENDE DIREKTØR som ikke klarte å identifisere sitt primære publikum og spørre seg selv hva de brydde seg om før han snakket. I juni 2017 ble en sittende passasjer informert av flyvertinnene om at hans sete var nødvendig, og at han måtte forlate flyet. Han nektet å gi opp sitt sete og ble til slutt dratt, bokstavelig talt sparker og skriker, av flyet. Videoen gikk umiddelbart viral. I et forsøk på å forhindre et pr-mareritt skyldte KONSERNSJEFEN først passasjeren og forsvarte Handlingene Til United Airlines-ansatte og sikkerhetsvakter. DA offentlig raseri vokste og kundene truet med boikott, innså KONSERNSJEFEN endelig at den første kommunikasjonen ikke burde ha fokusert på ansatte og selskapet, men på passasjeren, som tross alt var en betalende kunde.

Publikum

du kan ikke skreddersy kommunikasjonen din til avsenderen hvis du ikke kjenner publikum. Her er noen spørsmål du bør vurdere når du blir kjent med publikum.

• Hvor stort er publikum? Er det en person eller en stor gruppe? En person betyr å få «nært og personlig» i motsetning til et konferanserom. Hvis en stor gruppe, er den mangfoldig eller ganske homogen? Trenger du språkoversettere eller underskrivere for hørselshemmede?
• hva er statusen til publikum? Er publikum for det meste ledere på seniornivå, jevnaldrende eller underordnede? Kroppsspråk, presentasjon, og formalitet vil variere avhengig av status for gruppen. Selv om underordnede kan være lettere satt rolig med en uformell, avslappet tilnærming, høyt nivå ledere vanligvis ønsker å få rett til poenget og gå videre til neste ting.
• kan du etablere empati med publikum? Jo mer publikum stoler på deg, desto lettere blir det å beholde sin oppmerksomhet. Legg merke til publikum-er folk skiftende rundt, unngå øyekontakt, gjesping, eller er de nikker i enighet og fokusert? Du må kanskje tilpasse meldingen for å møte stemningen i publikum.

Bidra!

Forbedre denne sidenlære mer