komunikacja biznesowa jest utrzymywana na wyższym poziomie niż codzienna komunikacja. Konsekwencje nieporozumień są zwykle wyższe, a szanse na rozpoznanie i naprawienie błędu są mniejsze. Bariery w komunikacji i technika poprawy komunikacji są takie same niezależnie od tego, gdzie odbywa się rozmowa.

kanały komunikacji biznesowej

znane jest wyrażenie „nie chodzi o to, co mówisz, ale o to, jak to mówisz.”To jedno i drugie.

kanał komunikacyjny to medium, średnia, sposób lub sposób, za pomocą którego wiadomość jest wysyłana do zamierzonego odbiorcy. Podstawowe kanały są pisane (druk papierowy lub formaty cyfrowe), ustne lub mówione oraz elektroniczne i multimedialne. W ramach tych kanałów komunikacja biznesowa może być formalna, nieformalna lub nieoficjalna. Wreszcie, komunikacja może być bogata lub Szczupła.

bogactwo kanałów odnosi się do ilości i bezpośredniości informacji, które mogą być przesyłane. Komunikacja twarzą w twarz jest bardzo bogata, ponieważ umożliwia przekazywanie informacji z natychmiastowym sprzężeniem zwrotnym. Tweet jest bardzo niski w bogactwie, ponieważ pozwala na przesłanie tylko 140 znaków bez sprzężenia zwrotnego. Z drugiej strony, komunikacja twarzą w twarz jest ograniczona do jednej osoby komunikującej się z kilkoma innymi osobami w bliskim sąsiedztwie, podczas gdy tweet może trafić do tysięcy obserwujących na całym świecie. Poniższy diagram pokazuje bogactwo różnych rodzajów komunikacji.

różne rodzaje mediów komunikacyjnych mają różne bogactwo kanałów.

komunikacja ustna

kanały ustne zależą od słowa mówionego. Są najbogatszymi mediami i obejmują bezpośrednie, osobiste prezentacje, konferencje telefoniczne, prezentacje grupowe, spotkania telefoniczne, wideo, konferencje, przemówienia i wykłady. Kanały te dostarczają wiadomości o niskim zniekształceniu, ponieważ język ciała i intonacja głosu również zapewniają znaczenie dla odbiorcy. Pozwalają one na natychmiastową informację zwrotną o komunikacji do nadawcy. Są to również najbardziej pracochłonne kanały pod względem liczby osób zaangażowanych w transakcję. Kanały ustne są zwykle używane w organizacjach, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że wiadomość tworzy niepokój, dezorientację lub reakcję emocjonalną u odbiorców. Na przykład starszy menedżer powinien zająć się pogłoskami o zwolnieniach lub zmniejszaniu zatrudnienia w spotkaniach twarzą w twarz z personelem zarządzającym. Pozwala to odbiorcy (odbiorcy) uzyskać natychmiastowe wyjaśnienia i wyjaśnienia, nawet jeśli Wyjaśnienie jest proste, ale bezpośrednie: „w tej chwili po prostu nie wiem.”

komunikacja ustna jest również przydatna, gdy organizacja chce wprowadzić kluczowego urzędnika lub zmienić długoletnią politykę, po której następuje pisemne szczegółowe wyjaśnienie. Menedżerowie wyższego szczebla o wysokiej wiarygodności zwykle dostarczają złożonych lub niepokojących wiadomości. Na przykład starszy menedżer Zwykle ogłasza plany zmniejszenia rozmiaru osobiście, aby wszyscy otrzymali tę samą wiadomość w tym samym czasie. Często będzie to obejmować harmonogram, aby ludzie wiedzieli, kiedy spodziewać się więcej szczegółów.

Komunikacja pisemna

Komunikacja pisemna obejmuje e-maile, teksty, notatki, listy, dokumenty, raporty, biuletyny, arkusze kalkulacyjne itp. (Mimo że e-maile są elektroniczne, są to w zasadzie cyfrowe wersje pisemnych notatek.) Są wśród szczuplejszych komunikacji biznesowych. W przypadku komunikacji pisemnej pisarz musi zapewnić wystarczający kontekst, aby słowa mogły być łatwo zinterpretowane. Odbiorca powinien być czujny w przypadku niejasności i poprosić o wyjaśnienie w razie potrzeby. Nadawca wiadomości e-mail nie może przyjąć potwierdzenia za pewnik. Większość ludzi otrzymuje zbyt dużo e-maili i sortuje i filtruje je szybko, czasami nieprawidłowo.

pisane wiadomości są skuteczne w przekazywaniu dużych wiadomości. Ludzie mają ograniczoną ilość danych, które mogą wchłonąć w jednym czasie. Pisemne informacje mogą być badane w czasie. Raporty mogą zawierać dane pomocnicze i szczegółowe wyjaśnienia, Gdy ważne jest, aby przekonać odbiorcę o kierunku działania. Korespondencja pisemna może być starannie opracowana, aby dokładnie powiedzieć, co oznacza nadawca. Formalna komunikacja biznesowa, taka jak listy ofertowe, umowy i budżety, propozycje i cytaty, powinna być zawsze pisana.

