piszesz raport z postępów, aby poinformować przełożonego, współpracownika lub Klienta o postępach poczynionych w projekcie w określonym czasie. Projekt może być projektowaniem, budową lub naprawą czegoś, badaniem lub badaniem problemu lub pytania lub zbieraniem informacji na temat techniczny. Piszesz raporty z postępów, gdy ukończenie projektu zajmuje kilka tygodni, a nawet miesięcy.

w raporcie z postępów wyjaśniasz jedną lub wszystkie z następujących kwestii:

• ile prac zostało ukończonych
• jaka część prac jest obecnie w toku
• Jaka praca pozostaje do wykonania
• jakie problemy lub nieoczekiwane rzeczy, jeśli w ogóle, pojawiły się
• Jak przebiega projekt w ogóle

raporty postępu mają kilka ważnych funkcji:

• zapewniają odbiorcom, że robisz postępy, że projekt idzie gładko i że będzie należy wypełnić w oczekiwanym terminie.
• przekaż odbiorcom krótkie spojrzenie na niektóre ustalenia lub niektóre prace projektu.
• daj odbiorcom możliwość oceny Twojej pracy nad projektem i żądania zmian.
• daje możliwość omówienia problemów w projekcie, a tym samym uprzedzenia odbiorców.
• zmusza cię do ustalenia harmonogramu prac, aby ukończyć projekt na czas.
• Zaprojektuj poczucie profesjonalizmu w swojej pracy i organizacji.

czas i Format raportów o postępach

w projekcie trwającym rok zwykle są trzy raporty o postępach, jeden po trzech, sześciu i dziewięciu miesiącach. W zależności od wielkości raportu z postępów, długości i znaczenia projektu oraz odbiorcy, raport z postępów może przybierać następujące formy:

• Memo—krótki, nieformalny raport do kogoś z Twojej organizacji
• list—krótki, nieformalny raport wysłany do kogoś spoza twojej organizacji
• formalny raport—formalny raport wysłany do kogoś spoza twojej organizacji

w naszym kursie napiszesz raport z postępów w formie szczegółowej notatki i dołączysz do niej zarys, aby dać odbiorcy wyobrażenie o treści w raporcie końcowym. (Więcej informacji można znaleźć w rozdziale poświęconym konturom.)

schematy organizacyjne lub sekcje raportów postępu

odbiorca raportu postępu chce zobaczyć, co osiągnąłeś w projekcie, nad czym teraz pracujesz, nad czym planujesz pracować dalej i ogólnie jak przebiega projekt. Innymi słowy, następujące trzy sekcje są kluczowe w każdej notatce lub sprawozdaniu z postępów:

• prace wykonane w poprzednim okresie
• prace obecnie wykonywane
• prace planowane na następny okres

Inne części Raportów z postępów

w notatce lub raporcie z postępów należy również uwzględnić następujące sekcje: (a) wprowadzenie, które przegląda cel i zakres projektu, (b) szczegółowy opis projektu i jego historię oraz (c) ogólną ocenę projektu.do tej pory, co zwykle działa jako wniosek.

• akapit otwierający wprowadzenie celu notatki i przypomnienia o temacie projektu
• Podsumowanie projektu
• cele szczegółowe projektu
• zakres lub ograniczenia projektu
• zebrane badania
• ogólna ocena lub ocena projektu w tym czasie

Lista kontrolna zmian dla raportów z postępów

podczas ponownego czytania i poprawiania raportu z postępów, uważaj na problemy takie jak:

• upewnij się, że używasz odpowiedniego formatu. Pamiętaj, że na naszym kursie będziesz informował o swoich postępach w notatce.
• napisz jasny akapit otwierający, przypominający odbiorcy o projekcie, nad którym pracujesz i o tym, że zapewniasz postępy w tym projekcie
• użyj nagłówków, aby zaznaczyć różne części raportu z postępów, w szczególności różne części podsumowania pracy wykonanej nad projektem.
• użyj list odpowiednio.
• Podaj szczegóły-unikaj opierania się na niejasnych, zbyt ogólnych stwierdzeniach dotyczących pracy wykonanej nad projektem raportu końcowego.
• upewnij się i skieruj raport z postępów do prawdziwych lub realistycznych odbiorców—nie Twojego instruktora.

na końcu notatki z postępów dla tej klasy umieścisz zarys swojego raportu, więc teraz przejdź do rozdziału poświęconego tworzeniu konturów.

informacje o rozdziale