Komunikacja elektroniczna (multimedialna)

transmisje telewizyjne, komunikacja internetowa, taka jak media społecznościowe, interaktywne blogi, publiczne i intranetowe strony firmowe, Facebook i Twitter należą do tej rosnącej kategorii kanałów komunikacji. Komunikacja elektroniczna umożliwia wysyłanie wiadomości natychmiast i globalnie. Ludzie mogą rozmawiać twarzą w twarz Na ogromne odległości. Marketing i reklama mogą być kierowane do wielu różnych typów klientów, a jednostki biznesowe mogą łatwo komunikować się w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie ważne, gdy klienci muszą zostać poinformowani o wycofaniu produktu lub problemach z bezpieczeństwem.

choć niezwykle skuteczne, powszechne wykorzystanie komunikacji elektronicznej do celów biznesowych może być również ryzykowne. W ostatnich latach prywatna komunikacja i pliki klientów wielu dużych korporacji zostały zhakowane, a ich dane zostały skradzione. W 2016 roku New Jersey Horizon Blue Cross Blue Shield został ukarany grzywną 1 dolara.1 mln za niezabezpieczenie danych osobowych pacjentów. Firma przechowywała niezaszyfrowane poufne dane, w tym Daty Urodzenia i numery ubezpieczenia społecznego na laptopach, które zostały skradzione z ich głównych biur.

który kanał jest najlepszy?

Po prostu najlepszym kanałem jest ten, który najskuteczniej dostarcza wiadomość tak, aby była rozumiana jako nadawca zamierzony. Niuansowe lub emocjonalnie naładowane wiadomości wymagają bogatego medium; proste, rutynowe wiadomości nie wymagają osobistego kontaktu. Jeśli chcesz poinformować swój dział, że o 14: 00 chcesz mieć pięciominutowe spotkanie stand-up na korytarzu przed biurem, aby pogratulować im osiągnięcia celu, wyślij szybkiego e-maila. Naprawdę nie chcesz, żeby ludzie odpowiadali pytaniami. E-mail jest chudym medium, ale działa bardzo dobrze, gdy treść wiadomości nie jest ani złożona, ani emocjonalnie naładowana. Z drugiej strony, rozmowa telefoniczna jest bardziej odpowiednim kanałem, aby przeprosić za konieczność odwołania daty lunchu. Mówca może usłyszeć szczerość w twoim głosie i może wyrazić swoje rozczarowanie lub zaproponować przełożenie.

dobrą zasadą jest to, że im bardziej emocjonalny jest kontekst wiadomości, tym bogatsze powinno być medium, aby przekazać wiadomość. Ale pamiętaj—nawet spotkania biznesowe twarzą w twarz można śledzić pisemną notatkę, aby upewnić się, że obie strony są naprawdę na tej samej stronie. Jeśli spotkanie skutkuje przydziałami lub umowami, pisemna notatka będzie przydatną dokumentacją do wykorzystania w przyszłości.

dostosowywanie wiadomości do odbiorców

Steve Jobs, jeden z założycieli Apple, był świetnym komunikatorem, który wykorzystał swoją pasję, skupienie i opowiadanie historii zdolność do tego, aby jego prezentacje były niezapomniane.

Czy kiedykolwiek musiałeś rozmawiać z małym dzieckiem i naprawdę potrzebowałeś go, aby cię wysłuchał? Prawdopodobnie uklękłeś tak, że byłeś na wysokości oczu. Możesz nawet delikatnie położyć rękę na jego ramieniu, aby skupić jego uwagę na Tobie. Mówiąc jasno i powoli słowami, które wiedziałeś, że zrozumiał, zrobiłeś przesadzone gesty twarzy strachu lub zaskoczenia lub szczęścia, aby podkreślić swoje punkty. Krótko mówiąc, dostosowałeś swoją wiadomość do odbiorców, aby była skuteczna.

chociaż kanał komunikacji, który wybierzesz, aby przekazać wiadomość, jest ważny, więc także jest znajomość zamierzonej grupy odbiorców. Skuteczni komunikatorzy wydają się instynktownie dostosowywać swoje style do odbiorców, ale jest to umiejętność, której można się również nauczyć. Sposób przekazywania informacji powinien uzupełniać publiczność, niezależnie od tego, czy jest to jedna osoba, czy pokój pełen ludzi. W tworzeniu wiadomości zaangażowane są trzy czynniki: nadawca, sama wiadomość i publiczność.

nadawca

w większości codziennej komunikacji biznesowej menedżer musi skupić się tylko na prezentacji profesjonalnego wizerunku. Przy różnych okazjach może chcieć zaprezentować się jako poważny i odpowiedzialny lider,ekspert techniczny lub nieformalnie nieformalnie. Ale kiedy niepewne, Co sytuacja wymaga, zawsze błądzić po stronie profesjonalizmu. Badania wykazały, że publiczność początkowo reaguje na zachowanie mówcy, a nie na to, co się mówi. Jeśli pojawisz się zdenerwowany, twoja publiczność odbierze to i stanie się nerwowa.

wiadomość

pierwszym krokiem w dostosowaniu wiadomości jest oczywiście wybór odpowiedniego kanału komunikacji. Ale nawet wtedy należy zadać pytania dotyczące samego przekazu, które wpłyną na sposób jego prezentacji. Niektóre z tych pytań są wymienione poniżej:

• który kanał najlepiej pasuje do treści? Krytyczna lub Pilna wiadomość może wymagać najszybszego kanału, niezależnie od tego, czy jest to osobiście, wiadomość tekstowa, czy e-mail. Prezentacja skryptowa wymaga planowania i przygotowania. Firmy mogą używać dziennikarzy lub Twittera do krótkich ogłoszeń. Jeśli chcesz zademonstrować, w jaki sposób Twoja organizacja coś robi, wyjaśnić wartości lub skonstruować wspólne znaczenia dla ludzi w całej organizacji, możesz opowiedzieć niezapomnianą historię w prezentacji ustnej lub pisemnej. Zdecyduj, który kanał najlepiej pasuje do treści.
• co chcesz osiągnąć wysyłając wiadomość? Ma namawiać czy informować? Czy tylko uspokajasz swojego szefa, że wszystko jest na dobrej drodze? Komunikacja twarzą w twarz jest o wiele bardziej skuteczna niż e-mail lub raport w próbie przekonania kogoś do zmiany przekonania lub zachowania.
• czy wiadomość wymaga interakcji ze strony publiczności, czy jest to raczej „zrzut informacji”? Nie próbuj dostarczać uzasadnienia dla $ 1 milion inwestycji w rozmowę telefoniczną, zwłaszcza jeśli potrzebujesz dowodów potwierdzających. Poświęć wystarczająco dużo czasu, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania.
• czy pomoce wizualne pomogą w przekazie, czy tylko odwrócą jego uwagę? Argumenty, że nowy program komputerowy zwiększy produktywność Twojego działu, będą musiały być poparte solidnymi dowodami przedstawionymi na wykresach lub wykresach. Ale nadmierne lub nieostre wizualizacje mogą irytować menedżerów wyższego szczebla, którzy chcą tylko zwięzłego podsumowania i potrójnej dolnej linii (skutki gospodarcze, społeczne i środowiskowe).
• czy musisz ustalić swoją wiarygodność? Czy publiczność cię zna? Rozmawiasz z ludźmi, którzy wiedzą więcej niż ty na ten temat? Odpowiedzi na te pytania będą miały wpływ na to, jak zaprojektujesz swoją wiadomość.
• co najważniejsze, zanim zdecydujesz się na komunikację, zadaj sobie pytanie, dlaczego publiczność powinna się tym przejmować. Kiedy wiesz, dostosuj komunikację tak, aby odpowiadała na to pytanie. Historia lotu United Airlines 4311 jest przykładem prezesa, który nie zidentyfikował swoich głównych odbiorców i zadał sobie pytanie, na czym im zależało, zanim przemówi. W czerwcu 2017 roku stewardessy poinformowały siedzącego pasażera, że jego miejsce jest potrzebne i że będzie musiał opuścić samolot. Nie chciał zrezygnować z miejsca i w końcu został wyciągnięty, dosłownie kopiąc i krzycząc, z samolotu. Wideo natychmiast stało się wirusowe. Aby zapobiec koszmarowi public relations, prezes początkowo obwiniał pasażera i bronił działań pracowników United Airlines i strażników. Kiedy publiczne oburzenie rosło, a klienci grozili bojkotem, prezes w końcu zdał sobie sprawę, że pierwsza komunikacja powinna koncentrować się nie na pracownikach i firmie, ale na pasażerze, który był przecież klientem płacącym.

publiczność

nie możesz dostosować swojej komunikacji do nadawcy, jeśli nie znasz swoich odbiorców. Oto kilka pytań, które należy wziąć pod uwagę podczas poznawania odbiorców.

• jak duża jest twoja publiczność? Jedna osoba czy duża grupa? Jedna osoba oznacza „zbliżenie i osobiste” w przeciwieństwie do sali konferencyjnej. Czy duża grupa jest zróżnicowana czy dość jednorodna? Potrzebujesz tłumaczy lub osób niedosłyszących?
• jaki jest status Twoich odbiorców? Czy publiczność jest głównie menedżerami wyższego szczebla, rówieśnikami lub podwładnymi? Język ciała, prezentacja i formalności będą się różnić w zależności od statusu grupy. Chociaż podwładni mogą być łatwiej wyluzowani dzięki nieformalnemu, zrelaksowanemu podejściu, menedżerowie wysokiego szczebla zwykle chcą przejść od razu Do Rzeczy i przejść do następnej rzeczy.
• czy potrafisz nawiązać empatię z publicznością? Im bardziej publiczność ci ufa, tym łatwiej będzie zachować ich uwagę. Zwróć uwagę na publiczność – czy ludzie poruszają się, unikają kontaktu wzrokowego, ziewają, czy też kiwają głową i są skupieni? Być może będziesz musiał dostosować swoją wiadomość do nastroju publiczności.

popraw tę stronęucz się więcej